Як керувати віддаленим фрілансером без мікроменеджменту

Більшість поганих фріланс-досвідів спричинені не поганими фрілансерами. Вони спричинені покупцем, який ніколи чітко не сказав, як виглядає добре, а потім заповнив тишу тривогою: три повідомлення на день, запит на спільний доступ до екрана, швидкий дзвінок, який займає цілий день. Фрілансер стає захисним, покупець стає підозрілим, і робота, яка мала зайняти тиждень, займає три.

Вирішення проблеми — це не посилення нагляду. Це краща структура на початку, а потім свідомо менший нагляд. Фрілансер — це постачальник, який надає узгоджений результат, а не молодший співробітник, який потребує нагляду. Добре керуйте результатом, і вам майже ніколи не доведеться керувати людиною взагалі. Ось як це налаштувати, у тому порядку, в якому вам це дійсно знадобиться.

Чому керування фрілансером — це не керування співробітником

Співробітник отримує оплату за свій час та доступність. Ви можете обґрунтовано очікувати, що він буде доступний у робочий час, виконуватиме будь-які завдання, що надходять на його стіл, і пристосовуватиметься до мінливих завдань, оскільки пристосування до мінливих завдань є частиною роботи. Ніщо з цього не стосується фрілансера. Ви купуєте визначений результат за узгодженою ціною, і все, що ви додаєте потім, — це або добра воля, яку ви витрачаєте, або робота, за яку ви повинні платити.

Ця відмінність негайно змінює три речі. По-перше, доступність не мається на увазі — фрілансер майже напевно має інших клієнтів, і очікування миттєвих відповідей означає очікування бути єдиним клієнтом. По-друге, напрямок не є безкоштовним — кожного разу, коли ви змінюєте свою думку, ви споживаєте потужність, яка була оцінена за початковим завданням. По-третє, мотивація не керується вами; вона керується власною репутацією фрілансера, повторною роботою та відгуками.

Як тільки ви це усвідомите, всі стосунки стануть легшими. Ваша робота — бути надзвичайно чітким клієнтом: точним у тому, що ви хочете, швидким у відповідях на запитання, чесним щодо термінів і передбачуваним щодо того, коли ви будете переглядати. Покупці, які це роблять, отримують першочерговий вибір хороших фрілансерів, тому що хороші фрілансери говорять про те, з ким легко працювати.

Правильно налаштуйте все до першого дня

Майже кожна проблема, яка виникає на другому тижні, була створена за годину до початку роботи. Перш ніж розмістити замовлення або прийняти пропозицію, запишіть і узгодьте п'ять речей в одному місці.

• РезультатЩо ви отримаєте, у якому форматі та скільки. Логотип — це не результат; основний логотип, варіант з накладанням та фавікон, надані у форматі SVG та PNG — це результат.
• Визначення готовностіТест, який ви застосуєте, коли будете його переглядати. Записаний, щоб жоден з вас не здогадувався.
• РевізіїСкільки раундів включено, і що вважається раундом, а не новою роботою.
• ДатиДата доставки та дата, до якої ви надасте зворотний зв'язок. Ваш термін також є частиною розкладу.
• Вхідні даніЩо ви їм винні: текст, зображення, логіни, файли бренду, особа, яка приймає рішення і відповідає. Перерахуйте це з датами.

Якщо написання цього здається важкою роботою, то в цьому і суть — ви думаєте зараз, замість того, щоб платити комусь за погане виконання пізніше. Наш посібник з написання технічного завдання, яке отримує чудові пропозиції, детально описує формат, і він також слугує документом управління для всієї роботи.

Проводьте перевірку до цього етапу, а не під час нього. Як тільки робота почалася, ви керуєте; ви не повинні все ще вирішувати, чи довіряєте ви їм. Якщо ви ще не впевнені, спочатку прочитайте як правильно перевірити фрілансера.

Запуск: тридцять хвилин, які заощадять вам тижні

Коротке повідомлення або дзвінок на початку — це найефективніші півгодини у всьому проекті. Це не соціальний дзвінок і не повторення брифінгу. Він існує для виявлення речей, які письмовий бриф не може: припущень, невідомих та обмежень.

1. Попросіть їх відтворити бриф

Нехай фрілансер своїми словами опише, що, на його думку, він створює і чому. Кожне непорозуміння, яке ви виявите тут, нічого вам не коштує; те саме непорозуміння, виявлене при доставці, коштує повного раунду перегляду. Якщо їхня версія краща за вашу, прийміть її.

2. Запитайте, що може піти не так

Досвідчені фрілансери точно знають, де зазвичай зривається така робота, як ваша — клієнт, який не може отримати схвалення, відсутні активи бренду, зацікавлена сторона, яка з'являється в кінці. Запитайте прямо. Ви отримаєте список ризиків безкоштовно від того, хто вже бачив, як це провалювалося.

3. Узгодьте ритм і канал

Визначте періодичність перевірок, єдиний канал, який ви обидва будете використовувати, і час відповіді, який кожен з вас зобов'язується дотримуватися. Проговоріть це вголос, щоб це була взаємна домовленість, а не ваше особисте очікування.

4. Підтвердьте, що ви їм винні і коли

Повторіть свої вхідні дані з датами. Затримка з боку покупця є найпоширенішою причиною запізнення проекту, і це те, що ніхто не записує.

Виберіть ритм перевірок і дотримуйтесь його

Випадковий контакт — ворог. Якщо фрілансер не знає, коли ви наступного разу попросите оновлення, він захищається від можливості, що це станеться зараз — що означає постійно підтримувати щось презентабельне замість того, щоб виконувати глибоку, брудну середню частину роботи. Фіксований ритм повністю усуває цей податок.

Для роботи на кілька днів достатньо однієї перевірки на півдорозі. Для роботи на кілька тижнів коротке письмове оновлення двічі на тиждень працює краще, ніж щотижневий дзвінок, оскільки воно асинхронне і залишає запис. Для будь-чого довшого погодьте постійний слот і розглядайте його як єдиний запланований контакт; все інше є винятком.

Зробіть формат оновлення крихітним і повторюваним. Трьох рядків достатньо: що змінилося з минулого разу, що далі, і що заблоковано вами. Якщо фрілансеру доведеться писати есе, щоб оновити вас, він почне писати його замість роботи, і ви вигадаєте звітність про стан для команди з однієї людини.

Опирайтеся бажанню вимагати відстеження часу для роботи з фіксованою ціною. Ви купили результат; години — це проблема фрілансера, і вимога їх сигналізує, що ви насправді не вірите в ціну. Якщо вам дійсно потрібна видимість годин, це сигнал, що ви повинні були найняти погодинно — інше рішення, прийняте на початку.

Одне місце для роботи, одне місце для розмов

Найефективніша частина гігієни віддаленої роботи — це відмова дозволяти проекту існувати в чотирьох місцях одночасно. Вирішіть у перший день, де відбувається розмова, а де зберігаються файли та рішення — потім суворо дотримуйтесь цього, особливо щодо себе.

Розмова повинна залишатися в одному потоці. Розділення її між поштовою скринькою ринку, електронною поштою та додатком для обміну повідомленнями гарантує, що єдина важлива інструкція знаходиться в каналі, який ніхто не шукав. На Zinn Hub потік замовлень є розумним замовчуванням: він залишається прив'язаним до замовлення, обидві сторони можуть його знайти, і він не залежить від того, чи пам'ятаєте ви, який додаток використовували.

Рішенням потрібен дім, який не є журналом чату. Короткий поточний документ — навіть одна сторінка, що перераховує узгоджені рішення з датами — припиняє більшість суперечок але ми ж казали до того, як вони почнуться. Додавайте рядок щоразу, коли щось вирішено. Це займає секунди і є найдешевшою страховкою у фрілансі.

Файлам потрібне одне джерело істини з чітким версіонуванням. final-v3-REAL-final — це симптом, а не конвенція іменування. Погодьте, куди надходять результати та як називається поточна версія, і переконайтеся, що ви все ще можете отримати до неї доступ після завершення роботи.

Як давати зворотний зв'язок, який дійсно буде враховано

Нечіткий зворотний зв'язок — найдорожча річ, яку виробляє покупець. Мені це не подобається коштує повного раунду перегляду і нічого не вчить фрілансера про те, що робити інакше. Хороший зворотний зв'язок має три властивості: він конкретний, він прив'язаний до брифу, і він пріоритетний.

Будьте конкретними щодо речі, а не почуття. Не домашня сторінка здається холодною, а заголовок героя читається як корпоративний; наш бриф говорив, що тон повинен звучати як розмова людини. Вкажіть на елемент і причину. Якщо ви дійсно не можете сформулювати причину, скажіть про це чесно і опишіть бажаний ефект — це все ще можна використовувати.

Прив'яжіть це до узгодженого брифу. Зворотний зв'язок, який посилається на щось, що ви обидва записали, є виправленням. Зворотний зв'язок, який не посилається, є новою вимогою, і називання його таким, яким він є, зберігає стосунки чистими. Ця відмінність є предметом нашого посібника щодо уникнення розширення обсягу робіт у фріланс-проекті.

Безжально розставляйте пріоритети та надсилайте один раз. Згрупуйте свої нотатки в одне повідомлення, позначте, які з них є обов'язковими для виправлення, а які є перевагами, і не надсилайте їх по краплі. Фрілансер, який отримує одинадцять окремих коментарів протягом двох днів, розглядатиме їх у порядку отримання, а не в порядку важливості, і витратить на це раунд.

Нарешті, скажіть, що працює. Не як ввічливість — як інформація. Сказати комусь, які частини зберегти, так само директивно, як сказати їм, що змінити, і це зупиняє перегляд, який тихо руйнує те, що вам сподобалося.

Розбиття великої роботи на етапи для перегляду

На будь-якій суттєвій роботі не чекайте до кінця, щоб подивитися. Погодьте точки перегляду, де фрілансер показує вам щось невелике і дешеве для зміни, перш ніж це стане чимось великим і дорогим для зміни: карту сайту перед дизайном, каркас перед візуалом, конспект перед десятьма тисячами слів, один зразок перед партією з п'ятдесяти.

Йдеться про ранній перегляд, а не про оплату частинами. На Zinn Hub замовлення розміщується та оплачується як ціле замовлення — немає поетапних або проміжних платежів — тому точки перегляду є робочою угодою між вами та Zinner, а не механізмом оплати. Якщо ви хочете дізнатися, як насправді працює фінансова сторона, ми розглядаємо це в що таке ескроу та як він вас захищає.

Зберігайте кожну точку перегляду дійсно невеликою. Цінність полягає в тому, щоб зловити неправильний напрямок, поки це ще одна сторінка роботи. Точка перегляду, яка надходить, коли вісімдесят відсотків роботи вже виконано, не є точкою перегляду; це доставка з додатковою церемонією.

І відповідайте швидко. Перегляд етапу, на якому ви сидите чотири дні, завдає більшої шкоди графіку, ніж будь-що, що може зробити фрілансер, тому що вони не можуть продовжувати і не можуть легко заповнити прогалину роботою когось іншого за короткий термін.

Що робити, коли щось починає йти не так

Іноді щось йде не так, і різниця між роботою, яку можна відновити, і втраченою роботою майже завжди полягає в тому, наскільки рано ви щось скажете. Покупці, як правило, чекають, сподіваючись, що наступний чернетка виправить це, а потім в кінці лютують через проблеми, про які фрілансер ніколи не знав.

Назвіть прогалину рано і фактично. Останні два оновлення затрималися на день кожне, і я ще не бачив другого розділу — чи ми все ще встигаємо до п'ятниці? — це питання, а не звинувачення, і воно дає чесному фрілансеру шанс розповісти вам правду про свій тиждень.

Розділіть проблему якості від проблеми комунікації. Якщо робота в порядку, але оновлення ні, виправте ритм. Якщо оновлення в порядку, але робота ні, поверніться до брифу і перевірте, чи вони дійсно не виконують його, чи ви змінили свою думку. Ці дві ситуації виглядають однаково ззовні і мають абсолютно різні рішення.

Встановіть одну чітку точку відновлення, а не серію попереджень: конкретну річ, доставлену до конкретної дати, яка поверне роботу в потрібне русло. Якщо її досягнуто, продовжуйте і перестаньте хвилюватися. Якщо ні, у вас є чітке рішення, яке потрібно прийняти, замість безкінечного дрейфу.

Якщо стосунки повністю розірвані, вирішуйте це через платформу, а не шляхом суперечки в потоці. Zinn Hub має процес вирішення спорів та скасувань, а запис замовлення — бриф, повідомлення, доставки — це саме ті докази, які потрібні цьому процесу. Зберігання розмови в одному місці, як зазначено вище, робить це можливим.

Робота з різними мовами та стилями роботи

Наймання на глобальному рівні означає, що значна частина людей, з якими ви працюєте, писатиме вам своєю другою, третьою або четвертою мовою. Те, що їхня англійська менш вільна, ніж ваша, нічого не говорить про їхні навички, і досить багато про те, скільки мов вони знають.

Пишіть так, щоб вас зрозуміли, а не щоб звучати природно. Короткі речення, одна інструкція на абзац, без ідіом, без сарказму, і дати, написані повністю. Let’s park that і ballpark it — це ті фрази, які тихо призводять до неправильної роботи.

Підтверджуйте розуміння, не будучи поблажливим. Запитання чи можете ви розповісти мені, як ви плануєте підійти до другої частини? дає вам перевірку розуміння та корисну відповідь одночасно. Запитання чи ви зрозуміли? завжди дає вам так.

Zinn Hub доступний 45 мовами сайту, а якщо включити лише мови повідомлень, ви можете отримувати повідомлення загалом 57 мовами — тому Zinner цілком може читати платформу своєю мовою, пишучи вам вашою. Припускайте добросовісність у формулюваннях і будьте чіткими щодо всього, де неправильне тлумачення було б дорогим.

Часові пояси — це інша половина цього. Якщо ваш фрілансер працює, поки ви спите, це перевага, якщо ви правильно її налаштуєте, і постійне роздратування, якщо ні — механіка описана в нашому посібнику щодо роботи з фрілансерами в різних часових поясах.

Доступ, передача та зберігання ключів

Управління доступом не є гламурним, і саме тут покупці сильно страждають. Надавайте мінімальний доступ, необхідний для виконання роботи, з ваших власних облікових записів. Створіть окремого користувача для фрілансера, а не передавайте свій власний пароль, і видаліть його після завершення роботи.

Володійте основами самостійно. Домени, хостинг, рекламні облікові записи, аналітика та списки в магазинах додатків повинні бути зареєстровані на ваше ім'я з вашим рахунком, а фрілансер доданий як користувач. Сайти та кампанії, які через рік переробляються з нуля, зазвичай переробляються тому, що оригінал знаходився в чужому обліковому записі.

Погодьте передачу як частину результату, а не як додаткову думку. Вихідні файли, редаговані формати, коротка примітка про структуру речей та будь-які облікові дані, створені в процесі. Якщо цього немає в брифі, цього немає в ціні, і вимагати це в кінці — це запит на зміну.

Право власності на саму роботу — авторське право, ліцензії, що ви можете робити з дизайном або частиною коду після цього — залежить від юрисдикції та від того, про що ви домовилися. Цей посібник є загальною інформацією, а не юридичною порадою; якщо права мають комерційне значення, зафіксуйте їх письмово на початку та отримайте належну консультацію для вашої країни.

Керування Zinner на Zinn Hub

На Zinn Hub продавці називаються Zinners, а їхні оголошення — Zinns. Zinners перевіряються за допомогою державного посвідчення особи з фотографією та підтвердження їхніх навичок і попередньої роботи, а відгуки вимагають підтвердженої покупки — тому профіль, який ви читаєте, був зароблений, а не написаний. Покупці не сплачують комісію платформи, а всі ціни вказані в доларах США.

Існує три способи розпочати робочі відносини, і кожен з них визначає, як ви будете ними керувати. Ви можете придбати Zinn за фіксованою ціною, що є найменшим обсягом і найменшим управлінням. Ви можете опублікувати проєкт безкоштовно зі своїм завданням і бюджетом та вибрати з отриманих пропозицій, що підходить для роботи, яка потребує формування. Або ви можете безпосередньо переглядати віртуальних помічників та фрілансерів підтримки, звузити пошук за однією навичкою, наприклад управління проєктами, та запросити людей, які вам подобаються, до свого завдання.

Якщо ви наймаєте на постійну допомогу, а не на одноразову, то ринок віртуальних помічників та послуги, позначені як віртуальний помічник, є правильними відправними точками, а управління проєктами є окремою категорією, якщо ви хочете, щоб хтось керував роботою, а не виконував її.

Перш ніж брати на себе довгострокові відносини, проведіть платне випробування. Micro Zinns — це послуги за фіксованою ціною $5, $10, $15 або $20, що робить реальне тестове замовлення достатньо дешевим, щоб бути похибкою округлення. Перегляньте їх на рівні $10 або за категоріями для допомоги в управлінні проєктами — метод повністю викладено в тестуванні фрілансера перед тим, як ви зобов'язуєтеся.