Как да работим с фрийлансъри в различни часови зони

Наемането извън вашата собствена часова зона получава лоша репутация, която всъщност не е заслужило. Оплакванията почти винаги са свързани с графика — обаждане в грешен час, краен срок, който е пристигнал ден по-рано, въпрос, който е останал без отговор през нощта — и почти никога не са свързани със самата работа. Разстоянието не променя колко добър е някой в изграждането на уебсайт; то променя кога можете да говорите с него за това.

Добрата новина е, че проблемите с графика имат механични решения. След като сте задали ясен прозорец на припокриване, решили сте какво наистина изисква разговор на живо и сте възприели навика да пишете времената недвусмислено, дванадесетчасовата разлика спира да бъде пречка и започва да бъде полезна: работата се случва, докато спите, и я преглеждате с кафе. Ето как да настроите това.

Часовата зона е проблем с графика, а не проблем с качеството

Струва си да се разделят двете, защото купувачите рутинно ги смесват. Да си далеч няма отношение към уменията, надеждността или качеството на комуникацията — това са свойства на човека и ги оценявате по същия начин, по който бихте оценили някого на съседната улица: портфолио, отзиви, кратък платен тест, истински разговор. Това, което разстоянието наистина засяга, е броят на часовете в деня, когато и двамата сте будни.

Това разграничение е важно, защото ви казва какво да поправите. Ако някой закъснява, отговорът е по-ясен краен срок и ритъм на проверка, а не по-близък адрес. Ако някой не разбира задача, отговорът е по-добра задача. Само един клас проблеми — Имам нужда от отговор през следващите двадесет минути“ — е наистина причинен от часовника, а повечето задачи не съдържат много от тях.

Има реален компромис и е честно да го назовем: по-малко споделени часове означава по-бавно обсъждане на всичко двусмислено. Начинът да си върнете това време е да премахнете двусмислието предварително, което е добра идея независимо от това. Нашето ръководство за написване на проектна задача, която получава страхотни предложения е единственото най-ефективно нещо, което можете да направите, преди да наемете някого на каквото и да е разстояние.

Капанът на лятното часово време, който нарушава календара ви

Това е нещото, което хваща почти всички, така че си струва да се разбере правилно, вместо да се заобикаля.

Повечето хора, когато наемат някого в чужбина, изчисляват разликата веднъж — те са пет часа пред мен“ — записват я на лепяща бележка и я използват през останалата част от годината. Това число е надеждно само ако нито една държава не променя часовниците си. На практика много държави в Европа и Северна Америка, заедно с части от Океания и Южна Америка, преместват часовниците си напред и назад веднъж годишно. Повечето от Азия и по-голямата част от Африка изобщо не ги преместват. Държавите, които променят, също не променят на една и съща дата една с друга, а държавите в южното полукълбо се изместват в противоположния сезон.

Резултатът е, че разликата между две места не е постоянна. Тя може да се променя два пъти годишно и има кратки прозорци — понякога няколко седмици — когато едната страна вече се е изместила, а другата не, така че разликата за кратко е нещо, което никой от вас не очаква. Всяко правило X часа напред“, което записвате, следователно е грешно за част от годината, а частите, за които е грешно, са точно седмиците, когато пропуснато обаждане е най-досадно.

Решението е просто и постоянно: никога не съхранявайте отместване. Съхранявайте място. Кажете 09:00 в Лисабон“ или 14:00 в Манила“, а не вашето време плюс шест“. Нека календарно приложение изчисли какво означава това за всеки от вас в съответния ден и проверявайте текущото местно време на двете места, когато сте на път да потвърдите нещо. Този навик премахва целия клас проблеми, за постоянно, за всяка държава, с която някога ще работите.

Намиране на вашия реален прозорец на припокриване

Вашето припокриване не е аритметичната разлика между две зони. То е пресичането на часовете, в които сте наистина на разположение, и часовете, в които те наистина работят — което е по-малко и много по-полезно число.

Задайте два въпроса, преди да наемете, и ги задайте ясно. Първо: какви са вашите нормални работни часове, във вашето местно време? Второ: колко предизвестие ви е необходимо за обаждане извън тях? Отговорите ви казват дали връзката ще бъде удобна. Някой, който предлага двучасов прозорец, който случайно попада във вашия следобед, е много по-лесен за наемане от някой, чийто ден свършва, когато вашият започва, независимо какво казва суровата разлика в зоните.

Два часа истинско припокриване са достатъчни за повечето фрийлансърски задачи. Един час е работещ, ако сте дисциплинирани относно групирането на въпроси. Нулево припокриване е възможно, но изисква всичко да е асинхронно, което от своя страна изисква задачи, които оцеляват без последващи въпроси — това е истинско ограничение и си струва да бъдете честни със себе си, преди да се ангажирате.

Защитете припокриването, след като го имате. Не го запълвайте с разговор за състоянието, който можеше да бъде три реда текст. Използвайте го за нещата, които работят само на живо: разрешаване на разногласие, преглед на дизайн, вземане на решение, което се е въртяло в кръг писмено.

Работа асинхронно по подразбиране

Асинхронната работа означава да се приеме, че отговорът ще дойде по-късно и да се проектира съобщението така, че по-късно да е добре. Това е умение и е най-големият определящ фактор дали отдалеченото наемане се чувства без усилие или изтощително.

Основният навик е никога да не изпращате съобщение, на което може да се отговори само с друг въпрос. Вместо свободни ли сте да говорим за заглавката?“, изпратете: Заглавката е твърде висока на мобилни устройства. Моля, намалете я, така че първият абзац да е видим без превъртане на стандартен телефонен екран. Ако това нарушава заключването на логото, използвайте подредения вариант. Ако не сте съгласни с някое от двете, кажете ми защо и го оставете така.“ Това съобщение може да бъде изпълнено през нощта, без да сте будни.

Групирайте въпросите си. Пет въпроса, изпратени един по един през работния ден, стават пет отделни нощни цикъла — почти седмица изминало време за нещо, което можеше да отнеме един. Съберете ги, изпратете ги заедно и отговорете на техните въпроси по същия начин.

Дайте опции, вместо да отваряте дискусия. Предпочитате ли А или Б, и ако нито едно не работи, направете В и ми кажете защо“ се разрешава в един цикъл. Какво мислите?“ се разрешава в три. Когато решението наистина зависи от вашата преценка, предварително разрешете по-малката му версия: ако е под час работа, просто го направете и ми кажете.“

Записвайте кратки видеоклипове на екрана, вместо да описвате визуални проблеми в проза. Деветдесет секунди записан екран с разказ съдържа повече информация от осемстотин думи и може да бъде гледан по всяко време. Това е и най-бързият начин да дадете обратна връзка за дизайна без обаждане.

Бележката за предаване: превръщане на пролуката в предимство

Екип, разпръснат по света, може наистина да работи почти непрекъснато, но само ако всяка страна предава работата целенасочено. Механизмът е кратка писмена бележка в края на всяка работна сесия — едни и същи три реда всеки път.

• ГотовоКакво всъщност се е променило от последната бележка, на един ред. Не списък с дейности — списък с неща, които вече са завършени.
• СледващоКакво ще бъде поето след това, за да знае другата страна какво да не дублира.
• БлокираноВсичко, което не може да продължи без решение или актив, изрично назовано, с формулиран въпрос, така че да може да бъде отговорено без отговор.

Редът блокирано“ е този, който оправдава целия навик. Блокиращ проблем, повдигнат в края на техния ден, се разрешава по време на вашия и се изчиства, преди те да започнат отново, така че нищо да не чака пълен цикъл. Блокиращ проблем, повдигнат в съобщение в чат в произволен час, се пропуска и струва един ден.

Дръжте бележката на същото място като работата. В Zinn Hub нишката на поръчката е очевидният дом: тя остава прикрепена към поръчката, и двете страни могат да я намерят по-късно и никой от вас не трябва да помни в кое приложение е било важното изречение.

Резервиране на разговори, на които хората действително се явяват

Повечето пропуснати разговори в различни часови зони са резервирани неправилно, а не забравени. Няколко правила премахват почти всичко това.

Изпратете покана за календар, вместо да се договаряте за час в съобщение. Поканата носи със себе си часовата зона и се изобразява правилно в двата календара; изречение в чат не го прави. Ако вашият колега не използва споделена календарна система, изпратете часа, написан в двете местни времена, и го помолете да ви го потвърди обратно в неговото.

Никога не пишете само число. 15:00 ч.“ е безсмислено през граница, а 15:00 ч. по мое време“ е само малко по-добре, защото предполага, че знаят къде се намирате и дали часовниците ви са сменени. Пишете датата, часа и града или наименуваната зона всеки път.

Редувайте неудобството при повтарящ се разговор. Ако едната страна винаги приема разговора в неподходящ час, това споразумение се разпада — хората отменят, пристигат уморени или тихо негодуват. Размяната на това коя страна се напряга е малка любезност, която поддържа дълга връзка здрава.

След това попитайте дали изобщо е необходим разговорът. Много разговори за състоянието съществуват, защото никой не е написал бележка за предаване. Ако срещата не съдържа решение, заменете я с три реда текст и върнете часа и на двама ви.

Написване на краен срок, който не може да бъде погрешно разбран

До петък“ не е краен срок. На едно място петък свършва, докато все още е четвъртък следобед някъде другаде, а доставка, която пристига точно навреме, може да изглежда или рано, или късно в зависимост от това къде стоите.

Пишете крайните срокове в една недвусмислена форма: ден от седмицата, календарна дата, час и наименувано място. Петък 22 август, 17:00 ч. лондонско време“ може да бъде прочетено правилно от всеки, навсякъде, през всеки месец от годината. Добавете името на деня като кръстосана проверка срещу объркване във формата на датата, тъй като едни и същи шест цифри означават различни дни в различни държави.

След това кажете на кого принадлежи крайният срок. Крайният срок за доставка за фрийлансъра обикновено предполага краен срок за преглед за вас, а забавянето от страна на купувача е най-честата причина за забавяне на проекта. Запишете и двете и третирайте вашите като еднакво обвързващи.

Оставете буфер, където работата се влива в нещо фиксирано — стартиране, печат, събитие. Ако истинският краен срок е сряда, поискайте доставка в понеделник и кажете защо. При голяма времева разлика един пропуснат цикъл струва един ден, а не един час, така че буферът върши повече работа, отколкото би на местно ниво.

Време за отговор, наличност и какво да не обещавате

Договорете изрично очаквано време за отговор, в двете посоки, и го направете щедро. В рамките на един работен ден“ е обещание, което и двете страни могат да спазват на почти всяко разстояние. Бързо“ изобщо не е обещание и мълчаливо означава в рамките на един час“ за един човек и преди да приключа утре“ за друг.

Разграничавайте рутинните съобщения от истинските спешни случаи и договорете отделен маршрут за последните. Ако всичко се третира като спешно, то нищо не е, и фрийлансър на няколко зони разстояние или ще изгори, наблюдавайки известия, или ще започне да ги игнорира. Повечето фрийлансърски задачи съдържат много малко истински спешни случаи.

Не очаквайте наличност извън работното време на някого като нещо обичайно и не я предлагайте и вие. Фрийлансър, който отговаря в три сутринта, не е по-добър доставчик; той е такъв, който ще бъде ненадежден след месец. Устойчивото е по-бързо през целия проект.

Бъдете също толкова реалистични и за себе си. Ако изчезвате за два дни в седмицата, кажете го в началото, за да може да се планира. Предсказуем бавен клиент е лесен за работа; непредсказуемият не е, независимо в коя зона се намира.

Език, празници и работна седмица

Часовниците са само част от картината. Самата работна седмица не е универсална — дните, които се броят за уикенд, се различават между страните, а официалните празници се групират много различно по света. Една седмица, която е напълно обикновена там, където сте, може да съдържа голям национален празник някъде другаде. Попитайте, рано и небрежно, дали има дати в прозореца на проекта, когато вашият фрийлансър ще отсъства.

Езикът заслужава същото внимание. Много от хората, които наемате в световен мащаб, ще ви пишат на втория или третия си език, което не казва нищо за техните умения. Пишете кратки изречения, избягвайте идиоми, поставяйте по една инструкция във всеки параграф и изписвайте датите изцяло. След това проверете разбирането, като попитате как възнамеряват да подходят към нещо, вместо да питате дали са разбрали.

Zinn Hub е наличен на 45 езика на сайта, а след като се включат езиците само за съобщения, можете да получавате съобщения на общо 57 езика — така че е напълно възможно човекът, с когото работите, да чете платформата на собствения си език, докато ви пише на вашия. Това си струва малко допълнителна прецизност във вашето изказване и малко повече търпение с тяхното.

Останалата част от работните взаимоотношения — ритъм, обратна връзка, точки за преглед — следва същите принципи на всяко разстояние. Те са обхванати в нашето ръководство за управление на отдалечен фрийлансър без микроуправление.

Пълно премахване на аритметиката

Най-надеждните системи са тези, при които никой не трябва да изчислява нищо.

• Втори часовникДобавете града на вашия фрийлансър като допълнителен часовник на телефона или компютъра си. Ще го поглеждате преди всяко съобщение и никога повече няма да се чудите.
• Покани за календарВинаги изпращайте такава. Тя носи зоната, актуализира се при смяна на часовниците и напомня на двете страни.
• Връзки за планиранеВръзка за резервация, която предлага свободни часове в собственото местно време на посетителя, премахва преговорите напълно.
• Наименувани зони в писмен видПоставяйте града във всяка дата, която пишете. Струва две думи и предотвратява най-скъпия вид недоразумение.
• Планирано изпращанеПишете, когато ви е удобно, доставяйте, когато им е удобно — полезно за всичко, което изисква внимание, а не нещо, върху което да спите.

Нищо от това не изисква нов софтуер. Изисква се еднократно решение, че календарът е източникът на истината за времето, и никога повече да не се извежда разлика на ръка.

Наемане в различни часови зони в Zinn Hub

Zinn Hub е глобален пазар, така че работата в различни зони е нормалният случай, а не изключение. Продавачите се наричат Zinners, техните обяви са Zinns, а Zinners се проверяват с издаден от правителството документ за самоличност със снимка и доказателства за техните умения и предишна работа. Купувачите не плащат такса за платформа, всички цени са в USD, а отзивите изискват потвърдена покупка.

Едно нещо, което си струва да знаете предварително: няма филтър за държава, местоположение или часова зона в търсенето на Zinn Hub. Наличните филтри при разглеждане на Zinners са ред на сортиране, само проверени, категория, минимална оценка, тип Zinner, начин на плащане и методи на плащане. Ако работното време е важно за вас, попитайте в описанието си или в първото си съобщение, вместо да търсите филтър, който не съществува — и вземете отговора от Zinner, тъй като ние проверяваме самоличността и уменията, а не държавата на пребиваване.

За работа, която наистина се нуждае от живо припокриване — покритие на входящата поща, управление на календар, поддръжка на клиенти — посочете това в обявата, която публикувате. Можете да публикувате проект безплатно, като посочите часовете, които трябва да бъдат покрити, да разгледате фрийлансъри за изпълнителна и административна поддръжка, да стесните търсенето по едно умение като управление на времето, или да започнете от пазара за виртуални асистенти и услугите, маркирани като виртуален асистент.

Тествайте работния ритъм, преди да се ангажирате с него. Micro Zinns са услуги с фиксирана цена на $5, $10, $15 или $20, така че една малка поръчка ви казва какво всъщност е усещането за пълен цикъл с този човек — колко бързо отговаря, колко ясно е предаването му, дали припокриването работи. Разгледайте ги на ниво $10, или по категория за обща виртуална помощ и помощ за календар и планиране. Методът е изложен изцяло в тестване на фрийлансър, преди да се ангажирате.