Jak pracować z freelancerami w różnych strefach czasowych

Zatrudnianie poza własną strefą czasową ma złą reputację, na którą tak naprawdę nie zasłużyło. Skargi dotyczą prawie zawsze harmonogramu — rozmowy o niewłaściwej godzinie, terminu, który wypadł dzień wcześniej, pytania, które pozostało bez odpowiedzi przez noc — i prawie nigdy samej pracy. Odległość nie zmienia tego, jak dobry ktoś jest w tworzeniu strony internetowej; zmienia to, kiedy możesz z nim o tym porozmawiać.

Dobrą wiadomością jest to, że problemy z harmonogramem mają mechaniczne rozwiązania. Gdy już ustalisz jasne okno nakładania się czasu pracy, zdecydujesz, co naprawdę wymaga rozmowy na żywo, i przyjmiesz nawyk jednoznacznego zapisywania godzin, dwunastogodzinna przerwa przestaje być przeszkodą i zaczyna być użyteczna: praca odbywa się, gdy śpisz, a Ty przeglądasz ją przy kawie. Oto jak to ustawić.

Strefa czasowa to problem z harmonogramem, a nie z jakością

Warto oddzielić te dwie rzeczy, ponieważ kupujący rutynowo je mylą. Duża odległość nie ma wpływu na umiejętności, niezawodność ani jakość komunikacji — to są cechy osoby, a oceniasz je w ten sam sposób, w jaki oceniłbyś kogoś z sąsiedniej ulicy: portfolio, recenzje, krótki płatny test, prawdziwa rozmowa. To, na co odległość naprawdę wpływa, to liczba godzin w ciągu dnia, kiedy oboje jesteście obudzeni.

To rozróżnienie ma znaczenie, ponieważ mówi ci, co należy naprawić. Jeśli ktoś dostarcza coś z opóźnieniem, odpowiedzią jest jaśniejszy termin i rytm sprawdzania, a nie bliższy adres. Jeśli ktoś źle zrozumie brief, odpowiedzią jest lepszy brief. Tylko jedna klasa problemów — Potrzebuję odpowiedzi w ciągu najbliższych dwudziestu minut” — jest naprawdę spowodowana przez zegar, a większość prac nie zawiera wielu takich problemów.

Istnieje prawdziwy kompromis i uczciwie jest go nazwać: mniej wspólnych godzin oznacza wolniejsze wymiany informacji w przypadku czegoś niejednoznacznego. Sposobem na odzyskanie tego czasu jest usunięcie niejednoznaczności z góry, co jest dobrym pomysłem niezależnie od okoliczności. Nasz przewodnik na temat pisania briefu projektowego, który generuje świetne propozycje to jedyna rzecz o największym wpływie, jaką możesz zrobić przed zatrudnieniem kogokolwiek na dowolną odległość.

Pułapka czasu letniego, która psuje Twój kalendarz

To jest to, co łapie prawie wszystkich, więc warto to dobrze zrozumieć, zamiast omijać.

Większość ludzi, zatrudniając kogoś za granicą, raz oblicza różnicę — oni są pięć godzin przede mną” — zapisuje ją na karteczce i używa przez resztę roku. Ta liczba jest wiarygodna tylko wtedy, gdy żaden kraj nie zmienia swoich zegarów. W praktyce wiele krajów w Europie i Ameryce Północnej, wraz z częściami Oceanii i Ameryki Południowej, przestawia zegary do przodu i do tyłu raz w roku. Większość Azji i większość Afryki w ogóle ich nie przestawia. Kraje, które zmieniają czas, również nie zmieniają go w tym samym dniu, a kraje na półkuli południowej przestawiają się w przeciwnym sezonie.

W rezultacie różnica między dwoma miejscami nie jest stała. Może się zmieniać dwa razy w roku, a istnieją krótkie okna — czasem trwające kilka tygodni — kiedy jedna strona już się przestawiła, a druga nie, więc różnica jest na krótko czymś, czego żadne z was się nie spodziewa. Każda zasada X godzin do przodu”, którą zapiszesz, jest zatem błędna przez część roku, a części, w których jest błędna, to dokładnie te tygodnie, kiedy nieodebrane połączenie jest najbardziej irytujące.

Rozwiązanie jest proste i trwałe: nigdy nie przechowuj przesunięcia. Przechowuj miejsce. Powiedz 09:00 w Lizbonie” lub 14:00 w Manili”, a nie twój czas plus sześć”. Pozwól aplikacji kalendarza obliczyć, co to oznacza dla każdego z was w danym dniu, i sprawdzaj aktualny czas lokalny w obu miejscach, gdy masz zamiar coś potwierdzić. Ten nawyk usuwa całą klasę problemów, na stałe, dla każdego kraju, z którym kiedykolwiek będziesz pracować.

Znajdowanie rzeczywistego okna nakładania się czasu pracy

Twoje nakładanie się czasu pracy to nie arytmetyczna różnica między dwiema strefami. To przecięcie godzin, w których jesteś naprawdę dostępny, i godzin, w których oni naprawdę pracują — co jest mniejszą i znacznie bardziej użyteczną liczbą.

Zadaj dwa pytania przed zatrudnieniem i zadaj je jasno. Po pierwsze: jakie są Twoje normalne godziny pracy, w Twoim własnym czasie lokalnym? Po drugie: ile czasu potrzebujesz na powiadomienie o rozmowie poza nimi? Odpowiedzi powiedzą Ci, czy relacja będzie komfortowa. Ktoś, kto oferuje dwugodzinne okno, które przypada na Twoje popołudnie, jest znacznie łatwiejszy do zatrudnienia niż ktoś, czyj dzień kończy się, gdy Twój się zaczyna, niezależnie od tego, co mówi surowa różnica stref.

Dwie godziny rzeczywistego nakładania się czasu pracy wystarczą do większości prac freelancerskich. Jedna godzina jest wykonalna, jeśli jesteś zdyscyplinowany w grupowaniu pytań. Zerowe nakładanie się jest możliwe, ale wymaga, aby wszystko było asynchroniczne, co z kolei wymaga briefów, które przetrwają bez pytań uzupełniających — to prawdziwe ograniczenie i warto być ze sobą szczerym, zanim się zobowiążesz.

Chroń nakładanie się czasu pracy, gdy już je masz. Nie wypełniaj go rozmową o statusie, która mogła być trzema linijkami tekstu. Użyj go do rzeczy, które działają tylko na żywo: rozwiązywania nieporozumień, omawiania projektu, podejmowania decyzji, która krążyła w kółko na piśmie.

Domyślna praca asynchroniczna

Praca asynchroniczna oznacza założenie, że odpowiedź nadejdzie później i zaprojektowanie wiadomości tak, aby to później” było w porządku. To umiejętność i jest to największy pojedynczy czynnik decydujący o tym, czy zatrudnienie osoby z daleka jest bezproblemowe, czy wyczerpujące.

Podstawowym nawykiem jest nigdy nie wysyłanie wiadomości, na którą można odpowiedzieć tylko innym pytaniem. Zamiast czy masz czas, żeby porozmawiać o nagłówku?”, wyślij: Nagłówek jest za wysoki na urządzeniach mobilnych. Zmniejsz go tak, aby pierwszy akapit był widoczny bez przewijania na standardowym ekranie telefonu. Jeśli to zepsuje układ logo, użyj wariantu ułożonego w stos. Jeśli nie zgadzasz się z którymkolwiek z tych rozwiązań, powiedz mi dlaczego i zostaw tak, jak jest.” Na tę wiadomość można zareagować w nocy, bez Twojej obecności.

Grupuj swoje pytania. Pięć pytań wysłanych pojedynczo w ciągu dnia roboczego staje się pięcioma oddzielnymi cyklami nocnymi — prawie tydzień czasu na coś, co mogło zająć jeden dzień. Zbierz je, wyślij razem i odpowiedz na ich pytania w ten sam sposób.

Daj opcje zamiast rozpoczynać dyskusję. Wolisz A czy B, a jeśli żadne nie działa, zrób C i powiedz mi dlaczego” rozwiązuje się w jednym cyklu. Co o tym myślisz?” rozwiązuje się w trzech. Tam, gdzie decyzja naprawdę zależy od Twojej oceny, wstępnie autoryzuj jej mniejszą wersję: jeśli to mniej niż godzina pracy, po prostu to zrób i powiedz mi.”

Nagrywaj krótkie filmy z ekranu zamiast opisywać problemy wizualne prozą. Dziewięćdziesiąt sekund nagrania ekranu z narracją zawiera więcej informacji niż osiemset słów i można je obejrzeć o każdej porze. Jest to również najszybszy sposób na przekazanie informacji zwrotnej dotyczącej projektu bez rozmowy.

Notatka przekazania: zamiana luki w przewagę

Zespół rozproszony po całym świecie może faktycznie pracować niemal przez całą dobę, ale tylko wtedy, gdy każda strona celowo przekazuje sobie zadania. Mechanizmem jest krótka pisemna notatka na koniec każdej sesji roboczej — zawsze te same trzy linijki.

• ZrobioneCo faktycznie zmieniło się od ostatniej notatki, w jednej linijce. Nie lista aktywności — lista rzeczy, które są już zakończone.
• NastępneCo zostanie podjęte w następnej kolejności, aby druga strona wiedziała, czego nie powielać.
• ZablokowaneWszystko, co nie może być kontynuowane bez decyzji lub zasobu, nazwane wyraźnie, z pytaniem sformułowanym tak, aby można było na nie odpowiedzieć bez konieczności dalszej korespondencji.

Linijka zablokowane” to ta, która sprawia, że cały nawyk się opłaca. Bloker zgłoszony pod koniec ich dnia jest rozwiązywany w trakcie twojego i usuwany, zanim zaczną ponownie, więc nic nie czeka na pełny cykl. Bloker zgłoszony w wiadomości na czacie o przypadkowej godzinie zostaje pominięty i kosztuje cały dzień.

Przechowuj notatkę w tym samym miejscu co praca. Na Zinn Hub wątek zamówienia jest oczywistym miejscem: pozostaje on przypisany do zamówienia, obie strony mogą go później znaleźć, a żadna z was nie musi pamiętać, w której aplikacji znajdowało się ważne zdanie.

Rezerwowanie rozmów, na które ludzie faktycznie przychodzą

Większość nieodebranych połączeń w różnych strefach czasowych jest błędnie zarezerwowana, a nie zapomniana. Kilka zasad eliminuje prawie wszystkie z nich.

Wyślij zaproszenie kalendarzowe zamiast uzgadniać czas w wiadomości. Zaproszenie zawiera strefę czasową i wyświetla się poprawnie w obu kalendarzach; zdanie na czacie nie. Jeśli twój odpowiednik nie używa wspólnego systemu kalendarza, wyślij czas zapisany w obu lokalnych czasach i poproś go o potwierdzenie w jego czasie.

Nigdy nie pisz samej liczby. 15:00” jest bez znaczenia za granicą, a 15:00 mojego czasu” jest tylko nieznacznie lepsze, ponieważ zakłada, że wiedzą, gdzie jesteś i czy twoje zegary się zmieniły. Zawsze pisz datę, godzinę i miasto lub nazwaną strefę.

Zmieniaj niedogodności podczas cyklicznych rozmów. Jeśli jedna strona zawsze odbiera połączenie o nieodpowiedniej porze, takie ustalenie ulega pogorszeniu — ludzie odwołują, przychodzą zmęczeni lub po cichu się na to obrażają. Zamiana stron, która się naciąga, to mała uprzejmość, która utrzymuje długotrwałą relację w zdrowiu.

Następnie zapytaj, czy rozmowa jest w ogóle potrzebna. Wiele rozmów statusowych istnieje, ponieważ nikt nie napisał notatki przekazującej. Jeśli spotkanie nie zawiera żadnej decyzji, zastąp je trzema linijkami tekstu i oddaj wam obu tę godzinę.

Pisanie terminu, którego nie można źle odczytać

Do piątku” to nie termin. W jednym miejscu piątek kończy się, gdy gdzie indziej jest jeszcze czwartek po południu, a dostawa, która trafia dokładnie na czas, może wyglądać na wczesną lub spóźnioną, w zależności od tego, gdzie stoisz.

Pisz terminy w jednej jednoznacznej formie: dzień tygodnia, data kalendarzowa, godzina i nazwane miejsce. Piątek 22 sierpnia, 17:00 czasu londyńskiego” może być poprawnie odczytane przez każdego, wszędzie, w każdym miesiącu roku. Dodaj nazwę dnia jako kontrolę krzyżową w przypadku pomyłek formatu daty, ponieważ te same sześć cyfr oznaczają różne dni w różnych krajach.

Następnie powiedz, do kogo należy termin. Termin dostawy dla freelancera zazwyczaj oznacza termin przeglądu dla ciebie, a opóźnienie po stronie kupującego jest najczęstszą przyczyną opóźnienia projektu. Zapisz oba i traktuj swój jako równie wiążący.

Zostaw bufor tam, gdzie praca zasila coś stałego — uruchomienie, druk, wydarzenie. Jeśli prawdziwy termin to środa, poproś o dostawę w poniedziałek i powiedz dlaczego. Przy dużej różnicy czasu, jeden pominięty cykl kosztuje dzień, a nie godzinę, więc bufor wykonuje więcej pracy niż lokalnie.

Czasy odpowiedzi, dostępność i czego nie obiecywać

Ustalcie wyraźnie oczekiwany czas odpowiedzi, w obu kierunkach, i niech będzie on hojny. W ciągu jednego dnia roboczego” to obietnica, którą obie strony mogą dotrzymać na niemal każdą odległość. Szybko” w ogóle nie jest obietnicą, a po cichu oznacza w ciągu godziny” dla jednej osoby i zanim skończę jutro” dla drugiej.

Rozróżniaj rutynowe wiadomości od prawdziwych pilnych spraw i uzgodnij osobną drogę dla tych drugich. Jeśli wszystko jest traktowane jako pilne, to nic nie jest, a freelancer oddalony o kilka stref albo wypali się, obserwując powiadomienia, albo zacznie je ignorować. Większość pracy freelancerskiej zawiera bardzo niewiele prawdziwych nagłych wypadków.

Nie oczekuj dostępności poza godzinami pracy kogoś jako coś oczywistego i sam jej nie oferuj. Freelancer, który odpowiada o trzeciej nad ranem, nie jest lepszym dostawcą; jest kimś, kto za miesiąc będzie zawodny. Zrównoważony rozwój jest szybszy w całym okresie trwania projektu.

Bądź równie realistyczny wobec siebie. Jeśli znikasz na dwa dni w tygodniu, powiedz o tym na początku, aby można było to zaplanować. Przewidywalny, powolny klient jest łatwy do współpracy; nieprzewidywalny nie jest, bez względu na to, w jakiej strefie się znajduje.

Język, święta i tydzień pracy

Zegary to tylko część obrazu. Sam tydzień pracy nie jest uniwersalny — dni, które liczą się jako weekend, różnią się w zależności od kraju, a święta państwowe grupują się bardzo różnie na całym świecie. Tydzień, który jest u ciebie całkowicie zwyczajny, może zawierać ważne święto narodowe gdzie indziej. Zapytaj, wcześnie i swobodnie, czy w oknie projektu są jakieś daty, kiedy twój freelancer będzie niedostępny.

Język zasługuje na takie samo rozważenie. Wielu ludzi, których zatrudniasz globalnie, będzie pisać do ciebie w swoim drugim lub trzecim języku, co nic nie mówi o ich umiejętnościach. Pisz krótkie zdania, unikaj idiomów, umieszczaj jedną instrukcję w każdym akapicie i zapisuj daty w całości. Następnie sprawdź zrozumienie, pytając, jak zamierzają coś podejść, zamiast pytać, czy zrozumieli.

Zinn Hub jest dostępny w 45 językach witryny, a po uwzględnieniu języków tylko do wiadomości, możesz otrzymywać wiadomości w sumie w 57 językach — więc jest całkiem możliwe, że osoba, z którą pracujesz, czyta platformę w swoim własnym języku, pisząc do ciebie w twoim. Warto poświęcić trochę więcej precyzji w swoim własnym sformułowaniu i trochę więcej cierpliwości w ich.

Reszta relacji roboczej — rytm, informacje zwrotne, punkty przeglądu — podlega tym samym zasadom na każdą odległość. Są one omówione w naszym przewodniku na temat zarządzania zdalnym freelancerem bez mikrozarządzania.

Całkowite usunięcie arytmetyki

Najbardziej niezawodne systemy to te, w których nikt nie musi niczego obliczać.

• Drugi zegarDodaj miasto swojego freelancera jako dodatkowy zegar na telefonie lub komputerze. Spojrzysz na niego przed każdą wiadomością i nigdy więcej nie będziesz się zastanawiać.
• Zaproszenia kalendarzoweZawsze wysyłaj jedno. Zawiera strefę, aktualizuje się, gdy zmieniają się zegary, i przypomina obu stronom.
• Linki do planowaniaLink do rezerwacji, który oferuje terminy w lokalnym czasie odwiedzającego, całkowicie eliminuje negocjacje.
• Nazwane strefy w piśmieUmieść miasto w każdej dacie, którą piszesz. Kosztuje to dwa słowa i zapobiega najdroższemu rodzajowi nieporozumień.
• Zaplanowane wysyłaniePisz, kiedy ci pasuje, dostarczaj, kiedy im pasuje — przydatne do wszystkiego, co wymaga uwagi, a nie czegoś do przemyślenia.

Żadne z tego nie wymaga nowego oprogramowania. Wymaga jednorazowego podjęcia decyzji, że kalendarz jest źródłem prawdy o czasie, i nigdy więcej ręcznego wyprowadzania różnicy.

Zatrudnianie w różnych strefach czasowych na Zinn Hub

Zinn Hub to globalny rynek, więc praca w różnych strefach jest normą, a nie wyjątkiem. Sprzedawcy nazywani są Zinnerami, ich oferty to Zinns, a Zinnerzy są weryfikowani za pomocą rządowego dokumentu tożsamości ze zdjęciem oraz dowodów ich umiejętności i wcześniejszej pracy. Kupujący nie płacą opłaty platformowej, wszystkie ceny są w USD, a recenzje wymagają potwierdzonego zakupu.

Jedna rzecz, o której warto wiedzieć z góry: w wyszukiwarce Zinn Hub nie ma filtra kraju, lokalizacji ani strefy czasowej. Dostępne filtry podczas przeglądania Zinnerów to kolejność sortowania, tylko zweryfikowani, kategoria, minimalna ocena, typ Zinnera, tryb płatności i metody płatności. Jeśli godziny pracy są dla Ciebie ważne, zapytaj o to w swoim briefie lub w pierwszej wiadomości, zamiast szukać filtra, który nie istnieje — i przyjmij odpowiedź od Zinnera, ponieważ weryfikujemy tożsamość i umiejętności, a nie kraj zamieszkania.

W przypadku pracy, która naprawdę wymaga nakładania się na żywo — obsługa skrzynki odbiorczej, zarządzanie kalendarzem, obsługa klienta — zaznacz to w ogłoszeniu, które publikujesz. Możesz opublikować projekt za darmo, podając godziny, które mają być objęte, przeglądać freelancerów wsparcia wykonawczego i administracyjnego, zawęzić wyszukiwanie do jednej umiejętności, takiej jak zarządzanie czasem, lub zacząć od rynku wirtualnych asystentów i usług oznaczonych wirtualny asystent.

Przetestuj rytm pracy, zanim się na niego zdecydujesz. Micro Zinns to usługi o stałej cenie w wysokości $5, $10, $15 lub $20, więc jedno małe zamówienie powie Ci, jak faktycznie wygląda pełny cykl z tą osobą — jak szybko odpowiada, jak jasne jest jej przekazanie, czy nakładanie się działa. Przeglądaj je na poziomie $10, lub według kategorii dla ogólnej wirtualnej asysty i pomocy w kalendarzu i planowaniu. Metoda jest szczegółowo opisana w testowaniu freelancera przed zobowiązaniem.