Как работать с фрилансерами в разных часовых поясах

Наем сотрудников за пределами вашего часового пояса имеет плохую репутацию, которую он на самом деле не заслужил. Жалобы почти всегда касаются планирования — звонок в неподходящий час, срок, который наступил на день раньше, вопрос, который остался без ответа на ночь — и почти никогда не касаются самой работы. Расстояние не меняет того, насколько хорошо кто-то умеет создавать веб-сайт; оно меняет то, когда вы можете поговорить с ним об этом.

Хорошая новость заключается в том, что проблемы с планированием имеют механические решения. Как только вы установите четкое окно совпадения, решите, что действительно требует живого разговора, и выработаете привычку однозначно указывать время, двенадцатичасовой разрыв перестанет быть препятствием и начнет быть полезным: работа происходит, пока вы спите, а вы просматриваете ее за чашкой кофе. Вот как это настроить.

Часовой пояс — это проблема планирования, а не качества

Стоит разделить эти два понятия, потому что покупатели регулярно их путают. Удаленность не влияет на навыки, надежность или качество общения — это свойства человека, и вы оцениваете их так же, как и человека с соседней улицы: портфолио, отзывы, короткий оплачиваемый тест, настоящий разговор. Что действительно влияет на расстояние, так это количество часов в день, когда вы оба бодрствуете.

Это различие важно, потому что оно говорит вам, что нужно исправить. Если кто-то опаздывает с доставкой, ответ — более четкий срок и ритм проверки, а не более близкий адрес. Если кто-то неправильно понимает задание, ответ — лучшее задание. Только один класс проблем — Мне нужен ответ в течение следующих двадцати минут — действительно вызван часами, и большинство работ не содержит много таких.

Существует реальный компромисс, и честно назвать его: меньшее количество общих часов означает более медленный обмен информацией по любым неоднозначным вопросам. Способ вернуть это время — заранее устранить неоднозначность, что является хорошей идеей в любом случае. Наше руководство по написанию технического задания, которое получает отличные предложения, является самым эффективным, что вы можете сделать, прежде чем нанимать кого-либо на любом расстоянии.

Ловушка летнего времени, которая нарушает ваш календарь

Это то, что ловит почти всех, поэтому стоит понять это правильно, а не обходить стороной.

Большинство людей, нанимая кого-то за границей, один раз вычисляют разницу — они на пять часов опережают меня — записывают ее на стикер и используют до конца года. Это число надежно только в том случае, если ни одна из стран не переводит часы. На практике многие страны Европы и Северной Америки, а также части Океании и Южной Америки переводят часы вперед и назад раз в год. Большая часть Азии и большая часть Африки вообще не переводят свои часы. Страны, которые меняют время, также не меняют его в одну и ту же дату, а страны южного полушария переводят часы в противоположный сезон.

В результате разница между двумя местами не является постоянной. Она может меняться дважды в год, и есть короткие окна — иногда длиной в пару недель — когда одна сторона уже перевела часы, а другая нет, поэтому разница на короткое время становится чем-то, чего никто из вас не ожидает. Поэтому каждое правило на X часов раньше, которое вы записываете, неверно в течение части года, и те части, в которых оно неверно, — это именно те недели, когда пропущенный звонок наиболее раздражает.

Решение простое и постоянное: никогда не храните смещение. Храните место. Скажите 09:00 в Лиссабоне или 14:00 в Маниле, а не ваше время плюс шесть. Пусть календарное приложение само определит, что это означает для каждого из вас в нужный день, и проверяйте текущее местное время в обоих местах всякий раз, когда собираетесь что-то подтвердить. Эта привычка навсегда устраняет весь класс проблем для каждой страны, с которой вы когда-либо будете работать.

Поиск вашего реального окна совпадения

Ваше совпадение — это не арифметическая разница между двумя зонами. Это пересечение часов, когда вы действительно доступны, и часов, когда они действительно работают — это меньшее и гораздо более полезное число.

Задайте два вопроса, прежде чем нанимать, и задайте их прямо. Во-первых: каковы ваши обычные рабочие часы по вашему местному времени? Во-вторых: сколько времени вам нужно для звонка вне этих часов? Ответы покажут вам, будет ли отношение комфортным. Тот, кто предлагает двухчасовое окно, которое случайно приходится на ваш день, гораздо легче нанимается, чем тот, чей день заканчивается, когда начинается ваш, независимо от того, что говорит сырая разница во времени.

Двух часов реального совпадения достаточно для большинства фрилансерских работ. Один час работоспособен, если вы дисциплинированы в группировке вопросов. Нулевое совпадение возможно, но требует, чтобы все было асинхронным, что, в свою очередь, требует брифов, которые выживают без дополнительных вопросов — это реальное ограничение, и стоит быть честным с собой, прежде чем брать на себя обязательства.

Защитите совпадение, как только вы его получите. Не заполняйте его звонком о статусе, который мог бы быть тремя строками текста. Используйте его для того, что работает только вживую: разрешение разногласий, просмотр дизайна, принятие решения, которое крутилось в письменном виде.

Асинхронная работа по умолчанию

Асинхронная работа означает предположение, что ответ придет позже, и составление сообщения таким образом, чтобы это позже было приемлемым. Это навык, и это самый большой фактор, определяющий, будет ли удаленный найм легким или изнурительным.

Основная привычка — никогда не отправлять сообщение, на которое можно ответить только другим вопросом. Вместо вы свободны поговорить о заголовке? отправьте: Заголовок слишком высокий на мобильном. Пожалуйста, уменьшите его, чтобы первый абзац был виден без прокрутки на стандартном экране телефона. Если это нарушает привязку логотипа, используйте сложенный вариант. Если вы не согласны с чем-либо из этого, скажите мне почему и оставьте как есть. На это сообщение можно отреагировать за ночь, пока вы спите.

Группируйте свои вопросы. Пять вопросов, отправленных по одному в течение рабочего дня, превращаются в пять отдельных ночных циклов — почти неделю прошедшего времени для того, что могло занять один. Соберите их, отправьте вместе и отвечайте на их вопросы таким же образом.

Предлагайте варианты, а не начинайте обсуждение. Вы предпочитаете А или Б, а если ни то, ни другое не подходит, сделайте В и скажите мне почему решается за один цикл. Что вы думаете? решается за три. Если решение действительно зависит от вашего суждения, заранее авторизуйте его меньшую версию: если это займет меньше часа работы, просто сделайте это и скажите мне.

Записывайте короткие видео с экрана вместо того, чтобы описывать визуальные проблемы прозой. Девяносто секунд записанного экрана с комментариями содержат больше информации, чем восемьсот слов, и их можно посмотреть в любое время. Это также самый быстрый способ дать обратную связь по дизайну без звонка.

Записка о передаче: превращение разрыва в преимущество

Команда, распределенная по всему миру, может работать почти непрерывно, но только если каждая сторона целенаправленно передает дела. Механизм — это короткая письменная заметка в конце каждой рабочей сессии — одни и те же три строки каждый раз.

• ВыполненоЧто фактически изменилось с момента последней заметки, в одной строке. Не список действий — список того, что теперь завершено.
• ДалееЧто будет взято в работу следующим, чтобы другая сторона знала, что не нужно дублировать.
• ЗаблокированоВсе, что не может быть продолжено без решения или актива, явно названного, с поставленным вопросом, на который можно ответить без ответного сообщения.

Строка заблокировано — это то, что делает всю привычку ценной. Блокировка, возникшая в конце их дня, разрешается в течение вашего и устраняется до того, как они снова начнут, так что ничто не ждет полного цикла. Блокировка, поднятая в чате в случайный час, пропускается и стоит дня.

Храните заметку в том же месте, что и работу. В Zinn Hub поток заказов — очевидное место: он остается прикрепленным к заказу, обе стороны могут найти его позже, и никому из вас не нужно вспоминать, в каком приложении было важное предложение.

Бронирование звонков, на которые люди действительно приходят

Большинство пропущенных звонков в разных часовых поясах связаны с неправильным бронированием, а не с забывчивостью. Несколько правил устраняют почти все это.

Отправляйте приглашение в календарь, а не договаривайтесь о времени в сообщении. Приглашение содержит часовой пояс и корректно отображается в обоих календарях; предложение в чате — нет. Если ваш собеседник не использует общую календарную систему, отправьте время, написанное в обоих местных часовых поясах, и попросите его подтвердить вам его в своем.

Никогда не пишите просто число. 15:00 бессмысленно через границу, а 15:00 по моему времени лишь немного лучше, потому что предполагает, что они знают, где вы находитесь и изменились ли ваши часы. Всегда пишите дату, время и город или названный часовой пояс.

Чередуйте неудобства при повторяющемся звонке. Если одна сторона всегда принимает звонок в неудобное время, это соглашение ухудшается — люди отменяют, приходят уставшими или тихо возмущаются. Обмен сторонами, которые напрягаются, — это небольшая любезность, которая поддерживает здоровые долгосрочные отношения.

Затем спросите, нужен ли вообще звонок. Очень многие звонки о статусе существуют потому, что никто не написал заметку о передаче дел. Если на встрече нет решения, замените ее тремя строками текста и верните обоим час.

Написание срока, который невозможно неправильно истолковать

К пятнице — это не срок. В одном месте пятница заканчивается, когда где-то еще только четверг после обеда, и доставка, которая прибывает точно в срок, может выглядеть как ранняя, так и поздняя, в зависимости от того, где вы находитесь.

Указывайте сроки в одной однозначной форме: день недели, календарная дата, время и указанное место. Пятница 22 августа, 17:00 по лондонскому времени может быть правильно прочитано кем угодно, где угодно, в любой месяц года. Добавьте название дня в качестве перекрестной проверки на случай путаницы с форматом даты, так как одни и те же шесть цифр означают разные дни в разных странах.

Затем укажите, кому принадлежит срок. Срок доставки для фрилансера обычно подразумевает срок проверки для вас, и задержка со стороны покупателя является наиболее частой причиной задержки проекта. Запишите оба, и относитесь к своему как к столь же обязательному.

Оставьте буфер там, где работа вливается во что-то фиксированное — запуск, печать, мероприятие. Если истинный срок — среда, попросите доставку в понедельник и объясните почему. При большом временном разрыве один пропущенный цикл стоит дня, а не часа, поэтому буфер выполняет больше работы, чем на месте.

Время ответа, доступность и что не следует обещать

Четко согласуйте ожидаемое время ответа в обоих направлениях и сделайте его щедрым. В течение одного рабочего дня — это обещание, которое обе стороны могут выполнить практически на любом расстоянии. Быстро — это вообще не обещание, и оно молча означает в течение часа для одного человека и до того, как я закончу завтра для другого.

Различайте обычные сообщения и настоящие срочные, и согласуйте отдельный маршрут для последних. Если все рассматривается как срочное, то ничто не является таковым, и фрилансер в нескольких зонах либо выгорит, наблюдая за уведомлениями, либо начнет их игнорировать. Большая часть фрилансерской работы содержит очень мало настоящих чрезвычайных ситуаций.

Не ожидайте доступности вне рабочих часов человека как само собой разумеющееся, и сами не предлагайте ее. Фрилансер, отвечающий в три часа ночи, не является лучшим поставщиком; он будет ненадежным через месяц. Устойчивость быстрее на протяжении всего проекта.

Будьте столь же реалистичны в отношении себя. Если вы исчезаете на два дня в неделю, скажите об этом в начале, чтобы это можно было спланировать. С предсказуемым медленным клиентом легко работать; с непредсказуемым — нет, независимо от того, в какой зоне он находится.

Язык, праздники и рабочая неделя

Часы — это лишь часть картины. Сама рабочая неделя не универсальна — дни, которые считаются выходными, различаются в разных странах, и государственные праздники очень по-разному распределены по миру. Неделя, которая совершенно обычна там, где вы находитесь, может содержать крупный национальный праздник где-то еще. Спросите заранее и непринужденно, есть ли в окне проекта даты, когда ваш фрилансер будет отсутствовать.

Язык заслуживает такого же внимания. Многие люди, которых вы нанимаете по всему миру, будут писать вам на своем втором или третьем языке, что ничего не говорит об их навыках. Пишите короткие предложения, избегайте идиом, помещайте одну инструкцию в каждый абзац и полностью прописывайте даты. Затем проверяйте понимание, спрашивая, как они намерены подойти к чему-либо, а не спрашивая, поняли ли они.

Zinn Hub доступен на 45 языках сайта, и если включить языки только для сообщений, то вам могут писать на 57 языках в общей сложности — так что вполне возможно, что человек, с которым вы работаете, читает платформу на своем родном языке, а пишет вам на вашем. Это стоит немного большей точности в вашей формулировке и немного большего терпения с их стороны.

Остальные аспекты рабочих отношений — ритм, обратная связь, точки обзора — следуют тем же принципам на любом расстоянии. Они описаны в нашем руководстве по управлению удаленным фрилансером без микроменеджмента.

Полное исключение арифметики

Самые надежные системы — это те, где никому не нужно ничего вычислять.

• Вторые часыДобавьте город вашего фрилансера в качестве дополнительных часов на свой телефон или компьютер. Вы будете смотреть на них перед каждым сообщением и больше никогда не будете сомневаться.
• Приглашения в календарьВсегда отправляйте одно. Оно содержит часовой пояс, обновляется при изменении часов и напоминает обеим сторонам.
• Ссылки для планированияСсылка для бронирования, которая предлагает слоты в местном времени посетителя, полностью исключает переговоры.
• Названные зоны в письменной формеУказывайте город в каждой дате, которую вы пишете. Это стоит двух слов и предотвращает самый дорогой вид недопонимания.
• Запланированная отправкаПишите, когда вам удобно, доставляйте, когда удобно им — полезно для всего, что требует внимания, а не для того, чтобы отложить на потом.

Ничто из этого не требует нового программного обеспечения. Это требует однократного решения о том, что календарь является источником истины для времени, и никогда не вычислять разницу вручную.

Наем сотрудников в разных часовых поясах на Zinn Hub

Zinn Hub — это глобальный рынок, поэтому работа в разных зонах является нормой, а не исключением. Продавцы называются Zinners, их объявления — Zinns, а Zinners проверяются с помощью государственного удостоверения личности с фотографией и доказательств их навыков и прошлой работы. Покупатели не платят комиссию платформы, все цены указаны в долларах США, а для отзывов требуется подтвержденная покупка.

Одна вещь, которую стоит знать заранее: в поиске Zinn Hub нет фильтра по стране, местоположению или часовому поясу. Доступные фильтры при просмотре Zinners — это порядок сортировки, только проверенные, категория, минимальный рейтинг, тип Zinner, способ оплаты и методы оплаты. Если для вас важны рабочие часы, спросите об этом в своем брифе или в первом сообщении, а не ищите несуществующий фильтр — и примите ответ от Zinner, поскольку мы проверяем личность и навыки, а не страну проживания.

Для работы, которая действительно требует живого совпадения — обработка входящих сообщений, управление календарем, поддержка клиентов — укажите это в своем объявлении. Вы можете опубликовать проект бесплатно, указав необходимые часы работы, просмотреть фрилансеров по исполнительной и административной поддержке, сузить поиск по одному навыку, такому как управление временем, или начать с рынка виртуальных помощников и услуг, помеченных как виртуальный помощник.

Проверьте рабочий ритм, прежде чем брать на себя обязательства. Micro Zinns — это услуги с фиксированной ценой по $5, $10, $15 или $20, поэтому один небольшой заказ покажет вам, как на самом деле выглядит полный цикл работы с этим человеком — как быстро он отвечает, насколько четко он передает дела, работает ли совпадение. Просмотрите их на уровне $10, или по категории для общей виртуальной помощи и помощи с календарем и расписанием. Метод полностью изложен в тестировании фрилансера перед тем, как взять на себя обязательства.