Kako izbeći širenje obima posla na frilens projektu

Niko ne namerava da izazove proširenje obima posla. Ono dolazi kao niz potpuno razumnih rečenica: dok ste već tu, možete li…“, ovo bi trebalo da bude brzo…“, samo još jedna verzija…“. Svaka je mala. Zajedno pretvaraju posao od tri dana u posao od dve nedelje i pretvaraju frilensera koji je voleo da radi sa vama u onog koji tiho odbija sledeći upit.

Zanimljiva stvar kod proširenja obima posla je odakle dolazi. Obično to nije frilenser koji podcenjuje ili kupac koji je težak. To je brif koji nikada nije definisao kako izgleda završeni posao, tako da nije bilo linije koju bi bilo šta prešlo. Popravite tu jednu stvar i većina problema nestaje — a ostatak postaje kratak, neemocionalan razgovor o ceni.

Šta je zapravo proširenje obima posla

Proširenje obima posla je svako proširenje rada izvan dogovorenog, bez odgovarajuće promene cene ili roka. Poslednji deo je ono što ga čini proširenjem, a ne promenom: dodavanje posla i plaćanje za njega je normalna komercijalna transakcija. Dodavanje posla i očekivanje da će originalna cena ostati ista je mesto gde nastaje šteta.

Pojavljuje se u četiri prepoznatljiva oblika. Postoji dodavanje — dodatne stranice, dodatni formati, još jedna veličina za društvene mreže. Postoji zamena — ista količina posla, ali ponovo izgrađena prema drugačijoj ideji, što je zaista drugi posao prerušen u reviziju. Postoji rafiniranje — beskonačan niz petominutnih podešavanja koja pojedinačno ne koštaju ništa, a kolektivno koštaju dane. I postoji proširenje konteksta — pojavljuje se novi akter sa mišljenjima koja brif nikada nije predvideo.

Rafiniranje je najopasnije jer ga je najteže imenovati. Nijedan pojedinačni zahtev nije nerazuman, pa odbijanje bilo kog od njih deluje sitničavo. Jedina odbrana je unapred dogovoreno ograničenje, zbog čega postoje krugovi revizije i zašto ih vredi zapisati čak i za mali posao.

Zašto se dešava i zašto je obično krivac kupac

Iskrena verzija je neprijatna, ali korisna: većinu proširenja obima posla stvara kupac, a većina se stvara pre početka rada, nedovoljnim razmišljanjem o tome šta se zapravo želelo.

Ponekad je to pravo otkriće — niste znali šta vam treba dok niste videli nacrt, što je legitimno i normalno. Ponekad je to odloženo donošenje odluka, gde se izbor koji je trebalo da bude donet u brifu donosi u drugoj reviziji. Ponekad je to akter koji nikada nije konsultovan, a pojavljuje se na kraju sa potpuno drugačijim stavom. A ponekad je to jednostavno oportunizam: frilenser je tu, pomaže, a pitati deluje jeftinije nego ne pitati.

Frilenseri pogoršavaju situaciju time što su susretljivi. Gotovo svi oni kažu da na prva tri mala zahteva jer žele da odnos funkcioniše i brinu se o recenziji. Do trenutka kada je situacija zaista izmakla kontroli, reći ne znači protivrečiti trima ranijim da, što je mnogo teže nego reći ne na početku.

Dakle, kupac drži većinu poluga. Ako želite da posao ostane u okviru svog obima, morate biti onaj koji definiše granice, jer osoba koju plaćate verovatno ih neće sprovoditi u vaše ime.

Koliko vas zaista košta proširenje obima posla

Primamljivo je misliti da je proširenje obima posla problem frilensera: oni su dali cenu, oni apsorbuju prekoračenje. U praksi, kupac takođe plaća, samo ne u gotovini.

• VremeSvaka dodata stavka pomera datum isporuke. Posao koji je bio deo lansiranja, kampanje ili roka za štampu je skupa vrsta kašnjenja.
• KvalitetFrilenser koji apsorbuje neplaćeni rad radi ga brže, a ne bolje. Poslednjih dvadeset odsto posla dobija najmanje pažnje.
• Dobra voljaDeset neplaćenih dodataka košta vas pravo prvog odbijanja njihovog kalendara sledeći put, a ponekad i potpuno prekidanje odnosa.
• KoherentnostPosao sastavljen od trideset naknadnih misli tako i izgleda. Dodaci se retko uklapaju dobro kao nešto što je dizajnirano kao celina.
• Vaše vremePosao koji se odugovlači zahteva stalno upravljanje. Posao sa jasno definisanim obimom ne zahteva gotovo nikakvo.

Postoji i posledica po cene. Frilenseri koji su se opekli daju defanzivne ponude, dodajući maržu za promene koje očekuju. Kupci sa reputacijom za precizne brifove dobijaju povoljnije cene, jer je rizik koji traže od nekoga da preuzme manji.

Definišite završeno“ pre nego što platite

Najefikasniji alat protiv proširenja obima posla je pisana definicija završenog, dogovorena pre nego što novac promeni vlasnika. Ne mora biti dugačka. Mora biti dovoljno specifična da bi se dve osobe koje je pročitaju složile da li je posao završen.

1. Navedite isporuke kao objekte koji se mogu prebrojati

Veb-sajt“ nije isporuka. Pet stranica: početna, o nama, usluge, indeks bloga, kontakt“ jeste. Neke grafike za društvene mreže“ nije; devet grafika, tri veličine za svaki od tri dizajna“ jeste. Ako ne možete da ga prebrojite, ne možete znati kada je gotovo.

2. Navedite formate i primopredaju

Koje vrste datoteka, sa mogućnošću uređivanja ili spljoštene, gde će biti isporučene i šta se dešava sa izvornim datotekama. Iznenađujuće mnogo trenja na kraju projekta je zapravo neslaganje oko formata o kojima nikada nije bilo reči.

3. Navedite ko šta isporučuje

Tekst, slike, podaci za prijavu, brendirani materijali, podaci o proizvodu. Šta god ne isporučite, frilenser mora ili da kreira ili da čeka — a oboje je deo obima posla. Stavite datume pored svojih unosa; kašnjenje sa strane kupca je najčešći uzrok kašnjenja projekta.

4. Napišite test prihvatanja

Jedna ili dve rečenice koje opisuju kako ćete to proceniti. Stranice se pravilno učitavaju na mobilnom i desktopu, svi linkovi rade, a tekst koji sam dostavio koristi se nepromenjen“ je test. Zadovoljan sam“ nije, jer je neproverljivo.

Naš vodič o pisanju projektnog brifa koji dobija odlične predloge detaljno pokriva ceo dokument. Brif i ugovor protiv širenja obima posla su isti dokument.

Napišite šta nije uključeno

Lista izuzetaka je najneiskorišćenija polovina stranice u frilensingu. Sve što niste pomislili da tražite je, u mislima frilensera, ili uključeno ili isključeno — a njihova pretpostavka i vaša se neće podudarati. Pisanje tri ili četiri izuzetka čini obe pretpostavke vidljivim za trideset sekundi.

Korisni izuzeci za tipičan posao: pisanje sadržaja gde ste pretpostavili da isporučujete tekst; stock slike i licence; hosting, domeni i pretplate trećih strana; tekuće održavanje nakon isporuke; obuka ili dokumentacija; migracija postojećih podataka; i sve što zavisi od toga da treća strana odobri pristup.

Takođe štiti frilensera od loše recenzije za nešto što nikada nisu pristali da urade, zbog čega ih dobri frilenseri pozdravljaju umesto da im se opiru. Ako neko loše reaguje na pitanje šta je isključeno, to je rana i jeftina informacija o tome kako će ostatak posla proći.

Neka bude kratko i specifično. Četiri jasna izuzetka o stvarima o kojima se zapravo možete svađati su bolja od stranice pravnog žargona koji niko od vas ne čita.

Revizije: najveći pojedinačni izvor širenja obima posla

Više projekata prekorači rok zbog revizija nego zbog bilo kog drugog uzroka, jer je revizija“ divno elastična reč. Dve stvari treba dogovoriti: koliko krugova i šta je krug.

Krug je jedan konsolidovani skup povratnih informacija, poslat jednom i obrađen jednom. Jedanaest zasebnih poruka tokom tri dana nisu jedan krug — to je jedanaest prekida, i koštaju mnogo više od istih beleški poslatih zajedno. Grupišite svoje povratne informacije i pošaljite ih kao jednu listu. Ovo je navika sa najvećim povratom u celom vodiču.

Dva ili tri kruga su normalna za većinu kreativnog rada. Ono što je važnije od broja je razlika između ispravke i novog smera. Ispravka popravlja nešto što ne ispunjava dogovoreni brif. Novi smer traži nešto što brif nikada nije specificirao, ili poništava odluku koju ste prethodno odobrili. Prvo je uključeno; drugo je promena.

Recite to eksplicitno i bez srama: Ovo drugo je moja promena mišljenja, a ne vaša greška — koliko bi koštalo da se to uradi na taj način?“ Ta jedna rečenica sprečava više loših frilenserskih odnosa nego bilo koja klauzula ugovora, jer uklanja ogorčenost sa obe strane.

Na kraju, dobijte odobrenje od svih pre nego što krug počne. Najskuplja revizija u frilensingu je ona koju pokrene kolega koji prvi put vidi rad nakon što ste ga vi odobrili.

Proces promene koji traje dva minuta

Nije vam potreban softver za upravljanje projektima. Potrebna vam je navika sa tri koraka, primenjena svaki put kada se pojavi nešto novo.

• 1. Imenujte toRecite naglas da je to novo: Ovo nije bilo u originalnom brifu.“ Imenovanje sprečava da se to uvuče kao pretpostavka.
• 2. Odredite cenuPitajte šta to dodaje u novcu i u vremenu. Ponekad je odgovor ništa, i to se apsorbuje uz dobru volju sa obe strane — ali sada je to poklon, a ne očekivanje.
• 3. OdlučiteUnutra ili van, pismeno, u istoj niti. Ne dozvolite da ostane bez odgovora, jer se neodlučena promena ionako izgradi i o njoj se kasnije raspravlja.

Vodite tekuću belešku o odlukama sa datumima. Jedna stranica koja navodi šta je dogovoreno i kada završava skoro svako ali smo rekli“ neslaganje pre nego što počne, a potrebno je samo nekoliko sekundi dnevno za održavanje.

Uradite sve to u jednom kanalu. Ako je polovina promena dogovorena u aplikaciji za ćaskanje, a polovina putem e-pošte, nema zapisa, i osoba sa boljim pamćenjem dobija raspravu, a ne osoba koja je u pravu. Na Zinn Hub-u, nit narudžbine je prirodno mesto za ovo, jer ostaje vezana za narudžbinu.

Rani znaci upozorenja

Širenje obima posla je lako zaustaviti rano, a bolno kasno. Ovo su signali na koje vredi reagovati onog dana kada ih primetite.

Počinjete da uvodite zahteve sa brzo“ ili malo“. Ta reč skoro uvek ima izvinjavajući ton, i to je pouzdan znak da znate da je zahtev izvan onoga što ste platili.

Krugovi revizija prestaju da se konvergiraju. Treći krug bi trebalo da bude manji od drugog kruga. Ako je svaki krug iste veličine ili veći, ne usavršavate smer — istražujete, što je drugačiji i veći posao.

Pojavljuje se nova osoba sa mišljenjima. Zainteresovana strana koja kasno stigne skoro uvek donosi promenu smera. Formalno uključite njihov doprinos u sledeći krug, umesto da dozvolite da stigne kao niz prosleđenih komentara.

Frilenser postaje tih ili spor. Ponekad su to drugi klijenti. Često je to osoba koja radi neplaćene sate i gubi entuzijazam. Direktno pitanje — da li smo sada izvan originalnog obima posla?“ — je velikodušno i obično dobija iskren odgovor.

Ne možete da opišete šta je ostalo da se uradi. Ako niko od vas ne može da navede preostale stavke, definicija završenog posla se raspala. Zaustavite se, napišite listu, dogovorite se o njoj i ponovo počnite odatle.

Kada frilenser uzrokuje širenje obima posla

Nije uvek kupac. Povremeno proširenje dolazi sa druge strane, i izgleda dovoljno drugačije da ga vredi imenovati.

Najčešća verzija je dobronamerna: entuzijastični frilenser dodaje stvari koje nikada niste tražili jer misli da to poboljšava rad. Ponekad i poboljšava. Takođe odlaže isporuku, proizvodi nešto što sada morate da održavate, i povremeno stiže sa priloženim računom. Rešenje je pravilo dogovoreno na početku: dobre ideje su dobrodošle, ali se predlažu pre nego što se izgrade.

Manje benigna verzija je kada se dodaci pojavljuju kao naplative iznenađenja kasno u poslu — premium“ verzija nečega što je brif već opisao, ili naknada za izvorne datoteke koje su uvek bile podrazumevane. Jasna lista isporuka i lista izuzetaka čine ovo gotovo nemogućim, što je još jedan razlog da ih napišete.

Postoji i posao sa podcenjenom ponudom, gde je frilenser optimistično procenio cenu i počinje da smanjuje da bi preživeo. Simptom je opadanje kvaliteta, a ne širenje obima posla. Ako ponuda drastično odstupa od svih ostalih koje ste dobili, to je vredno pitanja, a ne slavlja.

U sva tri slučaja odgovor je isti: vratite se na pisani obim posla, uporedite ga sa onim što se dešava i vodite jedan jasan razgovor umesto niza nagoveštaja. Naš vodič o upravljanju udaljenim frilenserom pokriva kako to pokrenuti bez narušavanja odnosa.

Fiksna cena ili po satu: koji bolje odoleva širenju obima posla

Oba modela se nose sa širenjem obima posla, ali se nose sa njim drugačije, a razlika je u tome ko snosi rizik, a ne koji je jeftiniji.

Fiksna cena postavlja granicu u novcu. Frilenser je odredio cenu za definisan posao, tako da je sve izvan toga vidljivo izvan i razgovor se odvija prirodno. To čini fiksno određivanje cena jačom strukturom protiv puzanja obima posla — pod uslovom da je definicija dobra. Fiksna cena za nejasan brif je najgora od oba sveta: frilenser mora da brani liniju koju niko nije povukao i obično odustaje od odbrane.

Cene po satu glatko apsorbuju promene, jer dodatni rad jednostavno košta dodatne sate. Ono što ne radi je da vas spreči da trošite. Puzanje obima posla se i dalje dešava, samo se pojavljuje na fakturi umesto u atmosferi, tako da rad po satu zahteva budžetski limit i ritam provere, a ne dokument o obimu posla.

Za većinu kupaca koji angažuju frilensera za definisan deo posla, fiksna cena plus pravilno napisana definicija završenog posla je pravi podrazumevani izbor. Rezervišite satnicu za zaista istraživački rad gde niko ne može unapred da kaže kako izgleda završeno – i prihvatite da u tom slučaju kupujete vreme, a ne ishod.

Bez obzira na to šta odaberete, tržišne cene se enormno razlikuju po obimu, složenosti i iskustvu. Naši vodiči o koliko košta veb-sajt i koliko košta frilens SEO daju tipične raspone i, što je korisnije, objašnjavaju koje varijable utiču na cenu.

Održavanje uskog opsega na Zinn Hub-u

Na Zinn Hub-u, mehanika platforme radi u korist uskog opsega, pod uslovom da ih namerno koristite. Prodavci se zovu Zinners, a njihovi oglasi su Zinns; Zinn je usluga sa fiksnom cenom čiji je opseg opisan u oglasu, tako da je veliki deo posla definisanja već obavljen pre nego što naručite. Kupci ne plaćaju naknadu za platformu, sve cene su u USD, a recenzije zahtevaju potvrđenu kupovinu.

Porudžbine se postavljaju i plaćaju kao celokupna porudžbina — nema faznih ili prekretnih plaćanja — tako da se dodatni rad obično obrađuje kao zasebna porudžbina, a ne kao izmena originalne. To zvuči kao administrativni detalj, ali je tiho najefikasniji mehanizam protiv puzanja obima posla na platformi: dodatna porudžbina ima svoju cenu i svoj obim, i nema dvosmislenosti oko toga da li je bila uključena. Ako želite da razumete kako funkcioniše finansijska strana, pogledajte šta je escrow i kako vas štiti.

Za rad koji prvo treba oblikovati, objavite projekat besplatno sa vašom definicijom završenog posla i vašim isključenjima napisanim u brifu, i birajte između pristiglih predloga — sami predlozi će vam reći ko ga je pročitao. Kategorije kao što su redizajn veb-sajta i pisanje tekstova i prodajnih tekstova su dobre početne tačke, a možete direktno pretraživati ljude po jednoj veštini kao što je pisanje tekstova ili otvoriti usluge označene sa pisanje tekstova.

Za male, jasno definisane poslove, Micro Zinns su prirodno rešenje. To su usluge sa fiksnom cenom od $5, $10, $15 ili $20 sa precizno opisanim ishodom, što ih čini gotovo otpornim na puzanje obima posla po konstrukciji. Pregledajte ih na nivou od $15, ili po kategorijama za popravke i dorade veb-sajta ili tekstove za veb-sajt. Veći veb-poslovi razumno počinju od tržišta za veb-dizajn.