Contratti Freelance e Nozioni di Base NDA

La maggior parte delle controversie freelance non sono causate dalla malafede. Sono causate da due persone che pensavano entrambe che "quello era ovviamente incluso" riguardo a cose diverse, e che non hanno mai scritto nessuna delle due versioni.

Un contratto, nella sua forma più utile, non è un'arma legale. È una funzione coercitiva: l'atto di mettere per iscritto i termini è ciò che fa emergere il disaccordo mentre è ancora economico. Ecco perché l'accordo più breve e funzionale di solito batte uno lungo che nessuno legge, e perché la clausola più preziosa è spesso quella che dice semplicemente cosa significa "finito".

Una nota prima di iniziare

Questa guida fornisce informazioni generali su come funzionano comunemente gli accordi freelance e gli NDA. Non è consulenza legale, non sostituisce un avvocato o un procuratore, e nulla qui dovrebbe essere trattato come una dichiarazione della legge nel tuo paese.

Questa avvertenza è più importante del solito su questo argomento, perché il diritto contrattuale, il diritto del lavoro e il diritto della proprietà intellettuale variano sostanzialmente tra le giurisdizioni — e il lavoro freelance è molto spesso transfrontaliero. Due parti in paesi diversi possono essere entrambe perfettamente ragionevoli e tuttavia avere presupposti incompatibili su ciò che accade per impostazione predefinita. Se il denaro, il materiale confidenziale o la proprietà intellettuale in gioco sono significativi per te, fai esaminare l'accordo da un avvocato qualificato nella tua giurisdizione. Per una modifica del logo da $15, è eccessivo; per la costruzione di una piattaforma a sei cifre, non è facoltativo.

Perché un accordo scritto è importante, anche per piccoli lavori

Il caso pratico per mettere le cose per iscritto non ha nulla a che fare con l'andare in tribunale, cosa che quasi nessuno fa per un progetto freelance perché il costo del contenzioso supera il valore del lavoro. Riguarda tre benefici molto più ordinari.

Fa emergere il disaccordo in anticipo. Nel momento in cui scrivi "tre cicli di revisioni", scopri se il freelancer pensava che fossero illimitati. Quella conversazione non costa nulla il giorno zero e costa molto il giorno trenta.

Ti dà qualcosa a cui fare riferimento. Quando un progetto si allontana, la differenza tra una conversazione imbarazzante e una vera e propria disputa è di solito se esiste un punto di riferimento concordato. "Abbiamo detto cinque pagine" chiude una discussione; "Pensavo avessimo detto cinque pagine" ne inizia una.

È la prova se le cose vanno male. Qualsiasi processo di risoluzione — di una piattaforma, di un mediatore, di un tribunale — funziona in base a ciò che può essere dimostrato. Un ambito scritto concordato prima dell'inizio del lavoro è il documento più utile che puoi produrre.

Niente di tutto ciò richiede un atto formale. Richiede un registro che entrambe le parti hanno visto e a cui non hanno obiettato, in un luogo che nessuno dei due può modificare silenziosamente in seguito.

Cosa potresti già avere per iscritto

Prima di redigere qualsiasi cosa, fai il punto su ciò che esiste già. Quando acquisti tramite un marketplace, diversi documenti sono solitamente già in essere prima che tu scriva una parola.

• L'inserzioneUna descrizione del servizio a prezzo fisso indica i deliverable, le inclusioni e spesso il numero di revisioni. È un'offerta scritta.
• I termini della piattaformaEntrambe le parti hanno concordato un regolamento comune che copre la condotta, il pagamento, i rimborsi e la risoluzione.
• Il record dell'ordineCosa è stato acquistato, per quanto e quando — con data e ora e non modificabile da nessuna delle due parti.
• I requisiti che inviiLe tue risposte scritte alle domande del venditore fanno parte del brief sull'ordine.
• La conversazione via messaggioQualsiasi cosa concordata nei messaggi della piattaforma è datata, attribuibile e visibile a entrambe le parti.

Per molti lavori, questo insieme è davvero sufficiente. La lacuna che lascia è il dettaglio specifico del progetto: i tuoi particolari deliverable, la tua scadenza e la tua posizione sulla proprietà. Queste sono le cose che vale la pena aggiungere esplicitamente, e il modo più veloce per aggiungerle è un breve messaggio che il freelancer conferma prima di iniziare — non un PDF separato che vive in una casella di posta.

L'unica cosa che annulla tutto ciò è spostare la conversazione fuori dalla piattaforma. Una volta che il record è sparso tra e-mail personali e app di chat, nulla è attribuibile e nulla è datato in un modo su cui nessuna delle due parti può fare affidamento. Mantieni l'accordo dove si trova l'ordine.

Le otto cose che un accordo freelance dovrebbe coprire

Che si tratti di un contratto firmato o di un messaggio confermato, questi sono i punti su cui si discute effettivamente in seguito. Se il tuo accordo copre questi otto punti, sta facendo il suo lavoro.

• Ambito. Cosa viene prodotto, in nomi e numeri. E, altrettanto importante, cosa non lo è.
• Consegne e formati. I file effettivi che riceverai, inclusi i file sorgente se ne hai bisogno.
• Revisioni. Quanti cicli, cosa conta come revisione anziché nuova richiesta e cosa succede oltre il limite.
• Tempistiche e dipendenze. Le date, più ciò di cui il freelancer ha bisogno da te e entro quando. Una scadenza senza un elenco di dipendenze è un desiderio.
• Prezzo e cosa fa scattare costi aggiuntivi. Il numero e le condizioni in base alle quali cambia.
• Termini di pagamento. Quando il denaro si muove e in base a cosa.
• Proprietà intellettuale. Chi possiede il lavoro finito e cosa ciascuna parte può farne in seguito.
• Riservatezza. Cosa non deve essere condiviso e per quanto tempo.

Altri due punti meritano di essere aggiunti per qualsiasi cosa sostanziale: una clausola di risoluzione che stabilisce cosa succede se una delle parti si ferma (chi possiede il lavoro parziale, cosa è dovuto), e una riga legge applicabile che nomina la legge applicabile e dove verrebbe ascolta qualsiasi controversia.

Definire correttamente l'ambito e le revisioni

L'ambito è il punto più debole della maggior parte degli accordi, perché è la parte che sembra ovvia quando la si scrive e poi si rivela non esserlo.

Il test è se un estraneo potesse leggere il tuo ambito e dire che avevi finito. "Un logo" fallisce quel test. "Un logo primario, una variante impilata, una variante monocromatica, forniti come SVG, PNG e PDF, più un foglio di utilizzo di una pagina" lo supera. La seconda versione richiede novanta secondi in più per essere scritta e rimuove quasi l'intera categoria di discussioni di fine progetto.

Le revisioni meritano lo stesso trattamento. Concorda un numero e concorda cosa sia una revisione. La distinzione che conta è tra perfezionare la cosa che hai chiesto e chiedere una cosa diversa: cambiare la palette di colori è una revisione, decidere che ora vuoi una mascotte invece di un wordmark è un nuovo lavoro. Dillo in anticipo e nessuno dei due dovrà affrontare quella conversazione imbarazzante in seguito.

Vale anche la pena concordare una finestra di revisione, un periodo entro il quale fornirai un feedback consolidato. Un feedback che arriva in nove messaggi separati nell'arco di tre settimane è oggettivamente più difficile da gestire rispetto allo stesso feedback in un unico messaggio, e i freelancer prezzano la differenza, che sia discussa o meno. La nostra guida su come scrivere un brief di progetto spiega come strutturarlo in anticipo.

Termini di pagamento in parole semplici

I termini di pagamento rispondono a una domanda: cosa deve essere vero prima che il denaro si muova. Le strutture comuni sono un unico pagamento al completamento, un unico pagamento anticipato o una suddivisione in fasi per lavori più lunghi. Ciascuna è normale in alcuni mercati e insolita in altri.

Ciò che conta più della struttura è che il trigger sia oggettivo. "Pagabile alla consegna dei file finali" è oggettivo. "Pagabile al completamento soddisfacente" non lo è, perché "soddisfacente" non ha un test allegato, ed entrambe le parti lo definiranno a proprio favore quando conta.

Se acquisti tramite un marketplace, gran parte di questo è già gestito dal meccanismo di pagamento della piattaforma stessa anziché dal tuo accordo, e non dovresti duplicarlo. Ciò che vuoi ancora per iscritto è l'ambito che il tuo pagamento copre e cosa succede al denaro se il lavoro non viene consegnato, che su Zinn Hub è regolato dalla nostra politica di rimborso anziché da qualsiasi cosa tu rediga.

Un termine di cui diffidare ovunque: un accordo che subordina il pagamento a qualcosa completamente al di fuori del controllo del freelancer, come la performance commerciale del lavoro finito. Questa è una partnership mascherata da compenso, e di solito finisce male per entrambe le parti.

Proprietà intellettuale: la clausola che le persone saltano

Questo è il termine più comunemente omesso e quello che più probabilmente avrà importanza anni dopo, quando vorrai registrare un logo, vendere l'attività o riutilizzare un design in un mercato a cui nessuno aveva pensato.

In breve, in molte giurisdizioni la persona che crea un'opera ne è il primo proprietario, e il pagamento per il lavoro non trasferisce di per sé la proprietà a meno che l'accordo non lo specifichi. Alcune giurisdizioni hanno dottrine che modificano questo per determinate relazioni, e i dettagli differiscono significativamente da paese a paese — ed è esattamente per questo che dovrebbe essere dichiarato esplicitamente piuttosto che presunto.

La distinzione pratica da comprendere è tra una cessione, in cui la proprietà passa a te, e una licenza, in cui il creatore mantiene la proprietà e ti concede il permesso di utilizzare l'opera in modi definiti. Entrambe sono legittime. Hanno prezzi diversi e portano a risultati molto diversi tra cinque anni. Trattiamo questo argomento in dettaglio nella nostra guida su chi possiede il copyright quando si assume un freelancer.

Qualunque cosa tu concordi, metti per iscritto tre cose: cosa viene trasferito o concesso in licenza, se è esclusivo e se il freelancer può mostrare il lavoro nel suo portfolio. Quest'ultimo punto vale la pena concederlo nella maggior parte dei casi — i diritti di portfolio sono enormemente importanti per i freelancer e non costano nulla alla maggior parte degli acquirenti — ma se il tuo progetto non può essere mostrato, dillo prima che il lavoro inizi piuttosto che dopo che appare sul profilo di qualcuno.

Cos'è un NDA e cosa non è

Un accordo di non divulgazione è un contratto in cui una o entrambe le parti si impegnano a non divulgare informazioni riservate definite, per un periodo definito e a utilizzarle solo per uno scopo definito. È uno strumento di riservatezza. Questo è tutto ciò che è.

Un NDA è spesso frainteso come se facesse tre cose che non fa:

• Non trasferisce la proprietà intellettualeRiservatezza e proprietà sono clausole separate. Un NDA da solo lascia la proprietà esattamente dov'era.
• Non protegge un'ideaLimita una persona specifica dal divulgare ciò che le hai detto. Non ti dà alcun diritto contro chiunque abbia indipendentemente la stessa idea.
• Non si applica da soloL'applicazione significa provare una violazione, provare una perdita e perseguirla oltre confine. Questo è costoso e lento.

Capire questo cambia il modo in cui dovresti usarne uno. Il valore realistico di un NDA è principalmente deterrente e definitorio: rende esplicita l'aspettativa di riservatezza, il che è un vero vantaggio, e segnala serietà. Non è una cassaforte. La protezione più forte per materiale veramente sensibile è ancora non inviarlo — o inviare una versione redatta — finché non si ha un rapporto di lavoro.

Due termini che incontrerai insieme: un NDA reciproco vincola entrambe le parti, il che è normale e giusto quando il freelancer condividerà anche metodi o strumenti; un NDA unilaterale vincola solo il destinatario. La maggior parte degli incarichi freelance si adatta a uno reciproco.

Quando vale la pena chiedere un NDA

Chiedere un NDA per un lavoro di routine è un autogol comune. Aggiunge attrito, può sembrare sfiducia, alcuni freelancer rifiuteranno categoricamente, e per un compito da $20 non protegge nulla di importante. La domanda giusta non è "potrebbe essere confidenziale?" ma "cosa specificamente mi danneggerebbe se venisse fuori, e questo documento ridurrebbe significativamente quel rischio?"

Di solito ne vale la pena: prodotti non rilasciati o date di lancio; cifre commercialmente sensibili come modelli di prezzo, margini o elenchi di clienti; dati personali appartenenti ai tuoi clienti; codice sorgente o processi proprietari; qualsiasi cosa soggetta a un obbligo di riservatezza esistente che hai verso terzi.

Di solito non ne vale la pena: un logo, una landing page, un post di blog, una modifica di routine o un'idea il cui valore risiede interamente nell'esecuzione. Se un concorrente che scopre cosa stai facendo non cambierebbe nulla, l'NDA è amministrazione piuttosto che protezione.

Se ne hai bisogno, solleva la questione prima di inviare il brief, non dopo, e sii realistico riguardo alla portata. Un NDA breve, chiaro e reciproco che un freelancer firmerà effettivamente è meglio di uno strumento di dodici pagine che blocca il progetto per due settimane. Vale anche la pena verificare che le sue restrizioni siano proporzionate: i tribunali in molte giurisdizioni vedono sfavorevolmente gli obblighi di riservatezza illimitati nel tempo e nella portata, quindi una clausola perpetua e universale può essere più debole in pratica di una ristretta e ben definita.

I termini all'interno di un NDA

Qualunque modello tu usi, leggi attentamente queste cinque clausole, perché sono quelle che determinano se il documento fa qualcosa.

• La definizione di informazioni riservate. Troppo ristretta e perde la cosa che ti interessava; troppo ampia ("tutte le informazioni comunque divulgate") e diventa difficile da applicare. Contrassegnare il materiale come riservato quando lo invii è un'abitudine semplice ed efficace.
• Lo scopo consentito. Il destinatario può utilizzare le informazioni solo per eseguire il lavoro. Senza questo, hai limitato la divulgazione ma non l'uso.
• Le esclusioni. Standard e ragionevoli: informazioni già pubbliche, già note al destinatario, sviluppate in modo indipendente o la cui divulgazione è richiesta dalla legge. Un NDA senza esclusioni è un segnale di avvertimento riguardo a chi l'ha redatto.
• La durata. Un termine definito — comunemente un piccolo numero di anni dopo la fine dell'incarico — è più applicabile in molte giurisdizioni rispetto a "per sempre", con la solita eccezione dei veri segreti commerciali.
• Legge applicabile e giurisdizione. Quale legge del paese si applica e dove verrebbe ascoltata una controversia. In un impegno transfrontaliero questa è la clausola che decide se l'applicazione è realistica.

Fai attenzione a una clausola che fa silenziosamente qualcosa di diverso dalla riservatezza — un'assegnazione di IP, un non-concorrenza o un'ampia non-sollecitazione sepolta in un NDA. Questi sono impegni sostanziali e appartengono a un documento che hai letto come tale, qualunque sia la parte che li propone.

Come funziona su Zinn Hub

Zinn Hub non redige, ospita o testimonia contratti tra acquirenti e Zinners, e non fornisce modelli di NDA. Ciò che fornisce è un quadro in cui si inserisce l'accordo, ed è utile sapere quali parti non è necessario scrivere da soli.

I termini della piattaforma vincolano già entrambe le parti. I nostri termini e condizioni stabiliscono un regolamento condiviso che copre condotta, pagamento, rimborsi e risoluzione, ed entrambe le parti li accettano prima di effettuare transazioni.

La proprietà dei deliverable ha un valore predefinito. I termini prevedono che i diritti di proprietà intellettuale sui deliverable del servizio siano determinati dall'accordo tra lo Zinner e lo Zinnector, e che, salvo diversa specificazione, lo Zinnector riceva i diritti di utilizzare i deliverable per lo scopo previsto, lo Zinner possa conservare i diritti di portfolio a meno che non siano esplicitamente rinunciati, e i termini specifici di IP debbano essere chiariti nella descrizione del servizio, nella proposta o nella comunicazione diretta. In altre parole: i termini ti dicono di concordarlo e ti danno un'alternativa se non lo fai.

Gli obblighi di gestione dei dati sono già applicabili. Se uno Zinner riceve dati personali, file o credenziali da un acquirente durante la consegna di un ordine, i termini richiedono loro di gestirli in conformità con la legge sulla protezione dei dati applicabile, mantenere la riservatezza come specificato nelle loro politiche del negozio, usarli solo per quell'ordine, eliminarli in modo sicuro entro 30 giorni dal completamento dell'ordine a meno che non sia concordato un periodo più lungo, e notificare te e Zinn Hub di qualsiasi violazione. Questa è una base significativa prima di qualsiasi NDA separato.

Invite Only controls who can propose, not who can read. When you post a project you can set its visibility to Invite Only. Only freelancers you personally invite from the freelancer directory can then submit a proposal, and the brief is not broadcast to freelancers in the usual new-project alerts. It does not hide the brief: the project is still listed on the public Projects hub with an Invite Only badge, and anyone who opens it can read it. So write the brief at a level you are happy for anyone to read, and share the confidential detail privately with the Zinner you shortlist, under an NDA if you need one.

Mantieni il record sulla piattaforma. L'ambito concordato nei messaggi della piattaforma è datato e visibile a entrambe le parti, ed è ciò da cui parte un processo di risoluzione se un lavoro va storto. La nostra guida su come gestire una controversia con un freelance spiega come appare quel processo in pratica.