Як уникнути розширення обсягу робіт у фріланс-проєкті

Ніхто не має на меті спричинити розширення обсягу робіт. Воно з'являється як серія цілком розумних речень: поки ви там, чи не могли б ви…, це має бути швидко…, ще одна версія…. Кожне з них невелике. Разом вони перетворюють триденну роботу на двотижневу, а фрілансера, якому подобалося працювати з вами, на того, хто тихо відхиляє наступний запит.

Цікава річ щодо розширення обсягу робіт — це його походження. Зазвичай це не фрілансер, який занижує ціну, або покупець, який створює труднощі. Це бриф, який ніколи не визначав, як виглядає завершена робота, тому не було межі, яку можна було б перетнути. Виправте цю одну річ, і більшість проблеми зникне — а решта стане короткою, неефективною розмовою про ціну.

Що таке розширення обсягу робіт

Розширення обсягу робіт — це будь-яке розширення роботи за межі узгодженого, без відповідної зміни ціни або терміну. Остання частина робить його розширенням, а не зміною: додавання роботи та оплата за неї є нормальною комерційною операцією. Додавання роботи та очікування збереження початкової ціни — ось де завдається шкода.

Він проявляється у чотирьох впізнаваних формах. Це додавання — додаткові сторінки, додаткові формати, ще один розмір для соціальних мереж. Це заміна — та сама кількість роботи, але перероблена за іншою ідеєю, що є справді другою роботою, замаскованою під перегляд. Це удосконалення — нескінченна серія п'ятихвилинних налаштувань, які окремо нічого не коштують, а разом коштують днів. І це розширення контексту — з'являється новий зацікавлений учасник з думками, які бриф ніколи не передбачав.

Удосконалення є найнебезпечнішим, тому що його найважче назвати. Жоден окремий запит не є необґрунтованим, тому відмова від будь-якого з них здається дріб'язковою. Єдиний захист — це заздалегідь узгоджене обмеження, тому існують раунди перегляду, і тому їх варто записувати навіть для невеликої роботи.

Чому це відбувається, і чому це зазвичай покупець

Чесна версія незручна, але корисна: більшість розширення обсягу робіт створюється покупцем, і більшість його створюється до початку роботи, через недостатньо ретельне обдумування того, що насправді було потрібно.

Іноді це справжнє відкриття — ви не знали, що вам потрібно, поки не побачили чернетку, що є законним і нормальним. Іноді це відкладене прийняття рішень, коли вибір, який мав бути зроблений у брифі, робиться замість цього у другій редакції. Іноді це зацікавлена сторона, з якою ніколи не консультувалися, яка з'являється наприкінці з абсолютно іншою точкою зору. А іноді це простий опортунізм: фрілансер прямо тут, він допомагає, і запитувати здається дешевше, ніж не запитувати.

Фрілансери погіршують ситуацію, будучи поступливими. Майже всі вони погоджуються на перші три невеликі запити, тому що хочуть, щоб стосунки працювали, і турбуються про відгук. До того часу, коли ситуація справді виходить з-під контролю, сказати ні означає суперечити трьом попереднім так, що набагато складніше, ніж сказати ні на початку.

Отже, покупець тримає більшість важелів. Якщо ви хочете, щоб робота залишалася в межах її обсягу, ви повинні бути тим, хто визначає межі, тому що людина, якій ви платите, навряд чи буде їх дотримуватися від вашого імені.

Скільки насправді коштує розширення обсягу робіт

Спокусливо думати, що розширення — це проблема фрілансера: вони назвали ціну, вони поглинають перевитрати. На практиці покупець також платить, тільки не готівкою.

• ЧасКожен доданий пункт відсуває дату доставки. Робота, яка була пов'язана із запуском, кампанією або терміном друку, є дорогим видом запізнення.
• ЯкістьФрілансер, який поглинає неоплачувану роботу, робить її швидше, а не краще. Останні двадцять відсотків роботи отримують найменшу увагу.
• ДоброзичливістьДесять неоплачуваних доповнень коштують вам першого права відмови від їхнього календаря наступного разу, а іноді й повністю стосунків.
• ЗгуртованістьРобота, зібрана з тридцяти післядумок, виглядає саме так. Додатки рідко поєднуються так добре, як щось, розроблене цілісно.
• Ваш власний часРобота, що відхиляється від курсу, потребує постійного управління. Робота з чітко визначеним обсягом майже не потребує його.

Існує також наслідок для ціноутворення. Фрілансери, які обпеклися, встановлюють ціни захисно, додаючи маржу на очікувані зміни. Покупці з репутацією тих, хто надає чіткі брифи, отримують вигідніші ціни, оскільки ризик, який вони просять когось нести, менший.

Визначте готово до оплати

Найефективнішим інструментом проти розширення є письмове визначення завершеної роботи, узгоджене до того, як гроші перейдуть з рук в руки. Воно не повинно бути довгим. Воно повинно бути достатньо конкретним, щоб дві людини, які його читають, погодилися щодо того, чи завершена робота.

1. Перелічіть результати як об'єкти, які можна порахувати

Вебсайт — це не результат. П'ять сторінок: головна, про нас, послуги, індекс блогу, контакти — це результат. Кілька графічних елементів для соціальних мереж — це не результат; дев'ять графічних елементів, по три розміри кожного з трьох дизайнів — це результат. Якщо ви не можете це порахувати, ви не можете сказати, коли це зроблено.

2. Назвіть формати та спосіб передачі

Які типи файлів, редаговані чи зведені, де вони будуть доставлені та що відбувається з вихідними файлами. Дивовижна кількість тертя наприкінці проєкту насправді є розбіжністю щодо форматів, яка ніколи не обговорювалася.

3. Зазначте, хто що надає

Текст, зображення, логіни, брендові активи, дані про продукт. Все, що ви не надаєте, фрілансер повинен або створити, або чекати — і те, й інше є частиною обсягу робіт. Вкажіть дати для ваших вхідних даних; затримка з боку покупця є найпоширенішою причиною затримки проєкту.

4. Напишіть тест на прийняття

Одне-два речення, що описують, як ви будете оцінювати. Сторінки правильно завантажуються на мобільних і настільних пристроях, усі посилання працюють, а наданий мною текст використовується без змін — це тест. Я задоволений — ні, тому що це нефальсифіковано.

Наш посібник про те, як написати бриф проєкту, який отримує чудові пропозиції, детально охоплює весь документ. Бриф і анти-повзучий договір — це один і той же документ.

Запишіть, що не включено

Список винятків — це найменш використовувана півсторінки у фрілансі. Все, про що ви не подумали запитати, на думку фрілансера, або включено, або виключено — і їхні припущення та ваші не збігатимуться. Написання трьох-чотирьох винятків робить обидва припущення видимими за тридцять секунд.

Корисні винятки для типової роботи: написання контенту, де ви припускали, що надаєте текст; стокові зображення та ліцензії; хостинг, домени та сторонні підписки; поточне обслуговування після доставки; навчання або документація; міграція існуючих даних; і все, що залежить від надання доступу третьою стороною.

Це також захищає фрілансера від поганого відгуку за те, що він ніколи не погоджувався робити, тому хороші фрілансери вітають це, а не чинять опір. Якщо хтось погано реагує на запитання про те, що виключено, це рання та дешева інформація про те, як пройде решта роботи.

Зробіть його коротким і конкретним. Чотири чіткі винятки щодо речей, про які ви дійсно можете уявити суперечку, кращі за сторінку юридичного шаблону, який ніхто з вас не читає.

Ревізії: найбільше джерело повзучості

Більше проєктів перевищують терміни через ревізії, ніж з будь-якої іншої причини, тому що ревізія — це дивовижно еластичне слово. Потрібно домовитися про дві речі: скільки раундів і що таке раунд.

Раунд — це один консолідований набір відгуків, надісланий один раз і виконаний один раз. Одинадцять окремих повідомлень протягом трьох днів — це не один раунд — це одинадцять переривань, і вони коштують набагато дорожче, ніж ті ж нотатки, надіслані разом. Згрупуйте свої відгуки та надішліть їх як єдиний список. Це звичка з найвищою віддачею в усьому посібнику.

Два-три раунди — це нормально для більшості творчих робіт. Важливіше за кількість — це розрізнення між виправленням і новим напрямком. Виправлення виправляє те, що не відповідає узгодженому брифу. Новий напрямок вимагає чогось, що бриф ніколи не вказував, або скасовує рішення, яке ви раніше схвалили. Перше включено; друге — це зміна.

Скажіть це прямо і без збентеження: Це друге — це я передумав, а не ви помилилися — скільки коштуватиме зробити це таким чином? Це одне речення запобігає більшій кількості поганих фрілансерських відносин, ніж будь-який пункт договору, тому що воно усуває образу з обох сторін.

Нарешті, отримайте підтвердження від усіх, перш ніж почнеться раунд. Найдорожча ревізія у фрілансі — це та, що викликана колегою, який вперше бачить роботу після того, як ви її схвалили.

Процес змін, який займає дві хвилини

Вам не потрібне програмне забезпечення для управління проєктами. Вам потрібна звичка з трьох кроків, яка застосовується щоразу, коли з’являється щось нове.

• 1. Назвіть цеСкажіть вголос, що це нове: Цього не було в оригінальному брифу. Називання цього зупиняє його дрейф як припущення.
• 2. Оцініть цеЗапитайте, що це додає в грошах і в часі. Іноді відповідь — нічого, і це поглинається з доброю волею з обох сторін — але тепер це подарунок, а не очікування.
• 3. Вирішіть цеВключити чи виключити, письмово, в тому ж ланцюжку. Не дозволяйте цьому залишатися без відповіді, тому що невирішена зміна все одно буде вбудована і обговорюватиметься пізніше.

Ведіть поточний запис рішень з датами. Одна сторінка, що перераховує, що було узгоджено і коли, закінчує майже кожну суперечку але ми сказали до того, як вона почнеться, і її підтримка займає секунди на день.

Робіть все це в одному каналі. Якщо половина змін була узгоджена в чат-додатку, а половина в електронній пошті, запису немає, і людина з кращою пам’яттю виграє суперечку, а не та, хто має рацію. На Zinn Hub потік замовлень є природним місцем для цього, оскільки він залишається прив'язаним до замовлення.

Ранні попереджувальні знаки

Повзучість легко зупинити рано і болісно зупинити пізно. Це сигнали, на які варто реагувати в той день, коли ви їх помітили.

Ви починаєте передувати запити словами швидко або мало. Це слово майже завжди виконує вибачальну роботу, і це надійна ознака того, що ви знаєте, що запит виходить за межі того, за що ви заплатили.

Раунди перегляду перестають сходитися. Третій раунд має бути меншим за другий. Якщо кожен раунд має однаковий розмір або більший, ви не уточнюєте напрямок — ви досліджуєте, що є іншою і більшою роботою.

З'являється нова людина з думками. Зацікавлена сторона, яка прибуває пізно, майже завжди приносить зміну напрямку. Отримайте їхній внесок у наступний раунд офіційно, а не дозволяйте йому надходити як серія пересланих коментарів.

Фрілансер замовкає або сповільнюється. Іноді це інші клієнти. Часто це людина, яка працює без оплати і втрачає ентузіазм. Пряме запитання — ми зараз виходимо за межі початкового обсягу? — є щедрим і зазвичай отримує чесну відповідь.

Ви не можете описати, що залишилося зробити. Якщо ніхто з вас не може перерахувати решту пунктів, визначення виконаної роботи розчинилося. Зупиніться, напишіть список, узгодьте його і почніть з цього.

Коли фрілансер викликає повзучість

Це не завжди покупець. Іноді розширення походить з іншого боку, і воно виглядає достатньо інакше, щоб його варто було назвати.

Найпоширеніша версія є доброзичливою: ентузіастичний фрілансер додає речі, про які ви ніколи не просили, тому що він вважає, що це покращує роботу. Іноді це так. Це також затримує доставку, створює щось, що вам тепер доведеться підтримувати, і іноді приходить з прикріпленим рахунком. Виправлення — це правило, узгоджене на початку: хороші ідеї вітаються, але вони пропонуються до того, як їх буде реалізовано.

Менш доброзичлива версія — це коли додаткові послуги з'являються як платні сюрпризи на пізніх етапах роботи — преміум версія чогось, що вже було описано в брифу, або плата за вихідні файли, які завжди малися на увазі. Чіткий список результатів і список винятків роблять це майже неможливим, що є ще однією причиною їх написання.

Існує також недооцінена робота, коли фрілансер оптимістично оцінив її і починає скорочувати, щоб вижити. Симптом — це зниження якості, а не збільшення обсягу. Якщо пропозиція значно нижча за всі інші, які ви отримали, це варте запитання, а не святкування.

У всіх трьох випадках відповідь однакова: поверніться до письмового обсягу робіт, порівняйте його з тим, що відбувається, і проведіть одну чітку розмову, а не серію натяків. Наш посібник про управління віддаленим фрілансером охоплює, як це підняти, не зіпсувавши стосунки.

Фіксована ціна або погодинна оплата: що краще протистоїть повзучості

Обидві моделі справляються з повзучістю, але вони справляються з нею по-різному, і різниця полягає в тому, хто несе ризик, а не в тому, що дешевше.

Фіксована ціна встановлює межу в грошах. Фрілансер оцінив визначену роботу, тому все, що виходить за її межі, є очевидно поза нею, і розмова відбувається природно. Це робить фіксоване ціноутворення сильнішою анти-повзучою структурою — за умови, що визначення є хорошим. Фіксована ціна за розпливчастим завданням — це найгірше з обох світів: фрілансеру доводиться захищати лінію, яку ніхто не провів, і зазвичай він відмовляється її захищати.

Погодинна оплата плавно поглинає зміни, оскільки додаткова робота просто коштує додаткових годин. Чого вона не робить, так це не зупиняє ваші витрати. Повзучість все ще відбувається, вона просто відображається в рахунку-фактурі замість атмосфери, тому погодинна робота потребує обмеження бюджету та ритму перевірок, а не документа про обсяг.

Для більшості покупців, які наймають фрілансера для визначеної роботи, фіксована ціна плюс правильно написане визначення виконаної роботи є правильним варіантом за замовчуванням. Залиште погодинну оплату для справді дослідницької роботи, де ніхто не може заздалегідь сказати, як виглядає завершена робота — і прийміть, що в цьому випадку ви купуєте час, а не результат.

Незалежно від вашого вибору, ринкові ставки значно відрізняються за обсягом, складністю та досвідом. Наші посібники про скільки коштує веб-сайт та скільки коштує фріланс SEO надають типові діапазони та, що більш корисно, пояснюють, які змінні впливають на ціну.

Збереження чіткого обсягу на Zinn Hub

На Zinn Hub механіка платформи працює на користь чіткого обсягу, за умови, що ви використовуєте її свідомо. Продавці називаються Zinners, а їхні оголошення — Zinns; Zinn — це послуга за фіксованою ціною з описом її обсягу в оголошенні, тому значна частина роботи з визначення вже виконана до того, як ви зробите замовлення. Покупці не платять комісію платформі, всі ціни вказані в доларах США, а для відгуків потрібна підтверджена покупка.

Замовлення розміщуються та оплачуються як єдине ціле — немає поетапних або проміжних платежів — тому додаткова робота зазвичай обробляється як окреме замовлення, а не як зміна до початкового. Це звучить як адміністративна деталь, але це найефективніший механізм проти повзучості на платформі: додаткове замовлення має власну ціну та власний обсяг, і немає двозначності щодо того, чи було воно включено. Якщо ви хочете зрозуміти, як працює фінансова сторона, дивіться що таке ескроу та як він вас захищає.

Для роботи, яка потребує попереднього формування, опублікуйте проект безкоштовно з вашим визначенням виконаної роботи та виключеннями, записаними в завданні, і виберіть із пропозицій, які надійдуть — самі пропозиції розкажуть вам, хто його прочитав. Категорії, такі як редизайн веб-сайту та копірайтинг та продаючі тексти, є хорошими відправними точками, і ви можете безпосередньо переглядати людей за однією навичкою, такою як копірайтинг, або відкрити послуги, позначені копірайтинг.

Для невеликих, чітко визначених завдань Micro Zinns є природним вибором. Це послуги за фіксованою ціною за $5, $10, $15 або $20 з чітко описаним результатом, що робить їх майже захищеними від повзучості за конструкцією. Перегляньте їх на рівні $15, або за категоріями для виправлення помилок та налаштувань веб-сайту або текстів для веб-сайту. Більші веб-роботи розумно починати з ринку веб-дизайну.