Как да избегнем разширяване на обхвата при фрийланс проект

Никой не си поставя за цел да причини разширяване на обхвата. То пристига като поредица от напълно разумни изречения: докато сте там, бихте ли могли да…“, това трябва да е бързо…“, само още една версия…“. Всяко от тях е малко. Заедно те превръщат тридневна работа в двуседмична и превръщат фрийлансър, който е обичал да работи с вас, в такъв, който тихо отказва следващото запитване.

Интересното при разширяването на обхвата е откъде идва. Обикновено не е фрийлансър, който подценява, или купувач, който е труден. Това е задание, което никога не е дефинирало как изглежда завършеното, така че не е имало граница, която да се пресече. Поправете това едно нещо и по-голямата част от проблема изчезва — а останалото се превръща в кратък, безпристрастен разговор за цената.

Какво всъщност представлява разширяването на обхвата

Разширяването на обхвата е всяко разширяване на работата извън договореното, без съответна промяна в цената или крайния срок. Последната част е това, което го прави разширяване, а не промяна: добавянето на работа и плащането за нея е нормална търговска сделка. Добавянето на работа и очакването първоначалната цена да остане е мястото, където се нанасят щетите.

То се проявява в четири разпознаваеми форми. Има добавяне — допълнителни страници, допълнителни формати, още един размер за социални мрежи. Има заместване — същото количество работа, но преработено по различна идея, което е наистина втора работа, представена като ревизия. Има усъвършенстване — безкрайна поредица от петминутни корекции, които поотделно не струват нищо, а колективно струват дни. И има разширяване на контекста — появява се нов заинтересован участник с мнения, които заданието никога не е предвиждало.

Усъвършенстването е най-опасното, защото е най-трудно да се назове. Нито една отделна заявка не е неразумна, така че отказът на която и да е от тях изглежда дребнав. Единствената защита е предварително договорено ограничение, поради което съществуват кръгове за ревизия и защо си струва да ги запишете дори за малка работа.

Защо се случва и защо обикновено е по вина на купувача

Честната версия е неудобна, но полезна: по-голямата част от разширяването на обхвата се създава от купувача и по-голямата част от него се създава преди започването на работата, като не се мисли достатъчно задълбочено за това, което всъщност се е искало.

Понякога това е истинско откритие — не сте знаели от какво се нуждаете, докато не сте видели чернова, което е легитимно и нормално. Понякога това е отложено вземане на решения, при което избор, който е трябвало да бъде направен в заданието, се прави във втората ревизия. Понякога това е заинтересован участник, който никога не е бил консултиран, появяващ се накрая с напълно различно мнение. А понякога това е прост опортюнизъм: фрийлансърът е точно там, той е услужлив и питането изглежда по-евтино от непитането.

Фрийлансърите влошават нещата, като са отстъпчиви. Почти всички те казват да“ на първите три малки заявки, защото искат връзката да работи и се притесняват за прегледа. Докато нещата наистина излязат извън контрол, казването на не“ означава противоречие на три по-ранни да“, което е много по-трудно от казването на не“ в началото.

Така че купувачът държи повечето лостове. Ако искате работата да остане в рамките на обхвата си, вие трябва да сте този, който определя границите, защото човекът, на когото плащате, е малко вероятно да ги наложи от ваше име.

Какво всъщност ви струва разширяването на обхвата

Изкушаващо е да се мисли, че разширяването на обхвата е проблем на фрийлансъра: той е цитирал цената, той поема превишението. На практика купувачът също плаща, но не в брой.

• ВремеВсеки добавен елемент измества датата на доставка. Работата, която е била част от стартиране, кампания или краен срок за печат, е скъпият вид закъснение.
• КачествоФрийлансър, който поема неплатена работа, я върши по-бързо, а не по-добре. Последните двадесет процента от работата получават най-малко внимание.
• Добра воляДесет неплатени екстри ви струват правото на първи отказ от техния календар следващия път, а понякога и изцяло връзката.
• СъгласуваностРабота, съставена от тридесет допълнителни мисли, изглежда така. Допълненията рядко се вписват толкова добре, колкото нещо, проектирано цялостно.
• Вашето собствено времеЕдна отклоняваща се работа изисква постоянно управление. Една работа с точно определен обхват не изисква почти никакво.

Има и ценова последица. Фрийлансърите, които са били изгорени, цитират цени защитно, добавяйки марж за промените, които очакват. Купувачите с репутация за точни задания получават по-изгодни цени, защото рискът, който искат някой да поеме, е по-малък.

Дефинирайте готово“, преди да платите

Единственият най-ефективен инструмент против разширяването на обхвата е писмено определение за завършено, договорено преди да се разменят пари. Не е необходимо да е дълго. Трябва да е достатъчно конкретно, така че двама души, които го четат, да се съгласят дали работата е завършена.

1. Избройте резултатите като преброими обекти

Уебсайт“ не е резултат. Пет страници: начална, за нас, услуги, индекс на блога, контакт“ е. Някои графики за социални мрежи“ не е; девет графики, три размера от всеки от три дизайна“ е. Ако не можете да го преброите, не можете да кажете кога е готово.

2. Посочете форматите и предаването

Какви типове файлове, редактируеми или изравнени, къде ще бъдат доставени и какво се случва с изходните файлове. Изненадващо голямо количество триене в края на проекта всъщност е несъгласие относно форматите, което никога не е било обсъждано.

3. Посочете кой какво доставя

Текст, изображения, данни за вход, активи на марката, продуктови данни. Каквото и да не доставите, фрийлансърът трябва или да го създаде, или да го изчака — и двете са в обхвата. Поставете дати срещу вашите входове; забавянето от страна на купувача е най-честата причина за забавяне на проекта.

4. Напишете теста за приемане

Едно или две изречения, описващи как ще го оцените. Страниците се зареждат правилно на мобилни устройства и настолни компютри, всички връзки работят и предоставеният от мен текст се използва непроменен“ е тест. Доволен съм от него“ не е, защото е неопровержимо.

Нашето ръководство за написване на проектен бриф, който получава страхотни предложения, обхваща целия документ в детайли. Брифът и договорът против разширяване на обхвата са един и същ документ.

Запишете какво не е включено

Списъкът с изключения е най-неизползваната половин страница във фрийлансинга. Всичко, което не сте се сетили да поискате, според фрийлансъра е или включено, или изключено — и тяхното предположение и вашето няма да съвпадат. Написването на три или четири изключения прави и двете предположения видими за тридесет секунди.

Полезни изключения при типична работа: писане на съдържание, където сте предположили, че вие предоставяте текста; стокови изображения и лицензи; хостинг, домейни и абонаменти за трети страни; текуща поддръжка след доставка; обучение или документация; миграция на съществуващи данни; и всичко, което зависи от предоставянето на достъп от трета страна.

Това също така предпазва фрийлансъра от лоша оценка за нещо, което никога не се е съгласявал да направи, поради което добрите го приветстват, вместо да му се противопоставят. Ако някой реагира зле на въпроса какво е изключено, това е ранна и евтина информация за това как ще протече останалата част от работата.

Дръжте го кратко и конкретно. Четири ясни изключения относно нещата, за които всъщност можете да си представите да спорите, са по-добри от страница правен жаргон, който никой от вас не чете.

Ревизии: най-големият източник на разширяване на обхвата

Повече проекти надхвърлят бюджета си заради ревизии, отколкото по която и да е друга причина, защото ревизия“ е чудесно еластична дума. Трябва да се договорят две неща: колко кръга и какво представлява един кръг.

Един кръг е един консолидиран набор от обратна връзка, изпратен веднъж и изпълнен веднъж. Единадесет отделни съобщения за три дни не са един кръг — те са единадесет прекъсвания и струват много повече от същите бележки, изпратени заедно. Групирайте обратната си връзка и я изпратете като един списък. Това е навикът с най-висока възвръщаемост в цялото ръководство.

Два или три кръга са нормални за повечето творчески дейности. По-важно от броя е разграничението между корекция и нова посока. Корекцията поправя нещо, което не отговаря на договорения бриф. Нова посока изисква нещо, което брифът никога не е посочвал, или отменя решение, което преди това сте одобрили. Първото е включено; второто е промяна.

Кажете го изрично и без смущение: Това второто е, че аз си променям мнението, а не че вие сте сгрешили — колко би струвало да се направи по този начин?“ Това едно изречение предотвратява повече лоши фрийланс отношения от всяка клауза в договор, защото премахва негодуванието и от двете страни.

И накрая, получете одобрение от всички, преди да започне кръгът. Най-скъпата ревизия във фрийлансинга е тази, предизвикана от колега, който вижда работата за първи път, след като сте я одобрили.

Процес на промяна, който отнема две минути

Нямате нужда от софтуер за управление на проекти. Имате нужда от навик с три стъпки, прилаган всеки път, когато се появи нещо ново.

• 1. Назовете гоКажете на глас, че е ново: Това не беше в оригиналния бриф.“ Назоваването му спира да се промъква като предположение.
• 2. Оценете гоПопитайте какво добавя като пари и време. Понякога отговорът е нищо и се поема с добра воля от двете страни — но сега е подарък, а не очакване.
• 3. Решете гоВключено или изключено, писмено, в същата нишка. Не го оставяйте без отговор, защото едно нерешено изменение така или иначе ще бъде изградено и ще се спори по-късно.

Водете си текущи бележки за решенията с дати. Една страница, изброяваща какво е договорено и кога, прекратява почти всяко несъгласие но ние казахме“, преди да започне, и отнема секунди на ден за поддържане.

Правете всичко в един канал. Ако половината от промените са договорени в чат приложение, а половината по имейл, няма запис и човекът с по-добра памет печели спора, а не човекът, който е прав. В Zinn Hub нишката на поръчката е естественото място за това, тъй като остава прикрепена към поръчката.

Ранни предупредителни знаци

Разширяването на обхвата е лесно да се спре рано и болезнено да се спре късно. Това са сигналите, на които си струва да реагирате в деня, в който ги забележите.

Започвате да предхождате заявките с бързо“ или малко“. Тази дума почти винаги върши извинителна работа и е надежден знак, че знаете, че заявката е извън това, за което сте платили.

Кръговете за ревизия спират да се сближават. Кръг три трябва да е по-малък от кръг две. Ако всеки кръг е със същия размер или по-голям, вие не усъвършенствате посока — вие изследвате, което е различна и по-голяма работа.

Появява се нов човек с мнения. Заинтересована страна, която пристига късно, почти винаги носи промяна в посоката. Включете техния принос в следващия кръг официално, вместо да го оставяте да пристига като поредица от препратени коментари.

Фрийлансърът замлъква или забавя темпото. Понякога това са други клиенти. Често това е човек, който работи без заплащане и губи ентусиазъм. Директното питане — сега извън първоначалния обхват ли сме?“ — е щедро и обикновено получава честен отговор.

Не можете да опишете какво остава да се направи. Ако никой от вас не може да изброи оставащите елементи, дефиницията за завършено е изчезнала. Спрете, напишете списъка, договорете го и започнете оттам.

Когато фрийлансърът причинява разширяване на обхвата

Не винаги е купувачът. Понякога разширяването идва от другата страна и изглежда достатъчно различно, за да си струва да се назове.

Най-честата версия е добронамерена: ентусиазиран фрийлансър добавя неща, които никога не сте искали, защото смята, че това подобрява работата. Понякога е така. Това също забавя доставката, произвежда нещо, което сега трябва да поддържате, и понякога пристига с прикрепена фактура. Решението е правило, договорено в началото: добрите идеи са добре дошли, но се предлагат, преди да бъдат изградени.

По-малко доброкачествената версия е, когато екстрите се появяват като платени изненади късно в работата — премиум“ версия на нещо, което брифът вече е описал, или такса за изходни файлове, които винаги са били подразбиращи се. Ясен списък с резултати и списък с изключения правят това почти невъзможно, което е още една причина да ги напишете.

Има и работата с подценена оферта, където фрийлансърът е оценил оптимистично и започва да орязва, за да оцелее. Симптомът е спад в качеството, а не разширяване на обхвата. Ако офертата е драстично по-ниска от всички останали, които сте получили, това си струва въпрос, а не празнуване.

И в трите случая отговорът е един и същ: върнете се към писмения обхват, сравнете го с това, което се случва, и проведете един ясен разговор, вместо поредица от намеци. Нашето ръководство за управление на отдалечен фрийлансър обхваща как да го повдигнете, без да влошавате отношенията.

Фиксирана цена или почасова: кое се противопоставя по-добре на разширяването на обхвата

И двата модела се справят с разширяването на обхвата, но се справят по различен начин, а разликата е кой поема риска, а не кой е по-евтин.

Фиксираната цена поставя границата в парите. Фрийлансърът е оценил определена работа, така че всичко извън нея е видимо извън нея и разговорът протича естествено. Това прави фиксираното ценообразуване по-силна структура против разширяване на обхвата — при условие че дефиницията е добра. Фиксирана цена при неясен бриф е най-лошото от двата свята: фрийлансърът трябва да защитава линия, която никой не е начертал, и обикновено се отказва да я защитава.

Почасовото ценообразуване поема промените плавно, защото допълнителната работа просто струва допълнителни часове. Това, което не прави, е да ви спре да харчите. Разширяването на обхвата все още се случва, просто се появява във фактурата, вместо във въздуха, така че почасовата работа се нуждае от бюджетен таван и ритъм на проверка, а не от документ за обхват.

За повечето купувачи, наемащи фрийлансър за определена работа, фиксираната цена плюс правилно написана дефиниция за завършена работа е правилният избор по подразбиране. Запазете почасовото за наистина проучвателна работа, където никой не може да каже предварително как изглежда завършеното — и приемете, че в този случай купувате време, а не резултат.

Каквото и да изберете, пазарните цени варират изключително много в зависимост от обхвата, сложността и опита. Нашите ръководства за колко струва един уебсайт и колко струва SEO на свободна практика дават типични диапазони и, по-полезно, обясняват кои променливи движат цената.

Поддържане на тесен обхват в Zinn Hub

В Zinn Hub механиката на платформата работи в полза на тесния обхват, при условие че ги използвате целенасочено. Продавачите се наричат Zinners, а техните обяви са Zinns; Zinn е услуга с фиксирана цена, чийто обхват е описан в обявата, така че голяма част от дефиниционната работа вече е извършена, преди да поръчате. Купувачите не плащат такса за платформата, всички цени са в USD, а отзивите изискват потвърдена покупка.

Поръчките се правят и плащат като цяла поръчка — няма поетапни или междинни плащания — така че допълнителната работа обикновено се обработва като отделна поръчка, а не като промяна на оригиналната. Това звучи като административен детайл, но всъщност е най-ефективният механизъм против разширяване на обхвата на платформата: допълнителната поръчка има своя собствена цена и собствен обхват, и няма двусмислие дали е била включена. Ако искате да разберете как работи финансовата страна, вижте какво е ескроу и как ви защитава.

За работа, която първо трябва да бъде оформена, публикувайте проект безплатно с вашата дефиниция за завършена работа и вашите изключения, написани в брифа, и изберете от получените предложения — самите предложения ще ви кажат кой го е прочел. Категории като редизайн на уебсайт и копирайтинг и търговски текстове са добри отправни точки, а можете да разглеждате хора директно по едно умение като копирайтинг или да отворите услугите, маркирани с копирайтинг.

За малки, ясно дефинирани задачи, Micro Zinns са естественото решение. Те са услуги с фиксирана цена от $5, $10, $15 или $20 с точно описан резултат, което ги прави почти защитени от разширяване на обхвата по конструкция. Разгледайте ги на ниво $15, или по категория за поправки и корекции на уебсайтове или текстове за уебсайтове. По-голяма уеб работа започва разумно от пазара за уеб дизайн.