Come gestire un freelance remoto senza fare micromanagement

La maggior parte delle brutte esperienze con i freelancer non sono causate da cattivi freelancer. Sono causate da un acquirente che non ha mai detto chiaramente come doveva essere il “buono”, poi ha riempito il silenzio di ansia: tre messaggi al giorno, una richiesta di condivisione dello schermo, una “chiamata rapida” che occupa un pomeriggio. Il freelancer diventa difensivo, l'acquirente diventa sospettoso, e un lavoro che avrebbe dovuto richiedere una settimana ne richiede tre.

La soluzione non è più supervisione. È una migliore struttura iniziale, e poi deliberatamente meno supervisione in seguito. Un freelancer è un fornitore che consegna un risultato concordato, non un membro junior del personale che ha bisogno di essere supervisionato. Gestisci bene il risultato e quasi mai avrai bisogno di gestire la persona. Ecco come impostarlo, nell'ordine in cui ne avrai effettivamente bisogno.

Perché gestire un freelancer non è come gestire un dipendente

Un dipendente è pagato per il suo tempo e la sua disponibilità. Puoi ragionevolmente aspettarti che sia raggiungibile durante l'orario di lavoro, che si occupi di qualsiasi cosa gli capiti sulla scrivania e che assorba un brief mutevole perché assorbire brief mutevoli fa parte del lavoro. Nulla di tutto ciò si applica a un freelancer. Stai acquistando un risultato definito a un prezzo concordato, e tutto ciò che aggiungi in seguito è o buona volontà che stai spendendo o lavoro per cui dovresti pagare.

Questa differenza cambia immediatamente tre cose. Primo, la disponibilità non è implicita — un freelancer ha quasi certamente altri clienti, e aspettarsi risposte immediate significa aspettarsi di essere l'unico cliente di qualcuno. Secondo, la direzione non è gratuita — ogni volta che cambi idea stai consumando capacità che era stata prezzata in base al brief originale. Terzo, la motivazione non è gestita da te; è gestita dalla reputazione del freelancer, dal lavoro ripetuto e dalle recensioni.

Una volta che interiorizzi questo, l'intera relazione diventa più facile. Il tuo compito è essere un cliente insolitamente chiaro: preciso su ciò che vuoi, rapido nel rispondere alle domande, onesto sulle scadenze e prevedibile su quando farai la revisione. Gli acquirenti che fanno questo ottengono la prima scelta dei buoni freelancer, perché i buoni freelancer parlano di chi è facile lavorare.

Imposta correttamente tutto prima del primo giorno

Quasi ogni problema che si presenta nella seconda settimana è stato creato nell'ora prima dell'inizio del lavoro. Prima di effettuare un ordine o accettare una proposta, metti per iscritto e concorda cinque cose nello stesso posto.

• Il prodotto finaleCosa riceverai, in quale formato e quanti. "Un logo" non è un prodotto finale; "un logo primario, una variante impilata e una favicon, forniti come SVG e PNG" lo è.
• La definizione di completatoIl test che applicherai quando lo esaminerai. Scritto, in modo che nessuno dei due stia indovinando.
• RevisioniQuanti cicli sono inclusi e cosa conta come un ciclo piuttosto che un nuovo lavoro.
• DateLa data di consegna e la data entro cui avrai fornito il feedback. Anche la tua scadenza fa parte del programma.
• InputCosa devi loro: testi, immagini, credenziali di accesso, file del brand, un decisore che risponda. Elencalo, con le date.

Se scrivere questo sembra un lavoro duro, è proprio questo il punto: stai pensando ora invece di pagare qualcuno per farlo male dopo. La nostra guida su come scrivere un brief di progetto che ottenga ottime proposte copre il formato in dettaglio, e funge anche da documento di gestione per l'intero lavoro.

Fai la selezione prima di questa fase, non durante. Una volta iniziato il lavoro, stai gestendo; non dovresti ancora decidere se ti fidi di loro. Se non sei ancora sicuro, leggi prima come selezionare correttamente un freelancer.

L'avvio: trenta minuti che ti fanno risparmiare settimane

Un breve messaggio o una chiamata di avvio all'inizio è la mezz'ora con il più alto rendimento dell'intero progetto. Non è una chiamata sociale e non è una ripetizione del briefing. Esiste per far emergere le cose che un brief scritto non può: ipotesi, incognite e vincoli.

1. Chiedi loro di riassumere il brief

Chiedi al freelancer di descrivere, con le sue parole, cosa pensa di dover realizzare e perché. Ogni incomprensione che cogli qui non ti costa nulla; la stessa incomprensione colta alla consegna costa un intero ciclo di revisione. Se la loro versione è migliore della tua, adottala.

2. Chiedi cosa potrebbe andare storto

I freelancer esperti sanno esattamente dove un lavoro come il tuo di solito deraglia — un cliente che non riesce a ottenere l'approvazione, risorse del brand mancanti, uno stakeholder che appare alla fine. Chiedi direttamente. Otterrai gratuitamente una lista di rischi da qualcuno che ha già visto fallire progetti simili.

3. Concorda il ritmo e il canale

Definite la cadenza dei check-in, il canale unico che userete entrambi e il tempo di risposta che ciascuno di voi si impegna a rispettare. Ditevelo a voce alta in modo che sia un accordo reciproco piuttosto che una vostra aspettativa privata.

4. Conferma cosa gli devi e quando

Ripeti i tuoi input con le date. Il ritardo da parte dell'acquirente è la causa più comune di un progetto in ritardo, ed è quella che nessuno annota.

Scegli un ritmo di check-in e rispettalo

Il contatto casuale è il nemico. Se un freelancer non sa quando gli chiederai un aggiornamento, si difende dalla possibilità che sia adesso — il che significa mantenere qualcosa di presentabile in ogni momento invece di fare la parte centrale, profonda e disordinata del lavoro. Un ritmo fisso elimina completamente questa tassa.

Per un lavoro di pochi giorni, un check-in a metà percorso è sufficiente. Per un lavoro di poche settimane, un breve aggiornamento scritto due volte a settimana funziona meglio di una chiamata settimanale, perché è asincrono e lascia una traccia. Per qualsiasi cosa più lunga, concordate uno slot fisso e trattatelo come l'unico contatto programmato; tutto il resto è gestito per eccezioni.

Mantieni il formato dell'aggiornamento piccolo e ripetibile. Tre righe sono sufficienti: cosa è cambiato dall'ultima volta, cosa c'è dopo e qualsiasi cosa bloccata da te. Se un freelancer deve scrivere un saggio per aggiornarti, inizierà a scriverlo invece di lavorare, e avrai inventato il reporting di stato per un team di uno.

Resisti alla tentazione di chiedere il monitoraggio del tempo per un lavoro a prezzo fisso. Hai acquistato un risultato; le ore sono un problema del freelancer, e chiederle segnala che non credi veramente al prezzo. Se hai davvero bisogno di visibilità sulle ore, è un segnale che avresti dovuto assumere a ore — una decisione diversa, presa all'inizio.

Un posto per il lavoro, un posto per le conversazioni

La singola misura più efficace per l'igiene del lavoro a distanza è rifiutare di lasciare che un progetto viva in quattro posti contemporaneamente. Decidi, il primo giorno, dove avvengono le conversazioni e dove risiedono i file e le decisioni — poi sii rigoroso al riguardo, specialmente con te stesso.

La conversazione dovrebbe rimanere in un unico thread. Dividerla tra una casella di posta del marketplace, e-mail e un'app di messaggistica garantisce che l'unica istruzione importante si trovi nel canale che nessuno ha cercato. Su Zinn Hub, il thread dell'ordine è l'impostazione predefinita sensata: rimane allegato all'ordine, entrambe le parti possono trovarlo e non dipende dal fatto che uno di voi ricordi quale app avete usato.

Le decisioni hanno bisogno di una sede che non sia un registro di chat. Un breve documento in corso — anche una singola pagina che elenca le decisioni concordate con le date — pone fine alla maggior parte delle discussioni "ma avevamo detto" prima che inizino. Aggiungi una riga ogni volta che qualcosa viene risolto. Ci vogliono pochi secondi ed è l'assicurazione più economica nel freelancing.

I file necessitano di un'unica fonte di verità con una chiara gestione delle versioni. "finale-v3-REAL-finale" è un sintomo, non una convenzione di denominazione. Concorda dove verranno consegnati i prodotti e come si chiama la versione corrente, e assicurati di poterla ancora raggiungere dopo la fine del lavoro.

Come dare feedback che venga effettivamente messo in pratica

Il feedback vago è la cosa più costosa che un acquirente produce. "Non mi piace" costa un intero ciclo di revisione e non insegna al freelancer nulla su cosa fare di diverso. Un buon feedback ha tre proprietà: è specifico, è ancorato al brief ed è prioritario.

Sii specifico sull'oggetto, non sul sentimento. Non "la homepage sembra fredda", ma "il titolo principale suona aziendale; il nostro brief diceva che il tono doveva sembrare quello di una persona che parla". Indica l'elemento e la ragione. Se non riesci sinceramente ad articolare la ragione, dillo onestamente e descrivi l'effetto che volevi invece — è comunque utilizzabile.

Ancoralo al brief concordato. Il feedback che si ricollega a qualcosa che entrambi avete scritto è una correzione. Il feedback che non lo fa è un nuovo requisito, e chiamarlo per quello che è mantiene pulito il rapporto. Questa distinzione è l'intero argomento della nostra guida su come evitare lo scope creep in un progetto freelance.

Dai priorità senza pietà e invialo una volta sola. Raggruppa le tue note in un unico messaggio, indica quali sono da correggere assolutamente e quali sono preferenze, e non inviarle a goccia. Un freelancer che riceve undici commenti separati in due giorni li affronterà nell'ordine in cui li ha ricevuti, non nell'ordine di importanza, e sprecherà un ciclo di lavoro per farlo.

Infine, di' cosa funziona. Non per cortesia, ma come informazione. Dire a qualcuno quali parti mantenere è tanto direttivo quanto dirgli cosa cambiare, e impedisce a una revisione di distruggere silenziosamente la parte che ti piaceva.

Dividere un lavoro grande in fasi revisionabili

Per qualsiasi cosa sostanziale, non aspettare la fine per dare un'occhiata. Concorda dei punti di revisione in cui il freelancer ti mostra qualcosa di piccolo e poco costoso da modificare prima che diventi qualcosa di grande e costoso da modificare: una sitemap prima di un design, un wireframe prima di un visual, una bozza prima di diecimila parole, un singolo campione prima di un lotto di cinquanta.

Si tratta di revisionare presto, non di pagare a rate. Su Zinn Hub un ordine viene effettuato e pagato come un ordine intero — non ci sono pagamenti a fasi o a traguardi — quindi i punti di revisione sono un accordo di lavoro tra te e lo Zinner, non un meccanismo di pagamento. Se vuoi vedere come funziona effettivamente il lato monetario, lo trattiamo in cos'è l'escrow e come ti protegge.

Mantieni ogni punto di revisione davvero piccolo. Il valore deriva dal cogliere una direzione sbagliata mentre è ancora una pagina di lavoro. Un punto di revisione che arriva con l'ottanta percento del lavoro già costruito non è un punto di revisione; è una consegna con una cerimonia extra.

E rispondi velocemente. Una revisione di fase su cui ti soffermi per quattro giorni danneggia il programma più di qualsiasi cosa il freelancer possa fare, perché non può procedere e non può facilmente colmare il divario con il lavoro di qualcun altro con breve preavviso.

Cosa fare quando le cose iniziano ad andare male

A volte le cose vanno male, e la differenza tra un lavoro recuperabile e uno perso è quasi sempre quanto presto dici qualcosa. Gli acquirenti tendono ad aspettare, sperando che la prossima bozza risolva il problema, e poi arrivano alla fine furiosi per problemi di cui il freelancer non sapeva nemmeno l'esistenza.

Indica la lacuna in anticipo e in modo fattuale. "Gli ultimi due aggiornamenti sono slittati di un giorno ciascuno e non ho ancora visto la seconda sezione — siamo ancora in linea per venerdì?" è una domanda, non un'accusa, e dà a un freelancer onesto la possibilità di dirti la verità sulla sua settimana.

Separa un problema di qualità da un problema di comunicazione. Se il lavoro va bene ma gli aggiornamenti no, correggi il ritmo. Se gli aggiornamenti vanno bene ma il lavoro no, torna al brief e controlla se stanno effettivamente fallendo o se hai cambiato idea. Queste due situazioni sembrano identiche dall'esterno e hanno soluzioni completamente diverse.

Stabilisci un punto di recupero chiaro anziché una serie di avvertimenti: una cosa specifica, consegnata entro una data specifica, che rimetterebbe il lavoro in carreggiata. Se viene rispettato, prosegui e smetti di preoccuparti. Se non lo è, hai una decisione chiara da prendere invece di una deriva senza fine.

Se il rapporto si è completamente interrotto, gestiscilo tramite la piattaforma anziché discutere in un thread. Zinn Hub ha un processo di risoluzione per controversie e cancellazioni, e il registro dell'ordine — brief, messaggi, consegne — è esattamente la prova di cui tale processo ha bisogno. Mantenere la conversazione in un unico posto, come sopra, è ciò che lo rende possibile.

Lavorare tra lingue e stili di lavoro diversi

Assumere a livello globale significa che una buona parte delle persone con cui lavorerai ti scriverà nella loro seconda, terza o quarta lingua. Il fatto che il loro inglese sia meno fluente del tuo non dice nulla sulla loro abilità, e molto su quante lingue parlano.

Scrivi per essere compreso piuttosto che per sembrare naturale. Frasi brevi, un'istruzione per paragrafo, niente modi di dire, niente sarcasmo e date scritte per esteso. "Mettiamo da parte questo" e "stimare" sono il tipo di frasi che causano silenziosamente l'esecuzione di un lavoro sbagliato.

Conferma la comprensione senza essere paternalistico. Chiedere "puoi dirmi come intendi affrontare la seconda parte?" ti permette di verificare la comprensione e di ottenere una risposta utile allo stesso tempo. Chiedere "hai capito?" ti farà ottenere "sì" ogni volta.

Zinn Hub è disponibile in 45 lingue del sito, e includendo le lingue solo per i messaggi puoi ricevere messaggi in 57 lingue in totale — quindi uno Zinner potrebbe benissimo leggere la piattaforma nella propria lingua mentre ti scrive nella tua. Presumi buona fede nella formulazione, e sii esplicito su qualsiasi cosa in cui un'errata interpretazione sarebbe costosa.

I fusi orari sono l'altra metà di questo. Se il tuo freelancer lavora mentre tu dormi, è un vantaggio una volta che lo imposti correttamente e una costante irritazione se non lo fai — le meccaniche sono nella nostra guida su lavorare con i freelancer attraverso i fusi orari.

Accesso, consegna e conservazione delle chiavi

La gestione degli accessi è poco affascinante ed è dove gli acquirenti subiscono gravi danni. Concedi il minimo accesso necessario per svolgere il lavoro, da account che sono tuoi. Crea un utente separato per il freelancer anziché consegnare la tua password e rimuovilo quando il lavoro termina.

Possiedi tu stesso le fondamenta. Domini, hosting, account pubblicitari, analisi e elenchi di app store dovrebbero essere registrati a tuo nome con la tua fatturazione, e il freelancer aggiunto come utente. Siti e campagne che vengono ricostruiti da zero un anno dopo sono solitamente ricostruiti perché l'originale si trovava all'interno dell'account di qualcun altro.

Concorda la consegna come parte del prodotto finale, non come un ripensamento. File sorgente, formati modificabili, una breve nota su come sono strutturate le cose e qualsiasi credenziale creata lungo il percorso. Se non è nel brief non è nel prezzo, e chiederlo alla fine è una richiesta di modifica.

La proprietà del lavoro stesso — copyright, licenze, cosa si può fare con un design o un pezzo di codice in seguito — varia a seconda della giurisdizione e di quanto concordato. Questa guida fornisce informazioni generali, non consulenza legale; se i diritti sono importanti commercialmente, metteteli per iscritto all'inizio e chiedete una consulenza adeguata per il vostro paese.

Gestire uno Zinner su Zinn Hub

Su Zinn Hub, i venditori sono chiamati Zinners e le loro inserzioni sono Zinns. Gli Zinners sono verificati con un documento d'identità con foto rilasciato dal governo e prove delle loro competenze e lavori passati, e le recensioni richiedono un acquisto confermato — quindi il profilo che stai leggendo è stato guadagnato piuttosto che scritto. Gli acquirenti non pagano alcuna commissione di piattaforma e tutti i prezzi sono in USD.

Ci sono tre modi per iniziare un rapporto di lavoro, e ognuno di essi modella il modo in cui lo gestirai. Puoi acquistare un Zinn a prezzo fisso, che ha l'ambito più ristretto e la gestione minima. Puoi pubblicare un progetto gratuitamente con il tuo brief e budget e scegliere tra le proposte che ricevi, il che si adatta a lavori che necessitano di essere modellati. Oppure puoi sfogliare direttamente assistenti virtuali e freelance di supporto, restringere la ricerca a una singola competenza come la gestione di progetti, e invitare le persone che ti piacciono nel tuo brief.

Se stai assumendo per un aiuto continuativo piuttosto che per un'unica occasione, il marketplace degli assistenti virtuali e i servizi taggati assistente virtuale sono i punti di partenza giusti, e la gestione di progetti è una categoria a sé stante se vuoi qualcuno che gestisca il lavoro piuttosto che farlo.

Prima di impegnarti in una relazione a lungo termine, esegui una prova a pagamento. I Micro Zinns sono servizi a prezzo fisso a $5, $10, $15 o $20, il che rende un vero ordine di prova abbastanza economico da essere un errore di arrotondamento. Sfogliali al livello $10 o per categoria per aiuto nella gestione di progetti — il metodo è esposto per intero in testare un freelancer prima di impegnarsi.