Jak zarządzać zdalnym freelancerem bez mikrozarządzania

Większość złych doświadczeń z freelancerami nie jest spowodowana przez złych freelancerów. Są one spowodowane przez kupującego, który nigdy jasno nie określił, jak wygląda dobra” praca, a następnie wypełnił ciszę niepokojem: trzy wiadomości dziennie, prośba o udostępnienie ekranu, szybka rozmowa”, która pochłania całe popołudnie. Freelancer staje się defensywny, kupujący staje się podejrzliwy, a praca, która powinna zająć tydzień, zajmuje trzy.

Rozwiązaniem nie jest większy nadzór. Jest nim lepsza struktura na początku, a następnie celowo mniejszy nadzór. Freelancer to dostawca dostarczający uzgodniony wynik, a nie młodszy pracownik, który wymaga nadzoru. Dobrze zarządzaj wynikiem, a prawie nigdy nie będziesz musiał zarządzać osobą. Oto jak to ustawić, w kolejności, w jakiej faktycznie będziesz tego potrzebować.

Dlaczego zarządzanie freelancerem to nie zarządzanie pracownikiem

Pracownik jest wynagradzany za swój czas i dostępność. Możesz rozsądnie oczekiwać, że będzie dostępny w godzinach pracy, że zajmie się wszystkim, co trafi na jego biurko, i że przyswoi zmieniający się brief, ponieważ przyswajanie zmieniających się briefów jest częścią pracy. Żadne z tych założeń nie dotyczy freelancera. Kupujesz określony wynik za uzgodnioną cenę, a wszystko, co dodasz później, to albo dobra wola, którą wydajesz, albo praca, za którą powinieneś zapłacić.

Ta różnica natychmiast zmienia trzy rzeczy. Po pierwsze, dostępność nie jest domyślna — freelancer prawie na pewno ma innych klientów, a oczekiwanie natychmiastowych odpowiedzi oznacza oczekiwanie, że będziesz jedynym klientem. Po drugie, kierunek nie jest darmowy — za każdym razem, gdy zmieniasz zdanie, zużywasz pojemność, która została wyceniona na podstawie oryginalnego briefu. Po trzecie, motywacja nie jest zarządzana przez Ciebie; jest zarządzana przez reputację freelancera, powtarzalne zlecenia i recenzje.

Gdy to zrozumiesz, cała relacja staje się łatwiejsza. Twoim zadaniem jest być niezwykle jasnym klientem: precyzyjnym w tym, czego chcesz, szybkim w odpowiadaniu na pytania, uczciwym w kwestii terminów i przewidywalnym, jeśli chodzi o terminy przeglądów. Kupujący, którzy to robią, mają pierwszeństwo w wyborze dobrych freelancerów, ponieważ dobrzy freelancerzy rozmawiają o tym, z kim łatwo się pracuje.

Ustaw wszystko prawidłowo przed pierwszym dniem

Prawie każdy problem, który pojawia się w drugim tygodniu, został stworzony w godzinie przed rozpoczęciem pracy. Zanim złożysz zamówienie lub zaakceptujesz propozycję, zapisz i uzgodnij pięć rzeczy w tym samym miejscu.

• RezultatCo otrzymasz, w jakim formacie i ile tego. Logo” to nie rezultat; główne logo, wariant ułożony w stos i favicon, dostarczone jako SVG i PNG” to jest.
• Definicja ukończeniaTest, który zastosujesz, gdy na to spojrzysz. Zapisany, aby żadne z was nie zgadywało.
• PoprawkiIle rund jest wliczonych i co liczy się jako runda, a nie nowe zadanie.
• DatyData dostawy i data, do której udzielisz informacji zwrotnej. Twój termin jest również częścią harmonogramu.
• WkładyCo im jesteś winien: tekst, obrazy, loginy, pliki marki, decydent, który odpowiada. Wymień to, z datami.

Jeśli pisanie tego wydaje się ciężką pracą, to o to właśnie chodzi — myślisz teraz, zamiast płacić komuś za to, żeby zrobił to źle później. Nasz przewodnik dotyczący pisania briefu projektowego, który skutkuje świetnymi propozycjami, szczegółowo omawia format i służy jako dokument zarządzania całym zadaniem.

Weryfikację przeprowadź przed tym etapem, a nie w jego trakcie. Gdy praca się rozpoczęła, zarządzasz; nie powinieneś nadal decydować, czy im ufasz. Jeśli nie jesteś jeszcze pewien, przeczytaj najpierw jak prawidłowo zweryfikować freelancera.

Rozpoczęcie: trzydzieści minut, które oszczędza tygodnie

Krótka wiadomość lub rozmowa na początku to najbardziej opłacalne pół godziny w całym projekcie. To nie jest rozmowa towarzyska ani powtórzenie briefingu. Służy do ujawnienia rzeczy, których pisemny brief nie może: założeń, niewiadomych i ograniczeń.

1. Poproś ich o odtworzenie briefu

Niech freelancer opisze własnymi słowami, co według niego buduje i dlaczego. Każde nieporozumienie, które tu wychwycisz, nic Cię nie kosztuje; to samo nieporozumienie wychwycone przy dostawie kosztuje pełną rundę poprawek. Jeśli ich wersja jest lepsza od Twojej, przyjmij ją.

2. Zapytaj, co mogłoby pójść nie tak

Doświadczeni freelancerzy dokładnie wiedzą, gdzie zazwyczaj wykoleja się praca taka jak Twoja — klient, który nie może uzyskać zgody, brakujące zasoby marki, interesariusz, który pojawia się na końcu. Zapytaj bezpośrednio. Otrzymasz listę ryzyka za darmo od kogoś, kto widział, jak to się wcześniej nie powiodło.

3. Uzgodnij rytm i kanał

Ustalcie częstotliwość meldowania się, jeden kanał komunikacji, którego będziecie używać, oraz czas reakcji, do którego każdy z Was się zobowiązuje. Powiedzcie to na głos, aby było to wzajemne porozumienie, a nie Twoje prywatne oczekiwanie.

4. Potwierdź, co im jesteś winien i kiedy

Powtórz swoje dane wejściowe wraz z datami. Opóźnienie po stronie kupującego jest najczęstszą przyczyną opóźnienia projektu i jest to coś, czego nikt nie zapisuje.

Wybierz rytm meldowania się i trzymaj się go

Losowy kontakt jest wrogiem. Jeśli freelancer nie wie, kiedy następnym razem poprosisz o aktualizację, broni się przed możliwością, że to właśnie teraz — co oznacza utrzymywanie czegoś w stanie prezentowalnym przez cały czas, zamiast wykonywania głębokiej, skomplikowanej środkowej części pracy. Stały rytm całkowicie eliminuje ten podatek.

W przypadku pracy trwającej kilka dni, jedno sprawdzenie w połowie drogi jest wystarczające. W przypadku pracy trwającej kilka tygodni, krótka pisemna aktualizacja dwa razy w tygodniu działa lepiej niż cotygodniowa rozmowa, ponieważ jest asynchroniczna i pozostawia ślad. W przypadku czegoś dłuższego, uzgodnij stałe miejsce i traktuj je jako jedyny zaplanowany kontakt; wszystko inne jest oparte na wyjątkach.

Utrzymuj format aktualizacji w małym i powtarzalnym rozmiarze. Trzy linijki wystarczą: co się zmieniło od ostatniego razu, co dalej i co jest zablokowane przez Ciebie. Jeśli freelancer musi napisać esej, aby Cię zaktualizować, zacznie go pisać zamiast pracować, a Ty wymyślisz raportowanie statusu dla jednoosobowego zespołu.

Oprzyj się pokusie proszenia o śledzenie czasu w przypadku pracy o stałej cenie. Kupiłeś wynik; godziny są problemem freelancera, a proszenie o nie sygnalizuje, że tak naprawdę nie wierzysz w cenę. Jeśli naprawdę potrzebujesz wglądu w godziny, to sygnał, że powinieneś był zatrudnić na godziny — inna decyzja, podjęta na początku.

Jedno miejsce na pracę, jedno miejsce na rozmowy

Najskuteczniejszym elementem higieny pracy zdalnej jest odmowa pozwolenia, aby projekt istniał w czterech miejscach jednocześnie. Zdecyduj, pierwszego dnia, gdzie odbywa się rozmowa, a gdzie znajdują się pliki i decyzje — a następnie bądź w tym rygorystyczny, zwłaszcza wobec siebie.

Rozmowa powinna pozostać w jednym wątku. Rozdzielenie jej na skrzynkę odbiorczą marketplace, e-mail i aplikację do przesyłania wiadomości gwarantuje, że jedna ważna instrukcja znajdzie się w kanale, którego nikt nie przeszukał. Na Zinn Hub wątek zamówienia jest rozsądnym domyślnym rozwiązaniem: pozostaje on przypisany do zamówienia, obie strony mogą go znaleźć i nie zależy od tego, czy pamiętasz, której aplikacji użyłeś.

Decyzje potrzebują miejsca, które nie jest dziennikiem czatu. Krótki, bieżący dokument — nawet jedna strona zawierająca uzgodnione decyzje z datami — kończy większość sporów typu ale przecież mówiliśmy” zanim się zaczną. Dodawaj linijkę za każdym razem, gdy coś zostanie ustalone. Zajmuje to sekundy i jest najtańszym ubezpieczeniem w freelancingu.

Pliki potrzebują jednego źródła prawdy z jasnym wersjonowaniem. final-v3-REAL-final” to objaw, a nie konwencja nazewnictwa. Uzgodnij, gdzie lądują dostarczane materiały i jak nazywa się aktualna wersja, i upewnij się, że nadal możesz do niej dotrzeć po zakończeniu pracy.

Jak udzielać informacji zwrotnych, które faktycznie są brane pod uwagę

Nieprecyzyjne informacje zwrotne to najdroższa rzecz, jaką produkuje kupujący. Nie podoba mi się” kosztuje pełną rundę poprawek i niczego nie uczy freelancera, co zrobić inaczej. Dobre informacje zwrotne mają trzy cechy: są konkretne, są zakotwiczone w briefie i są priorytetowe.

Bądź konkretny co do rzeczy, a nie uczucia. Nie strona główna wydaje się zimna”, ale nagłówek hero brzmi korporacyjnie; nasz brief mówił, że ton powinien brzmieć jak rozmowa osoby”. Wskaż element i powód. Jeśli naprawdę nie potrafisz sformułować powodu, powiedz to szczerze i opisz efekt, który chciałeś osiągnąć — to nadal jest użyteczne.

Zakotwicz to w uzgodnionym briefie. Informacja zwrotna, która odnosi się do czegoś, co oboje zapisaliście, jest korektą. Informacja zwrotna, która tego nie robi, jest nowym wymaganiem, a nazwanie jej po imieniu utrzymuje czystość relacji. To rozróżnienie jest całym tematem naszego przewodnika na temat unikania rozszerzania zakresu projektu freelancerskiego.

Ustal priorytety bezwzględnie i wyślij raz. Zbierz swoje uwagi w jedną wiadomość, zaznacz, które są obowiązkowe do naprawienia, a które są preferencjami, i nie wysyłaj ich po kawałku. Freelancer, który otrzyma jedenaście oddzielnych komentarzy w ciągu dwóch dni, zajmie się nimi w kolejności otrzymania, a nie w kolejności ważności, i spali na to jedną rundę.

Na koniec powiedz, co działa. Nie z grzeczności — jako informacja. Powiedzenie komuś, które części zachować, jest tak samo dyrektywne, jak powiedzenie mu, co zmienić, i powstrzymuje to rewizję przed cichym zniszczeniem części, która Ci się podobała.

Dzielenie dużej pracy na etapy do przeglądu

W przypadku każdego znaczącego projektu nie czekaj do końca, aby go obejrzeć. Uzgodnij punkty przeglądu, w których freelancer pokaże Ci coś małego i taniego do zmiany, zanim stanie się to czymś dużym i drogim do zmiany: mapa strony przed projektem, makietę przed wizualizacją, zarys przed dziesięcioma tysiącami słów, pojedynczą próbkę przed partią pięćdziesięciu.

Chodzi o wczesny przegląd, a nie o płatności w ratach. Na Zinn Hub zamówienie jest składane i opłacane jako całość — nie ma płatności etapowych ani kamieni milowych — więc punkty przeglądu są umową roboczą między Tobą a Zinnerem, a nie mechanizmem płatności. Jeśli chcesz zobaczyć, jak faktycznie działa strona finansowa, omawiamy to w czym jest escrow i jak Cię chroni.

Utrzymuj każdy punkt przeglądu naprawdę mały. Wartość pochodzi z wychwycenia złego kierunku, gdy jest to jeszcze jedna strona pracy. Punkt przeglądu, który pojawia się, gdy osiemdziesiąt procent pracy jest już wykonane, nie jest punktem przeglądu; jest to dostawa z dodatkową ceremonią.

I reaguj szybko. Przegląd etapu, na którym siedzisz przez cztery dni, wyrządza więcej szkód harmonogramowi niż cokolwiek, co freelancer prawdopodobnie zrobi, ponieważ nie może kontynuować i nie może łatwo wypełnić luki pracą kogoś innego w krótkim czasie.

Co zrobić, gdy coś zaczyna iść nie tak

Czasami coś idzie nie tak, a różnica między projektem, który można uratować, a tym, który jest stracony, prawie zawsze zależy od tego, jak wcześnie coś powiesz. Kupujący mają tendencję do czekania, mając nadzieję, że następny szkic to naprawi, a potem na końcu są wściekli z powodu problemów, o których freelancer nigdy nie wiedział.

Nazwij lukę wcześnie i rzeczowo. Ostatnie dwie aktualizacje opóźniły się o jeden dzień każda i jeszcze nie widziałem drugiej sekcji — czy nadal jesteśmy na dobrej drodze do piątku?” to pytanie, a nie oskarżenie, i daje uczciwemu freelancerowi szansę powiedzenia prawdy o swoim tygodniu.

Oddziel problem z jakością od problemu z komunikacją. Jeśli praca jest w porządku, ale aktualizacje nie, napraw rytm. Jeśli aktualizacje są w porządku, ale praca nie, wróć do briefu i sprawdź, czy faktycznie nie spełniają wymagań, czy też zmieniłeś zdanie. Te dwie sytuacje wyglądają identycznie z zewnątrz i mają zupełnie inne rozwiązania.

Ustal jeden jasny punkt odzyskiwania zamiast serii ostrzeżeń: konkretną rzecz, dostarczoną do konkretnej daty, która przywróciłaby projekt na właściwe tory. Jeśli zostanie to spełnione, kontynuuj i przestań się martwić. Jeśli nie, masz czystą decyzję do podjęcia zamiast nieokreślonego dryfu.

Jeśli relacja całkowicie się załamała, załatw to za pośrednictwem platformy, a nie poprzez kłótnie w wątku. Zinn Hub ma proces rozwiązywania sporów i anulowania, a zapis zamówienia — brief, wiadomości, dostawy — to dokładnie dowód, którego ten proces potrzebuje. Utrzymywanie rozmowy w jednym miejscu, jak powyżej, to właśnie to, co to umożliwia.

Praca w różnych językach i stylach pracy

Zatrudnianie globalne oznacza, że spora część osób, z którymi pracujesz, będzie pisać do Ciebie w swoim drugim, trzecim lub czwartym języku. Ich angielski, będący mniej płynny niż Twój, nic nie mówi o ich umiejętnościach, a sporo o tym, ile języków znają.

Pisz tak, aby być zrozumianym, a nie brzmieć naturalnie. Krótkie zdania, jedna instrukcja na akapit, bez idiomów, bez sarkazmu i daty zapisane w całości. Let’s park that” i ballpark it” to zwroty, które cicho powodują wykonanie niewłaściwej pracy.

Potwierdź zrozumienie, nie będąc protekcjonalnym. Pytanie czy możesz mi powiedzieć, jak planujesz podejść do drugiej części?” daje Ci sprawdzenie zrozumienia i jednocześnie użyteczną odpowiedź. Pytanie czy zrozumiałeś?” zawsze daje tak”.

Zinn Hub jest dostępny w 45 językach witryny, a po uwzględnieniu języków tylko do wiadomości, możesz otrzymywać wiadomości w sumie w 57 językach — więc Zinner może czytać platformę w swoim własnym języku, pisząc do Ciebie w Twoim. Zakładaj dobrą wiarę w sformułowania i bądź wyraźny w kwestiach, gdzie błędne odczytanie byłoby kosztowne.

Strefy czasowe to druga połowa tego. Jeśli Twój freelancer pracuje, gdy Ty śpisz, jest to zaleta, jeśli odpowiednio to ustawisz, i ciągła irytacja, jeśli tego nie zrobisz — mechanika jest w naszym przewodniku na temat pracy z freelancerami w różnych strefach czasowych.

Dostęp, przekazanie i przechowywanie kluczy

Zarządzanie dostępem jest nieatrakcyjne i to właśnie tam kupujący ponoszą poważne straty. Udzielaj najmniejszego dostępu potrzebnego do wykonania pracy, z kont, które są Twoje. Utwórz oddzielnego użytkownika dla freelancera, zamiast przekazywać własne hasło, i usuń go po zakończeniu pracy.

Sam bądź właścicielem podstaw. Domeny, hosting, konta reklamowe, analityka i wpisy w sklepach z aplikacjami powinny być zarejestrowane na Twoje nazwisko z Twoimi danymi rozliczeniowymi, a freelancer dodany jako użytkownik. Strony i kampanie, które są odbudowywane od podstaw rok później, są zazwyczaj odbudowywane, ponieważ oryginał znajdował się na czyimś koncie.

Uzgodnij przekazanie jako część dostarczanego produktu, a nie jako coś, o czym pomyślano później. Pliki źródłowe, edytowalne formaty, krótka notatka o strukturze rzeczy i wszelkie utworzone po drodze dane uwierzytelniające. Jeśli nie ma tego w briefie, nie ma tego w cenie, a prośba o to na końcu jest prośbą o zmianę.

Własność samej pracy — prawa autorskie, licencje, co można zrobić z projektem lub fragmentem kodu później — różni się w zależności od jurysdykcji i uzgodnień. Ten przewodnik zawiera ogólne informacje, a nie porady prawne; jeśli prawa mają znaczenie komercyjne, należy je spisać na początku i zasięgnąć odpowiedniej porady w swoim kraju.

Zarządzanie Zinnerem w Zinn Hub

W Zinn Hub sprzedawcy nazywani są Zinnerami, a ich oferty to Zinns. Zinnerzy są weryfikowani za pomocą wydanego przez rząd dokumentu tożsamości ze zdjęciem oraz dowodów ich umiejętności i wcześniejszych prac, a recenzje wymagają potwierdzonego zakupu — więc profil, który czytasz, został zdobyty, a nie napisany. Kupujący nie płacą żadnych opłat platformowych, a wszystkie ceny podane są w USD.

Istnieją trzy sposoby na rozpoczęcie współpracy, a każdy z nich kształtuje sposób zarządzania nią. Możesz kupić Zinn o stałej cenie, co oznacza najwęższy zakres i najmniejsze zarządzanie. Możesz opublikować projekt za darmo z opisem i budżetem oraz wybrać spośród otrzymanych propozycji, co pasuje do pracy wymagającej kształtowania. Możesz też bezpośrednio przeglądać wirtualnych asystentów i freelancerów wsparcia, zawęzić wyszukiwanie do jednej umiejętności, takiej jak zarządzanie projektami, i zaprosić osoby, które Ci się podobają, do swojego briefu.

Jeśli zatrudniasz kogoś do stałej pomocy, a nie jednorazowej, rynek wirtualnych asystentów i usługi oznaczone jako wirtualny asystent są właściwymi punktami wyjścia, a zarządzanie projektami to osobna kategoria, jeśli chcesz, aby ktoś prowadził pracę, a nie ją wykonywał.

Przed podjęciem długoterminowej współpracy przeprowadź płatny okres próbny. Micro Zinns to usługi o stałej cenie w wysokości $5, $10, $15 lub $20, co sprawia, że prawdziwe zamówienie testowe jest wystarczająco tanie, aby być błędem zaokrąglenia. Przeglądaj je na poziomie $10 lub według kategorii, aby uzyskać pomoc w zarządzaniu projektami — metoda jest w pełni opisana w testowaniu freelancera przed zatrudnieniem.