Як працювати з фрилансерами в різних часових поясах

Найм за межами вашого часового поясу отримує погану репутацію, яку він насправді не заслужив. Скарги майже завжди стосуються планування — дзвінок у невідповідний час, дедлайн, який настав на день раніше, питання, яке залишилося без відповіді на ніч — і майже ніколи не стосуються самої роботи. Відстань не змінює того, наскільки добре хтось створює веб-сайт; вона змінює те, коли ви можете поговорити з ними про це.

Хороша новина полягає в тому, що проблеми з плануванням мають механічні рішення. Як тільки ви встановили чітке вікно збігу, вирішили, що дійсно потребує живої розмови, і прийняли звичку однозначно писати час, дванадцятигодинний розрив перестає бути перешкодою і починає бути корисним: робота відбувається, поки ви спите, а ви переглядаєте її з кавою. Ось як це налаштувати.

Часовий пояс — це проблема планування, а не проблема якості

Варто розділити ці два поняття, оскільки покупці регулярно їх плутають. Відстань не має відношення до навичок, надійності чи якості спілкування — це властивості людини, і ви оцінюєте їх так само, як і того, хто живе на сусідній вулиці: портфоліо, відгуки, короткий платний тест, справжня розмова. Що дійсно впливає на відстань, так це кількість годин на день, коли ви обоє не спите.

Ця відмінність має значення, тому що вона підказує, що потрібно виправити. Якщо хтось запізнюється з виконанням, відповіддю є чіткіший дедлайн і ритм перевірок, а не ближча адреса. Якщо хтось неправильно розуміє завдання, відповіддю є краще завдання. Лише один клас проблем — Мені потрібна відповідь протягом наступних двадцяти хвилин — дійсно викликаний годинником, і більшість робіт не містять багато таких.

Існує реальний компроміс, і чесно його назвати: менше спільних годин означає повільніший обмін інформацією щодо будь-яких неоднозначних питань. Спосіб повернути цей час — усунути неоднозначність заздалегідь, що є гарною ідеєю незалежно від обставин. Наш посібник щодо написання технічного завдання, яке отримує чудові пропозиції, є єдиною найефективнішою річчю, яку ви можете зробити перед наймом будь-кого на будь-якій відстані.

Пастка переходу на літній час, яка порушує ваш календар

Це те, що ловить майже всіх, тому варто зрозуміти це належним чином, а не обходити.

Більшість людей, наймаючи когось за кордоном, один раз вираховують різницю — вони на п'ять годин попереду мене — записують її на стікері та використовують протягом решти року. Це число надійне лише в тому випадку, якщо жодна країна не змінює свій годинник. На практиці багато країн Європи та Північної Америки, а також частини Океанії та Південної Америки переводять свій годинник вперед і назад раз на рік. Більшість країн Азії та більшість країн Африки взагалі не переводять свій годинник. Країни, які змінюють час, також не змінюють його в одну й ту саму дату, а країни південної півкулі переводять його в протилежний сезон.

Результат полягає в тому, що розрив між двома місцями не є постійним. Він може змінюватися двічі на рік, і є короткі вікна — іноді кілька тижнів — коли одна сторона вже перевела годинник, а інша ні, тому різниця на короткий час стає такою, якої ніхто з вас не очікує. Тому кожне правило X годин попереду, яке ви записуєте, є неправильним протягом частини року, і ті частини, для яких воно неправильне, — це саме ті тижні, коли пропущений дзвінок є найбільш дратівливим.

Виправлення просте і постійне: ніколи не зберігайте зміщення. Зберігайте місце. Скажіть 09:00 у Лісабоні або 14:00 у Манілі, а не ваш час плюс шість. Дозвольте календарному додатку визначити, що це означає для кожного з вас у відповідний день, і перевіряйте поточний місцевий час в обох місцях щоразу, коли збираєтеся щось підтвердити. Ця звичка назавжди усуває весь клас проблем для кожної країни, з якою ви коли-небудь працюватимете.

Пошук вашого реального вікна збігу

Ваш збіг — це не арифметична різниця між двома зонами. Це перетин годин, коли ви дійсно доступні, і годин, коли вони дійсно працюють — це менше і набагато корисніше число.

Задайте два питання, перш ніж наймати, і задайте їх прямо. По-перше: які ваші звичайні робочі години за вашим місцевим часом? По-друге: скільки часу вам потрібно для дзвінка поза ними? Відповіді покажуть, чи будуть стосунки комфортними. Той, хто пропонує двогодинне вікно, яке припадає на ваш післяобідній час, набагато легше найняти, ніж той, чий день закінчується, коли ваш починається, незалежно від того, що говорить різниця в часових поясах.

Двох годин справжнього збігу достатньо для більшості фріланс-робіт. Одна година є прийнятною, якщо ви дисципліновані щодо групування питань. Нульовий збіг можливий, але вимагає, щоб усе було асинхронним, що, у свою чергу, вимагає брифів, які виживають без додаткових питань — це справжнє обмеження, і варто бути чесним із собою щодо цього, перш ніж брати на себе зобов'язання.

Захищайте збіг, як тільки ви його отримали. Не заповнюйте його дзвінком про статус, який міг би бути трьома рядками тексту. Використовуйте його для речей, які працюють лише в прямому ефірі: розв'язання розбіжностей, обговорення дизайну, прийняття рішення, яке крутилося в колах у письмовій формі.

Асинхронна робота за замовчуванням

Асинхронна робота означає припущення, що відповідь прийде пізніше, і розробку повідомлення таким чином, щоб це пізніше було прийнятним. Це навичка, і це єдиний найбільший фактор, що визначає, чи буде найм віддаленого працівника легким чи виснажливим.

Основна звичка — ніколи не надсилати повідомлення, на яке можна відповісти лише іншим питанням. Замість чи вільні ви поговорити про заголовок?, надішліть: Заголовок занадто високий на мобільному. Будь ласка, зменшіть його, щоб перший абзац був видимим без прокрутки на стандартному екрані телефону. Якщо це порушує блокування логотипу, використовуйте варіант з накладанням. Якщо ви не згодні з будь-яким з них, скажіть мені чому і залиште як є. Це повідомлення можна виконати за ніч, поки ви спите.

Групуйте свої питання. П'ять питань, надісланих по одному протягом робочого дня, стають п'ятьма окремими нічними циклами — майже тиждень минулого часу для того, що могло зайняти один. Зберіть їх, надішліть разом і відповідайте на їхні питання так само.

Давайте варіанти, а не відкривайте дискусію. Ви віддаєте перевагу А чи Б, і якщо жоден не підходить, зробіть В і скажіть мені чому вирішується за один цикл. Що ви думаєте? вирішується за три. Якщо рішення дійсно залежить від вашого судження, попередньо авторизуйте його меншу версію: якщо це менше години роботи, просто зробіть це і скажіть мені.

Записуйте короткі відео з екрану замість опису візуальних проблем прозою. Дев'яносто секунд записаного екрану з розповіддю містить більше інформації, ніж вісімсот слів, і його можна переглядати в будь-який час. Це також найшвидший спосіб надати відгук про дизайн без дзвінка.

Примітка про передачу: перетворення розриву на перевагу

Команда, розподілена по всьому світу, може дійсно працювати майже безперервно, але лише якщо кожна сторона свідомо передає справи. Механізм полягає в короткій письмовій записці в кінці кожної робочої сесії — одні й ті ж три рядки щоразу.

• ВиконаноЩо фактично змінилося з моменту останньої записки, в одному рядку. Не список активності — список речей, які тепер завершені.
• ДаліЩо буде взято в роботу далі, щоб інша сторона знала, що не потрібно дублювати.
• ЗаблокованоВсе, що не може бути продовжено без рішення або активу, назване явно, з поставленим питанням, щоб на нього можна було відповісти без додаткового запиту.

Рядок заблоковано — це те, що робить цю звичку цінною. Блокування, виявлене в кінці їхнього дня, вирішується протягом вашого і усувається до того, як вони знову почнуть працювати, тому ніщо не чекає повного циклу. Блокування, виявлене в повідомленні чату в випадкову годину, пропускається і коштує дня.

Зберігайте записку в тому ж місці, що й роботу. На Zinn Hub потік замовлень є очевидним місцем: він залишається прив'язаним до замовлення, обидві сторони можуть знайти його пізніше, і нікому з вас не потрібно пам'ятати, в якому додатку було важливе речення.

Бронювання дзвінків, на які люди дійсно приходять

Більшість пропущених дзвінків у різних часових поясах неправильно заброньовані, а не забуті. Кілька правил усувають майже все це.

Надсилайте запрошення в календар, а не погоджуйте час у повідомленні. Запрошення містить часовий пояс і правильно відображається в обох календарях; речення в чаті — ні. Якщо ваш співрозмовник не використовує спільну систему календарів, надішліть час, записаний в обох місцевих часах, і попросіть його підтвердити вам у своєму.

Ніколи не пишіть лише число. 15:00 не має сенсу за кордоном, а 15:00 за моїм часом лише трохи краще, оскільки передбачає, що вони знають, де ви знаходитесь і чи змінився ваш годинник. Завжди пишіть дату, час і місто або названу зону.

Чергуйте незручності під час повторюваних дзвінків. Якщо одна сторона завжди приймає дзвінок у незручний час, така домовленість руйнується — люди скасовують, приходять втомленими або тихо обурюються. Зміна сторони, яка розтягується, — це невелика ввічливість, яка підтримує здорові довготривалі стосунки.

Потім запитайте, чи потрібен дзвінок взагалі. Дуже багато дзвінків про статус існують тому, що ніхто не написав записку про передачу справ. Якщо зустріч не містить жодного рішення, замініть її трьома рядками тексту і поверніть обом вам годину.

Написання дедлайну, який неможливо неправильно зрозуміти

До п'ятниці — це не дедлайн. В одному місці п'ятниця закінчується, поки десь ще триває четвер пополудні, і доставка, яка прибуває точно вчасно, може виглядати або ранньою, або пізньою, залежно від того, де ви знаходитесь.

Пишіть дедлайни в одній однозначній формі: день тижня, календарна дата, час і назване місце. П'ятниця 22 серпня, 17:00 за лондонським часом може бути правильно прочитана будь-ким, будь-де, в будь-який місяць року. Додайте назву дня як перехресну перевірку на плутанину з форматом дати, оскільки одні й ті ж шість цифр означають різні дні в різних країнах.

Потім скажіть, кому належить дедлайн. Дедлайн доставки для фрілансера зазвичай передбачає дедлайн перевірки для вас, і затримка з боку покупця є найпоширенішою причиною затримки проекту. Запишіть обидва, і ставтеся до свого як до однаково обов'язкового.

Залиште буфер там, де робота вливається в щось фіксоване — запуск, друк, подія. Якщо справжній дедлайн — середа, попросіть доставку в понеділок і поясніть чому. Через великий часовий розрив один пропущений цикл коштує дня, а не години, тому буфер виконує більше роботи, ніж це було б локально.

Час відповіді, доступність і що не варто обіцяти

Чітко погодьте очікуваний час відповіді в обох напрямках і зробіть його щедрим. Протягом одного робочого дня — це обіцянка, яку обидві сторони можуть дотриматися майже на будь-якій відстані. Швидко — це взагалі не обіцянка, і вона мовчазно означає протягом години для однієї людини та до того, як я закінчу завтра для іншої.

Розрізняйте звичайні повідомлення від справжніх термінових і погоджуйте окремий маршрут для останніх. Якщо все розглядається як термінове, то ніщо не є таким, і фрілансер за кілька зон або вигорить, спостерігаючи за сповіщеннями, або почне їх ігнорувати. Більшість фрілансерської роботи містить дуже мало справжніх надзвичайних ситуацій.

Не очікуйте доступності поза робочим часом когось як само собою зрозуміле, і самі не пропонуйте її. Фрілансер, який відповідає о третій ранку, не є кращим постачальником; це той, хто буде ненадійним через місяць. Стійкість швидша протягом усього проекту.

Будьте однаково реалістичними щодо себе. Якщо ви зникаєте на два дні на тиждень, скажіть про це на початку, щоб можна було спланувати. З передбачуваним повільним клієнтом легко працювати; з непередбачуваним — ні, незалежно від того, в якій зоні він знаходиться.

Мова, свята та робочий тиждень

Годинники — це лише частина картини. Сам робочий тиждень не є універсальним — дні, які вважаються вихідними, відрізняються в різних країнах, а державні свята дуже по-різному групуються по всьому світу. Тиждень, який є абсолютно звичайним у вашому місці, може містити велике національне свято деінде. Запитайте, рано і невимушено, чи є якісь дати у вікні проекту, коли ваш фрілансер буде відсутній.

Мова заслуговує на таку ж увагу. Багато людей, яких ви наймаєте по всьому світу, писатимуть вам своєю другою або третьою мовою, що нічого не говорить про їхні навички. Пишіть короткі речення, уникайте ідіом, розміщуйте одну інструкцію в кожному абзаці та повністю записуйте дати. Потім перевіряйте розуміння, запитуючи, як вони мають намір підійти до чогось, а не запитуючи, чи зрозуміли вони.

Zinn Hub доступний 45 мовами сайту, а якщо включити лише мови повідомлень, то ви можете отримувати повідомлення загалом 57 мовами — тому цілком можливо, що людина, з якою ви працюєте, читає платформу своєю мовою, пишучи вам вашою. Це варте трохи більшої точності у вашому формулюванні та трохи більшого терпіння до їхнього.

Решта робочих відносин — ритм, зворотний зв'язок, точки перегляду — дотримуються тих самих принципів на будь-якій відстані. Вони висвітлені в нашому посібнику з управління віддаленим фрілансером без мікроменеджменту.

Повне усунення арифметики

Найбільш надійні системи — це ті, де нікому не потрібно нічого обчислювати.

• Другий годинникДодайте місто вашого фрілансера як додатковий годинник на свій телефон або комп'ютер. Ви будете дивитися на нього перед кожним повідомленням і більше ніколи не будете сумніватися.
• Запрошення в календарЗавжди надсилайте його. Воно містить зону, оновлюється при зміні годинника і нагадує обом сторонам.
• Посилання для плануванняПосилання для бронювання, яке пропонує слоти у власному місцевому часі відвідувача, повністю усуває переговори.
• Названі зони в письмовій форміВказуйте місто в кожній даті, яку ви пишете. Це коштує двох слів і запобігає найдорожчому виду непорозумінь.
• Запланована відправкаПишіть, коли вам зручно, доставляйте, коли їм зручно — корисно для всього, що потребує уваги, а не для того, щоб відкласти на потім.

Ніщо з цього не вимагає нового програмного забезпечення. Це вимагає одного разу вирішити, що календар є джерелом істини для часу, і ніколи більше не виводити різницю вручну.

Найм у різних часових поясах на Zinn Hub

Zinn Hub — це глобальний ринок, тому робота в різних зонах є нормою, а не винятком. Продавці називаються Zinners, їхні оголошення — Zinns, а Zinners перевіряються за допомогою державного посвідчення особи з фотографією та доказами їхніх навичок і попередньої роботи. Покупці не платять комісію за платформу, всі ціни вказані в доларах США, а для відгуків потрібна підтверджена покупка.

Одна річ, яку варто знати заздалегідь: у пошуку Zinn Hub немає фільтра за країною, місцезнаходженням або часовим поясом. Доступні фільтри під час перегляду Zinners — це порядок сортування, лише перевірені, категорія, мінімальний рейтинг, тип Zinner, режим оплати та способи оплати. Якщо для вас важливий робочий час, запитайте про це у своєму брифі або в першому повідомленні, а не шукайте фільтр, якого не існує — і отримайте відповідь від Zinner, оскільки ми перевіряємо особу та навички, а не країну проживання.

Для роботи, яка дійсно потребує живого перекриття — покриття вхідних, управління календарем, підтримка клієнтів — вкажіть це в оголошенні, яке ви публікуєте. Ви можете опублікувати проект безкоштовно, вказавши години, які вам потрібно покрити, переглянути фрілансерів з виконавчої та адміністративної підтримки, звузити пошук за однією навичкою, такою як управління часом, або почати з ринку віртуальних помічників та послуг, позначених віртуальний помічник.

Перевірте робочий ритм, перш ніж зобов'язуватися. Micro Zinns — це послуги за фіксованою ціною $5, $10, $15 або $20, тому одне невелике замовлення покаже вам, як насправді відчувається повний цикл з цією людиною — як швидко вона відповідає, наскільки чітка її передача справ, чи працює перекриття. Перегляньте їх на рівні $10, або за категоріями для загальної віртуальної допомоги та допомоги з календарем та плануванням. Метод повністю викладено в тестуванні фрілансера, перш ніж ви зобов'язуєтеся.