Hogyan dolgozzunk szabadúszókkal időzónákon átívelően

A saját időzónán kívüli toborzás rossz hírnevet kap, amit valójában nem érdemelt ki. A panaszok szinte mindig az ütemezésről szólnak – rossz időben történő hívás, egy nappal korábban érkező határidő, egy éjszaka megválaszolatlanul maradt kérdés –, és szinte soha nem magáról a munkáról. A távolság nem változtatja meg, hogy valaki mennyire jó egy weboldal elkészítésében; azt változtatja meg, hogy mikor tud vele beszélni róla.

A jó hír az, hogy az ütemezési problémáknak mechanikus megoldásai vannak. Ha egyszer beállított egy világos átfedési időszakot, eldöntötte, mi igényel valóban élő beszélgetést, és felvette azt a szokást, hogy az időpontokat egyértelműen írja le, a tizenkét órás különbség már nem akadály, hanem hasznossá válik: munka történik, amíg Ön alszik, és kávé mellett áttekinti. Íme, hogyan állítsa be ezt.

Az időzóna ütemezési probléma, nem minőségi probléma

Érdemes a kettőt különválasztani, mert a vásárlók rendszeresen összekeverik őket. A távolság nincs hatással a készségre, a megbízhatóságra vagy a kommunikáció minőségére – ezek a személy tulajdonságai, és ugyanúgy értékeli őket, mint ahogy valakit a szomszéd utcában: portfólió, vélemények, egy rövid fizetett teszt, egy valódi beszélgetés. Amit a távolság valóban befolyásol, az a nap azon óráinak száma, amikor mindketten ébren vannak.

Ez a különbségtétel azért fontos, mert megmondja, mit kell kijavítani. Ha valaki késve szállít, a válasz egy világosabb határidő és egy ellenőrzési ritmus, nem pedig egy közelebbi cím. Ha valaki félreért egy feladatot, a válasz egy jobb feladat. Csak egyfajta probléma – huszonöt percen belül szükségem van egy válaszra” – okozza valóban az óra, és a legtöbb munka nem tartalmaz sokat ezekből.

Van egy valós kompromisszum, és őszinte dolog megnevezni: kevesebb közös óra lassabb oda-vissza kommunikációt jelent bármilyen kétértelmű dologban. Ennek az időnek a visszaszerzése az, ha előre megszüntetjük a kétértelműséget, ami egyébként is jó ötlet. Az útmutatónk a nagyszerű ajánlatokat eredményező projektleírás megírásáról az egyetlen legmagasabb tőkeáttételű dolog, amit tehet, mielőtt bárkit felvenne, bármilyen távolságból.

A nyári időszámítás csapdája, ami tönkreteszi a naptáradat

Ez az, ami szinte mindenkit elkap, ezért érdemes alaposan megérteni, ahelyett, hogy megkerülnénk.

A legtöbb ember, amikor külföldön felvesz valakit, egyszer kiszámolja a különbséget – öt órával előttem járnak” –, felírja egy cetlire, és egész évben azt használja. Ez a szám csak akkor megbízható, ha egyik ország sem változtatja az óráját. A gyakorlatban sok európai és észak-amerikai ország, valamint Óceánia és Dél-Amerika egyes részei évente egyszer előre és hátra állítják az órájukat. Ázsia és Afrika nagy része egyáltalán nem állítja át az óráját. Azok az országok, amelyek változtatnak, nem is ugyanazon a napon változtatnak, és a déli féltekén lévő országok az ellenkező évszakban váltanak.

Ennek eredményeként a két hely közötti különbség nem állandó. Évente kétszer is változhat, és vannak rövid időszakok – néha néhány hétig tartóak –, amikor az egyik oldal már átállt, a másik pedig még nem, így a különbség rövid ideig olyan, amire egyikük sem számít. Minden X órával előrébb” szabály, amit leír, ezért az év egy részében hibás, és azok a részek, amelyekben hibás, pontosan azok a hetek, amikor a kihagyott hívás a legbosszantóbb.

A megoldás egyszerű és végleges: soha ne tároljon eltolódást. Tároljon helyet. Mondja azt, hogy 09:00 Lisszabonban” vagy 14:00 Manilában”, ne pedig az Ön ideje plusz hat”. Hagyja, hogy egy naptáralkalmazás kiszámolja, mit jelent ez mindkettőjük számára az adott napon, és ellenőrizze az aktuális helyi időt mindkét helyen, amikor éppen megerősíteni készül valamit. Ez a szokás véglegesen megszünteti a problémák egész osztályát, minden országgal, amellyel valaha is együtt fog dolgozni.

A valós átfedési időszak megtalálása

Az átfedés nem a két zóna számtani különbsége. Hanem az Ön ténylegesen elérhető óráinak és az ő ténylegesen dolgozó óráinak metszéspontja – ami egy kisebb és sokkal hasznosabb szám.

Két kérdést tegyen fel, mielőtt felvesz valakit, és tegye fel őket világosan. Először: mik a normál munkaidője, az Ön saját helyi ideje szerint? Másodszor: mennyi előzetes értesítésre van szüksége egy azon kívüli híváshoz? A válaszok megmondják, hogy a kapcsolat kényelmes lesz-e. Valaki, aki kétórás időablakot kínál, ami éppen az Ön délutánjára esik, sokkal könnyebben felvehető, mint valaki, akinek a napja akkor ér véget, amikor az Ön napja kezdődik, függetlenül attól, hogy mit mond a nyers zónakülönbség.

Két óra valódi átfedés elegendő a legtöbb szabadúszó munkához. Egy óra is működőképes, ha fegyelmezett a kérdések csoportosításában. Nulla átfedés lehetséges, de mindent aszinkron módon kell végezni, ami viszont olyan feladatokat igényel, amelyek utólagos kérdések nélkül is megállják a helyüket – ez egy valós korlát, és érdemes őszintének lenni magunkkal, mielőtt elkötelezzük magunkat.

Védje meg az átfedést, amint megvan. Ne töltse ki egy státuszbeszélgetéssel, ami három sor szöveg is lehetett volna. Használja azokra a dolgokra, amelyek csak élőben működnek: egy nézeteltérés kibogozása, egy terv áttekintése, egy olyan döntés meghozatala, amely írásban körbe-körbe járt.

Alapértelmezett aszinkron munkavégzés

Az aszinkron munkavégzés azt jelenti, hogy feltételezzük, a válasz később érkezik, és úgy tervezzük meg az üzenetet, hogy a későbbi időpont is megfelelő legyen. Ez egy készség, és ez a legnagyobb meghatározója annak, hogy egy távoli felvétel erőfeszítés nélkülinek vagy kimerítőnek tűnik-e.

Az alapvető szokás az, hogy soha ne küldjön olyan üzenetet, amelyre csak egy másik kérdéssel lehet válaszolni. Ahelyett, hogy ráérsz beszélni a fejlécől?”, küldje el: A fejléc túl magas mobilon. Kérjük, csökkentse, hogy az első bekezdés görgetés nélkül látható legyen egy standard telefonképernyőn. Ha ez tönkreteszi a logó elrendezését, használja az egymásra helyezett változatot. Ha bármelyikkel nem ért egyet, mondja el, miért, és hagyja úgy, ahogy van.” Ez az üzenet éjszaka is végrehajtható anélkül, hogy Ön ébren lenne.

Csoportosítsa a kérdéseit. Öt kérdés, amelyet egyenként küld el egy munkanapon, öt külön éjszakai ciklussá válik – közel egy hét eltelt idő egy olyan dologra, ami egyet is igénybe vehetett volna. Gyűjtse össze őket, küldje el őket együtt, és válaszolja meg a kérdéseiket ugyanígy.

Adjon lehetőségeket ahelyett, hogy vitát nyitna. Az A vagy a B-t preferálja, és ha egyik sem működik, tegye meg a C-t, és mondja el, miért” egy ciklusban megoldódik. Mit gondol?” három ciklusban oldódik meg. Ahol egy döntés valóban az Ön ítéletétől függ, előzetesen engedélyezze annak kisebb változatát: ha kevesebb, mint egy óra munka, csak tegye meg, és mondja el nekem.”

Rögzítsen rövid képernyővideókat ahelyett, hogy vizuális problémákat írna le prózában. Kilencven másodperc narrált képernyőfelvétel több információt tartalmaz, mint nyolcszáz szó, és bármely órában megtekinthető. Ez a leggyorsabb módja annak is, hogy hívás nélkül adjon tervezési visszajelzést.

Az átadási jegyzet: a rés előnnyé alakítása

Egy világszerte szétszórt csapat valóban képes közel folyamatosan dolgozni, de csak akkor, ha mindkét fél szándékosan átadja a munkát. A mechanizmus egy rövid írásos jegyzet minden munkafolyamat végén – mindig ugyanaz a három sor.

• KészMi történt valójában az utolsó jegyzet óta, egy sorban. Nem tevékenységek listája – hanem a befejezett dolgok listája.
• KövetkezőMi lesz a következő feladat, hogy a másik fél tudja, mit ne duplázzon meg.
• BlokkolvaBármi, ami nem haladhat tovább döntés vagy eszköz nélkül, expliciten megnevezve, a kérdés megfogalmazva, hogy válasz nélkül is megválaszolható legyen.

A blokkolva” sor az, ami az egész szokást értékessé teszi. A nap végén felmerült blokkoló a te időd alatt megoldódik, és még mielőtt újra kezdenék, elhárul, így semmi sem vár egy teljes ciklust. Egy véletlenszerű órában chat üzenetben felmerült blokkoló elmarad, és egy napba kerül.

Tartsa a jegyzetet ugyanott, ahol a munka van. A Zinn Hubon a megrendelési szál a nyilvánvaló hely: az megrendeléshez kapcsolódik, mindkét fél megtalálja később, és egyikőtöknek sem kell emlékeznie, melyik alkalmazásban volt a fontos mondat.

Hívások foglalása, amire az emberek ténylegesen elmennek

A legtöbb időzónák közötti elmulasztott hívás rosszul van lefoglalva, nem pedig elfelejtve. Néhány szabály szinte mindent kiküszöböl.

Küldjön naptári meghívót ahelyett, hogy üzenetben egyeztetne időpontot. Egy meghívó magával viszi az időzónát, és mindkét naptárban helyesen jelenik meg; egy chatben lévő mondat nem. Ha a partnere nem használ megosztott naptárrendszert, küldje el az időpontot mindkét helyi időben kiírva, és kérje meg, hogy erősítse meg Önnek a sajátjában.

Soha ne írjon csupasz számot. A délután 3 óra” értelmetlen egy határon át, és a délután 3 óra az én időm szerint” csak marginálisan jobb, mert feltételezi, hogy tudják, hol van, és hogy az órái átálltak-e. Írja le a dátumot, az óraidőt és a várost vagy a megnevezett zónát minden egyes alkalommal.

Váltogassa a kényelmetlenséget egy ismétlődő hívásnál. Ha az egyik fél mindig antiszociális órában veszi fel a hívást, az a megállapodás elromlik – az emberek lemondják, fáradtan érkeznek, vagy csendesen neheztelnek rá. Az, hogy melyik fél nyújtózkodik, egy apró udvariasság, amely hosszú távon egészségesen tartja a kapcsolatot.

Aztán kérdezze meg, hogy egyáltalán szükség van-e a hívásra. Nagyon sok státuszhívás azért létezik, mert senki sem írt átadási jegyzetet. Ha a megbeszélésen nincs döntés, cserélje le három sor szövegre, és adja vissza mindkettőtöknek az órát.

Olyan határidő írása, amelyet nem lehet félreolvasni

A péntekig” nem határidő. Egy helyen péntek akkor ér véget, amikor máshol még csütörtök délután van, és egy pontosan időben érkező szállítás korainak vagy későnek tűnhet attól függően, hogy hol áll.

Írja le a határidőket egyértelmű formában: a hét napja, a naptári dátum, az óraidő és a megnevezett hely. A péntek 22 augusztus, 17:00 londoni idő szerint” bárki, bárhol, az év bármely hónapjában helyesen olvasható. Adja hozzá a nap nevét a dátumformátum-zavar elleni ellenőrzésként, mivel ugyanaz a hat számjegy különböző napokat jelent különböző országokban.

Aztán mondja meg, kihez tartozik a határidő. Egy szabadúszó szállítási határideje általában felülvizsgálati határidőt jelent Önnek, és a vevői oldali késedelem a leggyakoribb oka a projekt késésének. Írja le mindkettőt, és kezelje a sajátját ugyanolyan kötelező érvényűnek.

Hagyjon puffert ott, ahol a munka valami fix dologba torkollik – egy bevezetés, egy nyomtatás, egy esemény. Ha a valódi határidő szerda, kérje a szállítást hétfőre, és mondja meg, miért. Nagy időbeli különbség esetén egy elmulasztott ciklus egy napba kerül, nem pedig egy órába, így a puffer több munkát végez, mint helyben tenné.

Válaszidők, elérhetőség és mit ne ígérjünk

Egyezzen meg egy elvárt válaszidőben expliciten, mindkét irányban, és tegye nagylelkűvé. Egy munkanapon belül” egy olyan ígéret, amelyet mindkét fél szinte bármilyen távolságon át be tud tartani. A gyorsan” egyáltalán nem ígéret, és csendesen azt jelenti, hogy egy órán belül” az egyik embernek, és holnap befejezés előtt” a másiknak.

Tegyen különbséget a rutin üzenetek és a valódi sürgősségi esetek között, és egyezzen meg egy külön útvonalban az utóbbiak számára. Ha mindent sürgősnek kezelnek, akkor semmi sem az, és egy több zónával távolabb lévő szabadúszó vagy kiég a értesítések figyelésétől, vagy elkezdi figyelmen kívül hagyni őket. A legtöbb szabadúszó munka nagyon kevés valódi vészhelyzetet tartalmaz.

Ne várjon el elérhetőséget valaki munkaidején kívül, és ne is kínálja fel Ön sem. Egy szabadúszó, aki hajnali háromkor válaszol, nem jobb beszállító; hanem olyan, aki egy hónapon belül megbízhatatlan lesz. A fenntarthatóbb gyorsabb egy projekt teljes időtartama alatt.

Legyen ugyanolyan realisztikus önmagával kapcsolatban. Ha hetente két napra eltűnik, mondja el az elején, hogy tervezni lehessen vele. Egy kiszámíthatóan lassú ügyféllel könnyű dolgozni; egy kiszámíthatatlannal nem, függetlenül attól, hogy melyik zónában van.

Nyelv, ünnepek és a munkahét

Az órák csak a kép egy részét képezik. Maga a munkahét sem univerzális – a hétvégének számító napok országonként eltérőek, és a munkaszüneti napok nagyon eltérően csoportosulnak a világon. Egy hét, amely teljesen szokványos az Ön számára, máshol egy nagy nemzeti ünnepet is tartalmazhat. Kérdezze meg, korán és lazán, hogy vannak-e olyan dátumok a projekt időablakában, amikor a szabadúszója távol lesz.

A nyelv ugyanazt a figyelmet érdemli. Sok ember, akit globálisan felvesz, a második vagy harmadik nyelvén fog Önnek írni, ami semmit sem mond a képességeiről. Írjon rövid mondatokat, kerülje az idiómákat, tegyen egy utasítást minden bekezdésbe, és írja ki a dátumokat teljesen. Ezután ellenőrizze a megértést azzal, hogy megkérdezi, hogyan szándékoznak megközelíteni valamit, ahelyett, hogy megkérdezné, megértették-e.

A Zinn Hub 45 webhelynyelven érhető el, és ha az üzenetküldésre alkalmas nyelveket is beleszámítjuk, összesen 57 nyelven kaphat üzenetet – így meglehetősen valószínű, hogy az a személy, akivel együtt dolgozik, a saját nyelvén olvassa a platformot, miközben az Ön nyelvén ír Önnek. Ez megér egy kis extra pontosságot a saját megfogalmazásában, és egy kis több türelmet az övével szemben.

A munkakapcsolat többi része – ritmus, visszajelzés, felülvizsgálati pontok – ugyanazokat az elveket követi bármilyen távolságban. Ezeket a távoli szabadúszó mikromenedzselés nélküli kezeléséről szóló útmutatónk tárgyalja.

A számtan teljes eltávolítása

A legmegbízhatóbb rendszerek azok, ahol senkinek sem kell semmit sem számolnia.

• Második óraAdja hozzá szabadúszója városát további óraként a telefonjára vagy számítógépére. Minden üzenet előtt rápillant, és soha többé nem fog gondolkodni.
• Naptári meghívókMindig küldjön egyet. Magával viszi a zónát, frissíti magát, amikor az órák átállnak, és mindkét felet emlékezteti.
• Ütemezési linkekEgy foglalási link, amely a látogató saját helyi idejében kínál időpontokat, teljesen megszünteti a tárgyalást.
• Megnevezett zónák írásbanÍrja be a várost minden dátumba, amit ír. Két szóba kerül, és megakadályozza a legdrágább félreértéseket.
• Ütemezett küldésÍrja meg, amikor Önnek megfelel, kézbesítse, amikor nekik megfelel – hasznos minden olyan dologhoz, ami figyelmet igényel, nem pedig olyasmihez, amin aludni kell.

Ehhez semmi új szoftverre nincs szükség. Egyszer kell eldönteni, hogy a naptár az idő igazságforrása, és soha többé nem kell kézzel újra levezetni a különbséget.

Felvétel időzónákon át a Zinn Hubon

A Zinn Hub egy globális piactér, így az időzónákon átívelő munka inkább a normális eset, mint a kivétel. Az eladókat Zinnersnek hívják, a hirdetéseik Zinns, és a Zinners hitelesítése kormány által kibocsátott fényképes igazolvánnyal, valamint képességeik és korábbi munkájuk bizonyítékával történik. A vevők nem fizetnek platformdíjat, minden ár USD-ben van megadva, és az értékelésekhez megerősített vásárlás szükséges.

Egy dolog, amit érdemes előre tudni: a Zinn Hub keresésben nincs ország, hely vagy időzóna szűrő. A Zinners böngészésekor elérhető szűrők a rendezési sorrend, csak ellenőrzött, kategória, minimális értékelés, Zinner típus, fizetési mód és fizetési módok. Ha a munkaidő fontos Önnek, kérdezze meg a briefjében vagy az első üzenetében, ahelyett, hogy olyan szűrőt keresne, ami nem létezik – és fogadja el a Zinner válaszát, mivel mi az identitást és a képességeket ellenőrizzük, nem pedig a lakóhely szerinti országot.

Azokhoz a munkákhoz, amelyek valóban élő átfedést igényelnek – bejövő levelek kezelése, naptárkezelés, ügyfélszolgálat – jelezze ezt a közzétett hirdetésében. Ingyenesen közzétehet egy projektet, megadva a szükséges órákat, böngészhet a vezetői és adminisztratív támogatást nyújtó szabadúszók között, szűkíthet egyetlen készségre, például az időgazdálkodásra, vagy kiindulhat a virtuális asszisztens piactérről és a virtuális asszisztens címkével ellátott szolgáltatásokból.

Tesztelje a munkaritmust, mielőtt elkötelezi magát mellette. A Micro Zinns fix áras szolgáltatások $5, $10, $15 vagy $20 áron, így egyetlen kis megrendelés megmondja, milyen érzés valójában egy teljes ciklus ezzel a személlyel – milyen gyorsan válaszol, mennyire egyértelmű az átadása, működik-e az átfedés. Böngéssze őket a $10 szinten, vagy kategória szerint általános virtuális asszisztencia és naptár- és ütemezési segítség céljából. A módszer teljes egészében le van írva a szabadúszó tesztelése elköteleződés előtt című részben.