Как управлять удаленным фрилансером без микроменеджмента

Большинство неудачных опытов с фрилансерами вызваны не плохими фрилансерами. Они вызваны покупателем, который никогда четко не говорил, как выглядит хорошо, а затем заполнял тишину тревогой: три сообщения в день, запрос на демонстрацию экрана, быстрый звонок, который занимает полдня. Фрилансер становится оборонительным, покупатель становится подозрительным, и работа, которая должна была занять неделю, занимает три.

Решение — не больше контроля. Это лучшая структура заранее, а затем намеренно меньше контроля. Фрилансер — это поставщик, который предоставляет согласованный результат, а не младший сотрудник, нуждающийся в надзоре. Хорошо управляйте результатом, и вам почти никогда не придется управлять человеком. Вот как это настроить, в том порядке, в котором вам это действительно понадобится.

Почему управление фрилансером — это не управление сотрудником

Сотрудник получает оплату за свое время и доступность. Вы можете разумно ожидать, что он будет доступен в рабочее время, будет выполнять все, что попадает на его стол, и будет воспринимать меняющиеся задачи, потому что восприятие меняющихся задач является частью работы. Ничто из этого не относится к фрилансеру. Вы покупаете определенный результат по согласованной цене, и все, что вы добавляете потом, — это либо ваша добрая воля, которую вы тратите, либо работа, за которую вы должны платить.

Это различие немедленно меняет три вещи. Во-первых, доступность не подразумевается — у фрилансера почти наверняка есть другие клиенты, и ожидание мгновенных ответов означает ожидание быть единственным клиентом. Во-вторых, направление не бесплатно — каждый раз, когда вы меняете свое мнение, вы потребляете ресурсы, которые были оценены по первоначальному брифу. В-третьих, мотивация не управляется вами; она управляется репутацией фрилансера, повторной работой и отзывами.

Как только вы это усвоите, все отношения станут проще. Ваша задача — быть необычайно четким клиентом: точным в том, что вы хотите, быстрым в ответах на вопросы, честным в отношении сроков и предсказуемым в отношении того, когда вы будете проверять. Покупатели, которые это делают, получают первый выбор хороших фрилансеров, потому что хорошие фрилансеры говорят о том, с кем легко работать.

Правильная настройка до первого дня

Почти каждая проблема, которая проявляется на второй неделе, была создана за час до начала работы. Прежде чем разместить заказ или принять предложение, запишите и согласуйте пять вещей в одном месте.

• РезультатЧто вы получите, в каком формате и сколько. Логотип — это не результат; основной логотип, сложенный вариант и фавикон, предоставленные в форматах SVG и PNG — это результат.
• Определение готовностиТест, который вы примените при проверке. Записано, чтобы никто из вас не гадал.
• РедакцииСколько раундов включено и что считается раундом, а не новой работой.
• ДатыДата доставки и дата, к которой вы дадите обратную связь. Ваш срок также является частью расписания.
• Входные данныеЧто вы им должны: текст, изображения, логины, файлы бренда, лицо, принимающее решения, которое отвечает. Перечислите это с датами.

Если написание этого кажется тяжелой работой, то в этом и суть — вы думаете сейчас, вместо того чтобы платить кому-то за плохую работу позже. Наше руководство по написанию брифа проекта, который получает отличные предложения, подробно описывает формат, и оно также служит документом управления для всей работы.

Проводите проверку до этого этапа, а не во время него. Как только работа началась, вы управляете; вы не должны все еще решать, доверяете ли вы им. Если вы еще не уверены, сначала прочитайте как правильно проверять фрилансера.

Запуск: тридцать минут, которые сэкономят вам недели

Короткое сообщение или звонок в начале — это самые высокодоходные полчаса во всем проекте. Это не светский звонок и не повторение брифинга. Оно существует для выявления того, что письменный бриф не может: предположений, неизвестных и ограничений.

1. Попросите их воспроизвести бриф

Пусть фрилансер своими словами опишет, что, по его мнению, он создает и почему. Каждое недоразумение, которое вы здесь обнаружите, ничего вам не стоит; то же недоразумение, обнаруженное при доставке, стоит полного раунда исправлений. Если их версия лучше вашей, примите ее.

2. Спросите, что может пойти не так

Опытные фрилансеры точно знают, где обычно срывается такая работа, как ваша — клиент, который не может получить одобрение, отсутствующие активы бренда, заинтересованное лицо, которое появляется в конце. Спросите напрямую. Вы получите список рисков бесплатно от того, кто уже видел, как это проваливалось.

3. Согласуйте ритм и канал

Установите периодичность проверки, единый канал, который вы оба будете использовать, и время ответа, которое каждый из вас обязуется соблюдать. Произнесите это вслух, чтобы это было взаимным соглашением, а не вашим личным ожиданием.

4. Подтвердите, что вы им должны и когда

Повторите свои входные данные с указанием дат. Задержка со стороны покупателя является наиболее распространенной причиной задержки проекта, и это то, что никто не записывает.

Выберите ритм проверки и придерживайтесь его

Случайные контакты — враг. Если фрилансер не знает, когда вы в следующий раз попросите об обновлении, он защищается от возможности того, что это произойдет сейчас — что означает постоянное поддержание чего-то презентабельного вместо выполнения глубокой, грязной середины работы. Фиксированный ритм полностью устраняет этот налог.

Для работы на несколько дней достаточно одной проверки в середине. Для работы на несколько недель короткое письменное обновление два раза в неделю работает лучше, чем еженедельный звонок, потому что оно асинхронно и оставляет запись. Для чего-либо более длительного согласуйте постоянное время и относитесь к нему как к единственному запланированному контакту; все остальное обусловлено исключениями.

Сохраняйте формат обновления крошечным и повторяемым. Трех строк достаточно: что изменилось с прошлого раза, что дальше и что заблокировано вами. Если фрилансеру приходится писать эссе, чтобы обновить вас, он начнет писать его вместо работы, и вы изобретете отчетность о состоянии для команды из одного человека.

Сопротивляйтесь желанию запрашивать отслеживание времени для работы с фиксированной ценой. Вы купили результат; часы — это проблема фрилансера, и запрос их сигнализирует о том, что вы на самом деле не верите в цену. Если вам действительно нужна видимость часов, это сигнал, что вы должны были нанять почасово — другое решение, принятое в начале.

Одно место для работы, одно место для разговоров

Самая эффективная часть гигиены удаленной работы — это отказ от того, чтобы проект существовал в четырех местах одновременно. В первый день решите, где происходит общение и где хранятся файлы и решения — затем строго придерживайтесь этого, особенно с самим собой.

Разговор должен оставаться в одной ветке. Разделение его между почтовым ящиком торговой площадки, электронной почтой и приложением для обмена сообщениями гарантирует, что единственная важная инструкция находится в канале, который никто не искал. На Zinn Hub ветка заказа является разумным вариантом по умолчанию: она остается прикрепленной к заказу, обе стороны могут ее найти, и она не зависит от того, помните ли вы, какое приложение вы использовали.

Решениям нужен дом, который не является журналом чата. Короткий текущий документ — даже одна страница с перечислением согласованных решений с датами — пресекает большинство споров но мы же говорили до того, как они начнутся. Добавляйте строку каждый раз, когда что-то улаживается. Это занимает секунды и является самой дешевой страховкой во фрилансе.

Файлам нужен один источник истины с четким версионированием. final-v3-REAL-final — это симптом, а не соглашение об именовании. Согласуйте, куда попадают результаты и как называется текущая версия, и убедитесь, что вы все еще можете получить к ней доступ после завершения работы.

Как давать обратную связь, которая действительно будет учтена

Расплывчатая обратная связь — самая дорогая вещь, которую производит покупатель. Мне это не нравится стоит полного раунда пересмотра и ничему не учит фрилансера, что делать по-другому. Хорошая обратная связь имеет три свойства: она конкретна, она привязана к заданию и она приоритетна.

Будьте конкретны в отношении вещи, а не чувства. Не домашняя страница кажется холодной, а заголовок героя звучит как корпоративный; в нашем задании было сказано, что тон должен звучать как разговор человека. Укажите на элемент и причину. Если вы действительно не можете сформулировать причину, скажите об этом честно и опишите желаемый эффект — это все еще пригодно для использования.

Привяжите это к согласованному заданию. Обратная связь, которая восходит к тому, что вы оба записали, является исправлением. Обратная связь, которая не является таковой, является новым требованием, и называя ее тем, чем она является, сохраняет отношения чистыми. Это различие является всей темой нашего руководства по избеганию разрастания объема работ в проекте фрилансера.

Расставляйте приоритеты безжалостно и отправляйте один раз. Объедините свои заметки в одно сообщение, отметьте, что нужно исправить, а что является предпочтением, и не отправляйте по частям. Фрилансер, который получает одиннадцать отдельных комментариев в течение двух дней, будет рассматривать их в порядке получения, а не в порядке важности, и потратит на это целый раунд.

Наконец, скажите, что работает. Не из вежливости — как информацию. Сообщить кому-то, какие части сохранить, так же директивно, как и сказать им, что изменить, и это предотвращает тихое уничтожение понравившейся вам части при пересмотре.

Разбивка большой работы на этапы для проверки

На чем-либо существенном не ждите до конца, чтобы посмотреть. Согласуйте точки проверки, где фрилансер показывает вам что-то маленькое и дешевое для изменения, прежде чем это станет чем-то большим и дорогим для изменения: карта сайта до дизайна, каркас до визуального оформления, план до десяти тысяч слов, один образец до партии из пятидесяти.

Речь идет о ранней проверке, а не о поэтапной оплате. На Zinn Hub заказ размещается и оплачивается как единый заказ — нет поэтапных или промежуточных платежей — поэтому точки проверки являются рабочим соглашением между вами и Zinner, а не механизмом оплаты. Если вы хотите узнать, как на самом деле работает денежная сторона, мы рассказываем об этом в что такое эскроу и как оно вас защищает.

Сохраняйте каждую точку проверки действительно маленькой. Ценность заключается в том, чтобы поймать неправильное направление, пока это еще одна страница работы. Точка проверки, которая приходит, когда восемьдесят процентов работы уже выполнено, не является точкой проверки; это доставка с дополнительной церемонией.

И отвечайте быстро. Проверка этапа, которую вы откладываете на четыре дня, наносит больший ущерб графику, чем что-либо, что, вероятно, сделает фрилансер, потому что они не могут продолжить и не могут легко заполнить пробел работой кого-то другого в короткие сроки.

Что делать, когда что-то идет не так

Иногда что-то идет не так, и разница между восстанавливаемой работой и потерянной почти всегда заключается в том, как рано вы что-то говорите. Покупатели склонны ждать, надеясь, что следующий черновик исправит это, а затем в конце приходят в ярость из-за проблем, о которых фрилансер никогда не знал.

Назовите пробел рано и фактически. Последние два обновления задерживались на день каждое, и я еще не видел второй раздел — мы все еще успеваем к пятнице? — это вопрос, а не обвинение, и он дает честному фрилансеру шанс рассказать вам правду о своей неделе.

Отделите проблему качества от проблемы коммуникации. Если работа в порядке, но обновления нет, исправьте ритм. Если обновления в порядке, но работа нет, вернитесь к заданию и проверьте, действительно ли они не справляются с ним или вы передумали. Эти две ситуации выглядят одинаково снаружи и имеют совершенно разные решения.

Установите одну четкую точку восстановления, а не серию предупреждений: конкретную вещь, доставленную к определенной дате, которая вернет работу в нужное русло. Если она достигнута, продолжайте и перестаньте беспокоиться. Если нет, у вас есть четкое решение, которое нужно принять, вместо неопределенного дрейфа.

Если отношения полностью испортились, решайте это через платформу, а не спорами в ветке. Zinn Hub имеет процесс разрешения споров и отмен, а запись заказа — задание, сообщения, доставки — это именно те доказательства, которые нужны этому процессу. Сохранение разговора в одном месте, как указано выше, делает это возможным.

Работа с разными языками и стилями работы

Наем по всему миру означает, что значительная часть людей, с которыми вы работаете, будет писать вам на своем втором, третьем или четвертом языке. То, что их английский менее беглый, чем ваш, ничего не говорит об их навыках и довольно много о том, сколько языков они знают.

Пишите так, чтобы вас поняли, а не чтобы звучало естественно. Короткие предложения, одна инструкция на абзац, никаких идиом, никакого сарказма и даты, написанные полностью. Давайте отложим это и примерно оценить — это те фразы, которые тихо приводят к неправильной работе.

Подтвердите понимание, не покровительствуя. Вопрос можете ли вы рассказать мне, как вы планируете подойти ко второй части? дает вам проверку понимания и полезный ответ одновременно. Вопрос вы поняли? всегда дает да.

Zinn Hub доступен на 45 языках сайта, и если включить языки только для сообщений, вы можете получать сообщения на 57 языках в общей сложности — так что Zinner вполне может читать платформу на своем родном языке, а писать вам на вашем. Предполагайте добросовестность в формулировках и будьте явными в отношении всего, где неправильное прочтение было бы дорогостоящим.

Часовые пояса — это другая половина этого. Если ваш фрилансер работает, пока вы спите, это преимущество, если вы правильно настроите его, и постоянное раздражение, если нет — механика описана в нашем руководстве по работе с фрилансерами в разных часовых поясах.

Доступ, передача и хранение ключей

Управление доступом негламурно, и именно здесь покупатели сильно страдают. Предоставляйте минимальный доступ, необходимый для выполнения работы, из ваших учетных записей. Создайте отдельного пользователя для фрилансера, а не передавайте свой собственный пароль, и удалите его по окончании работы.

Владейте основами сами. Домены, хостинг, рекламные аккаунты, аналитика и списки в магазинах приложений должны быть зарегистрированы на ваше имя с вашим биллингом, а фрилансер добавлен в качестве пользователя. Сайты и кампании, которые перестраиваются с нуля год спустя, обычно перестраиваются потому, что оригинал находился в чужой учетной записи.

Согласуйте передачу как часть результата, а не как запоздалую мысль. Исходные файлы, редактируемые форматы, короткая заметка о том, как все структурировано, и любые созданные в процессе учетные данные. Если этого нет в задании, этого нет в цене, и запрос этого в конце является запросом на изменение.

Право собственности на саму работу — авторские права, лицензии, что вы можете делать с дизайном или частью кода впоследствии — варьируется в зависимости от юрисдикции и от того, о чем вы договорились. Это руководство является общей информацией, а не юридической консультацией; если права имеют коммерческое значение, зафиксируйте их в письменной форме в начале и получите надлежащую консультацию для вашей страны.

Управление Zinner на Zinn Hub

На Zinn Hub продавцы называются Zinners, а их объявления — Zinns. Zinners проверяются с помощью государственного удостоверения личности с фотографией и доказательств их навыков и прошлой работы, а для отзывов требуется подтвержденная покупка — поэтому профиль, который вы читаете, был заработан, а не написан. Покупатели не платят комиссию платформы, и все цены указаны в долларах США.

Есть три способа начать рабочие отношения, и каждый из них определяет, как вы будете ими управлять. Вы можете купить Zinn по фиксированной цене, что является самым узким объемом и наименьшим управлением. Вы можете разместить проект бесплатно с вашим заданием и бюджетом и выбрать из предложений, которые поступят, что подходит для работы, требующей формирования. Или вы можете напрямую просмотреть виртуальных помощников и фрилансеров поддержки, сузить поиск по одному навыку, такому как управление проектами, и пригласить понравившихся людей в ваше задание.

Если вы нанимаете для постоянной помощи, а не для разовой, то рынок виртуальных помощников и услуги, помеченные как виртуальный помощник, являются правильными отправными точками, а управление проектами — это отдельная категория, если вы хотите, чтобы кто-то руководил работой, а не выполнял ее.

Прежде чем вступать в длительные отношения, проведите оплачиваемое пробное тестирование. Micro Zinns — это услуги по фиксированной цене в $5, $10, $15 или $20, что делает реальный тестовый заказ достаточно дешевым, чтобы быть ошибкой округления. Просмотрите их на уровне $10 или по категории для помощи в управлении проектами — метод полностью изложен в тестировании фрилансера перед тем, как вы возьмете на себя обязательства.