Wie man mit Freiberuflern über Zeitzonen hinweg zusammenarbeitet

Die Einstellung außerhalb der eigenen Zeitzone bekommt einen schlechten Ruf, den sie nicht wirklich verdient hat. Die Beschwerden betreffen fast immer die Terminplanung – ein Anruf zur falschen Stunde, eine Frist, die einen Tag zu früh landete, eine Frage, die über Nacht unbeantwortet blieb – und fast nie die Arbeit selbst. Die Entfernung ändert nicht, wie gut jemand eine Website erstellt; sie ändert, wann Sie mit ihm darüber sprechen können.

Die gute Nachricht ist, dass Terminprobleme mechanische Lösungen haben. Sobald Sie ein klares Überschneidungsfenster festgelegt, entschieden haben, was wirklich ein Live-Gespräch erfordert, und sich angewöhnt haben, Zeiten unmissverständlich zu schreiben, hört eine Zwölf-Stunden-Lücke auf, ein Hindernis zu sein, und wird nützlich: Arbeit geschieht, während Sie schlafen, und Sie überprüfen sie beim Kaffee. Hier erfahren Sie, wie Sie das einrichten.

Eine Zeitzone ist ein Terminproblem, kein Qualitätsproblem

Es lohnt sich, die beiden zu trennen, da Käufer sie routinemäßig verwechseln. Weit entfernt zu sein hat keinen Einfluss auf Können, Zuverlässigkeit oder Kommunikationsqualität – das sind Eigenschaften der Person, und Sie beurteilen sie auf die gleiche Weise, wie Sie jemanden in der nächsten Straße beurteilen würden: Portfolio, Bewertungen, ein kurzer bezahlter Test, ein echtes Gespräch. Was die Entfernung wirklich beeinflusst, ist die Anzahl der Stunden am Tag, in denen Sie beide wach sind.

Diese Unterscheidung ist wichtig, weil sie Ihnen sagt, was zu beheben ist. Wenn jemand zu spät liefert, ist die Antwort eine klarere Frist und ein Check-in-Rhythmus, nicht eine nähere Adresse. Wenn jemand eine Anweisung missversteht, ist die Antwort eine bessere Anweisung. Nur eine Art von Problem – Ich brauche eine Antwort in den nächsten zwanzig Minuten“ – wird wirklich durch die Uhr verursacht, und die meisten Arbeiten enthalten nicht viele davon.

Es gibt einen echten Kompromiss, und es ist ehrlich, ihn zu benennen: Weniger gemeinsame Stunden bedeuten einen langsameren Austausch bei allem, was mehrdeutig ist. Die Art und Weise, diese Zeit zurückzugewinnen, besteht darin, Mehrdeutigkeiten im Voraus zu beseitigen, was ohnehin eine gute Idee ist. Unser Leitfaden zum Schreiben eines Projektbriefings, das großartige Vorschläge erhält, ist das wirkungsvollste, was Sie tun können, bevor Sie jemanden in jeder Entfernung einstellen.

Die Sommerzeitfalle, die Ihren Kalender durcheinanderbringt

Dies ist die Falle, die fast jeden erwischt, daher lohnt es sich, sie richtig zu verstehen, anstatt sie zu umgehen.

Die meisten Leute, wenn sie jemanden im Ausland einstellen, ermitteln den Unterschied einmal – sie sind fünf Stunden vor mir“ – schreiben es auf einen Notizzettel und verwenden es für den Rest des Jahres. Diese Zahl ist nur zuverlässig, wenn keines der Länder seine Uhren umstellt. In der Praxis stellen viele Länder in Europa und Nordamerika, zusammen mit Teilen Ozeaniens und Südamerikas, ihre Uhren einmal im Jahr vor und zurück. Die meisten Länder Asiens und die meisten Länder Afrikas stellen ihre Uhren überhaupt nicht um. Länder, die umstellen, tun dies auch nicht am selben Datum, und Länder auf der südlichen Hemisphäre verschieben sich in der entgegengesetzten Jahreszeit.

Das Ergebnis ist, dass der Abstand zwischen zwei Orten keine Konstante ist. Er kann sich zweimal im Jahr ändern, und es gibt kurze Zeitfenster – manchmal ein paar Wochen lang –, in denen eine Seite bereits umgestellt hat und die andere nicht, sodass der Unterschied kurzzeitig etwas ist, das keiner von Ihnen erwartet. Jede X Stunden voraus“-Regel, die Sie aufschreiben, ist daher für einen Teil des Jahres falsch, und die Teile, für die sie falsch ist, sind genau die Wochen, in denen ein verpasster Anruf am ärgerlichsten ist.

Die Lösung ist einfach und dauerhaft: Speichern Sie niemals einen Offset. Speichern Sie einen Ort. Sagen Sie 09:00 Uhr in Lissabon“ oder 14:00 Uhr in Manila“, nicht Ihre Zeit plus sechs“. Lassen Sie eine Kalenderanwendung herausfinden, was das für jeden von Ihnen am betreffenden Tag bedeutet, und überprüfen Sie die aktuelle Ortszeit an beiden Orten, wann immer Sie etwas bestätigen wollen. Diese Gewohnheit beseitigt diese Art von Problem dauerhaft für jedes Land, mit dem Sie jemals zusammenarbeiten werden.

Ihr echtes Überschneidungsfenster finden

Ihre Überschneidung ist nicht die arithmetische Differenz zwischen zwei Zeitzonen. Es ist die Schnittmenge der Stunden, in denen Sie wirklich verfügbar sind, und der Stunden, in denen sie wirklich arbeiten – eine kleinere und viel nützlichere Zahl.

Stellen Sie zwei Fragen, bevor Sie einstellen, und stellen Sie sie klar. Erstens: Was sind Ihre normalen Arbeitszeiten, in Ihrer eigenen Ortszeit? Zweitens: Wie viel Vorlaufzeit benötigen Sie für einen Anruf außerhalb dieser Zeiten? Die Antworten sagen Ihnen, ob die Beziehung angenehm sein wird. Jemand, der ein zweistündiges Fenster anbietet, das zufällig in Ihren Nachmittag fällt, ist eine viel einfachere Einstellung als jemand, dessen Tag endet, wenn Ihrer beginnt, unabhängig davon, was die reine Zeitzonendifferenz aussagt.

Zwei Stunden echter Überschneidung reichen für die meisten freiberuflichen Arbeiten aus. Eine Stunde ist machbar, wenn Sie diszipliniert sind, Fragen zu bündeln. Keine Überschneidung ist möglich, erfordert aber, dass alles asynchron abläuft, was wiederum Briefings erfordert, die ohne Nachfragen auskommen – es ist eine echte Einschränkung, und es lohnt sich, ehrlich zu sich selbst zu sein, bevor Sie sich verpflichten.

Schützen Sie die Überschneidung, sobald Sie sie haben. Füllen Sie sie nicht mit einem Statusanruf, der auch drei Zeilen Text hätte sein können. Nutzen Sie sie für die Dinge, die nur live funktionieren: eine Meinungsverschiedenheit ausräumen, ein Design durchgehen, eine Entscheidung treffen, die schriftlich im Kreis gegangen ist.

Standardmäßig asynchron arbeiten

Asynchrones Arbeiten bedeutet, davon auszugehen, dass eine Antwort später kommt, und die Nachricht so zu gestalten, dass später in Ordnung ist. Es ist eine Fähigkeit und der größte Faktor dafür, ob eine Einstellung aus der Ferne mühelos oder anstrengend ist.

Die Kern-Gewohnheit ist, niemals eine Nachricht zu senden, die nur mit einer weiteren Frage beantwortet werden kann. Anstatt Sind Sie frei, um über den Header zu sprechen?“, senden Sie: Der Header ist auf Mobilgeräten zu hoch. Bitte reduzieren Sie ihn, damit der erste Absatz auf einem Standard-Telefonbildschirm ohne Scrollen sichtbar ist. Wenn das das Logo-Lockup bricht, verwenden Sie die gestapelte Variante. Wenn Sie mit beidem nicht einverstanden sind, sagen Sie mir warum und lassen Sie es so.“ Diese Nachricht kann über Nacht bearbeitet werden, ohne dass Sie wach sind.

Bündeln Sie Ihre Fragen. Fünf Fragen, die einzeln über einen Arbeitstag hinweg gesendet werden, werden zu fünf separaten Übernachtzyklen – fast eine Woche verstrichener Zeit für etwas, das einen Tag hätte dauern können. Sammeln Sie sie, senden Sie sie zusammen und beantworten Sie ihre Fragen auf die gleiche Weise.

Geben Sie Optionen, anstatt eine Diskussion zu eröffnen. Bevorzugen Sie A oder B, und wenn beides nicht funktioniert, tun Sie C und sagen Sie mir warum“ löst sich in einem Zyklus. Was denken Sie?“ löst sich in drei. Wo eine Entscheidung wirklich von Ihrem Urteilsvermögen abhängt, genehmigen Sie die kleinere Version davon im Voraus: Wenn es weniger als eine Stunde Arbeit ist, tun Sie es einfach und sagen Sie es mir.“

Nehmen Sie kurze Bildschirmvideos auf, anstatt visuelle Probleme in Prosa zu beschreiben. Neunzig Sekunden einer kommentierten Bildschirmaufnahme enthalten mehr Informationen als achthundert Wörter, und sie kann zu jeder Stunde angesehen werden. Dies ist auch der schnellste Weg, Design-Feedback ohne Anruf zu geben.

Die Übergabenotiz: Die Lücke in einen Vorteil verwandeln

Ein Team, das über die ganze Welt verteilt ist, kann tatsächlich einen nahezu kontinuierlichen Arbeitstag gestalten, aber nur, wenn jede Seite bewusst übergibt. Der Mechanismus ist eine kurze schriftliche Notiz am Ende jeder Arbeitssitzung – immer die gleichen drei Zeilen.

• ErledigtWas sich seit der letzten Notiz tatsächlich geändert hat, in einer Zeile. Keine Liste von Aktivitäten – eine Liste von Dingen, die jetzt abgeschlossen sind.
• NächstesWas als Nächstes in Angriff genommen wird, damit die andere Seite weiß, was nicht dupliziert werden soll.
• BlockiertAlles, was ohne eine Entscheidung oder ein Asset nicht fortgesetzt werden kann, explizit benannt, mit der Frage so formuliert, dass sie ohne eine Rückfrage beantwortet werden kann.

Die Zeile blockiert“ ist diejenige, die die ganze Gewohnheit rechtfertigt. Ein Blocker, der am Ende ihres Tages gemeldet wird, wird während Ihres Tages gelöst und beseitigt, bevor sie wieder anfangen, sodass nichts einen vollen Zyklus warten muss. Ein Blocker, der in einer Chat-Nachricht zu einer zufälligen Stunde gemeldet wird, wird übersehen und kostet einen Tag.

Bewahren Sie die Notiz am selben Ort wie die Arbeit auf. Auf Zinn Hub ist der Bestell-Thread der offensichtliche Ort: Er bleibt an die Bestellung angehängt, beide Seiten können ihn später finden, und keiner von Ihnen muss sich merken, in welcher App der wichtige Satz stand.

Anrufe buchen, zu denen die Leute tatsächlich erscheinen

Die meisten verpassten Anrufe über Zeitzonen hinweg werden eher falsch gebucht als vergessen. Ein paar Regeln beseitigen fast alles.

Senden Sie eine Kalendereinladung, anstatt eine Zeit in einer Nachricht zu vereinbaren. Eine Einladung enthält die Zeitzone und wird in beiden Kalendern korrekt angezeigt; ein Satz in einem Chat nicht. Wenn Ihr Gegenüber kein gemeinsames Kalendersystem verwendet, senden Sie die Zeit in beiden Ortszeiten und bitten Sie ihn, sie Ihnen in seiner Zeit zu bestätigen.

Schreiben Sie niemals eine bloße Zahl. 15 Uhr“ ist über eine Grenze hinweg bedeutungslos, und 15 Uhr meiner Zeit“ ist nur geringfügig besser, da es davon ausgeht, dass sie wissen, wo Sie sind und ob Ihre Uhren umgestellt wurden. Schreiben Sie jedes Mal das Datum, die Uhrzeit und die Stadt oder die benannte Zeitzone.

Wechseln Sie bei wiederkehrenden Anrufen die Unannehmlichkeiten ab. Wenn eine Seite den Anruf immer zu einer unsozialen Stunde entgegennimmt, verschlechtert sich diese Vereinbarung – die Leute sagen ab, kommen müde an oder ärgern sich stillschweigend darüber. Das Abwechseln, welche Seite sich streckt, ist eine kleine Höflichkeit, die eine lange Beziehung gesund hält.

Fragen Sie dann, ob der Anruf überhaupt nötig ist. Sehr viele Statusanrufe existieren, weil niemand eine Übergabenotiz geschrieben hat. Wenn das Meeting keine Entscheidung enthält, ersetzen Sie es durch drei Textzeilen und geben Sie beiden die Stunde zurück.

Eine Frist schreiben, die nicht missverstanden werden kann

Bis Freitag“ ist keine Frist. An einem Ort endet der Freitag, während es anderswo noch Donnerstagnachmittag ist, und eine Lieferung, die genau pünktlich ankommt, kann je nachdem, wo man steht, entweder früh oder spät aussehen.

Schreiben Sie Fristen in einer eindeutigen Form: den Wochentag, das Kalenderdatum, die Uhrzeit und den benannten Ort. Freitag, 22 August, 17:00 Londoner Zeit“ kann von jedem, überall, in jedem Monat des Jahres korrekt gelesen werden. Fügen Sie den Tagesnamen als Gegenprüfung gegen Datumsformatverwirrung hinzu, da dieselben sechs Ziffern in verschiedenen Ländern unterschiedliche Tage bedeuten.

Sagen Sie dann, wem die Frist gehört. Eine Lieferfrist für den Freiberufler impliziert normalerweise eine Überprüfungsfrist für Sie, und eine Verzögerung auf Käuferseite ist die häufigste Ursache für eine Projektverzögerung. Schreiben Sie beides auf und behandeln Sie Ihre Frist als ebenso verbindlich.

Lassen Sie einen Puffer, wo die Arbeit in etwas Festes mündet – einen Start, einen Drucklauf, ein Ereignis. Wenn die wahre Frist Mittwoch ist, bitten Sie um Lieferung am Montag und sagen Sie warum. Über eine große Zeitspanne hinweg kostet ein verpasster Zyklus einen Tag statt einer Stunde, sodass der Puffer mehr Arbeit leistet, als er lokal leisten würde.

Antwortzeiten, Verfügbarkeit und was man nicht versprechen sollte

Vereinbaren Sie explizit eine erwartete Antwortzeit in beide Richtungen und machen Sie sie großzügig. Innerhalb eines Arbeitstages“ ist ein Versprechen, das beide Seiten über fast jede Entfernung hinweg einhalten können. Schnell“ ist überhaupt kein Versprechen und bedeutet stillschweigend für die eine Person innerhalb einer Stunde“ und für die andere bevor ich morgen fertig bin“.

Unterscheiden Sie Routine-Nachrichten von echten Dringlichkeiten und vereinbaren Sie einen separaten Weg für letztere. Wenn alles als dringend behandelt wird, ist nichts dringend, und ein Freiberufler, der mehrere Zeitzonen entfernt ist, wird entweder durch das Beobachten von Benachrichtigungen ausbrennen oder anfangen, sie zu ignorieren. Die meisten freiberuflichen Arbeiten enthalten sehr wenige echte Notfälle.

Erwarten Sie nicht selbstverständlich Verfügbarkeit außerhalb der Arbeitszeiten einer Person und bieten Sie diese auch selbst nicht an. Ein Freiberufler, der um drei Uhr morgens antwortet, ist kein besserer Lieferant; er ist einer, der in einem Monat unzuverlässig sein wird. Nachhaltigkeit ist über die Dauer eines Projekts schneller.

Seien Sie auch sich selbst gegenüber realistisch. Wenn Sie zwei Tage pro Woche verschwinden, sagen Sie es am Anfang, damit es eingeplant werden kann. Ein vorhersehbar langsamer Kunde ist einfach zu bearbeiten; ein unvorhersehbarer nicht, egal in welcher Zeitzone er sich befindet.

Sprache, Feiertage und die Arbeitswoche

Uhren sind nur ein Teil des Bildes. Die Arbeitswoche selbst ist nicht universell – die Tage, die als Wochenende zählen, unterscheiden sich zwischen den Ländern, und Feiertage häufen sich weltweit sehr unterschiedlich. Eine Woche, die bei Ihnen völlig normal ist, kann anderswo einen wichtigen nationalen Feiertag enthalten. Fragen Sie frühzeitig und beiläufig, ob es im Projektzeitraum Termine gibt, an denen Ihr Freiberufler abwesend sein wird.

Sprache verdient die gleiche Berücksichtigung. Viele der Menschen, die Sie weltweit einstellen, werden Ihnen in ihrer Zweit- oder Drittsprache schreiben, was nichts über ihre Fähigkeiten aussagt. Schreiben Sie kurze Sätze, vermeiden Sie Redewendungen, geben Sie eine Anweisung in jedem Absatz und schreiben Sie Daten vollständig aus. Überprüfen Sie dann das Verständnis, indem Sie fragen, wie sie etwas angehen wollen, anstatt zu fragen, ob sie verstanden haben.

Zinn Hub ist in 45 Sprachen verfügbar, und wenn Nachrichten-only-Sprachen berücksichtigt werden, können Sie insgesamt in 57 Sprachen Nachrichten erhalten – es ist also durchaus möglich, dass die Person, mit der Sie zusammenarbeiten, die Plattform in ihrer eigenen Sprache liest, während sie Ihnen in Ihrer Sprache schreibt. Das ist ein wenig zusätzliche Präzision in Ihrer eigenen Formulierung und ein wenig mehr Geduld mit ihrer wert.

Der Rest der Arbeitsbeziehung – Rhythmus, Feedback, Überprüfungspunkte – folgt den gleichen Prinzipien über jede Entfernung hinweg. Sie werden in unserem Leitfaden zum Verwalten eines Remote-Freiberuflers ohne Mikromanagement behandelt.

Die Arithmetik vollständig entfernen

Die zuverlässigsten Systeme sind diejenigen, bei denen niemand etwas berechnen muss.

• Zweite UhrFügen Sie die Stadt Ihres Freiberuflers als zusätzliche Uhr auf Ihrem Telefon oder Computer hinzu. Sie werden sie vor jeder Nachricht ansehen und sich nie wieder wundern.
• KalendereinladungenSenden Sie immer eine. Sie enthält die Zeitzone, aktualisiert sich bei Zeitumstellung und erinnert beide Seiten.
• PlanungslinksEin Buchungslink, der Termine in der lokalen Zeit des Besuchers anbietet, eliminiert die Verhandlung vollständig.
• Benannte Zeitzonen in SchriftformFügen Sie die Stadt in jedes Datum ein, das Sie schreiben. Es kostet zwei Wörter und verhindert die teuerste Art von Missverständnis.
• Geplanter VersandSchreiben Sie, wann es Ihnen passt, liefern Sie, wann es ihnen passt – nützlich für alles, was Aufmerksamkeit erfordert, anstatt etwas, worüber man schlafen kann.

Nichts davon erfordert neue Software. Es erfordert die einmalige Entscheidung, dass der Kalender die Quelle der Wahrheit für die Zeit ist, und niemals einen Unterschied manuell neu abzuleiten.

Einstellung über Zeitzonen hinweg auf Zinn Hub

Zinn Hub ist ein globaler Marktplatz, daher ist die Arbeit über Zeitzonen hinweg der Normalfall und nicht die Ausnahme. Verkäufer werden Zinners genannt, ihre Angebote sind Zinns, und Zinners werden mit einem amtlichen Lichtbildausweis und Nachweisen ihrer Fähigkeiten und früheren Arbeiten verifiziert. Käufer zahlen keine Plattformgebühr, alle Preise sind in USD, und Bewertungen erfordern einen bestätigten Kauf.

Eine Sache, die man im Voraus wissen sollte: Es gibt keinen Länder-, Standort- oder Zeitzonenfilter in der Zinn Hub-Suche. Die Filter, die beim Durchsuchen von Zinners verfügbar sind, sind Sortierreihenfolge, nur verifiziert, Kategorie, Mindestbewertung, Zinner-Typ, Zahlungsmodus und Zahlungsmethoden. Wenn Arbeitszeiten für Sie wichtig sind, fragen Sie in Ihrem Briefing oder in Ihrer ersten Nachricht, anstatt nach einem Filter zu suchen, der nicht existiert – und nehmen Sie die Antwort vom Zinner, da wir Identität und Fähigkeiten und nicht das Wohnsitzland überprüfen.

Für Arbeiten, die tatsächlich eine Live-Überschneidung erfordern – Posteingangsverwaltung, Kalenderverwaltung, Kundensupport – geben Sie dies in dem von Ihnen veröffentlichten Angebot an. Sie können ein Projekt veröffentlichen und die benötigten Stunden angeben, Freiberufler für Executive- und Admin-Support durchsuchen, nach einer einzelnen Fähigkeit wie Zeitmanagement filtern oder vom Marktplatz für virtuelle Assistenten und den mit virtueller Assistent getaggten Diensten ausgehen.

Testen Sie den Arbeitsrhythmus, bevor Sie sich darauf festlegen. Micro Zinns sind Festpreisdienste zu $5, $10, $15 oder $20, sodass eine einzige kleine Bestellung Ihnen zeigt, wie sich ein vollständiger Zyklus mit dieser Person tatsächlich anfühlt – wie schnell sie antwortet, wie klar ihre Übergabe ist, ob die Überschneidung funktioniert. Durchsuchen Sie sie auf der $10-Stufe oder nach Kategorie für allgemeine virtuelle Assistenz und Kalender- und Terminplanungshilfe. Die Methode ist vollständig in einen Freiberufler testen, bevor Sie sich festlegen dargelegt.