Cách làm việc với các freelancer ở các múi giờ khác nhau

Việc thuê ngoài múi giờ của bạn có một tiếng xấu mà nó không thực sự đáng có. Các khiếu nại hầu như luôn về lịch trình — một cuộc gọi vào giờ sai, một thời hạn đến sớm một ngày, một câu hỏi không được trả lời qua đêm — và hầu như không bao giờ về bản thân công việc. Khoảng cách không làm thay đổi mức độ giỏi của ai đó trong việc xây dựng một trang web; nó thay đổi thời điểm bạn có thể nói chuyện với họ về nó.

Tin tốt là các vấn đề về lịch trình có thể được khắc phục bằng cơ học. Một khi bạn đã đặt một khoảng thời gian trùng lặp rõ ràng, quyết định điều gì thực sự cần một cuộc trò chuyện trực tiếp và hình thành thói quen viết thời gian một cách rõ ràng, khoảng cách mười hai giờ không còn là trở ngại mà bắt đầu trở nên hữu ích: công việc diễn ra trong khi bạn ngủ, và bạn xem xét nó với cà phê. Đây là cách để thiết lập điều đó.

Múi giờ là vấn đề về lịch trình, không phải vấn đề về chất lượng

Điều đáng để tách biệt hai điều này, bởi vì người mua thường xuyên gộp chúng lại. Khoảng cách xa không ảnh hưởng đến kỹ năng, độ tin cậy hoặc chất lượng giao tiếp — đó là những đặc điểm của con người, và bạn đánh giá chúng theo cách tương tự như bạn đánh giá một người ở con phố bên cạnh: hồ sơ, đánh giá, một bài kiểm tra trả phí ngắn, một cuộc trò chuyện thực sự. Điều mà khoảng cách thực sự ảnh hưởng là số giờ trong ngày khi cả hai bạn đều thức.

Sự khác biệt đó quan trọng vì nó cho bạn biết phải sửa gì. Nếu ai đó giao hàng muộn, câu trả lời là một thời hạn rõ ràng hơn và một nhịp độ kiểm tra, chứ không phải một địa chỉ gần hơn. Nếu ai đó hiểu sai một bản tóm tắt, câu trả lời là một bản tóm tắt tốt hơn. Chỉ có một loại vấn đề — “Tôi cần câu trả lời trong hai mươi phút tới” — thực sự do đồng hồ gây ra, và hầu hết công việc không chứa nhiều vấn đề đó.

Có một sự đánh đổi thực sự, và thành thật mà nói: ít giờ chia sẻ hơn có nghĩa là phản hồi chậm hơn đối với bất kỳ điều gì mơ hồ. Cách để lấy lại thời gian đó là loại bỏ sự mơ hồ ngay từ đầu, điều này là một ý tưởng hay bất kể. Hướng dẫn của chúng tôi về viết một bản tóm tắt dự án để nhận được các đề xuất tuyệt vời là điều có đòn bẩy cao nhất mà bạn có thể làm trước khi thuê bất kỳ ai ở bất kỳ khoảng cách nào.

Bẫy tiết kiệm ánh sáng ban ngày làm hỏng lịch của bạn

Đây là điều mà hầu hết mọi người đều mắc phải, vì vậy đáng để hiểu rõ ràng thay vì tìm cách tránh.

Hầu hết mọi người, khi thuê một người ở nước ngoài, tính toán sự khác biệt một lần — “họ đi trước tôi năm giờ” — viết nó lên một tờ ghi chú và sử dụng nó trong suốt phần còn lại của năm. Con số đó chỉ đáng tin cậy nếu cả hai quốc gia không thay đổi đồng hồ của họ. Trên thực tế, nhiều quốc gia ở Châu Âu và Bắc Mỹ, cùng với các khu vực của Châu Đại Dương và Nam Mỹ, di chuyển đồng hồ của họ tiến và lùi một lần một năm. Hầu hết Châu Á và hầu hết Châu Phi không di chuyển đồng hồ của họ chút nào. Các quốc gia thay đổi cũng không thay đổi vào cùng một ngày với nhau, và các quốc gia ở bán cầu nam thay đổi vào mùa ngược lại.

Kết quả là khoảng cách giữa hai nơi không phải là một hằng số. Nó có thể thay đổi hai lần một năm, và có những khoảng thời gian ngắn — đôi khi kéo dài vài tuần — khi một bên đã thay đổi và bên kia thì chưa, vì vậy sự khác biệt trong thời gian ngắn là điều mà cả hai bạn đều không mong đợi. Do đó, mọi quy tắc “đi trước X giờ” mà bạn viết ra đều sai trong một phần của năm, và những phần sai đó chính là những tuần mà một cuộc gọi bị lỡ là khó chịu nhất.

Cách khắc phục rất đơn giản và vĩnh viễn: không bao giờ lưu trữ một độ lệch. Lưu trữ một địa điểm. Hãy nói “09:00 ở Lisbon” hoặc “14:00 ở Manila”, chứ không phải “giờ của bạn cộng thêm sáu”. Hãy để một ứng dụng lịch tính toán điều đó có nghĩa là gì đối với mỗi bạn vào ngày được đề cập, và kiểm tra giờ địa phương hiện tại ở cả hai nơi bất cứ khi nào bạn sắp xác nhận điều gì đó. Thói quen đó loại bỏ toàn bộ loại vấn đề, vĩnh viễn, cho mọi quốc gia bạn sẽ làm việc cùng.

Tìm cửa sổ trùng lặp thực sự của bạn

Sự trùng lặp của bạn không phải là sự khác biệt số học giữa hai múi giờ. Đó là giao điểm của những giờ bạn thực sự có mặt và những giờ họ thực sự làm việc — một con số nhỏ hơn và hữu ích hơn nhiều.

Đặt hai câu hỏi trước khi bạn thuê, và hỏi chúng một cách rõ ràng. Thứ nhất: giờ làm việc bình thường của bạn là gì, theo giờ địa phương của bạn? Thứ hai: bạn cần bao nhiêu thời gian báo trước cho một cuộc gọi ngoài giờ đó? Các câu trả lời cho bạn biết liệu mối quan hệ có thoải mái hay không. Một người cung cấp một khoảng thời gian hai giờ tình cờ trùng vào buổi chiều của bạn sẽ dễ thuê hơn nhiều so với một người có ngày làm việc kết thúc khi ngày của bạn bắt đầu, bất kể sự khác biệt múi giờ thô nói gì.

Hai giờ trùng lặp thực sự là đủ cho hầu hết công việc tự do. Một giờ có thể làm việc được nếu bạn kỷ luật trong việc nhóm các câu hỏi. Không có sự trùng lặp nào là có thể nhưng yêu cầu mọi thứ phải không đồng bộ, điều này lại yêu cầu các bản tóm tắt tồn tại mà không cần các câu hỏi tiếp theo — đó là một hạn chế thực sự, và đáng để thành thật với bản thân trước khi bạn cam kết.

Bảo vệ sự trùng lặp một khi bạn có nó. Đừng lấp đầy nó bằng một cuộc gọi trạng thái có thể là ba dòng văn bản. Sử dụng nó cho những điều chỉ hoạt động trực tiếp: giải quyết một bất đồng, xem xét một thiết kế, đưa ra một quyết định đã đi vòng quanh bằng văn bản.

Làm việc không đồng bộ theo mặc định

Làm việc không đồng bộ có nghĩa là giả định một câu trả lời sẽ đến sau và thiết kế tin nhắn sao cho việc đến sau là ổn. Đó là một kỹ năng, và đó là yếu tố quyết định lớn nhất liệu việc thuê một người ở xa có cảm thấy dễ dàng hay mệt mỏi.

Thói quen cốt lõi là không bao giờ gửi một tin nhắn chỉ có thể được trả lời bằng một câu hỏi khác. Thay vì “bạn có rảnh để nói về tiêu đề không?”, hãy gửi: “Tiêu đề quá cao trên thiết bị di động. Vui lòng giảm nó để đoạn văn đầu tiên hiển thị mà không cần cuộn trên màn hình điện thoại tiêu chuẩn. Nếu điều đó làm hỏng logo, hãy sử dụng biến thể xếp chồng. Nếu bạn không đồng ý với một trong hai, hãy cho tôi biết lý do và giữ nguyên.” Tin nhắn đó có thể được thực hiện qua đêm mà bạn không cần thức.

Nhóm các câu hỏi của bạn. Năm câu hỏi được gửi từng câu một trong một ngày làm việc trở thành năm chu kỳ qua đêm riêng biệt — gần một tuần thời gian trôi qua cho một việc có thể chỉ mất một. Thu thập chúng, gửi chúng cùng nhau và trả lời các câu hỏi của họ theo cùng một cách.

Đưa ra các lựa chọn thay vì mở một cuộc thảo luận. “Bạn thích A hay B, và nếu cả hai đều không được thì làm C và cho tôi biết tại sao” sẽ giải quyết trong một chu kỳ. “Bạn nghĩ sao?” sẽ giải quyết trong ba. Khi một quyết định thực sự phụ thuộc vào phán đoán của bạn, hãy ủy quyền trước phiên bản nhỏ hơn của nó: “nếu công việc dưới một giờ, cứ làm và nói cho tôi biết.”

Ghi lại các video màn hình ngắn thay vì mô tả các vấn đề trực quan bằng văn xuôi. Chín mươi giây ghi màn hình có lời kể mang nhiều thông tin hơn tám trăm từ, và nó có thể được xem vào bất kỳ giờ nào. Đây cũng là cách nhanh nhất để đưa ra phản hồi thiết kế mà không cần gọi điện.

Ghi chú bàn giao: biến khoảng cách thành lợi thế

Một nhóm làm việc trên khắp thế giới thực sự có thể làm việc gần như liên tục trong một ngày, nhưng chỉ khi mỗi bên bàn giao công việc một cách có chủ đích. Cơ chế là một ghi chú ngắn gọn vào cuối mỗi phiên làm việc — ba dòng giống nhau mỗi lần.

• Đã hoàn thànhNhững gì thực sự đã thay đổi kể từ ghi chú cuối cùng, trong một dòng. Không phải là danh sách các hoạt động — mà là danh sách những việc đã hoàn thành.
• Tiếp theoNhững gì sẽ được tiếp tục, để bên kia biết những gì không nên trùng lặp.
• Bị chặnBất cứ điều gì không thể tiếp tục nếu không có quyết định hoặc tài sản, được nêu tên rõ ràng, với câu hỏi được nêu ra để có thể trả lời mà không cần phản hồi.

Dòng “bị chặn” là dòng mang lại giá trị cho toàn bộ thói quen. Một vấn đề bị chặn được nêu ra vào cuối ngày của họ sẽ được giải quyết trong ngày của bạn và được giải quyết trước khi họ bắt đầu lại, vì vậy không có gì phải chờ đợi một chu kỳ đầy đủ. Một vấn đề bị chặn được nêu ra trong tin nhắn trò chuyện vào một giờ ngẫu nhiên sẽ bị bỏ lỡ và tốn một ngày.

Giữ ghi chú ở cùng một nơi với công việc. Trên Zinn Hub, luồng đơn hàng là nơi rõ ràng nhất: nó vẫn gắn liền với đơn hàng, cả hai bên đều có thể tìm thấy nó sau này và không ai trong số các bạn phải nhớ câu quan trọng đó nằm trong ứng dụng nào.

Đặt lịch gọi mà mọi người thực sự tham gia

Hầu hết các cuộc gọi bị nhỡ giữa các múi giờ là do đặt lịch sai chứ không phải do quên. Một vài quy tắc loại bỏ gần như tất cả các trường hợp này.

Gửi lời mời trên lịch thay vì đồng ý thời gian trong tin nhắn. Lời mời mang theo múi giờ và hiển thị chính xác trong cả hai lịch; một câu trong cuộc trò chuyện thì không. Nếu đối tác của bạn không sử dụng hệ thống lịch chung, hãy gửi thời gian được viết bằng cả hai múi giờ địa phương và yêu cầu họ xác nhận lại cho bạn bằng múi giờ của họ.

Không bao giờ viết một con số trần trụi. “3 giờ chiều” là vô nghĩa khi qua biên giới, và “3 giờ chiều theo giờ của tôi” chỉ tốt hơn một chút vì nó giả định họ biết bạn ở đâu và liệu đồng hồ của bạn có thay đổi hay không. Luôn viết ngày, giờ và thành phố hoặc múi giờ được đặt tên.

Luân phiên sự bất tiện trong một cuộc gọi định kỳ. Nếu một bên luôn nhận cuộc gọi vào một giờ không phù hợp, sự sắp xếp đó sẽ suy yếu — mọi người hủy bỏ, đến muộn hoặc âm thầm khó chịu. Việc hoán đổi bên nào phải kéo dài là một sự lịch sự nhỏ giúp duy trì mối quan hệ lâu dài.

Sau đó hỏi xem cuộc gọi có cần thiết không. Rất nhiều cuộc gọi trạng thái tồn tại vì không ai viết ghi chú bàn giao. Nếu cuộc họp không có quyết định nào, hãy thay thế nó bằng ba dòng văn bản và trả lại một giờ cho cả hai bạn.

Viết một thời hạn không thể hiểu sai

“Trước thứ Sáu” không phải là một thời hạn. Ở một nơi, thứ Sáu kết thúc trong khi ở một nơi khác vẫn là chiều thứ Năm, và một lần giao hàng đúng hẹn có thể trông sớm hoặc muộn tùy thuộc vào nơi bạn đang đứng.

Viết thời hạn theo một dạng không mơ hồ: ngày trong tuần, ngày dương lịch, giờ và địa điểm được đặt tên. “Thứ Sáu 22 tháng Tám, 17:00 giờ London” có thể được đọc chính xác bởi bất kỳ ai, ở bất kỳ đâu, vào bất kỳ tháng nào trong năm. Thêm tên ngày để kiểm tra chéo chống lại sự nhầm lẫn định dạng ngày, vì sáu chữ số giống nhau có nghĩa là các ngày khác nhau ở các quốc gia khác nhau.

Sau đó nói rõ thời hạn thuộc về ai. Thời hạn giao hàng cho người làm tự do thường ngụ ý thời hạn xem xét cho bạn, và sự chậm trễ từ phía người mua là nguyên nhân phổ biến nhất khiến dự án bị chậm trễ. Viết cả hai xuống, và coi thời hạn của bạn cũng ràng buộc như vậy.

Để lại một khoảng đệm khi công việc liên quan đến một thứ cố định — một buổi ra mắt, một đợt in, một sự kiện. Nếu thời hạn thực sự là thứ Tư, hãy yêu cầu giao hàng vào thứ Hai và nói rõ lý do. Với khoảng cách thời gian lớn, một chu kỳ bị bỏ lỡ sẽ tốn một ngày thay vì một giờ, vì vậy khoảng đệm đang làm nhiều việc hơn so với khi làm việc tại chỗ.

Thời gian phản hồi, khả dụng và những gì không nên hứa hẹn

Đồng ý rõ ràng thời gian phản hồi dự kiến, theo cả hai hướng, và làm cho nó rộng rãi. “Trong vòng một ngày làm việc” là một lời hứa mà cả hai bên có thể giữ được ở hầu hết mọi khoảng cách. “Nhanh chóng” hoàn toàn không phải là một lời hứa, và nó ngầm có nghĩa là “trong vòng một giờ” đối với một người và “trước khi tôi kết thúc vào ngày mai” đối với người khác.

Phân biệt tin nhắn thông thường với những trường hợp khẩn cấp thực sự, và đồng ý một lộ trình riêng cho những trường hợp sau. Nếu mọi thứ đều được coi là khẩn cấp thì không có gì là khẩn cấp cả, và một người làm tự do ở cách xa vài múi giờ sẽ hoặc kiệt sức vì theo dõi thông báo hoặc bắt đầu bỏ qua chúng. Hầu hết công việc tự do có rất ít trường hợp khẩn cấp thực sự.

Đừng mong đợi sự sẵn sàng ngoài giờ làm việc của ai đó một cách hiển nhiên, và cũng đừng tự mình đề nghị điều đó. Một người làm tự do trả lời vào ba giờ sáng không phải là một nhà cung cấp tốt hơn; họ là người sẽ không đáng tin cậy trong một tháng. Bền vững sẽ nhanh hơn trong suốt thời gian của một dự án.

Hãy thực tế về bản thân bạn. Nếu bạn biến mất hai ngày một tuần, hãy nói rõ ngay từ đầu để có thể lên kế hoạch. Một khách hàng chậm chạp có thể dự đoán được thì dễ làm việc; một khách hàng không thể dự đoán được thì không, bất kể họ ở múi giờ nào.

Ngôn ngữ, ngày lễ và tuần làm việc

Đồng hồ chỉ là một phần của bức tranh. Tuần làm việc không phải là phổ quát — những ngày được coi là cuối tuần khác nhau giữa các quốc gia, và các ngày lễ công cộng tập trung rất khác nhau trên thế giới. Một tuần hoàn toàn bình thường ở nơi bạn ở có thể chứa một ngày lễ quốc gia lớn ở một nơi khác. Hãy hỏi, sớm và một cách ngẫu nhiên, liệu có bất kỳ ngày nào trong khoảng thời gian dự án mà người làm tự do của bạn sẽ vắng mặt hay không.

Ngôn ngữ cũng cần được xem xét tương tự. Nhiều người bạn thuê trên toàn cầu sẽ viết thư cho bạn bằng ngôn ngữ thứ hai hoặc thứ ba của họ, điều này không nói lên điều gì về kỹ năng của họ. Viết câu ngắn, tránh thành ngữ, đặt một hướng dẫn trong mỗi đoạn văn, và viết đầy đủ ngày tháng. Sau đó kiểm tra sự hiểu biết bằng cách hỏi họ dự định tiếp cận điều gì, thay vì hỏi liệu họ có hiểu không.

Zinn Hub có sẵn bằng 45 ngôn ngữ trang web, và khi bao gồm các ngôn ngữ chỉ dùng tin nhắn, bạn có thể nhận tin nhắn bằng tổng cộng 57 ngôn ngữ — vì vậy rất có thể người bạn đang làm việc cùng đang đọc nền tảng bằng ngôn ngữ của họ trong khi viết thư cho bạn bằng ngôn ngữ của bạn. Điều đó đáng để bạn chính xác hơn một chút trong cách diễn đạt của mình, và kiên nhẫn hơn một chút với cách diễn đạt của họ.

Phần còn lại của mối quan hệ công việc — nhịp điệu, phản hồi, các điểm xem xét — tuân theo các nguyên tắc tương tự ở bất kỳ khoảng cách nào. Chúng được đề cập trong hướng dẫn của chúng tôi về quản lý một người làm tự do từ xa mà không cần quản lý vi mô.

Loại bỏ hoàn toàn phép tính

Các hệ thống đáng tin cậy nhất là những hệ thống mà không ai phải tính toán bất cứ điều gì.

• Đồng hồ thứ haiThêm thành phố của người làm tự do của bạn làm đồng hồ bổ sung trên điện thoại hoặc máy tính của bạn. Bạn sẽ liếc nhìn nó trước mỗi tin nhắn và không bao giờ phải thắc mắc nữa.
• Lời mời trên lịchLuôn gửi một lời mời. Nó mang theo múi giờ, tự cập nhật khi đồng hồ thay đổi và nhắc nhở cả hai bên.
• Liên kết đặt lịchMột liên kết đặt lịch cung cấp các khung giờ theo múi giờ địa phương của khách truy cập sẽ loại bỏ hoàn toàn việc đàm phán.
• Múi giờ được đặt tên trong văn bảnĐặt tên thành phố vào mỗi ngày bạn viết. Nó tốn hai từ và ngăn chặn loại hiểu lầm đắt giá nhất.
• Gửi theo lịch trìnhViết khi bạn thấy phù hợp, gửi khi họ thấy phù hợp — hữu ích cho bất cứ điều gì cần sự chú ý hơn là thứ để suy nghĩ.

Không có điều nào trong số này yêu cầu phần mềm mới. Nó yêu cầu quyết định một lần rằng lịch là nguồn sự thật về thời gian, và không bao giờ tự mình suy ra sự khác biệt.

Thuê người làm việc qua các múi giờ trên Zinn Hub

Zinn Hub là một thị trường toàn cầu, vì vậy làm việc qua các múi giờ là trường hợp bình thường chứ không phải ngoại lệ. Người bán được gọi là Zinners, danh sách của họ là Zinns, và Zinners được xác minh bằng giấy tờ tùy thân có ảnh do chính phủ cấp và bằng chứng về kỹ năng và công việc trước đây của họ. Người mua không phải trả phí nền tảng, tất cả giá đều bằng USD, và các đánh giá yêu cầu một giao dịch mua đã được xác nhận.

Một điều đáng biết trước: không có bộ lọc quốc gia, địa điểm hoặc múi giờ trong tìm kiếm Zinn Hub. Các bộ lọc có sẵn khi duyệt Zinners là thứ tự sắp xếp, chỉ đã xác minh, danh mục, xếp hạng tối thiểu, loại Zinner, chế độ thanh toán và phương thức thanh toán. Nếu giờ làm việc quan trọng đối với bạn, hãy hỏi trong bản tóm tắt của bạn hoặc trong tin nhắn đầu tiên của bạn thay vì tìm kiếm một bộ lọc không tồn tại — và lấy câu trả lời từ Zinner, vì chúng tôi xác minh danh tính và kỹ năng chứ không phải quốc gia cư trú.

Đối với công việc thực sự cần sự trùng lặp trực tiếp — quản lý hộp thư đến, quản lý lịch, hỗ trợ khách hàng — hãy nói rõ điều đó trong danh sách bạn đăng. Bạn có thể đăng một dự án miễn phí nêu rõ số giờ bạn cần được hỗ trợ, duyệt người làm tự do hỗ trợ điều hành và hành chính, thu hẹp theo một kỹ năng duy nhất như quản lý thời gian, hoặc bắt đầu từ thị trường trợ lý ảo và các dịch vụ được gắn thẻ trợ lý ảo.

Kiểm tra nhịp điệu làm việc trước khi bạn cam kết. Micro Zinns là các dịch vụ có giá cố định ở mức $5, $10, $15 hoặc $20, vì vậy một đơn hàng nhỏ duy nhất cho bạn biết cảm giác thực sự của một chu kỳ đầy đủ với người này — họ trả lời nhanh như thế nào, việc bàn giao của họ rõ ràng ra sao, liệu sự trùng lặp có hiệu quả không. Duyệt chúng ở cấp $10, hoặc theo danh mục cho hỗ trợ ảo tổng quát và trợ giúp lịch và lên lịch. Phương pháp này được trình bày đầy đủ trong kiểm tra một người làm tự do trước khi bạn cam kết.