Comment gérer un freelance à distance sans micro-gestion

La plupart des mauvaises expériences avec des freelances ne sont pas causées par de mauvais freelances. Elles sont causées par un acheteur qui n'a jamais clairement dit à quoi ressemblait le bon travail, puis a rempli le silence d'anxiété: trois messages par jour, une demande de partage d'écran, un appel rapide qui prend un après-midi. Le freelance devient défensif, l'acheteur devient méfiant, et un travail qui aurait dû prendre une semaine en prend trois.

La solution n'est pas plus de surveillance. C'est une meilleure structure en amont, puis délibérément moins de surveillance par la suite. Un freelance est un fournisseur qui livre un résultat convenu, pas un membre du personnel junior qui a besoin d'être supervisé. Gérez bien le résultat et vous n'aurez presque jamais besoin de gérer la personne. Voici comment configurer cela, dans l'ordre où vous en aurez réellement besoin.

Pourquoi gérer un freelance n'est pas gérer un employé

Un employé est payé pour son temps et sa disponibilité. Vous pouvez raisonnablement vous attendre à ce qu'il soit joignable pendant les heures de travail, qu'il prenne en charge tout ce qui arrive sur son bureau et qu'il absorbe un brief changeant, car l'absorption de briefs changeants fait partie du travail. Rien de tout cela ne s'applique à un freelance. Vous achetez un résultat défini à un prix convenu, et tout ce que vous ajoutez par la suite est soit de la bonne volonté que vous dépensez, soit du travail que vous devriez payer.

Cette différence modifie immédiatement trois choses. Premièrement, la disponibilité n'est pas implicite — un freelance a presque certainement d'autres clients, et s'attendre à des réponses instantanées, c'est s'attendre à être le seul client de quelqu'un. Deuxièmement, la direction n'est pas gratuite — chaque fois que vous changez d'avis, vous consommez une capacité qui était tarifée par rapport au brief original. Troisièmement, la motivation n'est pas gérée par vous; elle est gérée par la réputation du freelance, les travaux répétés et les avis.

Une fois que vous intégrez cela, toute la relation devient plus facile. Votre travail consiste à être un client exceptionnellement clair: précis sur ce que vous voulez, rapide à répondre aux questions, honnête sur les délais et prévisible quant au moment où vous examinerez. Les acheteurs qui font cela ont le premier choix des bons freelances, car les bons freelances parlent de ceux avec qui il est facile de travailler.

Bien configurer avant le premier jour

Presque tous les problèmes qui apparaissent en deuxième semaine ont été créés dans l'heure précédant le début du travail. Avant de passer une commande ou d'accepter une proposition, mettez cinq choses par écrit et convenez-en au même endroit.

• Le livrableCe que vous recevrez, dans quel format, et en quelle quantité. Un logo n'est pas un livrable; un logo principal, une variante empilée et un favicon, fournis en SVG et PNG l'est.
• La définition de finiLe test que vous appliquerez lorsque vous le regarderez. Écrit, pour qu'aucun de vous ne devine.
• RévisionsCombien de tours sont inclus, et ce qui compte comme un tour plutôt qu'un nouveau travail.
• DatesLa date de livraison, et la date à laquelle vous aurez donné votre feedback. Votre date limite fait également partie du calendrier.
• ContributionsCe que vous leur devez: copie, images, identifiants, fichiers de marque, un décideur qui répond. Listez-le, avec les dates.

Si écrire cela vous semble difficile, c'est le but — vous faites la réflexion maintenant au lieu de payer quelqu'un pour le faire mal plus tard. Notre guide sur la rédaction d'un brief de projet qui génère d'excellentes propositions couvre le format en détail, et il sert également de document de gestion pour l'ensemble du travail.

Faites la vérification avant cette étape, pas pendant. Une fois le travail commencé, vous gérez; vous ne devriez pas encore décider si vous leur faites confiance. Si vous n'êtes pas encore sûr, lisez d'abord comment vérifier correctement un freelance.

Le lancement: trente minutes qui vous feront gagner des semaines

Un court message ou appel de lancement au début est la demi-heure la plus rentable de tout le projet. Ce n'est pas un appel social et ce n'est pas une répétition de briefing. Il existe pour faire apparaître les choses qu'un brief écrit ne peut pas: les hypothèses, les inconnues et les contraintes.

1. Demandez-leur de reformuler le brief

Demandez au freelance de décrire, avec ses propres mots, ce qu'il pense construire et pourquoi. Chaque malentendu que vous détectez ici ne vous coûte rien; le même malentendu détecté à la livraison coûte un cycle de révision complet. Si sa version est meilleure que la vôtre, adoptez-la.

2. Demandez ce qui pourrait mal tourner

Les freelances expérimentés savent exactement où un travail comme le vôtre déraille habituellement — un client qui ne peut pas obtenir d'approbation, des éléments de marque manquants, un intervenant qui apparaît à la fin. Demandez directement. Vous obtiendrez gratuitement une liste de risques de la part de quelqu'un qui a déjà vu cela échouer.

3. Convenez du rythme et du canal

Définissez la fréquence des points de contrôle, le canal unique que vous utiliserez tous les deux et le temps de réponse auquel chacun de vous s'engage. Dites-le à voix haute pour que ce soit un accord mutuel plutôt qu'une attente privée.

4. Confirmez ce que vous leur devez et quand

Répétez vos contributions avec les dates. Le retard côté acheteur est la cause la plus fréquente d'un projet en retard, et c'est celle que personne ne note.

Choisissez un rythme de points de contrôle et respectez-le

Le contact aléatoire est l'ennemi. Si un freelance ne sait pas quand vous demanderez une mise à jour, il se défend contre la possibilité que ce soit maintenant — ce qui signifie garder quelque chose de présentable en tout temps au lieu de faire la partie centrale, profonde et désordonnée du travail. Un rythme fixe supprime entièrement cette contrainte.

Pour un travail de quelques jours, un point de contrôle à mi-parcours est amplement suffisant. Pour un travail de quelques semaines, une courte mise à jour écrite deux fois par semaine fonctionne mieux qu'un appel hebdomadaire, car elle est asynchrone et elle laisse une trace. Pour tout ce qui est plus long, convenez d'un créneau fixe et traitez-le comme le seul contact programmé; tout le reste est géré par exception.

Gardez le format de mise à jour minuscule et répétable. Trois lignes suffisent: ce qui a bougé depuis la dernière fois, ce qui est prévu ensuite, et tout ce qui est bloqué de votre côté. Si un freelance doit écrire un essai pour vous informer, il commencera à l'écrire au lieu de travailler, et vous aurez inventé le rapport d'état pour une équipe d'une personne.

Résistez à l'envie de demander un suivi du temps sur un travail à prix fixe. Vous avez acheté un résultat; les heures sont le problème du freelance, et les demander signale que vous ne croyez pas vraiment au prix. Si vous avez réellement besoin de visibilité sur les heures, c'est un signal que vous auriez dû embaucher à l'heure — une décision différente, prise au début.

Un seul endroit pour le travail, un seul endroit pour la discussion

La pièce d'hygiène la plus efficace pour le travail à distance est de refuser de laisser un projet vivre à quatre endroits à la fois. Décidez, dès le premier jour, où la conversation a lieu et où les fichiers et les décisions résident — puis soyez strict à ce sujet, surtout avec vous-même.

La conversation doit rester dans un seul fil. La diviser entre une boîte de réception de marketplace, un e-mail et une application de messagerie garantit que l'instruction importante se trouve dans le canal que personne n'a cherché. Sur Zinn Hub, le fil de commande est le choix par défaut sensé: il reste attaché à la commande, les deux parties peuvent le trouver, et il ne dépend pas de vous ou de l'autre partie qui se souvient de l'application que vous avez utilisée.

Les décisions ont besoin d'un endroit qui n'est pas un journal de discussion. Un court document évolutif — même une seule page listant les décisions convenues avec les dates — met fin à la plupart des arguments mais nous avons dit avant qu'ils ne commencent. Ajoutez une ligne chaque fois que quelque chose est réglé. Cela prend quelques secondes et c'est l'assurance la moins chère en freelance.

Les fichiers ont besoin d'une source unique de vérité avec un versionnement clair. final-v3-REAL-final est un symptôme, pas une convention de nommage. Convenez de l'endroit où les livrables atterrissent et du nom de la version actuelle, et assurez-vous de pouvoir toujours y accéder après la fin du travail.

Comment donner un feedback qui est réellement pris en compte

Le feedback vague est la chose la plus coûteuse qu'un acheteur produit. Je n'aime pas ça coûte un cycle de révision complet et n'apprend rien au freelance sur ce qu'il faut faire différemment. Un bon feedback a trois propriétés: il est spécifique, il est ancré au brief, et il est priorisé.

Soyez spécifique sur la chose, pas sur le sentiment. Pas la page d'accueil semble froide, mais le titre principal semble corporatif; notre brief disait que le ton devait ressembler à une personne qui parle. Pointez l'élément et la raison. Si vous ne pouvez vraiment pas articuler la raison, dites-le honnêtement et décrivez l'effet que vous vouliez à la place — c'est toujours utilisable.

Ancrez-le au brief convenu. Un feedback qui remonte à quelque chose que vous avez tous les deux écrit est une correction. Un feedback qui ne le fait pas est une nouvelle exigence, et l'appeler ce qu'il est maintient la relation propre. Cette distinction est tout le sujet de notre guide sur comment éviter le glissement de périmètre sur un projet freelance.

Priorisez impitoyablement et envoyez-le une seule fois. Regroupez vos notes en un seul message, indiquez ce qui doit être corrigé absolument et ce qui est une préférence, et ne les envoyez pas au compte-gouttes. Un freelance qui reçoit onze commentaires distincts sur deux jours les traitera dans l'ordre de réception, pas dans l'ordre d'importance, et brûlera un cycle à le faire.

Enfin, dites ce qui fonctionne. Pas par politesse — mais comme information. Dire à quelqu'un quelles parties garder est aussi directif que de lui dire quoi changer, et cela empêche une révision de détruire discrètement la partie que vous aimiez.

Diviser un gros travail en étapes révisables

Pour tout travail substantiel, n'attendez pas la fin pour regarder. Convenez de points de révision où le freelance vous montre quelque chose de petit et peu coûteux à modifier avant que cela ne devienne quelque chose de grand et coûteux à modifier: un plan de site avant une conception, un wireframe avant un visuel, un plan avant dix mille mots, un seul échantillon avant un lot de cinquante.

Il s'agit de réviser tôt, pas de payer par tranches. Sur Zinn Hub, une commande est passée et payée en une seule fois — il n'y a pas de paiements échelonnés ou par étapes — donc les points de révision sont un accord de travail entre vous et le Zinner, pas un mécanisme de paiement. Si vous voulez voir comment fonctionne réellement l'aspect financier, nous le couvrons dans ce qu'est l'escrow et comment cela vous protège.

Gardez chaque point de révision vraiment petit. La valeur vient de la détection d'une mauvaise direction alors qu'il ne s'agit encore que d'une page de travail. Un point de révision qui arrive avec quatre-vingts pour cent du travail déjà construit n'est pas un point de révision; c'est une livraison avec une cérémonie supplémentaire.

Et répondez rapidement. Une révision d'étape sur laquelle vous restez quatre jours cause plus de dommages au calendrier que tout ce que le freelance est susceptible de faire, car il ne peut pas avancer et ne peut pas facilement combler le vide avec le travail de quelqu'un d'autre à court terme.

Que faire quand ça commence à mal tourner

Parfois, ça tourne mal, et la différence entre un travail récupérable et un travail perdu est presque toujours la précocité avec laquelle vous dites quelque chose. Les acheteurs ont tendance à attendre, espérant que le prochain brouillon corrigera le problème, puis arrivent à la fin furieux de problèmes dont le freelance n'a jamais eu connaissance.

Nommez l'écart tôt et factuellement. Les deux dernières mises à jour ont chacune glissé d'une journée et je n'ai pas encore vu la deuxième section — sommes-nous toujours sur la bonne voie pour vendredi? est une question, pas une accusation, et cela donne à un freelance honnête une chance de vous dire la vérité sur sa semaine.

Séparez un problème de qualité d'un problème de communication. Si le travail est bon mais que les mises à jour ne le sont pas, corrigez le rythme. Si les mises à jour sont bonnes mais que le travail ne l'est pas, revenez au brief et vérifiez s'ils échouent réellement ou si vous avez changé d'avis. Ces deux situations semblent identiques de l'extérieur et ont des solutions complètement différentes.

Fixez un point de récupération clair plutôt qu'une série d'avertissements: une chose spécifique, livrée à une date spécifique, qui remettrait le travail sur les rails. Si c'est respecté, continuez et arrêtez de vous inquiéter. Si ce n'est pas le cas, vous avez une décision claire à prendre au lieu d'une dérive indéfinie.

Si la relation s'est complètement rompue, traitez-la via la plateforme plutôt que par une dispute dans un fil de discussion. Zinn Hub dispose d'un processus de résolution pour les litiges et les annulations, et l'enregistrement de la commande — brief, messages, livraisons — est exactement la preuve dont ce processus a besoin. Garder la conversation en un seul endroit, comme ci-dessus, est ce qui rend cela possible.

Travailler à travers les langues et les styles de travail

Embaucher à l'échelle mondiale signifie qu'une bonne partie des personnes avec lesquelles vous travaillez vous écriront dans leur deuxième, troisième ou quatrième langue. Leur anglais moins fluide que le vôtre ne dit rien de leurs compétences, et beaucoup sur le nombre de langues qu'ils parlent.

Écrivez pour être compris plutôt que pour paraître naturel. Phrases courtes, une instruction par paragraphe, pas d'idiomes, pas de sarcasme, et dates écrites en toutes lettres. Let's park that et ballpark it sont le genre de phrases qui entraînent discrètement un travail incorrect.

Confirmez la compréhension sans être condescendant. Demander pouvez-vous me dire comment vous comptez aborder la deuxième partie? vous permet de vérifier la compréhension et d'obtenir une réponse utile en même temps. Demander avez-vous compris? vous donnera oui à chaque fois.

Zinn Hub est disponible en 45 langues de site, et une fois les langues de message uniquement incluses, vous pouvez être contacté dans 57 langues au total — donc un Zinner peut très bien lire la plateforme dans sa propre langue tout en vous écrivant dans la vôtre. Supposez la bonne foi sur le libellé, et soyez explicite sur tout ce où une mauvaise interprétation serait coûteuse.

Les fuseaux horaires sont l'autre moitié de cela. Si votre freelance travaille pendant que vous dormez, c'est un avantage une fois que vous l'avez configuré correctement et une irritation constante si vous ne le faites pas — les mécanismes sont dans notre guide sur travailler avec des freelances à travers les fuseaux horaires.

Accès, transfert et conservation des clés

La gestion des accès est peu glamour et c'est là que les acheteurs sont gravement lésés. Donnez le moins d'accès nécessaire pour faire le travail, à partir de comptes qui vous appartiennent. Créez un utilisateur séparé pour le freelance plutôt que de lui donner votre propre mot de passe, et supprimez-le lorsque le travail est terminé.

Possédez vous-même les fondations. Les domaines, l'hébergement, les comptes publicitaires, les analyses et les listes d'applications doivent être enregistrés à votre nom avec votre facturation, et le freelance ajouté en tant qu'utilisateur. Les sites et les campagnes qui sont reconstruits à partir de zéro un an plus tard sont généralement reconstruits parce que l'original se trouvait dans le compte de quelqu'un d'autre.

Convenez du transfert comme faisant partie du livrable, et non comme une réflexion après coup. Fichiers sources, formats éditables, une courte note sur la façon dont les choses sont structurées, et toutes les informations d'identification créées en cours de route. Si ce n'est pas dans le brief, ce n'est pas dans le prix, et le demander à la fin est une demande de modification.

La propriété de l'œuvre elle-même — droits d'auteur, licences, ce que vous pouvez faire avec un design ou un morceau de code par la suite — varie selon la juridiction et ce que vous avez convenu. Ce guide est une information générale, non un conseil juridique; si les droits ont une importance commerciale, mettez-les par écrit dès le début et prenez des conseils appropriés pour votre propre pays.

Gérer un Zinner sur Zinn Hub

Sur Zinn Hub, les vendeurs sont appelés Zinners et leurs annonces sont des Zinns. Les Zinners sont vérifiés avec une pièce d'identité gouvernementale avec photo et des preuves de leurs compétences et de leurs travaux antérieurs, et les avis nécessitent un achat confirmé — ainsi le profil que vous lisez a été gagné plutôt qu'écrit. Les acheteurs ne paient aucun frais de plateforme, et tous les prix sont en USD.

Il existe trois façons de démarrer une relation de travail, et chacune d'elles façonne la façon dont vous la gérerez. Vous pouvez acheter un Zinn à prix fixe directement, ce qui est la portée la plus étroite et la gestion la moins importante. Vous pouvez publier un projet gratuitement avec votre brief et votre budget et choisir parmi les propositions qui vous sont soumises, ce qui convient aux travaux qui nécessitent d'être façonnés. Ou vous pouvez parcourir directement les assistants virtuels et les freelances de support, affiner par une seule compétence telle que la gestion de projet, et inviter les personnes que vous aimez à votre brief.

Si vous embauchez pour une aide continue plutôt que ponctuelle, le marché des assistants virtuels et les services étiquetés assistant virtuel sont les bons points de départ, et la gestion de projet est une catégorie à part entière si vous voulez quelqu'un pour diriger le travail plutôt que de le faire.

Avant de vous engager dans une longue relation, effectuez un essai payant. Les Micro Zinns sont des services à prix fixe à $5, $10, $15 ou $20, ce qui rend une commande d'essai réelle suffisamment bon marché pour être une erreur d'arrondi. Parcourez-les au niveau $10 ou par catégorie pour l'aide à la gestion de projet — la méthode est entièrement expliquée dans tester un freelance avant de vous engager.