Cách quản lý một Freelancer từ xa mà không cần quản lý vi mô

Hầu hết các trải nghiệm tồi tệ với freelancer không phải do freelancer kém cỏi. Chúng do một người mua không bao giờ nói rõ “tốt” trông như thế nào, sau đó lấp đầy sự im lặng bằng sự lo lắng: ba tin nhắn mỗi ngày, yêu cầu chia sẻ màn hình, một “cuộc gọi nhanh” tốn cả buổi chiều. Freelancer trở nên phòng thủ, người mua trở nên nghi ngờ, và một công việc lẽ ra chỉ mất một tuần lại mất ba tuần.

Giải pháp không phải là giám sát nhiều hơn. Đó là cấu trúc tốt hơn ngay từ đầu, sau đó cố tình giảm giám sát sau đó. Một freelancer là một nhà cung cấp mang lại một kết quả đã thỏa thuận, không phải là một nhân viên cấp dưới cần được giám sát. Quản lý kết quả tốt và bạn hầu như không bao giờ cần quản lý con người. Dưới đây là cách thiết lập điều đó, theo thứ tự bạn thực sự cần.

Tại sao quản lý một freelancer không phải là quản lý một nhân viên

Một nhân viên được trả lương cho thời gian và sự sẵn có của họ. Bạn có thể hợp lý mong đợi họ có thể liên lạc được trong giờ làm việc, đảm nhận bất cứ công việc nào đến tay họ, và tiếp thu một bản tóm tắt thay đổi vì việc tiếp thu các bản tóm tắt thay đổi là một phần của công việc. Không điều nào trong số đó áp dụng cho một freelancer. Bạn đang mua một kết quả xác định với một mức giá đã thỏa thuận, và mọi thứ bạn thêm vào sau đó đều là thiện chí bạn đang chi tiêu hoặc công việc bạn nên trả tiền.

Sự khác biệt đó thay đổi ba điều ngay lập tức. Thứ nhất, sự sẵn có không được ngụ ý — một freelancer gần như chắc chắn có các khách hàng khác, và việc mong đợi phản hồi tức thì là mong đợi trở thành khách hàng duy nhất của ai đó. Thứ hai, chỉ đạo không miễn phí — mỗi khi bạn thay đổi ý định, bạn đang tiêu tốn năng lực đã được định giá theo bản tóm tắt ban đầu. Thứ ba, động lực không do bạn quản lý; nó được quản lý bởi danh tiếng, công việc lặp lại và đánh giá của chính freelancer.

Một khi bạn hiểu rõ điều đó, toàn bộ mối quan hệ sẽ trở nên dễ dàng hơn. Công việc của bạn là trở thành một khách hàng rõ ràng một cách bất thường: chính xác về những gì bạn muốn, nhanh chóng trả lời câu hỏi, trung thực về thời hạn và có thể dự đoán được khi nào bạn sẽ xem xét. Những người mua làm được điều đó sẽ có quyền ưu tiên chọn những freelancer giỏi, bởi vì những freelancer giỏi nói về những người dễ làm việc cùng.

Thiết lập đúng trước ngày đầu tiên

Hầu hết mọi vấn đề xuất hiện trong tuần thứ hai đều được tạo ra trong giờ trước khi công việc bắt đầu. Trước khi bạn đặt hàng hoặc chấp nhận một đề xuất, hãy ghi lại và đồng ý năm điều ở cùng một nơi.

• Sản phẩm bàn giaoNhững gì bạn sẽ nhận được, ở định dạng nào và số lượng bao nhiêu. “Một logo” không phải là sản phẩm bàn giao; “một logo chính, một biến thể xếp chồng và một favicon, được cung cấp dưới dạng SVG và PNG” mới là.
• Định nghĩa hoàn thànhBài kiểm tra bạn sẽ áp dụng khi xem xét nó. Được viết ra, để cả hai bạn không phải đoán.
• Sửa đổiBao nhiêu vòng được bao gồm, và điều gì được tính là một vòng chứ không phải một công việc mới.
• Ngày thángNgày giao hàng, và ngày bạn sẽ đưa ra phản hồi. Thời hạn của bạn cũng là một phần của lịch trình.
• Đầu vàoNhững gì bạn nợ họ: bản sao, hình ảnh, thông tin đăng nhập, tệp thương hiệu, người ra quyết định trả lời. Liệt kê nó, kèm theo ngày tháng.

Nếu việc viết ra điều đó cảm thấy khó khăn, đó chính là vấn đề — bạn đang suy nghĩ ngay bây giờ thay vì trả tiền cho ai đó làm điều đó một cách tồi tệ sau này. Hướng dẫn của chúng tôi về viết một bản tóm tắt dự án để nhận được các đề xuất tuyệt vời bao gồm định dạng chi tiết, và nó cũng đóng vai trò là tài liệu quản lý cho toàn bộ công việc.

Thực hiện việc kiểm tra trước giai đoạn này, không phải trong giai đoạn này. Một khi công việc đã bắt đầu, bạn đang quản lý; bạn không nên vẫn đang quyết định liệu bạn có tin tưởng họ hay không. Nếu bạn chưa chắc chắn, hãy đọc cách kiểm tra một freelancer đúng cách trước.

Khởi động: ba mươi phút giúp bạn tiết kiệm hàng tuần

Một tin nhắn hoặc cuộc gọi khởi động ngắn gọn ngay từ đầu là nửa giờ mang lại lợi nhuận cao nhất trong toàn bộ dự án. Đó không phải là một cuộc gọi xã giao và cũng không phải là một bản tóm tắt lặp lại. Nó tồn tại để làm nổi bật những điều mà một bản tóm tắt bằng văn bản không thể: các giả định, những điều chưa biết và các ràng buộc.

1. Yêu cầu họ trình bày lại bản tóm tắt

Hãy để freelancer mô tả, bằng lời của họ, những gì họ nghĩ họ đang xây dựng và tại sao. Mọi hiểu lầm bạn phát hiện ở đây không tốn kém gì; cùng một hiểu lầm được phát hiện khi giao hàng sẽ tốn một vòng sửa đổi đầy đủ. Nếu phiên bản của họ tốt hơn của bạn, hãy chấp nhận nó.

2. Hỏi điều gì có thể khiến việc này đi sai hướng

Các freelancer có kinh nghiệm biết chính xác nơi một công việc như của bạn thường bị trật bánh — một khách hàng không thể có được sự chấp thuận, thiếu tài sản thương hiệu, một bên liên quan xuất hiện vào cuối. Hãy hỏi trực tiếp. Bạn sẽ nhận được một danh sách rủi ro miễn phí từ một người đã từng thấy nó thất bại trước đây.

3. Đồng ý về nhịp độ và kênh

Sửa đổi tần suất kiểm tra, kênh duy nhất mà cả hai bạn sẽ sử dụng và thời gian phản hồi mà mỗi người trong số các bạn cam kết. Hãy nói to để đó là một thỏa thuận chung chứ không phải là kỳ vọng riêng của bạn.

4. Xác nhận những gì bạn nợ họ và khi nào

Lặp lại các thông tin đầu vào của bạn với ngày tháng. Sự chậm trễ từ phía người mua là nguyên nhân phổ biến nhất dẫn đến một dự án bị trễ, và đó là điều không ai ghi lại.

Chọn một nhịp điệu kiểm tra và tuân thủ nó

Liên hệ ngẫu nhiên là kẻ thù. Nếu một freelancer không biết khi nào bạn sẽ yêu cầu cập nhật tiếp theo, họ sẽ phòng thủ trước khả năng đó là bây giờ — điều đó có nghĩa là luôn giữ một cái gì đó có thể trình bày được thay vì thực hiện phần giữa sâu sắc, lộn xộn của công việc. Một nhịp điệu cố định loại bỏ hoàn toàn gánh nặng đó.

Đối với một công việc vài ngày, một lần kiểm tra ở điểm giữa là đủ. Đối với một công việc vài tuần, một bản cập nhật ngắn bằng văn bản hai lần một tuần hoạt động tốt hơn một cuộc gọi hàng tuần, vì nó không đồng bộ và nó để lại một bản ghi. Đối với bất kỳ công việc nào dài hơn, hãy đồng ý một khung thời gian cố định và coi đó là liên hệ theo lịch trình duy nhất; mọi thứ khác đều do ngoại lệ.

Giữ định dạng cập nhật nhỏ gọn và có thể lặp lại. Ba dòng là đủ: những gì đã thay đổi kể từ lần trước, những gì tiếp theo và bất kỳ điều gì bị bạn chặn. Nếu một freelancer phải viết một bài luận để cập nhật cho bạn, họ sẽ bắt đầu viết nó thay vì làm việc, và bạn sẽ phát minh ra báo cáo trạng thái cho một nhóm một người.

Chống lại sự thôi thúc yêu cầu theo dõi thời gian cho một công việc có giá cố định. Bạn đã mua một kết quả; giờ làm việc là vấn đề của freelancer, và việc yêu cầu chúng báo hiệu rằng bạn không thực sự tin vào giá cả. Nếu bạn thực sự cần khả năng hiển thị về giờ làm việc, đó là một tín hiệu bạn nên thuê theo giờ — một quyết định khác, được đưa ra ngay từ đầu.

Một nơi để làm việc, một nơi để nói chuyện

Điều hiệu quả nhất trong vệ sinh làm việc từ xa là từ chối để một dự án tồn tại ở bốn nơi cùng một lúc. Quyết định, vào ngày đầu tiên, nơi diễn ra cuộc trò chuyện và nơi lưu trữ các tệp và quyết định — sau đó hãy nghiêm khắc về điều đó, đặc biệt là với chính bạn.

Cuộc trò chuyện nên ở trong một luồng. Chia nó ra giữa hộp thư đến của thị trường, email và một ứng dụng nhắn tin đảm bảo rằng một hướng dẫn quan trọng nằm trong kênh mà không ai tìm kiếm. Trên Zinn Hub, luồng đơn hàng là mặc định hợp lý: nó vẫn gắn liền với đơn hàng, cả hai bên đều có thể tìm thấy nó và nó không phụ thuộc vào việc bạn nhớ mình đã sử dụng ứng dụng nào.

Các quyết định cần một nơi không phải là nhật ký trò chuyện. Một tài liệu ngắn gọn đang chạy — thậm chí là một trang duy nhất liệt kê các quyết định đã được thống nhất với ngày tháng — sẽ chấm dứt hầu hết các cuộc tranh cãi “nhưng chúng ta đã nói” trước khi chúng bắt đầu. Thêm một dòng mỗi khi có điều gì đó được giải quyết. Nó chỉ mất vài giây và là bảo hiểm rẻ nhất trong lĩnh vực tự do.

Các tệp cần một nguồn sự thật duy nhất với việc lập phiên bản rõ ràng. “final-v3-REAL-final” là một triệu chứng, không phải là một quy ước đặt tên. Đồng ý nơi các sản phẩm bàn giao sẽ đến và phiên bản hiện tại được gọi là gì, và đảm bảo bạn vẫn có thể truy cập nó sau khi công việc kết thúc.

Cách đưa ra phản hồi thực sự được thực hiện

Phản hồi mơ hồ là thứ đắt nhất mà người mua tạo ra. “Tôi không thích nó” tốn một vòng sửa đổi đầy đủ và không dạy cho freelancer điều gì khác biệt cần làm. Phản hồi tốt có ba thuộc tính: nó cụ thể, nó gắn liền với bản tóm tắt và nó được ưu tiên.

Hãy cụ thể về sự vật, không phải cảm xúc. Không phải “trang chủ cảm thấy lạnh lẽo”, mà là “tiêu đề chính đọc như của công ty; bản tóm tắt của chúng tôi nói rằng giọng điệu nên giống như một người đang nói chuyện”. Chỉ vào yếu tố và lý do. Nếu bạn thực sự không thể diễn đạt lý do, hãy nói thật và mô tả hiệu ứng bạn muốn thay vào đó — điều đó vẫn có thể sử dụng được.

Gắn nó vào bản tóm tắt đã được thống nhất. Phản hồi bắt nguồn từ điều bạn cả hai đã viết ra là một sự điều chỉnh. Phản hồi không phải là một yêu cầu mới, và gọi nó đúng như vậy sẽ giữ cho mối quan hệ trong sạch. Sự khác biệt đó là toàn bộ chủ đề của hướng dẫn của chúng tôi về tránh mở rộng phạm vi trên một dự án tự do.

Ưu tiên một cách tàn nhẫn và gửi nó một lần. Gộp các ghi chú của bạn vào một tin nhắn, đánh dấu những gì phải sửa và những gì là ưu tiên, và không nhỏ giọt. Một freelancer nhận được mười một bình luận riêng biệt trong hai ngày sẽ giải quyết chúng theo thứ tự nhận được, không phải theo thứ tự quan trọng, và sẽ mất một vòng để làm điều đó.

Cuối cùng, hãy nói những gì đang hoạt động. Không phải là lịch sự — mà là thông tin. Nói cho ai đó biết phần nào nên giữ lại cũng mang tính chỉ đạo như nói cho họ biết phải thay đổi gì, và nó ngăn một bản sửa đổi âm thầm phá hủy phần bạn thích.

Chia một công việc lớn thành các giai đoạn có thể xem xét

Đối với bất kỳ điều gì đáng kể, đừng đợi đến cuối cùng mới xem xét. Đồng ý các điểm xem xét nơi freelancer cho bạn xem một cái gì đó nhỏ và rẻ để thay đổi trước khi nó trở thành một cái gì đó lớn và đắt tiền để thay đổi: một sơ đồ trang web trước một thiết kế, một khung dây trước một hình ảnh, một dàn ý trước mười nghìn từ, một mẫu duy nhất trước một lô năm mươi.

Điều này là về việc xem xét sớm, không phải về việc thanh toán theo đợt. Trên Zinn Hub, một đơn hàng được đặt và thanh toán toàn bộ — không có thanh toán theo giai đoạn hoặc theo mốc — vì vậy các điểm xem xét là một thỏa thuận làm việc giữa bạn và Zinner, không phải là một cơ chế thanh toán. Nếu bạn muốn xem cách thức hoạt động của tiền bạc, chúng tôi đề cập đến nó trong ký quỹ là gì và nó bảo vệ bạn như thế nào.

Giữ mỗi điểm xem xét thực sự nhỏ. Giá trị đến từ việc bắt được một hướng sai khi nó vẫn chỉ là một trang công việc. Một điểm xem xét đến với tám mươi phần trăm công việc đã được xây dựng không phải là một điểm xem xét; đó là một lần giao hàng với nghi lễ bổ sung.

Và phản hồi nhanh chóng. Một đánh giá giai đoạn mà bạn trì hoãn trong bốn ngày gây thiệt hại cho lịch trình nhiều hơn bất cứ điều gì mà freelancer có thể làm, bởi vì họ không thể tiếp tục và không thể dễ dàng lấp đầy khoảng trống bằng công việc của người khác trong thời gian ngắn.

Phải làm gì khi mọi thứ bắt đầu đi sai hướng

Đôi khi mọi thứ đi sai hướng, và sự khác biệt giữa một công việc có thể phục hồi và một công việc bị mất gần như luôn là bạn nói ra sớm đến mức nào. Người mua có xu hướng chờ đợi, hy vọng bản nháp tiếp theo sẽ sửa chữa nó, và sau đó đến cuối cùng thì tức giận về những vấn đề mà freelancer chưa bao giờ biết là tồn tại.

Nêu rõ khoảng cách sớm và theo thực tế. “Hai bản cập nhật cuối cùng đã trượt một ngày mỗi bản và tôi chưa thấy phần thứ hai — chúng ta có còn đúng tiến độ vào thứ Sáu không?” là một câu hỏi, không phải là một lời buộc tội, và nó cho một freelancer trung thực cơ hội nói cho bạn biết sự thật về tuần của họ.

Tách biệt vấn đề chất lượng với vấn đề giao tiếp. Nếu công việc tốt nhưng các bản cập nhật không tốt, hãy sửa nhịp điệu. Nếu các bản cập nhật tốt nhưng công việc không tốt, hãy quay lại bản tóm tắt và kiểm tra xem họ có thực sự thất bại hay bạn đã thay đổi ý định. Hai tình huống đó trông giống hệt nhau từ bên ngoài và có các giải pháp hoàn toàn khác nhau.

Đặt một điểm phục hồi rõ ràng thay vì một loạt các cảnh báo: một điều cụ thể, được giao vào một ngày cụ thể, sẽ đưa công việc trở lại đúng hướng. Nếu nó được đáp ứng, hãy tiếp tục và ngừng lo lắng. Nếu không, bạn có một quyết định rõ ràng để đưa ra thay vì một sự trôi dạt không có hồi kết.

Nếu mối quan hệ đã hoàn toàn đổ vỡ, hãy giải quyết nó thông qua nền tảng thay vì tranh cãi trong một luồng. Zinn Hub có quy trình giải quyết tranh chấp và hủy bỏ, và hồ sơ đơn hàng — bản tóm tắt, tin nhắn, giao hàng — chính xác là bằng chứng mà quy trình đó cần. Giữ cuộc trò chuyện ở một nơi, như trên, là điều làm cho điều đó có thể.

Làm việc qua các ngôn ngữ và phong cách làm việc

Thuê toàn cầu có nghĩa là một phần lớn những người bạn làm việc cùng sẽ viết cho bạn bằng ngôn ngữ thứ hai, thứ ba hoặc thứ tư của họ. Tiếng Anh của họ kém lưu loát hơn bạn không nói lên điều gì về kỹ năng của họ, và khá nhiều điều về số ngôn ngữ họ nói.

Viết để được hiểu hơn là để nghe tự nhiên. Câu ngắn, một hướng dẫn mỗi đoạn, không thành ngữ, không mỉa mai, và ngày tháng được viết đầy đủ. “Let’s park that” và “ballpark it” là những cụm từ âm thầm gây ra công việc sai.

Xác nhận sự hiểu biết mà không tỏ vẻ bề trên. Hỏi “bạn có thể cho tôi biết bạn dự định tiếp cận phần thứ hai như thế nào không?” giúp bạn kiểm tra sự hiểu biết và nhận được một câu trả lời hữu ích cùng một lúc. Hỏi “bạn có hiểu không?” sẽ nhận được “có” mỗi lần.

Zinn Hub có sẵn bằng 45 ngôn ngữ trang web, và một khi các ngôn ngữ chỉ nhắn tin được bao gồm, bạn có thể được nhắn tin bằng tổng cộng 57 ngôn ngữ — vì vậy một Zinner có thể đang đọc nền tảng bằng ngôn ngữ của họ trong khi viết cho bạn bằng ngôn ngữ của bạn. Giả định thiện chí về cách diễn đạt, và hãy rõ ràng về bất cứ điều gì mà việc hiểu sai sẽ tốn kém.

Múi giờ là một nửa khác của vấn đề này. Nếu freelancer của bạn làm việc trong khi bạn ngủ, đó là một lợi thế một khi bạn thiết lập nó đúng cách và là một sự khó chịu liên tục nếu bạn không — cơ chế nằm trong hướng dẫn của chúng tôi về làm việc với freelancer qua các múi giờ.

Truy cập, bàn giao và giữ chìa khóa

Quản lý quyền truy cập không hấp dẫn và đó là nơi người mua bị tổn thương nặng nề. Cung cấp quyền truy cập ít nhất cần thiết để thực hiện công việc, từ các tài khoản thuộc về bạn. Tạo một người dùng riêng cho freelancer thay vì giao mật khẩu của bạn, và xóa nó khi công việc kết thúc.

Tự sở hữu các nền tảng. Tên miền, lưu trữ, tài khoản quảng cáo, phân tích và danh sách cửa hàng ứng dụng nên được đăng ký dưới tên của bạn với thông tin thanh toán của bạn, và freelancer được thêm vào làm người dùng. Các trang web và chiến dịch được xây dựng lại từ đầu một năm sau thường được xây dựng lại vì bản gốc nằm trong tài khoản của người khác.

Đồng ý việc bàn giao như một phần của sản phẩm bàn giao, không phải là một suy nghĩ sau. Các tệp nguồn, định dạng có thể chỉnh sửa, một ghi chú ngắn gọn về cách mọi thứ được cấu trúc và bất kỳ thông tin xác thực nào được tạo ra trong quá trình. Nếu nó không có trong bản tóm tắt thì nó không có trong giá, và việc yêu cầu nó vào cuối là một yêu cầu thay đổi.

Quyền sở hữu đối với chính tác phẩm – bản quyền, giấy phép, những gì bạn có thể làm với một thiết kế hoặc một đoạn mã sau đó – khác nhau tùy theo khu vực pháp lý và những gì bạn đã thỏa thuận. Hướng dẫn này là thông tin chung, không phải lời khuyên pháp lý; nếu các quyền có ý nghĩa thương mại, hãy ghi chúng ra giấy ngay từ đầu và tìm lời khuyên phù hợp cho quốc gia của bạn.

Quản lý một Zinner trên Zinn Hub

Trên Zinn Hub, người bán được gọi là Zinners và danh sách của họ là Zinns. Zinners được xác minh bằng giấy tờ tùy thân có ảnh do chính phủ cấp và bằng chứng về kỹ năng cũng như công việc trong quá khứ của họ, và các đánh giá yêu cầu một giao dịch mua đã được xác nhận – vì vậy hồ sơ bạn đang đọc đã được tạo ra chứ không phải được viết. Người mua không phải trả phí nền tảng và tất cả giá đều bằng USD.

Có ba cách để bắt đầu một mối quan hệ công việc, và mỗi cách sẽ định hình cách bạn quản lý nó. Bạn có thể mua một Zinn với giá cố định, đây là phạm vi chặt chẽ nhất và ít quản lý nhất. Bạn có thể đăng một dự án miễn phí với bản tóm tắt và ngân sách của mình và chọn từ các đề xuất được gửi lại, phù hợp với công việc cần định hình. Hoặc bạn có thể trực tiếp duyệt trợ lý ảo và freelancer hỗ trợ, thu hẹp theo một kỹ năng duy nhất như quản lý dự án, và mời những người bạn thích vào bản tóm tắt của mình.

Nếu bạn đang thuê để được giúp đỡ liên tục thay vì một lần, thị trường trợ lý ảo và các dịch vụ được gắn thẻ trợ lý ảo là những điểm khởi đầu phù hợp, và quản lý dự án là một danh mục riêng nếu bạn muốn ai đó điều hành công việc thay vì thực hiện nó.

Trước khi cam kết một mối quan hệ lâu dài, hãy chạy một thử nghiệm trả phí. Micro Zinns là các dịch vụ có giá cố định ở mức $5, $10, $15 hoặc $20, điều này làm cho một đơn đặt hàng thử nghiệm thực sự đủ rẻ để trở thành một lỗi làm tròn. Duyệt chúng ở cấp $10 hoặc theo danh mục để được trợ giúp quản lý dự án – phương pháp này được trình bày đầy đủ trong kiểm tra freelancer trước khi bạn cam kết.