Cách đưa ra phản hồi cho một freelancer

“Tôi không thích nó.” “Nó có thể nổi bật hơn không?” “Không hẳn là điều tôi nghĩ đến.” Mọi người làm việc tự do đều đã nhận được cả ba, và không có câu nào chứa một hướng dẫn có thể thực hiện được. Người làm việc tự do giờ đây có hai lựa chọn: đoán, hoặc đặt câu hỏi khiến người mua cảm thấy bị chất vấn. Cả hai đều tốn một vòng sửa đổi, và các vòng sửa đổi là tiền tệ của một dự án tự do.

Phản hồi tốt là một kỹ năng, và đó là một trong những điều có đòn bẩy cao nhất mà người mua có thể học được. Nó không phải là về việc tử tế hay khắc nghiệt; nó là về việc đủ cụ thể để có thể thực hiện được. Một người mua viết ghi chú tốt sẽ nhận được công việc tốt hơn, nhanh hơn, từ cùng một người làm việc tự do — và có được danh tiếng trong số những người làm việc tự do là người đáng để làm việc cùng, điều này quan trọng hơn hầu hết người mua nhận ra. Hướng dẫn này đi kèm với hướng dẫn của chúng tôi về viết bản tóm tắt dự án, bởi vì hầu hết phản hồi xấu thực sự là một vấn đề tóm tắt đến muộn.

Tại sao phản hồi mơ hồ lại tốn tiền của bạn

Mỗi dự án có một số vòng sửa đổi cố định, dù có ai ghi lại con số đó hay không. Một vòng dành cho “làm cho nó cảm thấy cao cấp hơn” là một vòng dành cho việc đoán mò, và đoán mò hiếm khi thành công. Hai vòng mơ hồ có thể tiêu tốn toàn bộ ngân sách sửa đổi mà không đưa công việc đến gần hơn với điều bạn muốn.

Có một chi phí thứ hai, tinh tế hơn. Phản hồi không thể thực hiện được khiến người làm việc tự do trở nên phòng thủ, và những người phòng thủ ngừng đưa ra ý tưởng. Người làm việc tự do lẽ ra đã nói với bạn rằng tiêu đề quá dài, hoặc bố cục sẽ bị hỏng trên thiết bị di động, ngừng đề cập đến mọi thứ vì mỗi quan sát đều kích hoạt một vòng ghi chú không rõ ràng khác. Bạn mất đi chuyên môn mà bạn đã trả tiền và thay vào đó chỉ nhận được việc thực hiện theo lệnh.

Cách khắc phục tốn khoảng mười phút bổ sung mỗi vòng. Viết các bình luận nêu tên yếu tố, nêu tên vấn đề và nêu tên kết quả mong muốn. Đó là toàn bộ kỹ thuật, và mọi thứ bên dưới là sự giải thích chi tiết về nó.

Đặt ra các quy tắc phản hồi trước khi công việc bắt đầu

Thời điểm tốt nhất để thống nhất cách thức phản hồi hoạt động là trước khi có bất cứ điều gì để đưa ra phản hồi. Năm điều đáng được giải quyết tại thời điểm thuê, và mỗi điều trong số đó ngăn chặn một cuộc tranh cãi cụ thể sau này.

• Bao nhiêu vòngThống nhất số vòng sửa đổi được bao gồm và điều gì được tính là một vòng. Đây là nguồn tranh chấp phổ biến nhất trong công việc tự do.
• Ai quyết địnhChỉ định một người ra quyết định. Phản hồi được tổng hợp từ bốn đồng nghiệp với các ý kiến khác nhau là nguồn gây vượt quá chi phí phổ biến thứ hai.
• Nhanh như thế nàoCam kết thời gian hoàn thành cho phản hồi của riêng bạn. Sự chậm trễ của người mua gây ra nhiều lần lỡ hạn hơn sự chậm trễ của người làm việc tự do.
• Dưới hình thức nàoMột danh sách viết tay mỗi vòng, theo thứ tự của sản phẩm bàn giao. Các tin nhắn rải rác trên ba kênh sẽ bị bỏ lỡ và sau đó bị đổ lỗi.
• Chống lại điều gìThống nhất ý nghĩa của “hoàn thành” ngay từ đầu. Nếu không có định nghĩa, phản hồi sẽ trở thành một cuộc thi ý kiến thay vì một sự kiểm tra đối với một bản tóm tắt.

Việc hợp nhất các ý kiến nội bộ là công việc của bạn, không phải của người làm việc tự do. Nếu ba người trong tổ chức của bạn có quan điểm, hãy giải quyết các mâu thuẫn trước khi bạn gửi bất cứ điều gì. Một người làm việc tự do nhận được “làm cho nó đậm hơn” và “giảm tông” trong cùng một email sẽ chọn một và làm thất vọng ai đó.

Cấu trúc của một bình luận hữu ích

Mọi phản hồi đáng gửi đều có ba phần: vị trí, vấn đề và ý định. Bỏ lỡ bất kỳ phần nào và người làm việc tự do phải đoán phần còn lại.

• Vị tríYếu tố nào, trang nào, đoạn nào, dấu thời gian nào. “Tiêu đề chính trên trang chủ”, không phải “phần trên cùng”.
• Vấn đềĐiều gì sai, theo các thuật ngữ có thể quan sát được. “Nó chạy đến ba dòng trên điện thoại của tôi và đẩy nút xuống dưới màn hình.”
• Ý địnhKết quả bạn muốn, không phải giải pháp bạn tưởng tượng. “Tôi muốn nút hiển thị mà không cần cuộn trên điện thoại.”

Phần thứ ba là phần mà người mua thường mắc lỗi nhất, và nó quan trọng nhất. Việc kê đơn một giải pháp — “làm cho phông chữ tiêu đề nhỏ hơn” — loại bỏ khả năng của người làm việc tự do để giải quyết vấn đề thực tế, điều có thể được khắc phục tốt hơn bằng cách rút ngắn nội dung hoặc di chuyển nút. Nêu rõ kết quả và để chuyên gia chọn cơ chế. Đó là lý do bạn thuê họ.

So sánh hai phiên bản của cùng một ghi chú. “Logo trông yếu” là không thể sử dụng được. “Ở kích thước favicon, dấu hiệu trở thành một vết mờ không thể đọc được — tôi cần nó vẫn có thể nhận dạng được ở 16 pixel” là một thông số kỹ thuật, và một nhà thiết kế có năng lực sẽ có ba câu trả lời cho nó vào buổi chiều.

Tách sở thích khỏi lỗi

Gắn nhãn mọi nhận xét là một trong hai loại và cho biết đó là loại nào. Lỗi là điều gì đó sai một cách khách quan: lỗi thực tế, liên kết bị hỏng, lỗi chính tả, màu thương hiệu không khớp với nguyên tắc, điều gì đó không hoạt động trên điện thoại. Sở thích là điều bạn muốn khác đi: kiểu chữ, giọng điệu, lựa chọn bố cục.

Lỗi không thể thương lượng và nên được liệt kê rõ ràng. Sở thích có thể thương lượng và nên được gắn cờ như vậy — “đây là sở thích, không phải bắt buộc” là một trong những câu hữu ích nhất mà người mua có thể viết. Nó cho người làm việc tự do biết nên phản đối bằng chuyên môn ở đâu và nên tuân thủ ở đâu.

Sự phân biệt này cũng bảo vệ bạn khỏi chính mình. Một số sở thích đáng bị bác bỏ: nếu một nhà thiết kế nói với bạn rằng sự kết hợp màu sắc không đáp ứng yêu cầu về độ tương phản, hoặc một người viết quảng cáo nói với bạn rằng tiêu đề bạn thích làm lu mờ lời đề nghị, đó chính là chuyên môn mà bạn đã trả tiền để có được. Việc đánh dấu nhận xét của bạn là một sở thích giúp cả hai bạn dễ dàng có cuộc trò chuyện đó mà không trở thành bế tắc.

Gộp lại, ưu tiên, gửi một lần

Việc nhỏ giọt các ghi chú khi bạn nhận thấy chúng là cách phổ biến nhất mà người mua lãng phí một vòng sửa đổi. Người làm việc tự do bắt đầu với nhận xét một, nhận được nhận xét hai mâu thuẫn với nó, và làm lại công việc đã thay đổi. Xem xét toàn bộ sản phẩm bàn giao, viết mọi thứ xuống, sau đó gửi một danh sách.

Sắp xếp danh sách theo mức độ quan trọng hơn là theo vị trí xuất hiện của chúng. Một thay đổi cấu trúc và một lỗi chính tả không ngang bằng nhau, và một danh sách trộn lẫn chúng mời người làm việc tự do coi chúng là ngang bằng. Ba cấp độ là đủ.

• Phải sửaLỗi, vi phạm tóm tắt, bất cứ điều gì bị hỏng. Không thể thương lượng và khách quan.
• Nên sửaNhững cải tiến có ý nghĩa mà bạn muốn, nhưng có thể chấp nhận một đề xuất tốt hơn.
• Ưu tiênNhững sở thích bạn sẽ chấp nhận nếu chúng rẻ. Nói rõ rằng chúng có thể bị loại bỏ.

Cũng nói rõ những gì đang hoạt động và cụ thể về điều đó. “Bố cục thứ hai là cái đúng — cách định giá nằm trên màn hình là hoàn toàn chính xác” không phải là lời khen; nó cho người làm việc tự do biết những quyết định nào cần bảo vệ trong khi họ thay đổi mọi thứ khác. Một danh sách chỉ chứa những lời chỉ trích thường tạo ra một bản nháp thứ hai khắc phục những phàn nàn của bạn và làm mất đi điều bạn thích.

Giọng điệu: trực tiếp thì tử tế hơn lịch sự

Người mua thường làm mềm những lời chỉ trích đến mức nó không còn được ghi nhận nữa. “Tôi tự hỏi liệu màu sắc có thể hơi mạnh đối với một số đối tượng” có khả năng được đọc như một suy nghĩ thoáng qua hơn là một yêu cầu thay đổi. Người làm việc tự do bỏ qua nó, bạn khó chịu, và cả hai bạn đều không làm gì sai.

Hãy trực tiếp về nội dung và ấm áp về con người. “Bảng màu quá mạnh đối với đối tượng của chúng tôi — chúng tôi cần một cái gì đó nhẹ nhàng hơn. Mọi thứ khác trong bản nháp này đều hoạt động tốt” là rõ ràng, không mơ hồ và hoàn toàn dễ chịu. Người làm việc tự do phần lớn thích điều này hơn là nói vòng vo, bởi vì phản hồi vòng vo buộc họ phải đoán xem bạn nghiêm túc đến mức nào.

Hai thói quen đáng tránh hoàn toàn. Thứ nhất là chỉ trích con người hơn là công việc — “bạn rõ ràng không đọc bản tóm tắt” không đạt được điều gì mà “điểm ba của bản tóm tắt chưa được giải quyết” không đạt được tốt hơn. Thứ hai là sự leo thang bất ngờ: nêu ra tám tuần không hài lòng không nói ra khi giao hàng cuối cùng. Nếu có điều gì đó không đúng trong tuần một, hãy nói ra trong tuần một.

Khi công việc thực sự sai

Đôi khi vấn đề không phải là sửa đổi mà là một sai sót: sản phẩm bàn giao không làm được điều mà bản tóm tắt yêu cầu. Xử lý vấn đề này như một vấn đề thực tế hơn là một vấn đề cảm xúc, và xử lý nó ngay lập tức.

Quay lại bản tóm tắt và trích dẫn nó. “Bản tóm tắt quy định năm trang bao gồm một biểu mẫu liên hệ; sản phẩm bàn giao có bốn trang và không có biểu mẫu” là một tuyên bố thực tế không thể tranh cãi, và nó biến một sự bất đồng thành một nhiệm vụ. Nếu bản tóm tắt mơ hồ, hãy nói rõ và chia sẻ chi phí sửa chữa nó — điều đó là công bằng, và nó duy trì một mối quan hệ làm việc thường vẫn đáng có.

Cho người làm việc tự do một cơ hội thực sự để sửa chữa trước khi leo thang. Hầu hết các sai sót là những hiểu lầm trung thực, và hầu hết người làm việc tự do thà sửa chữa một cái gì đó hơn là có một người mua không hài lòng. Đặt ra một kỳ vọng rõ ràng: những gì cần thay đổi, khi nào, và điều gì sẽ xảy ra nếu nó không thay đổi.

If it cannot be resolved, use the platform’s own channels rather than going quiet or going around them. On Zinn Hub, refunds are credited to your Zinn Wallet in full, in USD — there is no refund to card. If you chose a Platform Protected Zinner, your payment is held by Zinn Hub until the order completes — the whole order, as a single amount.

Khi cả hai bạn đều bế tắc

Thỉnh thoảng hai vòng trôi qua và công việc không hội tụ. Điều đó thường có nghĩa là vấn đề nằm ở phía trên: bản tóm tắt không nắm bắt được điều gì đó, hoặc bạn và người làm việc tự do có những hình ảnh tinh thần khác nhau về cùng một từ.

Ngừng sửa đổi và chuyển sang hình ảnh. Gửi ba ví dụ về công việc bạn thích và ba ví dụ bạn không thích, và nói cụ thể điều bạn thích hoặc không thích về từng cái. Mười phút thu thập tài liệu tham khảo giải quyết nhiều bất đồng hơn ba vòng tính từ, bởi vì “sạch sẽ” và “hiện đại” có nghĩa hoàn toàn khác nhau đối với những người khác nhau trong khi một bức tranh thì không.

Một cuộc gọi ngắn cũng giúp ích rất nhiều vào thời điểm này. Hai mươi phút nói chuyện qua một bản nháp thường tiết lộ sự hiểu lầm trong năm phút đầu tiên, và nó rẻ hơn nhiều so với một vòng khác. Theo dõi bằng văn bản để cả hai bạn có cùng một bản ghi về những gì đã được đồng ý — một cuộc gọi không bao giờ được viết ra có xu hướng được mỗi bên ghi nhớ khác nhau.

Nếu một công việc liên tục bị đình trệ ở giai đoạn này, thì đáng để giảm thiểu rủi ro cho các lần thuê trong tương lai một cách khác. Mua một phần nhỏ với giá cố định trước — một $5 Micro Zinn hoặc một phần lớn hơn một chút — cho bạn thấy một người làm việc tự do cụ thể diễn giải lời nói của bạn như thế nào trước khi cam kết bốn con số. Hướng dẫn của chúng tôi về kiểm tra người làm việc tự do trước khi bạn cam kết bao gồm phương pháp này.

Phản hồi qua các ngôn ngữ và múi giờ

Trên một thị trường toàn cầu, bạn sẽ thường làm việc với một người mà ngôn ngữ mẹ đẻ không phải là của bạn. Viết phản hồi có thể dịch được: câu ngắn, từ vựng đơn giản, không thành ngữ. “Làm cho nó nổi bật”, “hơi tệ” và “chúng ta có thể làm cho nó sôi động hơn không” không thể dịch được, và sự châm biếm cũng vậy.

Đánh số các điểm của bạn và giữ một ý tưởng cho mỗi điểm. Một danh sách được đánh số dễ làm việc và xác nhận hơn nhiều so với một đoạn văn, và nó cung cấp cho cả hai bạn một tham chiếu chung — “các điểm 1, 3 và 4 đã hoàn thành, điểm 2 tôi muốn thảo luận” là một cập nhật trạng thái tốt hơn nhiều so với một câu trả lời chung chung.

Về thời gian, hãy thống nhất một khoảng thời gian phản hồi bằng ngày làm việc thay vì giờ, và kiểm tra múi giờ địa phương hiện tại của cả hai bên khi bạn đặt kỳ vọng. Một số khu vực thay đổi đồng hồ của họ hai lần một năm và những khu vực khác thì không bao giờ, vì vậy khoảng cách giữa bạn thay đổi trong năm và không thể ghi nhớ như một con số cố định. Hai lần trao đổi rõ ràng mỗi ngày thường tốt hơn một luồng tin nhắn rải rác ở rìa giờ làm việc của cả hai bạn.

Zinn Hub có sẵn bằng 45 ngôn ngữ trang web, và bạn có thể được nhắn tin bằng 57 ngôn ngữ khi bao gồm các ngôn ngữ chỉ dành cho giao tiếp — vì vậy đáng để hỏi một Zinner xem họ muốn nhận ghi chú chi tiết bằng ngôn ngữ nào.

Để lại một đánh giá thực sự hữu ích

Đánh giá là phản hồi hướng đến người mua tiếp theo hơn là người làm việc tự do, và hầu hết các đánh giá đều thất bại trong công việc đó. “Công việc tuyệt vời, cảm ơn!” không nói cho ai biết điều gì. Một đánh giá hữu ích trả lời ba câu hỏi: công việc là gì, trải nghiệm như thế nào, và ai nên thuê người này.

• Đặt tên công việc“Một trang web WordPress năm trang cho một phòng khám nhỏ” cho phép người mua tiếp theo đánh giá mức độ liên quan ngay lập tức.
• Mô tả quy trìnhKhả năng phản hồi, sự rõ ràng của các cập nhật, cách xử lý các sửa đổi. Quy trình là điều mà danh mục đầu tư không thể hiển thị.
• Cụ thể về điểm mạnh“Xuất sắc trong việc chuyển đổi các ghi chú mơ hồ thành các lựa chọn” hữu ích hơn nhiều so với “rất chuyên nghiệp”.
• Công bằng về điểm yếuNếu có điều gì đó chậm hoặc cần theo dõi, hãy nói rõ ràng và cân đối. Một đánh giá hỗn hợp đáng tin cậy hơn một đánh giá hoàn hảo.

Giải quyết vấn đề riêng tư trước khi bạn công khai chúng. Một đánh giá được sử dụng như một nỗ lực giải quyết đầu tiên là không công bằng và, trên thực tế, kém hiệu quả hơn một tin nhắn trực tiếp. Cho người làm việc tự do một cơ hội để sửa chữa nó, sau đó đánh giá toàn bộ trải nghiệm bao gồm cách họ phản hồi — đây thường là thông tin hữu ích nhất.

Đưa ra phản hồi trên Zinn Hub

Giữ cuộc trò chuyện trên nền tảng. Tin nhắn, tệp và các thay đổi đã thống nhất nằm cùng với đơn hàng, có nghĩa là có một bản ghi chung về những gì đã được yêu cầu và khi nào — và bản ghi đó là thứ bảo vệ cả hai bên nếu có bất kỳ tranh chấp nào sau này.

Các đánh giá trên Zinn Hub yêu cầu một giao dịch mua đã được xác nhận, vì vậy những gì bạn viết gắn liền với một đơn hàng thực và các đánh giá bạn đọc cũng đến từ các đơn hàng thực. Trang web hiện giữ mức trung bình 4.9 từ hơn 38,000 đánh giá mua hàng đã xác minh, và mọi Zinner đều được xác minh bằng ID ảnh do chính phủ cấp và bằng chứng về kỹ năng và công việc trong quá khứ của họ.

Người mua không phải trả phí nền tảng — giá bạn thấy là giá bạn trả, không có gì được thêm vào khi thanh toán. Tất cả giá đều bằng USD; bạn có thể xem giá tương đương gần đúng bằng tiền tệ của mình trên 59 loại tiền tệ hiển thị, nhưng USD luôn là loại tiền bạn bị tính phí. Nếu có bất kỳ khoản hoàn trả nào, khoản đó sẽ được ghi có đầy đủ vào Zinn Wallet của bạn bằng USD — không có khoản hoàn trả nào vào thẻ.

Khi một freelancer hiểu các tiêu chuẩn của bạn, hãy giữ họ lại. Công việc thứ hai với một Zinner giỏi luôn rẻ hơn về phản hồi so với công việc đầu tiên, vì một nửa quá trình hiệu chỉnh đã được thực hiện. Nếu bạn muốn sắp xếp thêm công việc, hãy duyệt qua Zinners đã được xác minh theo một kỹ năng duy nhất như viết nội dung hoặc thiết kế UI/UX, mở danh sách giá cố định trong một danh mục như tiếp thị truyền thông xã hội, thử một phần nhỏ từ Micro Zinns đồ họa và thiết kế, hoặc đăng bản tóm tắt tiếp theo của bạn miễn phí trên một bảng như bài đăng và bài viết trên blog.