Cách tránh phạm vi dự án bị mở rộng khi làm dự án tự do

Không ai cố ý gây ra sự mở rộng phạm vi. Nó đến dưới dạng một loạt các câu hoàn toàn hợp lý: “trong khi bạn đang làm, bạn có thể…”, “cái này chắc nhanh thôi…”, “chỉ một phiên bản nữa…”. Mỗi cái đều nhỏ. Cùng với nhau, chúng biến một công việc ba ngày thành một công việc hai tuần, và biến một người làm tự do thích làm việc với bạn thành một người lặng lẽ từ chối yêu cầu tiếp theo.

Điều thú vị về sự mở rộng phạm vi là nó đến từ đâu. Nó thường không phải do người làm tự do báo giá thấp hoặc người mua khó tính. Đó là một bản tóm tắt không bao giờ xác định rõ ràng những gì đã hoàn thành, vì vậy không có ranh giới nào để vượt qua. Khắc phục điều đó và hầu hết vấn đề sẽ biến mất — và phần còn lại trở thành một cuộc trò chuyện ngắn gọn, không cảm xúc về giá cả.

Phạm vi công việc bị mở rộng thực sự là gì

Phạm vi công việc bị mở rộng là bất kỳ sự mở rộng nào của công việc vượt quá những gì đã thỏa thuận, mà không có sự thay đổi tương ứng về giá hoặc thời hạn. Phần cuối cùng là điều khiến nó trở thành sự mở rộng chứ không phải thay đổi: thêm công việc và trả tiền cho nó là một giao dịch thương mại bình thường. Thêm công việc và mong đợi giá ban đầu được giữ nguyên là nơi gây ra thiệt hại.

Nó xuất hiện dưới bốn hình dạng dễ nhận biết. Có bổ sung — thêm trang, thêm định dạng, thêm một kích thước mạng xã hội. Có thay thế — cùng một lượng công việc, nhưng được xây dựng lại dựa trên một ý tưởng khác, thực sự là một công việc thứ hai được ngụy trang thành một bản sửa đổi. Có tinh chỉnh — một loạt các chỉnh sửa năm phút không ngừng nghỉ mà riêng lẻ không tốn kém gì và tổng cộng tốn kém nhiều ngày. Và có mở rộng ngữ cảnh — một bên liên quan mới xuất hiện với những ý kiến mà bản tóm tắt không bao giờ dự đoán.

Tinh chỉnh là nguy hiểm nhất vì nó khó gọi tên nhất. Không có yêu cầu nào là không hợp lý, vì vậy từ chối bất kỳ yêu cầu nào trong số đó đều cảm thấy nhỏ nhặt. Biện pháp phòng vệ duy nhất là một giới hạn được thỏa thuận trước, đó là lý do tại sao các vòng sửa đổi tồn tại và tại sao chúng đáng để ghi lại ngay cả trong một công việc nhỏ.

Tại sao nó xảy ra, và tại sao thường là do người mua

Phiên bản trung thực thì khó chịu nhưng hữu ích: hầu hết sự mở rộng phạm vi đều do người mua tạo ra, và hầu hết nó được tạo ra trước khi công việc bắt đầu, do không suy nghĩ đủ kỹ về những gì thực sự mong muốn.

Đôi khi đó là sự khám phá thực sự — bạn không biết mình cần gì cho đến khi bạn thấy một bản nháp, điều này là hợp pháp và bình thường. Đôi khi đó là việc ra quyết định bị trì hoãn, trong đó một lựa chọn lẽ ra phải được đưa ra trong bản tóm tắt lại được đưa ra trong bản sửa đổi thứ hai. Đôi khi đó là một bên liên quan chưa bao giờ được tham vấn lại xuất hiện vào cuối với một quan điểm hoàn toàn khác. Và đôi khi đó chỉ là sự cơ hội: người làm tự do đang ở đó, họ đang giúp đỡ, và việc hỏi có vẻ rẻ hơn là không hỏi.

Người làm tự do làm cho mọi thứ tồi tệ hơn bằng cách dễ dãi. Hầu hết họ đều đồng ý với ba yêu cầu nhỏ đầu tiên vì họ muốn mối quan hệ hoạt động tốt và họ lo lắng về đánh giá. Đến khi mọi thứ thực sự vượt khỏi tầm kiểm soát, việc nói không có nghĩa là mâu thuẫn với ba lần đồng ý trước đó, điều này khó hơn nhiều so với việc nói không ngay từ đầu.

Vì vậy, người mua nắm giữ hầu hết các đòn bẩy. Nếu bạn muốn một công việc nằm trong phạm vi của nó, bạn phải là người xác định các ranh giới, bởi vì người bạn đang trả tiền khó có thể thực thi chúng thay mặt bạn.

Phạm vi công việc bị mở rộng thực sự tốn kém cho bạn như thế nào

Thật hấp dẫn khi nghĩ rằng sự mở rộng là vấn đề của người làm tự do: họ đã báo giá, họ chịu chi phí vượt mức. Trên thực tế, người mua cũng phải trả tiền, chỉ là không bằng tiền mặt.

• Thời gianMỗi mục bổ sung đều đẩy lùi ngày giao hàng. Công việc phục vụ cho việc ra mắt, một chiến dịch hoặc thời hạn in ấn là loại chậm trễ tốn kém.
• Chất lượngMột người làm tự do chấp nhận công việc không được trả tiền sẽ làm nhanh hơn, chứ không tốt hơn. Hai mươi phần trăm cuối cùng của công việc nhận được ít sự quan tâm nhất.
• Thiện chíMười khoản bổ sung không được trả tiền khiến bạn mất quyền ưu tiên trong lịch của họ vào lần tới, và đôi khi là toàn bộ mối quan hệ.
• Tính mạch lạcCông việc được tập hợp từ ba mươi ý tưởng sau đó trông giống như vậy. Các phần bổ sung hiếm khi ăn khớp tốt như một thứ được thiết kế toàn bộ.
• Thời gian của chính bạnMột công việc trôi dạt cần quản lý liên tục. Một công việc có phạm vi chặt chẽ hầu như không cần gì.

Cũng có một hậu quả về giá cả. Những người làm tự do đã bị tổn thương sẽ báo giá phòng thủ, thêm một khoản biên độ cho những thay đổi mà họ mong đợi. Người mua có danh tiếng về các bản tóm tắt chặt chẽ sẽ nhận được giá tốt hơn, bởi vì rủi ro mà họ yêu cầu ai đó gánh chịu là nhỏ hơn.

Xác định “hoàn thành” trước khi bạn thanh toán

Công cụ chống mở rộng hiệu quả nhất là một định nghĩa bằng văn bản về những gì đã hoàn thành, được thỏa thuận trước khi tiền được trao đổi. Nó không cần phải dài. Nó cần đủ cụ thể để hai người đọc nó sẽ đồng ý về việc liệu công việc đã hoàn thành hay chưa.

1. Liệt kê các sản phẩm bàn giao dưới dạng các đối tượng có thể đếm được

“Một trang web” không phải là một sản phẩm bàn giao. “Năm trang: trang chủ, giới thiệu, dịch vụ, chỉ mục blog, liên hệ” là. “Một số đồ họa mạng xã hội” không phải; “chín đồ họa, ba kích thước mỗi ba thiết kế” là. Nếu bạn không thể đếm được nó, bạn không thể biết khi nào nó hoàn thành.

2. Đặt tên định dạng và cách bàn giao

Các loại tệp, có thể chỉnh sửa hoặc đã làm phẳng, nơi chúng sẽ được gửi và điều gì xảy ra với các tệp nguồn. Một lượng lớn ma sát cuối dự án thực sự là sự bất đồng về định dạng chưa bao giờ được thảo luận.

3. Nêu rõ ai cung cấp gì

Bản sao, hình ảnh, thông tin đăng nhập, tài sản thương hiệu, dữ liệu sản phẩm. Bất cứ điều gì bạn không cung cấp, người làm việc tự do hoặc phải tạo ra hoặc phải chờ đợi — và cả hai đều nằm trong phạm vi. Đặt ngày cho các đầu vào của bạn; sự chậm trễ từ phía người mua là nguyên nhân phổ biến nhất dẫn đến dự án bị trễ.

4. Viết bài kiểm tra chấp nhận

Một hoặc hai câu mô tả cách bạn sẽ đánh giá nó. “Các trang tải đúng trên thiết bị di động và máy tính để bàn, tất cả các liên kết đều hoạt động và bản sao tôi cung cấp được sử dụng không thay đổi” là một bài kiểm tra. “Tôi hài lòng với nó” thì không, vì nó không thể bị bác bỏ.

Hướng dẫn của chúng tôi về viết một bản tóm tắt dự án để nhận được các đề xuất tuyệt vời bao gồm toàn bộ tài liệu một cách chi tiết. Bản tóm tắt và hợp đồng chống leo thang là cùng một tài liệu.

Viết ra những gì không được bao gồm

Danh sách loại trừ là một nửa trang ít được sử dụng nhất trong lĩnh vực làm việc tự do. Mọi thứ bạn không nghĩ đến để hỏi đều được người làm việc tự do coi là bao gồm hoặc loại trừ — và giả định của họ và của bạn sẽ không khớp. Viết ba hoặc bốn loại trừ làm cho cả hai giả định đều hiển thị trong ba mươi giây.

Các loại trừ hữu ích trong một công việc điển hình: viết nội dung mà bạn cho rằng mình đang cung cấp bản sao; hình ảnh và giấy phép kho; lưu trữ, tên miền và đăng ký của bên thứ ba; bảo trì liên tục sau khi giao hàng; đào tạo hoặc tài liệu; di chuyển dữ liệu hiện có; và bất cứ điều gì phụ thuộc vào việc bên thứ ba cấp quyền truy cập.

Nó cũng bảo vệ người làm việc tự do khỏi một đánh giá xấu về điều mà họ chưa bao giờ đồng ý làm, đó là lý do tại sao những người giỏi lại hoan nghênh nó thay vì chống lại nó. Nếu ai đó phản ứng tiêu cực khi được hỏi điều gì bị loại trừ, đó là thông tin sớm và rẻ về cách phần còn lại của công việc sẽ diễn ra.

Giữ nó ngắn gọn và cụ thể. Bốn loại trừ sắc bén về những điều bạn thực sự có thể tưởng tượng đang tranh cãi sẽ tốt hơn một trang văn bản pháp lý mà cả hai bạn đều không đọc.

Sửa đổi: nguồn gốc lớn nhất của sự leo thang

Nhiều dự án bị vượt quá do sửa đổi hơn bất kỳ nguyên nhân nào khác, bởi vì “một sửa đổi” là một từ có tính đàn hồi tuyệt vời. Hai điều cần được thống nhất: bao nhiêu vòng và một vòng là gì.

Một vòng là một tập hợp phản hồi được hợp nhất, được gửi một lần và được thực hiện một lần. Mười một tin nhắn riêng biệt trong ba ngày không phải là một vòng — chúng là mười một lần gián đoạn, và chúng tốn kém hơn nhiều so với cùng một ghi chú được gửi cùng nhau. Gộp phản hồi của bạn và gửi nó dưới dạng một danh sách duy nhất. Đây là thói quen mang lại lợi nhuận cao nhất trong toàn bộ hướng dẫn.

Hai hoặc ba vòng là bình thường đối với hầu hết các công việc sáng tạo. Điều quan trọng hơn số lượng là sự phân biệt giữa một sự điều chỉnh và một hướng đi mới. Một sự điều chỉnh khắc phục một điều gì đó không đạt được bản tóm tắt đã thỏa thuận. Một hướng đi mới yêu cầu một điều gì đó mà bản tóm tắt chưa bao giờ chỉ định, hoặc đảo ngược một quyết định bạn đã phê duyệt trước đó. Điều đầu tiên được bao gồm; điều thứ hai là một sự thay đổi.

Hãy nói rõ ràng và không ngượng ngùng: “Cái thứ hai này là tôi thay đổi ý định chứ không phải bạn làm sai — làm theo cách đó sẽ tốn bao nhiêu?” Câu nói duy nhất đó ngăn chặn nhiều mối quan hệ làm việc tự do tồi tệ hơn bất kỳ điều khoản hợp đồng nào, bởi vì nó loại bỏ sự oán giận ở cả hai bên.

Cuối cùng, hãy nhận được sự chấp thuận từ mọi người trước khi vòng bắt đầu. Bản sửa đổi tốn kém nhất trong lĩnh vực làm việc tự do là bản sửa đổi được kích hoạt bởi một đồng nghiệp nhìn thấy công việc lần đầu tiên sau khi bạn đã phê duyệt nó.

Một quy trình thay đổi mất hai phút

Bạn không cần phần mềm quản lý dự án. Bạn cần một thói quen với ba bước, được áp dụng mỗi khi có điều gì đó mới xuất hiện.

• 1. Đặt tên cho nóHãy nói to rằng nó là mới: “Điều này không có trong bản tóm tắt ban đầu.” Đặt tên cho nó ngăn nó trôi vào như một giả định.
• 2. Định giá nóHỏi xem nó thêm bao nhiêu tiền và bao nhiêu thời gian. Đôi khi câu trả lời là không có gì, và nó được hấp thụ với thiện chí ở cả hai bên — nhưng bây giờ nó là một món quà chứ không phải là một kỳ vọng.
• 3. Quyết định nóTrong hoặc ngoài, bằng văn bản, trong cùng một luồng. Đừng để nó không được trả lời, bởi vì một thay đổi chưa được quyết định vẫn được xây dựng và tranh cãi sau này.

Ghi lại các quyết định với ngày tháng. Một trang duy nhất liệt kê những gì đã được đồng ý và khi nào kết thúc hầu hết mọi tranh chấp “nhưng chúng tôi đã nói” trước khi nó bắt đầu, và chỉ mất vài giây mỗi ngày để duy trì.

Thực hiện tất cả trong một kênh. Nếu một nửa số thay đổi được đồng ý trong một ứng dụng trò chuyện và một nửa trong email, thì không có hồ sơ, và người có trí nhớ tốt hơn sẽ thắng cuộc tranh luận chứ không phải người đúng. Trên Zinn Hub, luồng đặt hàng là nơi tự nhiên cho việc này, vì nó vẫn gắn liền với đơn hàng.

Dấu hiệu cảnh báo sớm

Sự leo thang dễ dàng ngăn chặn sớm và đau đớn khi ngăn chặn muộn. Đây là những tín hiệu đáng để phản ứng vào ngày bạn nhận thấy chúng.

Bạn bắt đầu mở đầu các yêu cầu bằng “nhanh” hoặc “nhỏ”. Từ đó hầu như luôn mang ý nghĩa xin lỗi, và đó là một dấu hiệu đáng tin cậy cho thấy bạn biết yêu cầu đó nằm ngoài những gì bạn đã trả tiền.

Các vòng sửa đổi ngừng hội tụ. Vòng ba phải nhỏ hơn vòng hai. Nếu mỗi vòng có cùng kích thước hoặc lớn hơn, bạn không tinh chỉnh một hướng — bạn đang khám phá, đó là một công việc khác và lớn hơn.

Một người mới xuất hiện với những ý kiến. Một bên liên quan đến muộn hầu như luôn mang đến một sự thay đổi hướng. Hãy đưa ý kiến của họ vào vòng tiếp theo một cách chính thức thay vì để nó đến dưới dạng một loạt các bình luận được chuyển tiếp.

Người làm việc tự do trở nên im lặng hoặc chậm chạp. Đôi khi đây là những khách hàng khác. Thường thì đó là một người làm việc không được trả lương và mất đi sự nhiệt tình. Hỏi trực tiếp — “chúng ta có đang vượt quá phạm vi ban đầu không?” — là hào phóng và thường nhận được câu trả lời trung thực.

Bạn không thể mô tả những gì còn lại phải làm. Nếu cả hai bạn đều không thể liệt kê các mục còn lại, định nghĩa về hoàn thành đã tan biến. Dừng lại, viết danh sách, đồng ý với nó và bắt đầu lại từ đó.

Khi người làm việc tự do gây ra sự leo thang

Không phải lúc nào cũng là người mua. Thỉnh thoảng sự mở rộng đến từ phía bên kia, và nó trông đủ khác biệt để đáng được gọi tên.

Phiên bản phổ biến nhất là có ý tốt: một người làm việc tự do nhiệt tình thêm những thứ bạn chưa bao giờ yêu cầu vì họ nghĩ nó cải thiện công việc. Đôi khi nó có. Nó cũng làm chậm việc giao hàng, tạo ra thứ mà bạn phải duy trì, và đôi khi đi kèm với một hóa đơn. Cách khắc phục là một quy tắc được thống nhất ngay từ đầu: những ý tưởng hay được hoan nghênh, nhưng chúng được đề xuất trước khi chúng được xây dựng.

Phiên bản ít lành tính hơn là khi các khoản phụ phí xuất hiện dưới dạng những bất ngờ có thể tính phí vào cuối công việc — một phiên bản “cao cấp” của một thứ mà bản tóm tắt đã mô tả, hoặc một khoản phí cho các tệp nguồn luôn được ngụ ý. Một danh sách các sản phẩm bàn giao rõ ràng và một danh sách loại trừ làm cho điều này gần như không thể, đó là một lý do khác để viết chúng.

Cũng có công việc được báo giá thấp, nơi một người làm việc tự do định giá một cách lạc quan và bắt đầu cắt giảm để tồn tại. Triệu chứng là chất lượng giảm xuống thay vì phạm vi tăng lên. Nếu một báo giá thấp hơn đáng kể so với tất cả những gì bạn nhận được, đó là một câu hỏi đáng giá hơn là một sự ăn mừng.

Trong cả ba trường hợp, phản ứng đều giống nhau: quay lại phạm vi đã viết, so sánh nó với những gì đang xảy ra và có một cuộc trò chuyện rõ ràng thay vì một loạt các gợi ý. Hướng dẫn của chúng tôi về quản lý một người làm việc tự do từ xa bao gồm cách nêu vấn đề mà không làm hỏng mối quan hệ.

Giá cố định hay theo giờ: cái nào chống lại sự leo thang tốt hơn

Cả hai mô hình đều xử lý sự leo thang, nhưng chúng xử lý khác nhau, và sự khác biệt là về việc ai chịu rủi ro chứ không phải cái nào rẻ hơn.

Giá cố định đặt ra giới hạn về tiền bạc. Người làm việc tự do đã định giá một công việc cụ thể, vì vậy bất cứ điều gì nằm ngoài đó đều rõ ràng nằm ngoài đó và cuộc trò chuyện diễn ra tự nhiên. Điều đó làm cho việc định giá cố định trở thành cấu trúc chống "phình to" mạnh mẽ hơn — miễn là định nghĩa tốt. Giá cố định trên một bản tóm tắt mơ hồ là điều tồi tệ nhất của cả hai thế giới: người làm việc tự do phải bảo vệ một ranh giới mà không ai vẽ ra, và thường bỏ cuộc.

Giá theo giờ hấp thụ sự thay đổi một cách suôn sẻ, bởi vì công việc bổ sung đơn giản là tốn thêm giờ. Điều nó không làm là ngăn bạn chi tiêu. Sự "phình to" vẫn xảy ra, nó chỉ xuất hiện trên hóa đơn thay vì trong không khí, vì vậy công việc theo giờ cần một giới hạn ngân sách và một nhịp độ kiểm tra thay vì một tài liệu phạm vi.

Đối với hầu hết người mua thuê một người làm việc tự do cho một công việc cụ thể, giá cố định cộng với một định nghĩa hoàn thành được viết đúng là mặc định phù hợp. Dành công việc theo giờ cho công việc thực sự mang tính khám phá mà không ai có thể nói trước được kết quả cuối cùng trông như thế nào — và chấp nhận rằng trong trường hợp đó bạn đang mua thời gian, không phải kết quả.

Dù bạn chọn cách nào, mức giá thị trường thay đổi rất lớn tùy theo phạm vi, độ phức tạp và kinh nghiệm. Hướng dẫn của chúng tôi về chi phí của một trang web và chi phí SEO tự do đưa ra các phạm vi điển hình và, hữu ích hơn, giải thích các biến số nào làm thay đổi giá.

Giữ phạm vi chặt chẽ trên Zinn Hub

Trên Zinn Hub, cơ chế nền tảng hoạt động có lợi cho phạm vi chặt chẽ, miễn là bạn sử dụng chúng một cách có chủ đích. Người bán được gọi là Zinners và danh sách của họ là Zinns; một Zinn là một dịch vụ giá cố định với phạm vi được mô tả trên danh sách, vì vậy phần lớn công việc định nghĩa đã được thực hiện trước khi bạn đặt hàng. Người mua không phải trả phí nền tảng, tất cả giá đều bằng USD và các đánh giá yêu cầu một giao dịch mua đã được xác nhận.

Các đơn hàng được đặt và thanh toán toàn bộ — không có thanh toán theo giai đoạn hoặc theo mốc — vì vậy công việc bổ sung thường được xử lý như một đơn hàng riêng biệt thay vì thay đổi đơn hàng ban đầu. Điều đó nghe có vẻ như một chi tiết hành chính, nhưng nó lại là cơ chế chống "phình to" hiệu quả nhất trên nền tảng: một đơn hàng bổ sung có giá riêng và phạm vi riêng, và không có sự mơ hồ nào về việc liệu nó có được bao gồm hay không. Nếu bạn muốn hiểu cách thức hoạt động của mặt tiền, hãy xem escrow là gì và nó bảo vệ bạn như thế nào.

Đối với công việc cần định hình trước, đăng một dự án miễn phí với định nghĩa hoàn thành và các loại trừ của bạn được ghi vào bản tóm tắt, và chọn từ các đề xuất được gửi lại — bản thân các đề xuất sẽ cho bạn biết ai đã đọc nó. Các danh mục như thiết kế lại trang web và viết nội dung và quảng cáo bán hàng là những điểm khởi đầu tốt, và bạn có thể duyệt trực tiếp những người theo một kỹ năng duy nhất như viết nội dung hoặc mở các dịch vụ được gắn thẻ viết nội dung.

Đối với các công việc nhỏ, được xác định rõ ràng, Micro Zinns là lựa chọn phù hợp tự nhiên. Chúng là các dịch vụ giá cố định với giá $5, $10, $15 hoặc $20 với một sản phẩm bàn giao được mô tả chặt chẽ, điều này khiến chúng gần như không thể bị "phình to" theo cấu trúc. Duyệt chúng ở cấp $15, hoặc theo danh mục cho sửa lỗi và điều chỉnh trang web hoặc nội dung trang web. Công việc web lớn hơn bắt đầu một cách hợp lý từ thị trường thiết kế web.