Как да управлявате отдалечен фрийлансър без микроуправление

Повечето лоши фрийланс преживявания не са причинени от лоши фрийлансъри. Те са причинени от купувач, който никога не е казал ясно как изглежда доброто“, след което е запълнил мълчанието с безпокойство: три съобщения на ден, заявка за споделяне на екран, бърз разговор“, който отнема цял следобед. Фрийлансърът става отбранителен, купувачът става подозрителен и работа, която е трябвало да отнеме седмица, отнема три.

Решението не е повече надзор. То е по-добра структура предварително, след което умишлено по-малко надзор впоследствие. Фрийлансърът е доставчик, който предоставя договорен резултат, а не младши служител, който се нуждае от надзор. Управлявайте резултата добре и почти никога няма да се налага да управлявате човека изобщо. Ето как да настроите това, в реда, в който всъщност ще ви е необходимо.

Защо управлението на фрийлансър не е управление на служител

Служителят се заплаща за времето и наличността си. Можете разумно да очаквате от него да бъде на разположение през работно време, да поема всичко, което попадне на бюрото му, и да поема променящи се задачи, защото поемането на променящи се задачи е част от работата. Нищо от това не се отнася за фрийлансър. Вие купувате определен резултат на договорена цена и всичко, което добавите след това, е или добра воля, която изразходвате, или работа, за която трябва да платите.

Тази разлика променя три неща веднага. Първо, наличността не е подразбираща се – фрийлансърът почти сигурно има други клиенти и очакването на незабавни отговори означава да очаквате да сте единственият клиент на някого. Второ, насоките не са безплатни – всеки път, когато промените решението си, вие консумирате капацитет, който е бил оценен спрямо първоначалното задание. Трето, мотивацията не се управлява от вас; тя се управлява от собствената репутация на фрийлансъра, повтарящата се работа и отзивите.

След като осъзнаете това, цялата връзка става по-лесна. Вашата работа е да бъдете необичайно ясен клиент: прецизен относно това, което искате, бърз да отговаряте на въпроси, честен относно крайните срокове и предсказуем относно това кога ще преглеждате. Купувачите, които правят това, получават първи избор от добри фрийлансъри, защото добрите фрийлансъри говорят за това с кого е лесно да се работи.

Направете правилната настройка преди първия ден

Почти всеки проблем, който се появява през втората седмица, е създаден в часа преди началото на работата. Преди да направите поръчка или да приемете предложение, запишете и договорете пет неща на едно и също място.

• РезултатътКакво ще получите, във какъв формат и колко от тях. Лого“ не е резултат; основно лого, подреден вариант и фавикон, предоставени като SVG и PNG“ е.
• Дефиниция за завършеностТестът, който ще приложите, когато го разгледате. Записан, така че никой от вас да не гадае.
• РевизииКолко кръга са включени и какво се брои за кръг, а не за нова задача.
• ДатиДатата на доставка и датата, до която ще сте дали обратна връзка. Вашият краен срок също е част от графика.
• ВходовеКакво им дължите: текст, изображения, данни за вход, файлове на марката, лице за вземане на решения, което отговаря. Избройте ги с дати.

Ако писането на това ви се струва трудна работа, това е смисълът – вие мислите сега, вместо да плащате на някого да го направи зле по-късно. Нашето ръководство за писане на проектно задание, което води до страхотни предложения, обхваща формата в детайли и служи като документ за управление на цялата работа.

Направете проверката преди този етап, а не по време на него. След като работата е започнала, вие управлявате; не трябва все още да решавате дали им вярвате. Ако все още не сте сигурни, прочетете първо как да проверите фрийлансър правилно.

Стартирането: тридесет минути, които ви спестяват седмици

Кратко съобщение или разговор за стартиране в началото е най-доходоносният половин час в целия проект. Това не е социален разговор и не е повторение на брифинг. То съществува, за да извади наяве нещата, които писменият брифинг не може: предположения, неизвестни и ограничения.

1. Помолете ги да възпроизведат брифинга

Нека фрийлансърът опише със свои думи какво мисли, че изгражда и защо. Всяко недоразумение, което уловите тук, не ви струва нищо; същото недоразумение, уловено при доставката, струва цял кръг ревизии. Ако тяхната версия е по-добра от вашата, приемете я.

2. Попитайте какво би могло да се обърка

Опитните фрийлансъри знаят точно къде обикновено се проваля работа като вашата – клиент, който не може да получи одобрение, липсващи активи на марката, заинтересована страна, която се появява в края. Попитайте директно. Ще получите списък с рискове безплатно от някой, който е виждал как се проваля преди.

3. Договорете ритъма и канала

Определете честотата на проверките, единичния канал, който ще използвате и двамата, и времето за отговор, което всеки от вас поема. Кажете го на глас, така че да е взаимно съгласие, а не ваше лично очакване.

4. Потвърдете какво им дължите и кога

Повторете вашите данни с дати. Забавянето от страна на купувача е най-честата причина за забавяне на проекта и е тази, която никой не записва.

Изберете ритъм на проверките и се придържайте към него

Случайният контакт е враг. Ако фрийлансърът не знае кога следващия път ще поискате актуализация, той се защитава срещу възможността това да е сега — което означава да поддържа нещо представително по всяко време, вместо да върши дълбоката, объркана средна част от работата. Фиксираният ритъм премахва този данък изцяло.

За работа от няколко дни, една проверка по средата е достатъчна. За работа от няколко седмици, кратка писмена актуализация два пъти седмично работи по-добре от седмично обаждане, защото е асинхронна и оставя запис. За всичко по-дълго, договорете постоянен слот и го третирайте като единствения планиран контакт; всичко останало е изключение.

Поддържайте формата на актуализацията малък и повтаряем. Три реда са достатъчни: какво се е променило от последния път, какво предстои и всичко, което е блокирано от вас. Ако фрийлансърът трябва да напише есе, за да ви актуализира, той ще започне да го пише вместо да работи, и вие ще сте измислили докладване на състоянието за екип от един човек.

Устойте на желанието да искате проследяване на времето за работа с фиксирана цена. Вие сте купили резултат; часовете са проблем на фрийлансъра, а искането им сигнализира, че всъщност не вярвате в цената. Ако наистина се нуждаете от видимост на часовете, това е сигнал, че е трябвало да наемете на час — различно решение, взето в началото.

Едно място за работа, едно място за разговори

Единствената най-ефективна хигиена при дистанционна работа е отказът да се позволи на проект да живее на четири места едновременно. Решете, още на първия ден, къде се провежда разговорът и къде се съхраняват файловете и решенията — след това бъдете стриктни относно това, особено със себе си.

Разговорът трябва да остане в една нишка. Разделянето му между пазарна пощенска кутия, имейл и приложение за съобщения гарантира, че единствената важна инструкция е в канала, който никой не е търсил. В Zinn Hub, нишката на поръчката е разумният стандарт: тя остава прикрепена към поръчката, и двете страни могат да я намерят и не зависи от това дали някой от вас си спомня кое приложение сте използвали.

Решенията се нуждаят от място, което не е чат лог. Кратък текущ документ — дори една страница, изброяваща договорени решения с дати — прекратява повечето спорове но ние казахме“ преди да започнат. Добавяйте ред всеки път, когато нещо е уредено. Отнема секунди и е най-евтината застраховка във фрийлансинга.

Файловете се нуждаят от един източник на истина с ясно версииране. final-v3-REAL-final“ е симптом, а не конвенция за именуване. Договорете къде се съхраняват резултатите и как се нарича текущата версия, и се уверете, че все още можете да я достигнете след приключване на работата.

Как да давате обратна връзка, която наистина се изпълнява

Неясната обратна връзка е най-скъпото нещо, което купувачът произвежда. Не ми харесва“ струва цял кръг ревизии и не учи фрийлансъра на нищо за това какво да прави по различен начин. Добрата обратна връзка има три свойства: тя е конкретна, тя е обвързана с заданието и е приоритизирана.

Бъдете конкретни относно нещото, а не относно чувството. Не началната страница изглежда студена“, а заглавието на героя звучи корпоративно; нашето задание гласеше, че тонът трябва да звучи като човек, който говори“. Посочете елемента и причината. Ако наистина не можете да формулирате причината, кажете го честно и опишете ефекта, който сте искали вместо това — това все още е използваемо.

Обвържете го с договореното задание. Обратна връзка, която се проследява до нещо, което и двамата сте записали, е корекция. Обратна връзка, която не е, е ново изискване, и назоваването ѝ с истинското ѝ име поддържа връзката чиста. Тази разлика е цялата тема на нашето ръководство за избягване на разширяване на обхвата на фрийланс проект.

Приоритизирайте безмилостно и го изпратете веднъж. Групирайте бележките си в едно съобщение, отбележете кои са задължителни за поправяне и кои са предпочитания, и не ги подавайте на капки. Фрийлансър, който получава единадесет отделни коментара за два дни, ще ги адресира по реда на получаване, а не по реда на важност, и ще изгуби един кръг, правейки това.

Накрая, кажете какво работи. Не като учтивост — като информация. Да кажете на някого кои части да запази е също толкова директивно, колкото да му кажете какво да промени, и спира ревизията тихо да унищожи частта, която сте харесали.

Разбиване на голяма работа на етапи за преглед

При всичко съществено, не чакайте до края, за да погледнете. Договорете точки за преглед, където фрийлансърът ви показва нещо малко и евтино за промяна, преди да стане нещо голямо и скъпо за промяна: карта на сайта преди дизайн, уайърфрейм преди визия, конспект преди десет хиляди думи, една проба преди партида от петдесет.

Това е за ранен преглед, а не за плащане на вноски. В Zinn Hub поръчката се прави и плаща като цялостна поръчка — няма поетапни или етапни плащания — така че точките за преглед са работно споразумение между вас и Zinner, а не механизъм за плащане. Ако искате да видите как всъщност работи финансовата страна, ние я разглеждаме в какво е ескроу и как ви защитава.

Поддържайте всяка точка за преглед наистина малка. Стойността идва от улавянето на грешна посока, докато тя все още е една страница работа. Точка за преглед, която пристига с осемдесет процента от работата, вече изградена, не е точка за преглед; това е доставка с допълнителна церемония.

И отговаряйте бързо. Преглед на етап, който задържате четири дни, нанася повече щети на графика, отколкото всичко, което фрийлансърът вероятно ще направи, защото те не могат да продължат и не могат лесно да запълнят празнината с работа на някой друг в кратък срок.

Какво да правите, когато нещата започнат да се объркват

Понякога нещата се объркват и разликата между възстановима работа и загубена е почти винаги колко рано казвате нещо. Купувачите са склонни да чакат, надявайки се следващият проект да го поправи, и след това пристигат в края ядосани за проблеми, за които фрийлансърът никога не е знаел, че съществуват.

Назовете пропуските рано и фактически. Последните две актуализации се забавиха с по един ден и все още не съм видял втората секция — все още ли сме на път за петък?“ е въпрос, а не обвинение, и дава на честен фрийлансър шанс да ви каже истината за седмицата си.

Разграничете проблем с качеството от проблем с комуникацията. Ако работата е добра, но актуализациите не са, коригирайте ритъма. Ако актуализациите са добри, но работата не е, върнете се към заданието и проверете дали всъщност не го провалят или дали сте променили мнението си. Тези две ситуации изглеждат идентични отвън и имат напълно различни решения.

Задайте една ясна точка за възстановяване, вместо поредица от предупреждения: конкретно нещо, доставено до конкретна дата, което би върнало работата в правилния път. Ако е изпълнено, продължете и спрете да се притеснявате. Ако не е, имате чисто решение, което да вземете, вместо неопределено отклонение.

Ако връзката е напълно прекъсната, разрешете проблема чрез платформата, а не чрез спор в нишка. Zinn Hub има процес за разрешаване на спорове и анулирания, а записът на поръчката — задание, съобщения, доставки — е точно доказателството, от което се нуждае този процес. Поддържането на разговора на едно място, както е посочено по-горе, прави това възможно.

Работа между езици и стилове на работа

Наемането на глобално ниво означава, че голяма част от хората, с които работите, ще ви пишат на втория, третия или четвъртия си език. Това, че английският им е по-малко владеещ от вашия, не казва нищо за техните умения, а доста за това колко езика говорят.

Пишете, за да бъдете разбрани, а не за да звучите естествено. Кратки изречения, една инструкция на абзац, без идиоми, без сарказъм и дати, изписани изцяло. Нека оставим това“ и приблизително“ са видове фрази, които тихо водят до извършване на грешна работа.

Потвърдете разбирането, без да бъдете покровителствени. Въпросът можете ли да ми кажете как планирате да подходите към втората част?“ ви дава проверка на разбирането и полезен отговор едновременно. Въпросът разбрахте ли?“ ви дава да“ всеки път.

Zinn Hub е наличен на 45 езика на сайта, а след като се включат езиците само за съобщения, можете да получавате съобщения на общо 57 езика — така че Zinner може да чете платформата на собствения си език, докато ви пише на вашия. Приемайте добросъвестност при формулирането и бъдете изрични относно всичко, където погрешното тълкуване би било скъпо.

Часовите зони са другата половина на това. Ако вашият фрийлансър работи, докато спите, това е предимство, след като го настроите правилно, и постоянно дразнене, ако не го направите — механиката е в нашето ръководство за работа с фрийлансъри в различни часови зони.

Достъп, предаване и съхраняване на ключовете

Управлението на достъпа е неатрактивно и е мястото, където купувачите се нараняват сериозно. Дайте най-малко необходимия достъп за извършване на работата, от акаунти, които са ваши. Създайте отделен потребител за фрийлансъра, вместо да предавате собствената си парола, и го премахнете, когато работата приключи.

Притежавайте основите сами. Домейни, хостинг, рекламни акаунти, анализи и списъци в магазини за приложения трябва да бъдат регистрирани на ваше име с вашето таксуване, а фрийлансърът да бъде добавен като потребител. Сайтове и кампании, които се преизграждат от нулата година по-късно, обикновено се преизграждат, защото оригиналът е бил в акаунта на някой друг.

Договорете предаването като част от резултата, а не като допълнителна мисъл. Изходни файлове, редактируеми формати, кратка бележка за това как са структурирани нещата и всички създадени по пътя идентификационни данни. Ако не е в заданието, не е в цената, а искането му в края е заявка за промяна.

Собствеността върху самата работа — авторски права, лицензи, какво можете да правите с даден дизайн или част от код впоследствие — варира в зависимост от юрисдикцията и от това, което сте договорили. Това ръководство е обща информация, а не правен съвет; ако правата имат търговско значение, запишете ги писмено в началото и потърсете подходящ съвет за вашата страна.

Управление на Zinner в Zinn Hub

В Zinn Hub продавачите се наричат Zinners, а техните обяви са Zinns. Zinners се верифицират с издаден от правителството документ за самоличност със снимка и доказателства за техните умения и предишна работа, а отзивите изискват потвърдена покупка — така че профилът, който четете, е спечелен, а не написан. Купувачите не плащат такса за платформата, а всички цени са в USD.

Има три начина да започнете работни отношения и всеки от тях определя как ще ги управлявате. Можете да закупите Zinn на фиксирана цена, което е с най-тесен обхват и най-малко управление. Можете да публикувате проект безплатно с вашето задание и бюджет и да изберете от получените предложения, което е подходящо за работа, която се нуждае от оформяне. Или можете да разгледате директно виртуални асистенти и фрийлансъри за поддръжка, да стесните търсенето по едно умение като управление на проекти и да поканите хората, които харесвате, във вашето задание.

Ако наемате за постоянна помощ, а не за еднократна, пазарът за виртуални асистенти и услугите, обозначени като виртуален асистент, са правилните отправни точки, а управлението на проекти е отделна категория, ако искате някой да ръководи работата, а не да я върши.

Преди да се ангажирате с дългосрочни отношения, направете платен пробен период. Micro Zinns са услуги с фиксирана цена на $5, $10, $15 или $20, което прави истинска тестова поръчка достатъчно евтина, за да бъде грешка при закръгляване. Разгледайте ги на ниво $10 или по категория за помощ при управление на проекти — методът е изложен изцяло в тестване на фрийлансър, преди да се ангажирате.