Как избежать расширения объема работ во фриланс-проекте

Никто не собирается вызывать расширение объема работ. Оно появляется в виде серии совершенно разумных предложений: пока вы там, не могли бы вы…, это должно быть быстро…, еще одна версия…. Каждое из них маленькое. Вместе они превращают трехдневную работу в двухнедельную и превращают фрилансера, которому нравилось работать с вами, в того, кто тихо отклоняет следующий запрос.

Интересная особенность расширения объема работ заключается в том, откуда оно берется. Обычно это не фрилансер, занижающий цену, или покупатель, создающий трудности. Это бриф, который никогда не определял, как выглядит готовый продукт, поэтому не было границы, которую можно было бы пересечь. Исправьте эту одну вещь, и большая часть проблемы исчезнет — а остальное превратится в короткий, безэмоциональный разговор о цене.

Что на самом деле представляет собой расширение объема работ

Расширение объема работ — это любое расширение работы за пределы согласованного, без соответствующего изменения цены или срока. Последняя часть делает его расширением, а не изменением: добавление работы и оплата за нее — это обычная коммерческая сделка. Добавление работы и ожидание сохранения первоначальной цены — вот где наносится ущерб.

Оно проявляется в четырех узнаваемых формах. Это добавление — дополнительные страницы, дополнительные форматы, еще один размер для социальных сетей. Это замена — тот же объем работы, но переделанный под другую идею, что на самом деле является второй работой, замаскированной под доработку. Это уточнение — бесконечная серия пятиминутных правок, которые по отдельности ничего не стоят, а в совокупности отнимают дни. И это расширение контекста — появляется новый заинтересованный участник с мнениями, которые бриф не предвидел.

Уточнение является наиболее опасным, потому что его труднее всего назвать. Ни один отдельный запрос не является необоснованным, поэтому отказ от любого из них кажется мелочным. Единственная защита — это заранее согласованный лимит, поэтому существуют раунды доработок, и поэтому их стоит записывать даже для небольшой работы.

Почему это происходит и почему это обычно покупатель

Честная версия неудобна, но полезна: большая часть расширения объема работ создается покупателем, и большая часть его создается до начала работы, из-за недостаточного обдумывания того, что на самом деле требовалось.

Иногда это настоящее открытие — вы не знали, что вам нужно, пока не увидели черновик, что законно и нормально. Иногда это отложенное принятие решений, когда выбор, который должен был быть сделан в брифе, делается во второй редакции. Иногда это заинтересованный участник, с которым никогда не консультировались, появляющийся в конце с совершенно другим мнением. А иногда это простой оппортунизм: фрилансер прямо здесь, он помогает, и спрашивать кажется дешевле, чем не спрашивать.

Фрилансеры усугубляют ситуацию, будучи сговорчивыми. Почти все они говорят да на первые три небольших запроса, потому что хотят, чтобы отношения работали, и беспокоятся о отзыве. К тому времени, когда ситуация действительно выходит из-под контроля, сказать нет означает противоречить трем предыдущим да, что гораздо сложнее, чем сказать нет в начале.

Таким образом, покупатель держит большинство рычагов. Если вы хотите, чтобы работа оставалась в рамках своего объема, вы должны быть тем, кто определяет границы, потому что человек, которому вы платите, вряд ли будет обеспечивать их от вашего имени.

Во что на самом деле обходится расширение объема работ

Заманчиво думать, что расширение — это проблема фрилансера: он назвал цену, он поглощает перерасход. На практике покупатель тоже платит, только не наличными.

• ВремяКаждый добавленный пункт отодвигает дату доставки. Работа, которая была связана с запуском, кампанией или сроком печати, является дорогостоящим видом задержки.
• КачествоФрилансер, выполняющий неоплачиваемую работу, делает это быстрее, а не лучше. Последние двадцать процентов работы получают наименьшее внимание.
• ДоброжелательностьДесять неоплачиваемых дополнений лишают вас права первого отказа в их календаре в следующий раз, а иногда и полностью разрушают отношения.
• СогласованностьРабота, собранная из тридцати запоздалых мыслей, выглядит именно так. Дополнения редко так же хорошо сочетаются, как что-то, разработанное целиком.
• Ваше собственное времяДрейфующая работа требует постоянного управления. Работа с четко определенным объемом почти не требует его.

Есть и ценовое последствие. Фрилансеры, которые обжигались, назначают цену с запасом, добавляя маржу на ожидаемые изменения. Покупатели с репутацией тех, кто предоставляет четкие брифы, получают более выгодные цены, потому что риск, который они просят кого-то нести, меньше.

Определите готовность до оплаты

Самый эффективный инструмент против расширения — это письменное определение готового продукта, согласованное до того, как произойдет обмен деньгами. Оно не должно быть длинным. Оно должно быть достаточно конкретным, чтобы два человека, прочитавшие его, согласились с тем, завершена ли работа.

1. Перечислите результаты как поддающиеся подсчету объекты

Веб-сайт — это не результат. Пять страниц: главная, о нас, услуги, индекс блога, контакты — это результат. Несколько графиков для социальных сетей — это не результат; девять графиков, по три размера для каждого из трех дизайнов — это результат. Если вы не можете это посчитать, вы не можете сказать, когда это сделано.

2. Назовите форматы и способ передачи

Какие типы файлов, редактируемые или сведенные, где они будут доставлены и что происходит с исходными файлами. Удивительно большое количество трений в конце проекта на самом деле является разногласием по поводу форматов, которое никогда не обсуждалось.

3. Укажите, кто что предоставляет

Текст, изображения, логины, фирменные активы, данные о продукте. Все, что вы не предоставляете, фрилансер должен либо создать, либо ждать — и то, и другое является частью объема работ. Укажите даты для ваших входных данных; задержка со стороны покупателя является наиболее распространенной причиной задержки проекта.

4. Напишите приемочный тест

Одно или два предложения, описывающие, как вы будете оценивать работу. Страницы правильно загружаются на мобильных и настольных устройствах, все ссылки работают, и предоставленный мной текст используется без изменений — это тест. Я доволен — нет, потому что это неопровержимо.

Наше руководство по написанию проектного брифа, который получает отличные предложения, подробно описывает весь документ. Бриф и анти-криповый контракт — это один и тот же документ.

Запишите, что не включено

Список исключений — это самая недооцененная половина страницы во фрилансе. Все, о чем вы не подумали спросить, по мнению фрилансера, либо включено, либо исключено — и их предположения не совпадут с вашими. Написание трех или четырех исключений делает оба предположения видимыми за тридцать секунд.

Полезные исключения для типичной работы: написание контента, если вы предполагали, что предоставляете текст; стоковые изображения и лицензии; хостинг, домены и сторонние подписки; текущее обслуживание после доставки; обучение или документация; миграция существующих данных; и все, что зависит от предоставления доступа третьей стороной.

Это также защищает фрилансера от плохой оценки за то, что он никогда не соглашался делать, поэтому хорошие фрилансеры приветствуют это, а не сопротивляются. Если кто-то плохо реагирует на вопрос о том, что исключено, это ранняя и дешевая информация о том, как пойдет остальная часть работы.

Держите его коротким и конкретным. Четыре четких исключения по вопросам, о которых вы действительно можете спорить, лучше, чем страница юридического жаргона, которую никто из вас не читает.

Редакции: самый большой источник расползания объема работ

Больше проектов выходят за рамки по количеству правок, чем по любой другой причине, потому что правка — это удивительно эластичное слово. Необходимо согласовать две вещи: сколько раундов и что такое раунд.

Раунд — это один консолидированный набор отзывов, отправленный один раз и выполненный один раз. Одиннадцать отдельных сообщений в течение трех дней — это не один раунд — это одиннадцать прерываний, и они стоят гораздо больше, чем те же заметки, отправленные вместе. Объединяйте свои отзывы и отправляйте их в виде единого списка. Это самая высокодоходная привычка во всем руководстве.

Два или три раунда — это нормально для большинства творческих работ. Важнее количества различие между исправлением и новым направлением. Исправление устраняет то, что не соответствует согласованному брифу. Новое направление запрашивает то, что бриф никогда не указывал, или отменяет решение, которое вы ранее одобрили. Первое включено; второе — это изменение.

Скажите это прямо и без смущения: Это второе — это я передумал, а не вы ошиблись — сколько будет стоить сделать это таким образом? Это единственное предложение предотвращает больше плохих отношений с фрилансерами, чем любой пункт контракта, потому что оно устраняет обиду с обеих сторон.

Наконец, получите одобрение от всех, прежде чем начнется раунд. Самая дорогая правка во фрилансе — это та, которая вызвана тем, что коллега впервые увидел работу после того, как вы ее одобрили.

Процесс изменений, который занимает две минуты

Вам не нужно программное обеспечение для управления проектами. Вам нужна привычка из трех шагов, применяемая каждый раз, когда появляется что-то новое.

• 1. Назовите этоСкажите вслух, что это новое: Этого не было в первоначальном брифе. Называние этого не дает ему превратиться в предположение.
• 2. Оцените этоСпросите, сколько это добавляет в деньгах и во времени. Иногда ответ — ничего, и это поглощается с доброй волей с обеих сторон — но теперь это подарок, а не ожидание.
• 3. Примите решениеВключить или исключить, в письменной форме, в той же ветке. Не оставляйте это без ответа, потому что неопределенное изменение все равно будет сделано, а споры о нем возникнут позже.

Ведите текущий учет решений с датами. Одна страница, перечисляющая, что было согласовано и когда, прекращает почти все разногласия но мы говорили до того, как они начнутся, и на ее ведение уходят секунды в день.

Делайте все это в одном канале. Если половина изменений была согласована в чат-приложении, а половина — по электронной почте, записи нет, и спор выигрывает тот, у кого лучше память, а не тот, кто прав. На Zinn Hub ветка заказа является естественным местом для этого, так как она остается прикрепленной к заказу.

Ранние предупреждающие знаки

Расползание легко остановить на ранней стадии и болезненно остановить поздно. Это сигналы, на которые стоит реагировать в тот день, когда вы их заметите.

Вы начинаете предварять запросы словами быстро или маленький. Это слово почти всегда выполняет извинительную функцию, и это надежный признак того, что вы знаете, что запрос выходит за рамки того, за что вы заплатили.

Раунды правок перестают сходиться. Третий раунд должен быть меньше второго. Если каждый раунд имеет тот же размер или больше, вы не уточняете направление — вы исследуете, что является другой и более крупной работой.

Появляется новый человек со своим мнением. Позднее появление заинтересованной стороны почти всегда приводит к изменению направления. Получите их вклад в следующий раунд официально, а не позволяйте ему поступать в виде серии пересылаемых комментариев.

Фрилансер замолкает или замедляется. Иногда это другие клиенты. Часто это человек, работающий без оплаты и теряющий энтузиазм. Прямой вопрос — мы сейчас вышли за рамки первоначального объема? — великодушен и обычно получает честный ответ.

Вы не можете описать, что осталось сделать. Если ни один из вас не может перечислить оставшиеся пункты, определение готовности растворилось. Остановитесь, составьте список, согласуйте его и начните с этого.

Когда фрилансер вызывает расползание объема работ

Это не всегда покупатель. Иногда расширение исходит с другой стороны, и оно выглядит достаточно по-другому, чтобы его стоило назвать.

Наиболее распространенная версия имеет благие намерения: восторженный фрилансер добавляет то, о чем вы никогда не просили, потому что считает, что это улучшает работу. Иногда это так. Это также задерживает доставку, производит то, что вам теперь нужно поддерживать, и иногда приходит со счетом. Решение — это правило, согласованное в начале: хорошие идеи приветствуются, но они предлагаются до того, как будут реализованы.

Менее доброкачественная версия — это когда дополнительные услуги появляются как платные сюрпризы на поздних этапах работы — премиум версия того, что уже было описано в брифе, или плата за исходные файлы, которые всегда подразумевались. Четкий список результатов и список исключений делают это почти невозможным, что является еще одной причиной для их написания.

Существует также недооцененная работа, когда фрилансер оценил ее оптимистично и начинает сокращать, чтобы выжить. Симптом — снижение качества, а не увеличение объема. Если предложение значительно ниже всех остальных, которые вы получили, это повод для вопроса, а не для празднования.

Во всех трех случаях ответ один и тот же: вернитесь к письменному объему работ, сравните его с тем, что происходит, и проведите один четкий разговор, а не серию намеков. Наше руководство по управлению удаленным фрилансером рассказывает, как поднять этот вопрос, не испортив отношения.

Фиксированная цена или почасовая: что лучше противостоит расползанию объема работ

Обе модели справляются с расползанием объема работ, но они справляются с ним по-разному, и разница заключается в том, кто несет риск, а не в том, что дешевле.

Фиксированная цена устанавливает денежные границы. Фрилансер оценил определенную работу, поэтому все, что выходит за ее рамки, явно находится за ее пределами, и разговор происходит естественно. Это делает фиксированное ценообразование более сильной структурой против расширения объема работ — при условии, что определение хорошее. Фиксированная цена при расплывчатом задании — это худший из двух вариантов: фрилансеру приходится защищать границу, которую никто не проводил, и обычно он отказывается от ее защиты.

Почасовая оплата плавно поглощает изменения, потому что дополнительная работа просто стоит дополнительных часов. Чего она не делает, так это не останавливает ваши расходы. Расширение объема работ все равно происходит, оно просто появляется в счете вместо того, чтобы витать в воздухе, поэтому почасовая работа требует ограничения бюджета и ритма проверок, а не документа об объеме работ.

Для большинства покупателей, нанимающих фрилансера для выполнения определенной работы, фиксированная цена плюс правильно составленное определение выполненной работы является правильным вариантом по умолчанию. Оставьте почасовую оплату для действительно исследовательских работ, где никто не может заранее сказать, как выглядит завершенная работа — и примите, что в этом случае вы покупаете время, а не результат.

Независимо от вашего выбора, рыночные ставки сильно варьируются в зависимости от объема, сложности и опыта. Наши руководства по стоимости веб-сайта и стоимости фриланс-SEO дают типичные диапазоны и, что более полезно, объясняют, какие переменные влияют на цену.

Сохранение строгого объема работ на Zinn Hub

На Zinn Hub механика платформы способствует строгому объему работ, при условии, что вы используете ее целенаправленно. Продавцы называются Zinner, а их объявления — Zinns; Zinn — это услуга с фиксированной ценой, объем которой описан в объявлении, поэтому большая часть работы по определению уже выполнена до того, как вы сделаете заказ. Покупатели не платят комиссию платформы, все цены указаны в долларах США, а для отзывов требуется подтвержденная покупка.

Заказы размещаются и оплачиваются целиком — нет поэтапных или промежуточных платежей — поэтому дополнительная работа обычно оформляется как отдельный заказ, а не как изменение к исходному. Это звучит как административная деталь, но это самый эффективный механизм против расширения объема работ на платформе: дополнительный заказ имеет свою собственную цену и свой собственный объем, и нет никакой двусмысленности относительно того, был ли он включен. Если вы хотите понять, как работает финансовая сторона, см. что такое эскроу и как он вас защищает.

Для работы, которая требует предварительной проработки, разместите проект бесплатно с вашим определением выполненной работы и исключениями, прописанными в задании, и выберите из поступивших предложений — сами предложения расскажут вам, кто его прочитал. Такие категории, как редизайн веб-сайта и копирайтинг и продающие тексты, являются хорошими отправными точками, и вы можете просматривать людей напрямую по одному навыку, например копирайтинг, или открывать услуги с тегом копирайтинг.

Для небольших, четко определенных задач Micro Zinns подходят идеально. Это услуги с фиксированной ценой по $5, $10, $15 или $20 с четко описанным результатом, что делает их практически защищенными от расширения объема работ по своей конструкции. Просмотрите их на уровне $15, или по категориям для исправления ошибок и доработок веб-сайтов или текстов для веб-сайтов. Более крупные веб-работы разумно начинать с маркетплейса веб-дизайна.