Kako raditi sa frilenserima u različitim vremenskim zonama

Zapošljavanje izvan vaše vremenske zone dobija lošu reputaciju koju zapravo nije zaslužilo. Žalbe su skoro uvek o rasporedu — poziv u pogrešno vreme, rok koji je stigao dan ranije, pitanje koje je ostalo bez odgovora preko noći — i skoro nikada o samom poslu. Udaljenost ne menja koliko je neko dobar u izradi veb-sajta; menja kada možete razgovarati sa njim o tome.

Dobra vest je da problemi sa rasporedom imaju mehanička rešenja. Kada postavite jasan prozor preklapanja, odlučite šta zaista zahteva razgovor uživo i usvojite naviku nedvosmislenog pisanja vremena, jaz od dvanaest sati prestaje da bude prepreka i počinje da bude koristan: posao se obavlja dok spavate, a vi ga pregledate uz kafu. Evo kako to postaviti.

Vremenska zona je problem rasporeda, a ne problem kvaliteta

Vredi ih razdvojiti, jer ih kupci rutinski mešaju. Udaljenost nema uticaja na veštinu, pouzdanost ili kvalitet komunikacije — to su osobine osobe, i procenjujete ih na isti način na koji biste procenili nekoga u susednoj ulici: portfolio, recenzije, kratak plaćeni test, pravi razgovor. Ono što udaljenost zaista utiče je broj sati u danu kada ste oboje budni.

Ta razlika je važna jer vam govori šta treba popraviti. Ako neko kasni sa isporukom, odgovor je jasniji rok i ritam provere, a ne bliža adresa. Ako neko pogrešno razume brif, odgovor je bolji brif. Samo jedna klasa problema — Potreban mi je odgovor u narednih dvadeset minuta“ — zaista je uzrokovana satom, a većina posla ne sadrži mnogo takvih.

Postoji stvarni kompromis, i pošteno je nazvati ga: manje zajedničkih sati znači sporiji povratni odgovor na bilo šta dvosmisleno. Način da se to vreme nadoknadi je uklanjanje dvosmislenosti unapred, što je dobra ideja bez obzira na sve. Naš vodič o pisanju projektnog brifa koji dobija sjajne predloge je jedina stvar sa najvećim uticajem koju možete učiniti pre nego što zaposlite bilo koga na bilo kojoj udaljenosti.

Zamak letnjeg računanja vremena koja kvari vaš kalendar

Ovo je ono što uhvati skoro svakoga, pa vredi pravilno razumeti umesto da se zaobilazi.

Većina ljudi, kada zaposli nekoga u inostranstvu, jednom izračuna razliku — oni su pet sati ispred mene“ — zapiše je na lepljivu belešku i koristi je do kraja godine. Taj broj je pouzdan samo ako nijedna zemlja ne menja svoje satove. U praksi, mnoge zemlje u Evropi i Severnoj Americi, zajedno sa delovima Okeanije i Južne Amerike, pomeraju svoje satove napred i nazad jednom godišnje. Većina Azije i većina Afrike ih uopšte ne pomera. Zemlje koje menjaju takođe ne menjaju istog datuma, a zemlje na južnoj hemisferi se pomeraju u suprotnoj sezoni.

Rezultat je da jaz između dva mesta nije konstantan. Može se menjati dva puta godišnje, i postoje kratki prozori — ponekad dugi nekoliko nedelja — kada se jedna strana već pomerila, a druga nije, tako da je razlika nakratko nešto što nijedno od vas ne očekuje. Svako pravilo X sati ispred“ koje zapišete je stoga pogrešno za deo godine, a delovi za koje je pogrešno su upravo nedelje kada je propušten poziv najiritantniji.

Rešenje je jednostavno i trajno: nikada ne čuvajte offset. Čuvajte mesto. Recite 09:00 u Lisabonu“ ili 14:00 u Manili“, a ne vaše vreme plus šest“. Neka aplikacija kalendara izračuna šta to znači za svakog od vas na dotični dan, i proverite trenutno lokalno vreme na oba mesta kad god nameravate nešto da potvrdite. Ta navika trajno uklanja celu klasu problema, za svaku zemlju sa kojom ćete ikada raditi.

Pronalaženje vašeg stvarnog prozora preklapanja

Vaše preklapanje nije aritmetička razlika između dve zone. To je presek sati kada ste zaista dostupni i sati kada oni zaista rade — što je manji i mnogo korisniji broj.

Postavite dva pitanja pre nego što zaposlite, i postavite ih jasno. Prvo: koje su vaše normalne radne sate, po vašem lokalnom vremenu? Drugo: koliko vam je obaveštenja potrebno za poziv izvan njih? Odgovori vam govore da li će odnos biti udoban. Neko ko nudi prozor od dva sata koji se slučajno nalazi u vašem popodnevu mnogo je lakše zaposliti nego neko čiji se dan završava kada vaš počinje, bez obzira na to šta kaže sirova razlika u zoni.

Dva sata stvarnog preklapanja je dovoljno za većinu frilens poslova. Jedan sat je izvodljiv ako ste disciplinovani u grupisanju pitanja. Nulto preklapanje je moguće, ali zahteva da sve bude asinhrono, što zauzvrat zahteva brifove koji opstaju bez dodatnih pitanja — to je stvarno ograničenje, i vredi biti iskren prema sebi pre nego što se obavežete.

Zaštitite preklapanje kada ga imate. Ne popunjavajte ga pozivom za status koji je mogao biti tri reda teksta. Koristite ga za stvari koje funkcionišu samo uživo: razrešavanje neslaganja, prolazak kroz dizajn, donošenje odluke koja se u pisanju vrtela u krug.

Podrazumevani asinhroni rad

Asinhroni rad znači pretpostavku da će odgovor doći kasnije i dizajniranje poruke tako da je kasnije u redu. To je veština, i to je najveći pojedinačni faktor koji određuje da li se udaljeno zapošljavanje čini bez napora ili iscrpljujućim.

Osnovna navika je da nikada ne šaljete poruku na koju se može odgovoriti samo drugim pitanjem. Umesto da li ste slobodni da razgovaramo o zaglavlju?“, pošaljite: Zaglavlje je preveliko na mobilnom. Molimo vas da ga smanjite tako da prvi pasus bude vidljiv bez skrolovanja na standardnom ekranu telefona. Ako to pokvari raspored logotipa, koristite složenu varijantu. Ako se ne slažete sa bilo čim, recite mi zašto i ostavite kako jeste.“ Na tu poruku se može reagovati preko noći, a da vi niste budni.

Grupisite svoja pitanja. Pet pitanja poslatih jedno po jedno tokom radnog dana postaju pet odvojenih noćnih ciklusa — skoro nedelju dana proteklog vremena za nešto što je moglo potrajati jedan dan. Sakupite ih, pošaljite ih zajedno i odgovorite na njihova pitanja na isti način.

Dajte opcije umesto da otvarate diskusiju. Da li više volite A ili B, a ako nijedno ne funkcioniše, uradite C i recite mi zašto“ rešava se u jednom ciklusu. Šta mislite?“ rešava se u tri. Tamo gde odluka zaista zavisi od vaše procene, unapred autorizujte manju verziju: ako je to manje od sat vremena posla, samo uradite i recite mi.“

Snimajte kratke video zapise ekrana umesto da opisujete vizuelne probleme u prozi. Devedeset sekundi snimanja ekrana sa naracijom nosi više informacija od osam stotina reči, i može se gledati u bilo koje vreme. Ovo je takođe najbrži način da date povratne informacije o dizajnu bez poziva.

Napomena o predaji: pretvaranje praznine u prednost

Tim podeljen širom sveta zaista može da radi skoro neprekidno, ali samo ako svaka strana namerno preda posao. Mehanizam je kratka pisana beleška na kraju svake radne sesije — ista tri reda svaki put.

• ZavršenoŠta se zapravo promenilo od poslednje beleške, u jednom redu. Ne lista aktivnosti — lista stvari koje su sada završene.
• SledećeŠta će biti preuzeto sledeće, tako da druga strana zna šta ne treba duplirati.
• BlokiranoSve što ne može da se nastavi bez odluke ili sredstva, eksplicitno imenovano, sa postavljenim pitanjem tako da se može odgovoriti bez odgovora.

Linija blokirano“ je ona koja opravdava celu naviku. Blokada podignuta na kraju njihovog dana rešava se tokom vašeg i čisti pre nego što ponovo počnu, tako da ništa ne čeka ceo ciklus. Blokada podignuta u poruci u ćaskanju u nasumičnom satu se propušta i košta dan.

Čuvajte belešku na istom mestu kao i posao. Na Zinn Hub-u, nit narudžbine je očigledan dom: ostaje priložena narudžbini, obe strane je mogu kasnije pronaći, i niko od vas ne mora da pamti u kojoj je aplikaciji bila važna rečenica.

Zakazivanje poziva na koje se ljudi zaista odazivaju

Većina propuštenih poziva preko vremenskih zona je pogrešno zakazana, a ne zaboravljena. Nekoliko pravila uklanja skoro sve to.

Pošaljite pozivnicu za kalendar umesto da se dogovorite o vremenu u poruci. Pozivnica nosi vremensku zonu sa sobom i ispravno se prikazuje u oba kalendara; rečenica u ćaskanju to ne čini. Ako vaš sagovornik ne koristi zajednički sistem kalendara, pošaljite vreme napisano u oba lokalna vremena i zamolite ih da vam to potvrde u njihovom.

Nikada ne pišite samo broj. 15h“ je besmisleno preko granice, a 15h po mom vremenu“ je samo marginalno bolje jer pretpostavlja da znaju gde ste i da li su se vaši satovi promenili. Napišite datum, vreme i grad ili nazvanu zonu svaki put.

Naizmenično menjajte neprijatnosti na ponavljajućem pozivu. Ako jedna strana uvek prima poziv u nepristojno vreme, taj aranžman propada — ljudi otkazuju, dolaze umorni ili se tiho ljute. Zamena strane koja se isteže je mala ljubaznost koja održava dugu vezu zdravom.

Zatim pitajte da li je poziv uopšte potreban. Mnogi pozivi za status postoje jer niko nije napisao belešku o predaji. Ako sastanak nema odluku, zamenite ga sa tri reda teksta i vratite oboma sat vremena.

Pisanje roka koji se ne može pogrešno protumačiti

Do petka“ nije rok. Na jednom mestu petak se završava dok je negde drugde još uvek četvrtak popodne, a isporuka koja stigne tačno na vreme može izgledati ili rano ili kasno u zavisnosti od toga gde stojite.

Pišite rokove u jednom nedvosmislenom obliku: dan u nedelji, kalendarski datum, vreme i nazvano mesto. Petak 22 avgust, 17:00 po londonskom vremenu“ može ispravno pročitati svako, bilo gde, u bilo kom mesecu u godini. Dodajte naziv dana kao unakrsnu proveru protiv zabune u formatu datuma, jer istih šest cifara znači različite dane u različitim zemljama.

Zatim recite kome rok pripada. Rok isporuke za frilensera obično podrazumeva rok za pregled za vas, a kašnjenje sa strane kupca je najčešći uzrok kašnjenja projekta. Zapišite oba, i tretirajte svoje kao jednako obavezujuće.

Ostavite bafer tamo gde se posao uliva u nešto fiksno — lansiranje, štampanje, događaj. Ako je pravi rok sreda, tražite isporuku u ponedeljak i recite zašto. Preko velikog vremenskog jaza, jedan propušteni ciklus košta dan, a ne sat, tako da bafer radi više posla nego što bi lokalno.

Vremena odgovora, dostupnost i šta ne obećavati

Eksplicitno dogovorite očekivano vreme odgovora, u oba smera, i neka bude velikodušno. U roku od jednog radnog dana“ je obećanje koje obe strane mogu ispuniti na skoro bilo kojoj udaljenosti. Brzo“ uopšte nije obećanje, i tiho znači u roku od sat vremena“ za jednu osobu i pre nego što završim sutra“ za drugu.

Razlikujte rutinske poruke od istinskih hitnosti i dogovorite poseban put za ove druge. Ako se sve tretira kao hitno, onda ništa nije, a frilenser nekoliko zona daleko će se ili iscrpeti gledajući obaveštenja ili će početi da ih ignoriše. Većina frilens poslova sadrži vrlo malo pravih hitnih slučajeva.

Ne očekujte dostupnost van radnog vremena nekoga kao nešto što se podrazumeva, i ne nudite je ni sami. Frilenser koji odgovara u tri ujutru nije bolji dobavljač; to je neko ko će biti nepouzdan za mesec dana. Održivo je brže tokom trajanja projekta.

Budite jednako realni i prema sebi. Ako nestanete na dva dana nedeljno, recite to na početku kako bi se moglo planirati. Predvidljiv spor klijent je lak za rad; nepredvidljiv nije, bez obzira u kojoj su zoni.

Jezik, praznici i radna nedelja

Satovi su samo deo slike. Sama radna nedelja nije univerzalna — dani koji se računaju kao vikend razlikuju se između zemalja, a državni praznici se vrlo različito grupišu širom sveta. Nedelja koja je potpuno obična tamo gde ste vi može sadržati veliki nacionalni praznik negde drugde. Pitajte, rano i neobavezno, da li postoje datumi u prozoru projekta kada vaš frilenser neće biti prisutan.

Jezik zaslužuje isto razmatranje. Mnogi ljudi koje angažujete globalno pisaće vam na svom drugom ili trećem jeziku, što ništa ne govori o njihovoj veštini. Pišite kratke rečenice, izbegavajte idiome, stavite jedno uputstvo u svaki paragraf i pišite datume u potpunosti. Zatim proverite razumevanje pitajući kako nameravaju da pristupe nečemu, umesto da pitate da li su razumeli.

Zinn Hub je dostupan na 45 jezicima sajta, a kada se uključe jezici samo za poruke, možete primati poruke na ukupno 57 jezika — tako da je sasvim moguće da osoba sa kojom radite čita platformu na svom jeziku dok vam piše na vašem. To vredi malo dodatne preciznosti u vašem formulisanju, i malo više strpljenja sa njihovim.

Ostatak radnog odnosa — ritam, povratne informacije, tačke pregleda — prati iste principe na bilo kojoj udaljenosti. Oni su pokriveni u našem vodiču o upravljanju udaljenim frilenserom bez mikroupravljanja.

Potpuno uklanjanje aritmetike

Najpouzdaniji sistemi su oni gde niko ne mora ništa da izračunava.

• Drugi satDodajte grad vašeg frilensera kao dodatni sat na vašem telefonu ili računaru. Pogledaćete ga pre svake poruke i nikada se više nećete pitati.
• Pozivnice za kalendarUvek pošaljite jednu. Ona nosi zonu, ažurira se kada se satovi promene i podseća obe strane.
• Linkovi za zakazivanjeLink za rezervaciju koji nudi termine u lokalnom vremenu posetioca potpuno uklanja pregovore.
• Imenovane zone u pisanjuStavite grad u svaki datum koji napišete. Košta dve reči i sprečava najskuplju vrstu nesporazuma.
• Zakazano slanjePišite kada vam odgovara, isporučite kada njima odgovara — korisno za sve što zahteva pažnju, a ne nešto o čemu treba razmisliti.

Ništa od ovoga ne zahteva novi softver. Zahteva da se jednom odluči da je kalendar izvor istine za vreme, i da se nikada ručno ne izvodi razlika.

Angažovanje preko vremenskih zona na Zinn Hub-u

Zinn Hub je globalno tržište, tako da je rad preko zona normalan slučaj, a ne izuzetak. Prodavci se zovu Zinners, njihovi oglasi su Zinns, a Zinners su verifikovani sa državnom ličnom kartom sa fotografijom i dokazima o njihovim veštinama i prethodnom radu. Kupci ne plaćaju naknadu za platformu, sve cene su u USD, a recenzije zahtevaju potvrđenu kupovinu.

Jedna stvar koju vredi znati unapred: ne postoji filter za zemlju, lokaciju ili vremensku zonu u pretrazi Zinn Hub-a. Dostupni filteri prilikom pregledanja Zinners su redosled sortiranja, samo verifikovani, kategorija, minimalna ocena, tip Zinner-a, način plaćanja i metode plaćanja. Ako su vam radni sati važni, pitajte u svom briefu ili u prvoj poruci umesto da tražite filter koji ne postoji — i uzmite odgovor od Zinner-a, jer mi verifikujemo identitet i veštine, a ne zemlju prebivališta.

Za posao koji zaista zahteva preklapanje uživo — pokrivanje inboxa, upravljanje kalendarom, korisnička podrška — navedite to u oglasu koji objavljujete. Možete objaviti projekat besplatno navodeći sate koje trebate pokriti, pregledati frilensere za izvršnu i administrativnu podršku, suziti pretragu po jednoj veštini kao što je upravljanje vremenom, ili početi od tržišta virtuelnih asistenata i usluga označenih virtuelni asistent.

Testirajte radni ritam pre nego što se obavežete. Micro Zinns su usluge sa fiksnom cenom od $5, $10, $15 ili $20, tako da jedna mala narudžbina govori kako se zapravo oseća ceo ciklus sa ovom osobom — koliko brzo odgovaraju, koliko je jasna njihova predaja, da li preklapanje funkcioniše. Pregledajte ih na nivou od $10, ili po kategoriji za opštu virtuelnu asistenciju i pomoć pri kalendaru i zakazivanju. Metoda je u potpunosti izložena u testiranju frilensera pre nego što se obavežete.