Người làm việc tự do so với Nhân viên toàn thời gian: Bạn nên thuê ai?

Hầu hết các doanh nghiệp đều đặt ra câu hỏi này theo cùng một cách. Có điều gì đó cần được thực hiện đủ thường xuyên để gây khó chịu, người sáng lập hoặc một thành viên hiện có trong nhóm đã đảm nhiệm nó, và bây giờ rõ ràng đó là công việc của ai đó. Bản năng là tìm hiểu xem người đó có nên nằm trong danh sách trả lương hay không.

Cách tiếp cận khiến mọi người gặp rắc rối là coi đó là một so sánh chi phí. Freelance và việc làm không phải là hai mức giá cho cùng một thứ – chúng là hai sắp xếp khác nhau với những rủi ro khác nhau, tốc độ khác nhau và các chế độ thất bại khác nhau. Một freelancer là năng lực bạn thuê để đạt được một kết quả xác định. Một nhân viên là năng lực bạn sở hữu, cùng với các nghĩa vụ đi kèm với việc sở hữu nó. Hãy tìm ra vấn đề của bạn thực sự cần cái nào, và câu hỏi về chi phí sẽ tự trả lời.

Điều thực sự phân biệt hai loại

Bỏ qua các thủ tục giấy tờ, bốn điểm khác biệt thực sự tạo nên sự khác biệt.

• Bạn mua gìMột freelancer bán một kết quả hoặc một khối lượng công việc xác định. Một nhân viên bán thời gian và sự sẵn có của họ, và bạn quyết định họ sẽ làm gì.
• Ai chỉ đạo công việcMột freelancer quyết định cách thực hiện những gì bạn đã thỏa thuận. Một nhân viên làm việc dưới sự chỉ đạo của bạn, theo quy trình của bạn, theo lịch trình của bạn.
• Ai chịu rủi roMột freelancer tự chịu chi phí thời gian chết, công cụ, đào tạo và bảo hiểm của họ. Với một nhân viên, rủi ro đó thuộc về bạn cho dù có công việc hay không.
• Kết thúc như thế nàoMột hợp đồng freelance kết thúc khi công việc hoàn thành. Chấm dứt việc làm là một quy trình chính thức với các nghĩa vụ khác nhau đáng kể tùy theo quốc gia.

Bốn điểm đó cũng là những gì các cơ quan quản lý lao động xem xét khi đánh giá liệu một mối quan hệ lao động có được dán nhãn chính xác hay không – đó là lý do tại sao sự phân biệt này quan trọng hơn sở thích. Chi tiết hơn bên dưới.

Chi phí thực sự của mỗi loại

Mức lương ngày của freelancer luôn có vẻ cao hơn mức lương ngày tương đương của một nhân viên, và sự so sánh đó gần như vô nghĩa, vì hai con số không bao gồm cùng một thứ.

Lương là phần dễ thấy khi thuê một người. Ngoài ra còn có thuế nhà tuyển dụng và các khoản đóng góp xã hội, nghỉ phép có lương, lương ốm, đóng góp lương hưu hoặc nghỉ hưu, bảo hiểm, thiết bị, giấy phép phần mềm, không gian làm việc, chi phí tuyển dụng và thời gian quản lý. Mức độ bổ sung đó phụ thuộc hoàn toàn vào nơi bạn và người đó ở, và sự khác biệt giữa các khu vực pháp lý là rất lớn – vì vậy bất kỳ hệ số nhân phổ quát nào bạn đọc đều nên được xem xét một cách thận trọng. Điều đúng trên toàn cầu là chi phí tổng thể cao hơn đáng kể so với dòng lương, và nó vẫn tiếp tục trong những tháng ít việc.

Mức lương freelancer được tính khác. Nó đã bao gồm thuế, công cụ, thời gian chết, quản lý, đào tạo và ngày nghỉ của freelancer, vì không ai khác trả cho những thứ đó. Bạn chỉ trả cho công việc bạn ủy thác, và nó dừng lại khi công việc hoàn thành.

Do đó, sự so sánh trung thực không phải là mức lương so với lương. Đó là tổng chi phí hàng năm so với tổng sản lượng hàng năm, ở mức nhu cầu thực tế của bạn. Nếu bạn thực sự có năm ngày làm việc mỗi tuần, một nhân viên thường là cấu trúc rẻ hơn với cùng một sản lượng. Nếu bạn có năm ngày mỗi tháng, một freelancer gần như luôn là lựa chọn tốt hơn, vì bạn không phải tài trợ cho hai mươi ngày bạn không cần. Hướng dẫn của chúng tôi về chi phí công việc freelance trong một danh mục cho thấy hình thức của hợp đồng quan trọng hơn mức lương nhanh như thế nào.

Thời gian làm việc hiệu quả

Đây là sự khác biệt mà mọi người đánh giá thấp nhất, và nó thường là yếu tố quyết định trong thực tế.

Tuyển dụng một nhân viên là một dự án riêng: viết mô tả vai trò, quảng cáo, sàng lọc, phỏng vấn, đưa ra lời mời, thời gian thông báo, giới thiệu. Nhanh nhất là vài tuần, thông thường là vài tháng, và sau đó là một khoảng thời gian nữa trước khi người đó hoàn toàn làm việc hiệu quả. Điều đó là bình thường và đó là cái giá của việc xây dựng một đội ngũ – nhưng đó là thời gian vấn đề của bạn vẫn chưa được giải quyết.

Một freelancer thường có thể bắt đầu trong vài ngày, đôi khi trong cùng một tuần, bởi vì bạn đang mua một kỹ năng đã được phát triển chứ không phải một người mà bạn sẽ phát triển. Trên một thị trường, bạn có thể lập danh sách rút gọn dựa trên công việc bạn đã thấy. Tốc độ đó là lý do tại sao freelancer thường là câu trả lời đúng cho một vấn đề đã trở nên cấp bách, ngay cả khi một nhân viên sẽ là cấu trúc tốt hơn về lâu dài.

Có một hệ quả đáng nói rõ ràng: thuê freelancer trước không phải là thất bại trong việc cam kết. Đó thường là cách rẻ nhất để tìm ra vai trò thực sự nên là gì trước khi bạn viết một mô tả công việc mà bạn sẽ hối tiếc.

Tính linh hoạt, năng lực và rủi ro

Hãy tự hỏi mình một câu hỏi khó chịu: bạn tự tin đến mức nào rằng công việc này vẫn sẽ tồn tại, với khối lượng này, trong mười hai tháng tới?

Nếu câu trả lời trung thực là “khá tự tin”, thì việc làm là một lựa chọn hợp lý. Nếu là “nó phụ thuộc vào một hợp đồng mà chúng tôi chưa thắng” hoặc “đây là một đợt ra mắt, không phải một chức năng vĩnh viễn”, thì việc thuê một nhân viên sẽ biến một dòng doanh thu không chắc chắn thành một chi phí cố định chắc chắn, điều này hoàn toàn sai lầm.

Freelancer hấp thụ sự biến động tốt. Bạn có thể mở rộng chức năng thiết kế hoặc nội dung cho một đợt ra mắt và thu hẹp lại sau đó mà không cần quy trình sa thải. Bạn có thể thuê hai chuyên gia trong sáu tuần thay vì một chuyên gia tổng quát trong một năm. Bạn cũng có thể dừng lại, điều này nghe có vẻ tầm thường cho đến khi bạn phải duy trì một vai trò trong một quý tồi tệ.

Tuy nhiên, sự đánh đổi là có thật và nó cũng diễn ra theo chiều ngược lại. Một freelancer có những khách hàng khác và không bắt buộc phải có mặt khi bạn cần họ lần tới. Những người giỏi thường kín lịch. Nếu công việc của bạn thực sự liên tục và có tính chất thời gian quan trọng, sự phụ thuộc đó là một rủi ro bạn đang chấp nhận để đổi lấy sự linh hoạt — và cách giảm thiểu là đã làm việc với nhiều hơn một người trước khi bạn cần họ khẩn cấp.

Chỉ đạo, quản lý và cách thức thực hiện công việc

Nhân viên làm việc dưới sự chỉ đạo của bạn. Bạn đặt ra giờ làm việc, công cụ, quy trình và ưu tiên, và bạn có thể thay đổi chúng vào một buổi sáng thứ Ba. Đó là mục đích của việc làm, và đối với một số chức năng, nó là không thể thiếu — bất cứ điều gì mang tính phản ứng, bất cứ điều gì mà ưu tiên thực sự thay đổi hàng ngày, bất cứ điều gì yêu cầu ai đó phải có mặt và có thể bị gián đoạn.

Freelancer làm việc để đạt được một kết quả đã thỏa thuận. Bạn chỉ định cái gì, họ quyết định làm thế nào. Nếu bạn thấy mình muốn chỉ định cách thức, thời gian và phần mềm nào, đó là một tín hiệu mạnh mẽ cho thấy bạn đang mô tả một công việc chứ không phải một dự án — và ở nhiều khu vực pháp lý, đó cũng là tín hiệu cho thấy một vấn đề về phân loại đang phát triển.

Có một chi phí quản lý ở cả hai phía mà mọi người thường quên. Nhân viên cần được giám sát, gặp gỡ trực tiếp, phát triển và đối thoại về hiệu suất. Freelancer cần được hướng dẫn — và một freelancer được hướng dẫn kém sẽ tạo ra sự thất vọng tốn kém. Nếu bạn không thể mô tả những gì bạn muốn, con đường freelancer sẽ trừng phạt điều đó một cách gay gắt hơn, đó là lý do tại sao viết một bản tóm tắt công việc phù hợp là thói quen mang lại lợi nhuận cao nhất trong toàn bộ mô hình.

Tính liên tục và kiến thức tổ chức

Đây là lập luận mạnh mẽ nhất cho việc tuyển dụng và nó xứng đáng được trình bày một cách đúng đắn.

Một nhân viên tích lũy bối cảnh: tại sao lần thiết kế lại trước đó thất bại, khách hàng nào phàn nàn, người sáng lập thực sự muốn nói gì khi nói “đúng thương hiệu”, nơi chôn giấu những bí mật trong cơ sở mã. Kiến thức đó tích lũy, rất khó để ghi lại, và nó làm cho mỗi công việc tiếp theo nhanh hơn và tốt hơn. Nó cũng ở lại với doanh nghiệp hàng ngày — mặc dù không vĩnh viễn, vì nhân viên cũng sẽ rời đi.

Freelancer cũng tích lũy bối cảnh nếu bạn tiếp tục sử dụng cùng một người. Một nhà thiết kế trong dự án thứ năm của bạn khác với một người trong dự án đầu tiên của họ. Sai lầm là coi năng lực freelancer có thể thay thế và hướng dẫn lại một người mới mỗi lần; bạn phải trả chi phí học hỏi lặp đi lặp lại và không bao giờ nhận được sự tích lũy.

Hai biện pháp giảm thiểu thực tế. Thứ nhất, giữ một tài liệu về thương hiệu và quy trình bằng văn bản để bối cảnh tồn tại trong doanh nghiệp chứ không chỉ trong đầu ai đó — cũng hữu ích cho nhân viên, vì nó tồn tại sau khi họ rời đi. Thứ hai, khi bạn tìm thấy một freelancer giỏi, hãy cố tình tập trung công việc với họ thay vì phân tán. Tính liên tục là một lựa chọn bạn có thể thực hiện trong mô hình freelancer; nó chỉ không tự động.

Phân loại, hợp đồng và quyền sở hữu

Phần này là hướng dẫn chung, không phải lời khuyên pháp lý hoặc thuế. Tình trạng việc làm, cách xử lý thuế và các quy tắc sở hữu trí tuệ khác nhau đáng kể giữa các quốc gia, và trong một số trường hợp giữa các khu vực trong cùng một quốc gia. Khi câu trả lời có ý nghĩa thương mại, hãy tìm lời khuyên từ một chuyên gia có trình độ trong khu vực pháp lý liên quan trước khi bạn ký bất cứ điều gì.

Với những điều đã nói, ba nguyên tắc sau đây được áp dụng rộng rãi đủ để đáng biết.

Nhãn mác không quyết định tình trạng

Trong hầu hết các hệ thống pháp luật, việc một người là nhà thầu hay nhân viên được xác định bởi bản chất của mối quan hệ, chứ không phải bởi cách hợp đồng gọi nó. Các cơ quan chức năng thường xem xét ai kiểm soát cách thức công việc được thực hiện, liệu người đó có thể cử người thay thế hay không, liệu họ có chịu rủi ro tài chính của riêng mình hay không, mức độ họ được tích hợp vào tổ chức, và liệu thỏa thuận có độc quyền và không giới hạn thời gian hay không. Một “freelancer” làm việc theo giờ của bạn, trên thiết bị của bạn, dưới sự chỉ đạo hàng ngày của bạn, độc quyền, vô thời hạn, là một rủi ro phân loại ở rất nhiều nơi — và hậu quả thường đổ lên doanh nghiệp, chứ không phải cá nhân.

Hãy ghi lại bằng văn bản, bất kể bạn chọn con đường nào

Một thỏa thuận bằng văn bản ngắn gọn bao gồm phạm vi, sản phẩm bàn giao, điều khoản thanh toán, sửa đổi, bảo mật và quyền sở hữu sẽ ngăn chặn hầu hết các tranh chấp, và không tốn gì ngoài sự chú ý. Điều thiếu sót phổ biến nhất là điều gì sẽ xảy ra nếu công việc bị hủy bỏ giữa chừng.

Bản quyền không phải lúc nào cũng chuyển giao cùng với thanh toán

Điều này luôn làm mọi người ngạc nhiên. Ở nhiều khu vực pháp lý, người tạo ra là chủ sở hữu đầu tiên của bản quyền đối với tác phẩm, và việc thanh toán không tự nó chuyển giao quyền sở hữu — bạn có thể đang nhận được giấy phép sử dụng nó chứ không phải bản thân các quyền. Việc làm thường hoạt động khác, với tác phẩm được tạo ra trong quá trình làm việc thuộc về người sử dụng lao động, nhưng các chi tiết khác nhau và các trường hợp ngoại lệ rất quan trọng. Nếu bạn cần sở hữu hoàn toàn sản phẩm đầu ra — một logo, một cơ sở mã, một hệ thống thương hiệu — hãy nêu rõ trong bản tóm tắt và đưa việc chuyển giao vào thỏa thuận bằng văn bản. Các tệp nguồn lại là một câu hỏi riêng, và nên được liệt kê là một sản phẩm bàn giao nếu bạn muốn chúng.

Khi nào freelancer là lựa chọn đúng đắn

Sáu tình huống mà câu trả lời là rõ ràng.

• Công việc có hình dạng dự án. Một trang web, một bộ nhận diện thương hiệu, một cuộc di chuyển, một chiến dịch. Nó có một kết thúc.
• Bạn cần một chuyên gia mà bạn không thể giữ bận rộn. Không ai cần một chuyên gia SEO kỹ thuật toàn thời gian hoặc một biên tập viên video toàn thời gian cho đến khi họ thực sự cần.
• Nhu cầu tăng đột biến. Đỉnh điểm theo mùa, ra mắt sản phẩm, một đợt nội dung, thay thế cho người nghỉ phép.
• Bạn chưa biết vai trò là gì. Sáu tháng làm việc tự do là nghiên cứu mô tả công việc rẻ nhất có thể.
• Tốc độ quan trọng hơn sự vĩnh viễn. Một cái gì đó phải được sửa trong tháng này, không phải quý tới.
• Bạn muốn thử trước khi cam kết. Một số mối quan hệ tự do chuyển thành việc làm, và đó là một con đường hoàn toàn hợp lý để đảm nhận một vai trò.

Khi nào nhân viên là lựa chọn đúng đắn

Tương tự, sáu tình huống mà việc tuyển dụng đúng cách là câu trả lời trung thực.

• Công việc thực sự liên tục. Có một tuần làm việc đầy đủ, mỗi tuần, vô thời hạn.
• Nó cần kiến thức sâu sắc về công ty. Giá trị nằm ở việc hiểu khách hàng, hệ thống và lịch sử của bạn, chứ không phải ở kỹ năng thô.
• Nó phải được chỉ đạo hàng ngày. Các ưu tiên thay đổi liên tục và ai đó cần phải có mặt và có thể bị gián đoạn.
• Nó là cốt lõi của những gì bạn bán. Thuê ngoài năng lực cốt lõi của bạn là một quyết định chiến lược, không phải là một quyết định về nhân sự.
• Bảo mật hoặc quy định yêu cầu. Một số dữ liệu, một số lĩnh vực, một số hợp đồng khách hàng đơn giản là yêu cầu điều đó.
• Bạn đang xây dựng một đội ngũ, không phải lấp đầy một khoảng trống. Văn hóa, cố vấn và kế nhiệm cần những người ở lại.

Mô hình lai mà hầu hết các doanh nghiệp áp dụng

Trong thực tế, rất ít doanh nghiệp chọn một và từ bỏ cái kia. Mô hình có xu hướng xuất hiện là công việc liên tục, nặng về bối cảnh, quan trọng đối với doanh nghiệp thuộc về nhân viên, và mọi thứ chuyên biệt, tăng đột biến hoặc mang tính khám phá đều được mua ngoài.

Một đội ngũ tiếp thị nhỏ là minh họa rõ ràng nhất. Một chuyên gia tổng quát được tuyển dụng, người hiểu doanh nghiệp, sở hữu lịch trình và hướng dẫn mọi người khác — sau đó là nhà thiết kế, biên tập viên video và chuyên gia SEO được thuê theo từng chiến dịch. Bạn có được chiều sâu về những thứ cần chiều sâu và chất lượng chuyên môn về những thứ cần chuyên gia, mà không phải tài trợ bốn mức lương với việc sử dụng một phần.

Logic tương tự áp dụng ngược lại khi bạn còn nhỏ: bắt đầu hoàn toàn tự do, và chuyển đổi một chức năng sang việc làm tại thời điểm bạn không còn có thể theo kịp việc hướng dẫn nó. Khoảnh khắc đó là một tín hiệu thực sự, và nó là một yếu tố kích hoạt tốt hơn mục tiêu doanh thu.

Nếu bạn đang cân nhắc giữa một freelancer với một nhà cung cấp lớn hơn thay vì với việc làm, hướng dẫn của chúng tôi về lựa chọn giữa một freelancer và một agency sẽ đề cập đến sự so sánh đó.

Thuê freelancer trên Zinn Hub

Người mua không phải trả phí nền tảng trên Zinn Hub — giá bạn thấy là giá bạn trả, và không có gì được thêm vào khi thanh toán. Tất cả giá đều bằng USD; bạn có thể xem một mức tương đương gần đúng bằng tiền tệ của riêng bạn trên 59các loại tiền tệ hiển thị, nhưng USD luôn là số tiền bạn bị tính phí.

Có ba cách để thuê người. Đặt dịch vụ với giá cố định ngay lập tức — các thị trường thiết kế đồ họa, chỉnh sửa video và SEO là những điểm khởi đầu tốt. Đăng một dự án miễn phí với ngân sách và thời gian của bạn và chọn từ các đề xuất nhận được. Hoặc duyệt freelancer trực tiếp, thu hẹp theo một kỹ năng duy nhất như viết quảng cáo, và mời những người bạn thích vào bản tóm tắt của mình.

Nếu bạn đang thử nghiệm xem một chức năng có đáng để sử dụng hay không, hãy bắt đầu nhỏ hơn bạn nghĩ. Một Micro Zinn là một dịch vụ giá cố định với giá $5, $10, $15 hoặc $20 — duyệt chúng theo đồ họa và thiết kế, theo viết và nội dung, hoặc ở mức $15 — và sử dụng nó để tìm hiểu cách một người làm việc trước khi cam kết lớn hơn.

Bảo vệ thanh toán phụ thuộc vào cách Zinner bạn chọn được thiết lập. Chọn một Zinner được Nền tảng bảo vệ và khoản thanh toán của bạn sẽ được Zinn Hub giữ cho đến khi đơn hàng hoàn tất — toàn bộ đơn hàng, dưới dạng một khoản duy nhất. Nếu có bất kỳ khoản hoàn trả nào, nó sẽ được ghi có đầy đủ vào Zinn Wallet của bạn, bằng USD.

Về phía người bán, cấu trúc phí được công bố đầy đủ trên trang giá của chúng tôi: 0% hoa hồng trên $500 đầu tiên của bạn, sau đó là các mức phí theo cấp độ giảm dần khi bạn bán — thấp nhất là 7% trên Agency Zinner. Không có khoản phí nào trong số đó được tính cho bạn; nó được khấu trừ từ phía Zinner của đơn hàng. Nếu bạn đang cân nhắc tự mình làm freelancer thay vì thuê, phần bán dịch vụ của chúng tôi sẽ đề cập đến khía cạnh đó.