Kako upravljati udaljenim frilenserom bez mikromenadžmenta

Većina loših frilens iskustava nije uzrokovana lošim frilenserima. Uzrokovana su kupcem koji nikada nije jasno rekao kako dobro“ izgleda, a zatim je tišinu ispunio anksioznošću: tri poruke dnevno, zahtev za deljenje ekrana, brzi poziv“ koji pojede celo popodne. Frilenser postaje defanzivan, kupac postaje sumnjičav, a posao koji je trebalo da traje nedelju dana traje tri.

Rešenje nije više nadzora. To je bolja struktura unapred, a zatim namerno manje nadzora kasnije. Frilenser je dobavljač koji isporučuje dogovoreni ishod, a ne mlađi član osoblja kome je potreban nadzor. Dobro upravljajte ishodom i skoro nikada nećete morati da upravljate osobom. Evo kako to postaviti, redosledom kojim će vam zapravo trebati.

Zašto upravljanje frilenserom nije upravljanje zaposlenim

Zaposleni je plaćen za svoje vreme i svoju dostupnost. Možete razumno očekivati da će biti dostupan tokom radnog vremena, da će preuzeti sve što mu padne na sto i da će apsorbovati promenljivi brif jer je apsorbovanje promenljivih brifova deo posla. Ništa od toga se ne odnosi na frilensera. Kupujete definisan ishod po dogovorenoj ceni, i sve što dodate kasnije je ili dobra volja koju trošite ili posao za koji bi trebalo da plaćate.

Ta razlika odmah menja tri stvari. Prvo, dostupnost nije podrazumevana — frilenser skoro sigurno ima druge klijente, a očekivanje trenutnih odgovora znači očekivanje da budete jedini klijent. Drugo, usmeravanje nije besplatno — svaki put kada se predomislite, trošite kapacitet koji je bio cenjen prema originalnom brifu. Treće, motivacijom ne upravljate vi; njome upravlja reputacija frilensera, ponovljeni poslovi i recenzije.

Kada to internalizujete, ceo odnos postaje lakši. Vaš posao je da budete neobično jasan klijent: precizan u vezi sa onim što želite, brz u odgovaranju na pitanja, iskren u vezi sa rokovima i predvidiv u vezi sa tim kada ćete pregledati. Kupci koji to rade dobijaju prvi izbor dobrih frilensera, jer dobri frilenseri pričaju o tome sa kim je lako raditi.

Podesite sve kako treba pre prvog dana

Skoro svaki problem koji se pojavi u drugoj nedelji nastao je u satu pre početka rada. Pre nego što postavite narudžbinu ili prihvatite predlog, zapišite i dogovorite pet stvari na istom mestu.

• IsporukaŠta ćete dobiti, u kom formatu i koliko toga. Logo“ nije isporuka; primarni logo, složena varijanta i favicon, isporučeni kao SVG i PNG“ jesu.
• Definicija završenogTest koji ćete primeniti kada ga pogledate. Zapisano, tako da niko od vas ne nagađa.
• RevizijeKoliko rundi je uključeno i šta se računa kao runda, a ne kao novi posao.
• DatumiDatum isporuke i datum do kada ćete dati povratne informacije. Vaš rok je takođe deo rasporeda.
• UlaziŠta im dugujete: tekst, slike, prijave, fajlovi brenda, donosilac odluka koji odgovara. Navedite to, sa datumima.

Ako vam pisanje toga deluje kao težak posao, to je poenta — razmišljate sada umesto da plaćate nekome da to loše uradi kasnije. Naš vodič o pisanju projektnog brifa koji donosi sjajne predloge detaljno pokriva format, a služi i kao dokument za upravljanje celim poslom.

Proveru obavite pre ove faze, a ne tokom nje. Kada posao počne, vi upravljate; ne bi trebalo da i dalje odlučujete da li im verujete. Ako još niste sigurni, prvo pročitajte kako pravilno proveriti frilensera.

Početak: trideset minuta koji vam štede nedelje

Kratka početna poruka ili poziv na početku je pola sata sa najvećim povratom u celom projektu. To nije društveni poziv i nije ponavljanje brifinga. Postoji da bi se iznele stvari koje pisani brif ne može: pretpostavke, nepoznanice i ograničenja.

1. Zamolite ih da ponove brif

Neka frilenser opiše, svojim rečima, šta misli da gradi i zašto. Svaki nesporazum koji ovde uhvatite ne košta vas ništa; isti nesporazum uhvaćen pri isporuci košta celu rundu revizije. Ako je njihova verzija bolja od vaše, usvojite je.

2. Pitajte šta bi moglo da pođe naopako

Iskusni frilenseri tačno znaju gde posao poput vašeg obično skrene sa puta — klijent koji ne može da dobije odobrenje, nedostajuća sredstva brenda, zainteresovana strana koja se pojavi na kraju. Pitajte direktno. Dobićete listu rizika besplatno od nekoga ko je to već video da propada.

3. Dogovorite ritam i kanal

Popravite ritam prijavljivanja, jedinstveni kanal koji ćete oboje koristiti i vreme odziva na koje se svako od vas obavezuje. Izgovorite to naglas kako bi to bio obostrani dogovor, a ne vaše privatno očekivanje.

4. Potvrdite šta im dugujete i kada

Ponovite svoje unose sa datumima. Kašnjenje sa strane kupca je najčešći uzrok kašnjenja projekta, a to je ono što niko ne zapisuje.

Izaberite ritam prijavljivanja i držite ga se

Slučajni kontakt je neprijatelj. Ako frilenser ne zna kada ćete sledeći put tražiti ažuriranje, on se brani od mogućnosti da je to sada — što znači da uvek drži nešto prezentabilno umesto da radi dubok, neuredan srednji deo posla. Fiksni ritam u potpunosti uklanja taj porez.

Za posao od nekoliko dana, jedno prijavljivanje na pola puta je dovoljno. Za posao od nekoliko nedelja, kratko pisano ažuriranje dva puta nedeljno funkcioniše bolje od nedeljnog poziva, jer je asinhrono i ostavlja trag. Za bilo šta duže, dogovorite stalni termin i tretirajte ga kao jedini zakazani kontakt; sve ostalo je vođeno izuzecima.

Neka format ažuriranja bude mali i ponovljiv. Tri reda su dovoljna: šta se promenilo od poslednjeg puta, šta je sledeće i sve što je blokirano zbog vas. Ako frilenser mora da napiše esej da bi vas ažurirao, počeće da ga piše umesto da radi, a vi ćete izmisliti izveštavanje o statusu za tim od jedne osobe.

Oduprite se iskušenju da tražite praćenje vremena za posao sa fiksnom cenom. Kupili ste ishod; sati su problem frilensera, a traženje istih signalizira da zapravo ne verujete u cenu. Ako vam je zaista potrebna vidljivost sati, to je signal da ste trebali da angažujete po satu — drugačija odluka, doneta na početku.

Jedno mesto za rad, jedno mesto za razgovor

Najefikasniji deo higijene rada na daljinu je odbijanje da se projekat istovremeno nalazi na četiri mesta. Odlučite, prvog dana, gde se odvija razgovor i gde se nalaze datoteke i odluke — a zatim budite strogi u vezi sa tim, posebno prema sebi.

Razgovor treba da ostane u jednoj niti. Podela na inbox tržišta, e-poštu i aplikaciju za razmenu poruka garantuje da je jedno važno uputstvo u kanalu koji niko nije pretraživao. Na Zinn Hub-u, nit narudžbine je razumna podrazumevana opcija: ostaje vezana za narudžbinu, obe strane je mogu pronaći i ne zavisi od toga da li se sećate koju ste aplikaciju koristili.

Odluke moraju imati dom koji nije log ćaskanja. Kratak tekući dokument — čak i jedna stranica sa spiskom dogovorenih odluka sa datumima — sprečava većinu ali rekli smo“ argumenata pre nego što počnu. Dodajte red svaki put kada se nešto reši. Potrebno je nekoliko sekundi i to je najjeftinije osiguranje u frilensingu.

Datoteke trebaju jedan izvor istine sa jasnim verzijama. final-v3-REAL-final“ je simptom, a ne konvencija imenovanja. Dogovorite se gde se isporučuju rezultati i kako se zove trenutna verzija, i pobrinite se da joj i dalje možete pristupiti nakon završetka posla.

Kako dati povratne informacije koje se zaista primenjuju

Nejasne povratne informacije su najskuplja stvar koju kupac proizvodi. Ne sviđa mi se“ košta ceo krug revizije i ne uči frilensera ništa o tome šta da radi drugačije. Dobre povratne informacije imaju tri svojstva: specifične su, vezane su za brif i prioritetne su.

Budite specifični u vezi sa stvari, a ne sa osećajem. Ne početna stranica deluje hladno“, već naslov heroja zvuči korporativno; naš brif je rekao da ton treba da zvuči kao da govori osoba“. Ukažite na element i razlog. Ako zaista ne možete da artikulišete razlog, recite to iskreno i opišite efekat koji ste želeli umesto toga — to je i dalje upotrebljivo.

Uskladite to sa dogovorenim brifom. Povratne informacije koje se mogu pratiti do nečega što ste oboje zapisali su ispravka. Povratne informacije koje se ne mogu pratiti su novi zahtev, a nazivanje stvari pravim imenom održava odnos čistim. Ta razlika je cela tema našeg vodiča o izbegavanju širenja opsega na frilens projektu.

Nemilosrdno prioritizujte i pošaljite jednom. Grupujte svoje beleške u jednu poruku, označite koje su obavezne za ispravku, a koje su preferencija, i ne šaljite ih postepeno. Frilenser koji primi jedanaest zasebnih komentara tokom dva dana rešavaće ih redosledom prijema, a ne redosledom važnosti, i potrošiće jedan krug radeći to.

Na kraju, recite šta funkcioniše. Ne iz pristojnosti — već kao informaciju. Reći nekome koje delove da zadrži je jednako direktivno kao i reći im šta da promene, i sprečava da revizija tiho uništi deo koji vam se dopao.

Razbijanje velikog posla na faze za pregled

Za bilo šta značajno, ne čekajte do kraja da pogledate. Dogovorite tačke pregleda gde vam frilenser pokazuje nešto malo i jeftino za promenu pre nego što postane nešto veliko i skupo za promenu: mapu sajta pre dizajna, žičani model pre vizuala, nacrt pre deset hiljada reči, jedan uzorak pre serije od pedeset.

Ovo se odnosi na rani pregled, a ne na plaćanje u ratama. Na Zinn Hub-u se narudžbina postavlja i plaća kao celokupna narudžbina — nema faznih ili prekretnih plaćanja — tako da su tačke pregleda radni dogovor između vas i Zinnera, a ne mehanizam plaćanja. Ako želite da vidite kako novčana strana zapravo funkcioniše, pokrivamo je u šta je escrow i kako vas štiti.

Neka svaka tačka pregleda bude zaista mala. Vrednost dolazi od hvatanja pogrešnog smera dok je to još uvek jedna stranica posla. Tačka pregleda koja stiže sa osamdeset posto već izgrađenog posla nije tačka pregleda; to je isporuka sa dodatnom ceremonijom.

I odgovorite brzo. Pregled faze na kojem sedite četiri dana nanosi više štete rasporedu nego bilo šta što frilenser verovatno može da uradi, jer ne mogu da nastave i ne mogu lako da popune prazninu tuđim poslom u kratkom roku.

Šta učiniti kada stvari počnu da idu naopako

Ponekad stvari krenu naopako, a razlika između posla koji se može oporaviti i izgubljenog posla je skoro uvek u tome koliko rano nešto kažete. Kupci obično čekaju, nadajući se da će sledeći nacrt to popraviti, a zatim na kraju stignu besni zbog problema za koje frilenser nikada nije znao da postoje.

Rano i činjenično navedite nedostatak. Poslednja dva ažuriranja su kasnila po jedan dan i još nisam video drugi odeljak — da li smo i dalje na putu za petak?“ je pitanje, a ne optužba, i daje iskrenom frilenseru priliku da vam kaže istinu o svojoj nedelji.

Odvojite problem kvaliteta od problema komunikacije. Ako je rad dobar, ali ažuriranja nisu, popravite ritam. Ako su ažuriranja dobra, ali rad nije, vratite se na brif i proverite da li ga zaista ne ispunjavaju ili ste se predomislili. Te dve situacije izgledaju identično spolja i imaju potpuno različita rešenja.

Postavite jednu jasnu tačku oporavka umesto niza upozorenja: specifičnu stvar, isporučenu do određenog datuma, koja bi posao vratila na pravi put. Ako je ispunjena, nastavite i prestanite da brinete. Ako nije, imate jasnu odluku koju treba doneti umesto otvorenog lutanja.

Ako se odnos potpuno raspao, rešite to putem platforme, a ne svađom u niti. Zinn Hub ima proces rešavanja sporova i otkazivanja, a evidencija narudžbine — brif, poruke, isporuke — je upravo dokaz koji je tom procesu potreban. Održavanje razgovora na jednom mestu, kao što je gore navedeno, omogućava to.

Rad preko jezika i stilova rada

Angažovanje globalno znači da će priličan broj ljudi sa kojima radite pisati vam na svom drugom, trećem ili četvrtom jeziku. To što je njihov engleski manje tečan od vašeg ne govori ništa o njihovoj veštini, a dosta o tome koliko jezika govore.

Pišite da biste bili shvaćeni, a ne da biste zvučali prirodno. Kratke rečenice, jedno uputstvo po paragrafu, bez idioma, bez sarkazma i datumi napisani u celosti. Hajde da to odložimo“ i proceniti“ su vrste fraza koje tiho uzrokuju da se uradi pogrešan posao.

Potvrdite razumevanje bez pokroviteljstva. Pitanje možete li mi reći kako planirate da pristupite drugom delu?“ vam daje proveru razumevanja i koristan odgovor u isto vreme. Pitanje da li ste razumeli?“ vam svaki put daje da“.

Zinn Hub je dostupan na 45 jezicima sajta, a kada se uključe jezici samo za poruke, možete primati poruke na ukupno 57 jezika — tako da Zinner može čitati platformu na svom jeziku dok vam piše na vašem. Pretpostavite dobru nameru u vezi sa formulacijom i budite eksplicitni u vezi sa bilo čime gde bi pogrešno tumačenje bilo skupo.

Vremenske zone su druga polovina ovoga. Ako vaš frilenser radi dok vi spavate, to je prednost kada to pravilno postavite i stalna iritacija ako to ne učinite — mehanika je u našem vodiču o radu sa frilenserima preko vremenskih zona.

Pristup, predaja i čuvanje ključeva

Upravljanje pristupom je neglamurozno i tu se kupci ozbiljno povređuju. Dajte najmanji pristup potreban za obavljanje posla, sa vaših naloga. Kreirajte posebnog korisnika za frilensera umesto da predate svoju lozinku i uklonite ga kada se posao završi.

Sami posedujte osnove. Domeni, hosting, nalozi za oglase, analitika i liste aplikacija u prodavnicama treba da budu registrovani na vaše ime sa vašim podacima za naplatu, a frilenser dodeljen kao korisnik. Sajtovi i kampanje koji se iznova grade godinu dana kasnije obično se iznova grade jer je original bio unutar tuđeg naloga.

Dogovorite predaju kao deo isporuke, a ne kao naknadnu misao. Izvorni fajlovi, formati koji se mogu uređivati, kratka napomena o tome kako su stvari strukturirane i svi akreditivi kreirani tokom procesa. Ako nije u brifu, nije u ceni, a traženje toga na kraju je zahtev za promenu.

Vlasništvo nad samim delom — autorska prava, licence, šta smete da radite sa dizajnom ili delom koda nakon toga — varira u zavisnosti od jurisdikcije i onoga što ste dogovorili. Ovaj vodič je opšta informacija, a ne pravni savet; ako su prava komercijalno važna, stavite ih u pisanoj formi na početku i potražite odgovarajući savet za svoju zemlju.

Upravljanje Zinnerom na Zinn Hub-u

Na Zinn Hub-u, prodavci se nazivaju Zinners, a njihovi oglasi su Zinns. Zinners su verifikovani sa ličnom kartom izdatom od strane vlade i dokazima o njihovim veštinama i prethodnom radu, a recenzije zahtevaju potvrđenu kupovinu — tako da je profil koji čitate zarađen, a ne napisan. Kupci ne plaćaju naknadu za platformu, a sve cene su u USD.

Postoje tri načina za početak radnog odnosa, i svaki od njih oblikuje način na koji ćete ga voditi. Možete kupiti Zinn sa fiksnom cenom, što je najuži opseg i najmanje upravljanja. Možete objaviti projekat besplatno sa svojim opisom i budžetom i birati između pristiglih predloga, što odgovara poslu koji treba oblikovati. Ili možete direktno pregledati virtuelne asistente i frilensere za podršku, suziti pretragu po jednoj veštini kao što je upravljanje projektima, i pozvati ljude koji vam se sviđaju u svoj opis.

Ako zapošljavate za stalnu pomoć, a ne za jednokratni posao, tržište virtuelnih asistenata i usluge označene kao virtuelni asistent su prave početne tačke, a upravljanje projektima je kategorija za sebe ako želite nekoga da vodi posao, a ne da ga obavlja.

Pre nego što se obavežete na dugoročnu vezu, sprovedite plaćenu probu. Micro Zinns su usluge sa fiksnom cenom od $5, $10, $15 ili $20, što čini pravi probni nalog dovoljno jeftinim da bude greška zaokruživanja. Pregledajte ih na nivou od $10 ili po kategoriji za pomoć u upravljanju projektima — metoda je u potpunosti izložena u testiranju frilensera pre nego što se obavežete.