Cara Mengelakkan Skop Projek yang Meluas dalam Projek Bebas

Tiada siapa yang sengaja menyebabkan skop meluas. Ia datang sebagai siri ayat yang munasabah sepenuhnya: “semasa anda di sana, bolehkah anda…”, “ini sepatutnya cepat…”, “hanya satu versi lagi…”. Setiap satu kecil. Bersama-sama ia mengubah kerja tiga hari menjadi kerja dua minggu, dan mengubah pekerja bebas yang suka bekerja dengan anda menjadi seseorang yang secara senyap menolak pertanyaan seterusnya.

Perkara menarik tentang skop meluas ialah dari mana ia datang. Ia biasanya bukan pekerja bebas yang memberi harga rendah atau pembeli yang sukar. Ia adalah ringkasan yang tidak pernah menentukan apa yang kelihatan selesai, jadi tiada garis untuk apa-apa yang boleh dilangkau. Betulkan satu perkara itu dan kebanyakan masalah hilang — dan selebihnya menjadi perbualan pendek, tidak emosional tentang harga.

Apa sebenarnya skop meluas

Skop meluas adalah sebarang pengembangan kerja melebihi apa yang telah dipersetujui, tanpa perubahan yang sepadan pada harga atau tarikh akhir. Bahagian terakhir inilah yang menjadikannya meluas dan bukannya perubahan: menambah kerja dan membayarnya adalah transaksi komersial biasa. Menambah kerja dan mengharapkan harga asal kekal adalah di mana kerosakan berlaku.

Ia muncul dalam empat bentuk yang boleh dikenali. Terdapat penambahan — halaman tambahan, format tambahan, satu lagi saiz sosial. Terdapat penggantian — jumlah kerja yang sama, tetapi dibina semula berdasarkan idea yang berbeza, yang sebenarnya adalah kerja kedua yang menyamar sebagai semakan. Terdapat penghalusan — siri penyesuaian lima minit yang tidak berkesudahan yang secara individu tidak menelan belanja apa-apa dan secara kolektif menelan belanja berhari-hari. Dan terdapat pengembangan konteks — pihak berkepentingan baharu muncul dengan pendapat yang tidak dijangka oleh ringkasan.

Penghalusan adalah yang paling berbahaya kerana ia paling sukar untuk dinamakan. Tiada permintaan tunggal yang tidak munasabah, jadi menolak mana-mana daripadanya terasa remeh. Satu-satunya pertahanan adalah had yang dipersetujui terlebih dahulu, itulah sebabnya pusingan semakan wujud dan mengapa ia patut ditulis walaupun untuk kerja kecil.

Mengapa ia berlaku, dan mengapa ia biasanya pembeli

Versi jujur adalah tidak selesa tetapi berguna: kebanyakan skop meluas dicipta oleh pembeli, dan kebanyakan daripadanya dicipta sebelum kerja bermula, dengan tidak berfikir cukup keras tentang apa yang sebenarnya dikehendaki.

Kadang-kadang ia adalah penemuan tulen — anda tidak tahu apa yang anda perlukan sehingga anda melihat draf, yang sah dan normal. Kadang-kadang ia adalah penangguhan membuat keputusan, di mana pilihan yang sepatutnya dibuat dalam ringkasan dibuat dalam semakan kedua. Kadang-kadang ia adalah pihak berkepentingan yang tidak pernah dirujuk muncul pada akhirnya dengan pandangan yang sama sekali berbeza. Dan kadang-kadang ia adalah oportunisme mudah: pekerja bebas ada di sana, mereka membantu, dan bertanya terasa lebih murah daripada tidak bertanya.

Pekerja bebas memburukkan keadaan dengan bersikap akomodatif. Hampir semua daripada mereka mengatakan ya kepada tiga permintaan kecil pertama kerana mereka mahu hubungan itu berfungsi dan mereka bimbang tentang ulasan. Apabila ia benar-benar tidak terkawal, mengatakan tidak bermakna bercanggah dengan tiga ya sebelumnya, yang jauh lebih sukar daripada mengatakan tidak pada permulaan.

Jadi pembeli memegang kebanyakan tuil. Jika anda mahu kerja kekal dalam skopnya, anda perlu menjadi orang yang menentukan sempadan, kerana orang yang anda bayar tidak mungkin akan menguatkuasakannya bagi pihak anda.

Berapa kos sebenar skop meluas kepada anda

Adalah menggoda untuk berfikir bahawa skop meluas adalah masalah pekerja bebas: mereka memetik harga, mereka menyerap lebihan. Dalam praktiknya pembeli juga membayar, cuma bukan dalam bentuk tunai.

• MasaSetiap item tambahan menolak tarikh penghantaran. Kerja yang menyumbang kepada pelancaran, kempen atau tarikh akhir cetakan adalah jenis lewat yang mahal.
• KualitiPekerja bebas yang menyerap kerja tidak berbayar melakukannya dengan lebih cepat, bukan lebih baik. Dua puluh peratus terakhir kerja mendapat penjagaan yang paling sedikit.
• MuhibahSepuluh tambahan tidak berbayar menyebabkan anda kehilangan hak penolakan pertama pada kalendar mereka pada masa akan datang, dan kadang-kadang hubungan itu sepenuhnya.
• KesepaduanKerja yang disusun daripada tiga puluh pemikiran kemudian kelihatan seperti itu. Tambahan jarang sekali sesuai seperti sesuatu yang direka secara keseluruhan.
• Masa anda sendiriKerja yang tidak menentu memerlukan pengurusan berterusan. Kerja yang skopnya ketat hampir tidak memerlukan apa-apa.

Terdapat juga akibat harga. Pekerja bebas yang telah terbakar memetik harga secara defensif, menambah margin untuk perubahan yang mereka jangkakan. Pembeli dengan reputasi untuk ringkasan yang ketat mendapat harga yang lebih menarik, kerana risiko yang mereka minta seseorang untuk tanggung adalah lebih kecil.

Tentukan “selesai” sebelum anda membayar

Alat anti-skop meluas yang paling berkesan ialah definisi bertulis tentang apa yang selesai, dipersetujui sebelum wang bertukar tangan. Ia tidak perlu panjang. Ia perlu cukup spesifik sehingga dua orang yang membacanya akan bersetuju sama ada kerja itu selesai.

1. Senaraikan hasil kerja sebagai objek yang boleh dikira

“Sebuah laman web” bukanlah hasil kerja. “Lima halaman: utama, tentang, perkhidmatan, indeks blog, hubungi” adalah. “Beberapa grafik sosial” bukanlah; “sembilan grafik, tiga saiz setiap satu daripada tiga reka bentuk” adalah. Jika anda tidak boleh mengiranya, anda tidak boleh tahu bila ia selesai.

2. Namakan format dan penyerahan

Jenis fail apa, boleh diedit atau diratakan, di mana ia akan dihantar, dan apa yang berlaku kepada fail sumber. Sejumlah besar geseran akhir projek sebenarnya adalah perselisihan mengenai format yang tidak pernah dibincangkan.

3. Nyatakan siapa yang membekalkan apa

Salinan, imej, log masuk, aset jenama, data produk. Apa sahaja yang anda tidak bekalkan, pekerja bebas sama ada perlu mencipta atau perlu menunggu — dan kedua-duanya adalah skop. Letakkan tarikh pada input anda; kelewatan pihak pembeli adalah punca paling biasa projek lewat.

4. Tulis ujian penerimaan

Satu atau dua ayat yang menerangkan bagaimana anda akan menilainya. “Halaman dimuatkan dengan betul pada mudah alih dan desktop, semua pautan berfungsi, dan salinan yang saya bekalkan digunakan tanpa perubahan” adalah ujian. “Saya gembira dengannya” bukan, kerana ia tidak boleh dipalsukan.

Panduan kami mengenai menulis ringkasan projek yang mendapat cadangan hebat merangkumi keseluruhan dokumen secara terperinci. Ringkasan dan kontrak anti-creep adalah dokumen yang sama.

Tulis apa yang tidak termasuk

Senarai pengecualian adalah separuh halaman yang paling kurang digunakan dalam kerja bebas. Segala-galanya yang anda tidak terfikir untuk minta, dalam fikiran pekerja bebas, sama ada termasuk atau dikecualikan — dan andaian mereka dan anda tidak akan sepadan. Menulis tiga atau empat pengecualian menjadikan kedua-dua andaian kelihatan dalam tiga puluh saat.

Pengecualian yang berguna pada pekerjaan biasa: penulisan kandungan di mana anda menganggap anda membekalkan salinan; imej stok dan lesen; pengehosan, domain dan langganan pihak ketiga; penyelenggaraan berterusan selepas penghantaran; latihan atau dokumentasi; migrasi data sedia ada; dan apa sahaja yang bergantung pada pihak ketiga memberikan akses.

Ia juga melindungi pekerja bebas daripada ulasan buruk untuk sesuatu yang mereka tidak pernah bersetuju untuk lakukan, itulah sebabnya yang baik menyambutnya daripada menentangnya. Jika seseorang bertindak balas dengan teruk apabila ditanya apa yang dikecualikan, itu adalah maklumat awal dan murah tentang bagaimana baki pekerjaan akan berjalan.

Pastikan ia ringkas dan spesifik. Empat pengecualian tajam mengenai perkara yang anda sebenarnya boleh bayangkan berdebat mengalahkan halaman undang-undang boilerplate yang tidak dibaca oleh anda berdua.

Semakan: punca terbesar creep

Lebih banyak projek melebihi semakan daripada punca lain, kerana “semakan” adalah perkataan yang sangat elastik. Dua perkara perlu dipersetujui: berapa banyak pusingan, dan apa itu pusingan.

Satu pusingan adalah satu set maklum balas yang disatukan, dihantar sekali, dan diambil tindakan sekali. Sebelas mesej berasingan selama tiga hari bukan satu pusingan — ia adalah sebelas gangguan, dan ia menelan belanja lebih banyak daripada nota yang sama dihantar bersama. Kumpulkan maklum balas anda dan hantarkannya sebagai satu senarai. Ini adalah tabiat pulangan tertinggi dalam keseluruhan panduan.

Dua atau tiga pusingan adalah normal pada kebanyakan kerja kreatif. Apa yang lebih penting daripada nombor adalah perbezaan antara pembetulan dan arah baru. Pembetulan membetulkan sesuatu yang gagal ringkasan yang dipersetujui. Arah baru meminta sesuatu yang tidak pernah dinyatakan oleh ringkasan, atau membalikkan keputusan yang anda luluskan sebelum ini. Yang pertama termasuk; yang kedua adalah perubahan.

Katakan begitu secara eksplisit dan tanpa rasa malu: “Yang kedua ini adalah saya mengubah fikiran saya daripada anda salah — berapa kos untuk melakukannya dengan cara itu?” Ayat tunggal itu menghalang lebih banyak hubungan kerja bebas yang buruk daripada mana-mana klausa kontrak, kerana ia menghilangkan rasa tidak puas hati di kedua-dua belah pihak.

Akhir sekali, dapatkan kelulusan daripada semua orang sebelum pusingan bermula. Semakan paling mahal dalam kerja bebas adalah yang dicetuskan oleh rakan sekerja melihat kerja buat kali pertama selepas anda meluluskannya.

Proses perubahan yang mengambil masa dua minit

Anda tidak memerlukan perisian pengurusan projek. Anda memerlukan tabiat dengan tiga langkah, diterapkan setiap kali sesuatu yang baru muncul.

• 1. NamakannyaKatakan dengan lantang bahawa ia adalah baru: “Ini tidak ada dalam ringkasan asal.” Menamakannya menghalangnya daripada hanyut sebagai andaian.
• 2. HargakannyaTanya apa yang ditambah dalam wang dan masa. Kadang-kadang jawapannya adalah tiada, dan ia diserap dengan niat baik di kedua-dua belah pihak — tetapi sekarang ia adalah hadiah daripada jangkaan.
• 3. PutuskanMasuk atau keluar, secara bertulis, dalam benang yang sama. Jangan biarkan ia tidak dijawab, kerana perubahan yang tidak diputuskan akan dibina juga dan dibahaskan kemudian.

Simpan nota keputusan yang sedang berjalan dengan tarikh. Satu halaman tunggal yang menyenaraikan apa yang dipersetujui dan bila menamatkan hampir setiap perselisihan “tetapi kami berkata” sebelum ia bermula, dan ia mengambil masa beberapa saat sehari untuk mengekalkan.

Lakukan semuanya dalam satu saluran. Jika separuh daripada perubahan dipersetujui dalam aplikasi sembang dan separuh dalam e-mel, tiada rekod, dan orang yang mempunyai ingatan yang lebih baik memenangi hujah daripada orang yang betul. Di Zinn Hub, benang pesanan adalah tempat semula jadi untuk ini, kerana ia kekal melekat pada pesanan.

Tanda-tanda amaran awal

Creep mudah dihentikan awal dan menyakitkan untuk dihentikan lewat. Ini adalah isyarat yang patut ditindak balas pada hari anda menyedarinya.

Anda mula mendahului permintaan dengan “cepat” atau “kecil”. Perkataan itu hampir selalu melakukan kerja meminta maaf, dan ia adalah tanda yang boleh dipercayai bahawa anda tahu permintaan itu di luar apa yang anda bayar.

Pusingan semakan berhenti menumpu. Pusingan tiga sepatutnya lebih kecil daripada pusingan dua. Jika setiap pusingan adalah saiz yang sama atau lebih besar, anda tidak menyempurnakan arah — anda meneroka, yang merupakan pekerjaan yang berbeza dan lebih besar.

Orang baru muncul dengan pendapat. Pihak berkepentingan yang tiba lewat hampir selalu membawa perubahan arah. Dapatkan input mereka ke pusingan seterusnya secara rasmi daripada membiarkannya tiba sebagai siri komen yang diteruskan.

Pekerja bebas menjadi senyap atau perlahan. Kadang-kadang ini adalah pelanggan lain. Selalunya ia adalah seseorang yang bekerja tanpa bayaran dan kehilangan semangat. Bertanya secara langsung — “adakah kita di luar skop asal sekarang?” — adalah murah hati dan biasanya mendapat jawapan yang jujur.

Anda tidak dapat menerangkan apa yang tinggal untuk dilakukan. Jika tiada seorang pun daripada anda boleh menyenaraikan item yang tinggal, definisi selesai telah hilang. Berhenti, tulis senarai, setujuinya, dan mulakan semula dari sana.

Apabila pekerja bebas menyebabkan creep

Ia tidak selalu pembeli. Kadang-kadang pengembangan datang dari pihak lain, dan ia kelihatan cukup berbeza untuk dinamakan.

Versi yang paling biasa adalah berniat baik: pekerja bebas yang bersemangat menambah perkara yang anda tidak pernah minta kerana mereka fikir ia meningkatkan kerja. Kadang-kadang ia berlaku. Ia juga melambatkan penghantaran, menghasilkan sesuatu yang kini anda perlu kekalkan, dan kadang-kadang tiba dengan invois yang dilampirkan. Penyelesaiannya adalah peraturan yang dipersetujui pada permulaan: idea yang baik dialu-alukan, tetapi ia dicadangkan sebelum ia dibina.

Versi yang kurang baik adalah di mana tambahan muncul sebagai kejutan yang boleh dicaj lewat dalam pekerjaan — versi “premium” sesuatu yang sudah diterangkan oleh ringkasan, atau yuran untuk fail sumber yang selalu tersirat. Senarai penghantaran yang jelas dan senarai pengecualian menjadikan ini hampir mustahil, yang merupakan sebab lain untuk menuliskannya.

Terdapat juga pekerjaan yang kurang disebut harga, di mana pekerja bebas memberi harga secara optimis dan mula memotong untuk bertahan. Gejalanya adalah kualiti menurun daripada skop meningkat. Jika sebut harga datang secara dramatik di bawah semua yang anda terima, itu adalah soalan yang patut ditanya daripada perayaan.

Dalam ketiga-tiga kes, responsnya adalah sama: kembali kepada skop bertulis, bandingkan dengan apa yang berlaku, dan adakan satu perbualan yang jelas daripada siri petunjuk. Panduan kami mengenai menguruskan pekerja bebas jarak jauh merangkumi cara untuk membangkitkannya tanpa merosakkan hubungan.

Harga tetap atau setiap jam: mana yang lebih baik menahan creep

Kedua-dua model mengendalikan creep, tetapi mereka mengendalikannya secara berbeza, dan perbezaannya adalah tentang siapa yang menanggung risiko daripada mana yang lebih murah.

Harga tetap meletakkan batasan dalam wang. Pekerja bebas telah menetapkan harga untuk pekerjaan yang ditentukan, jadi apa-apa di luar itu jelas di luar itu dan perbualan berlaku secara semula jadi. Itu menjadikan penetapan harga tetap sebagai struktur anti-penyusupan yang lebih kuat — dengan syarat definisi itu baik. Harga tetap pada taklimat yang samar-samar adalah yang terburuk dari kedua-dua dunia: pekerja bebas perlu mempertahankan garis yang tidak dilukis oleh sesiapa, dan biasanya menyerah mempertahankannya.

Penetapan harga mengikut jam menyerap perubahan dengan lancar, kerana kerja tambahan hanya memerlukan jam tambahan. Apa yang tidak dilakukannya ialah menghentikan anda daripada berbelanja. Penyusupan masih berlaku, ia hanya muncul pada invois dan bukannya di udara, jadi kerja mengikut jam memerlukan had belanjawan dan irama daftar masuk dan bukannya dokumen skop.

Bagi kebanyakan pembeli yang mengupah pekerja bebas untuk sekeping kerja yang ditentukan, harga tetap ditambah dengan definisi selesai yang ditulis dengan betul adalah lalai yang tepat. Simpan harga mengikut jam untuk kerja penerokaan yang tulen di mana tiada siapa yang boleh mengatakan terlebih dahulu bagaimana rupa yang telah selesai — dan terima bahawa dalam kes itu anda membeli masa, bukan hasil.

Mana-mana yang anda pilih, kadar pasaran sangat berbeza mengikut skop, kerumitan dan pengalaman. Panduan kami mengenai berapa kos laman web dan berapa kos SEO bebas memberikan julat tipikal dan, lebih berguna, menerangkan pembolehubah mana yang menggerakkan harga.

Menjaga skop ketat di Zinn Hub

Di Zinn Hub, mekanisme platform berfungsi memihak kepada skop yang ketat, dengan syarat anda menggunakannya dengan sengaja. Penjual dipanggil Zinners dan penyenaraian mereka adalah Zinns; Zinn adalah perkhidmatan harga tetap dengan skopnya diterangkan pada penyenaraian, jadi sebahagian besar kerja definisi telah dilakukan sebelum anda membuat pesanan. Pembeli tidak membayar yuran platform, semua harga dalam USD, dan ulasan memerlukan pembelian yang disahkan.

Pesanan dibuat dan dibayar sebagai satu pesanan keseluruhan — tiada pembayaran berperingkat atau mengikut pencapaian — jadi kerja tambahan biasanya dikendalikan sebagai pesanan berasingan dan bukannya sebagai perubahan kepada yang asal. Itu kedengaran seperti butiran pentadbiran, tetapi ia secara senyap-senyap merupakan mekanisme anti-penyusupan yang paling berkesan di platform: pesanan tambahan mempunyai harga sendiri dan skop sendiri, dan tiada kekaburan sama ada ia termasuk. Jika anda ingin memahami bagaimana bahagian wang berfungsi, lihat apa itu escrow dan bagaimana ia melindungi anda.

Untuk kerja yang memerlukan pembentukan terlebih dahulu, siarkan projek secara percuma dengan definisi selesai anda dan pengecualian anda yang ditulis dalam taklimat, dan pilih daripada cadangan yang kembali — cadangan itu sendiri akan memberitahu anda siapa yang membacanya. Kategori seperti reka bentuk semula laman web dan penulisan iklan dan salinan jualan adalah titik permulaan yang baik, dan anda boleh melayari orang secara langsung mengikut kemahiran tunggal seperti penulisan iklan atau membuka perkhidmatan yang ditag penulisan iklan.

Untuk pekerjaan kecil yang ditakrifkan dengan jelas, Micro Zinns adalah pilihan yang sesuai. Ia adalah perkhidmatan harga tetap pada $5, $10, $15 atau $20 dengan hasil yang diterangkan dengan ketat, yang menjadikannya hampir kalis penyusupan melalui pembinaan. Layari mereka pada peringkat $15, atau mengikut kategori untuk pembetulan pepijat dan pelarasan laman web atau salinan laman web. Kerja web yang lebih besar bermula dengan bijak dari pasaran reka bentuk web.