Cara Bekerja dengan Freelancer Lintas Zona Waktu

Merekrut di luar zona waktu Anda sendiri mendapat reputasi buruk yang sebenarnya tidak pantas didapatkan. Keluhan hampir selalu tentang penjadwalan — panggilan pada jam yang salah, tenggat waktu yang tiba sehari lebih awal, pertanyaan yang tidak terjawab semalaman — dan hampir tidak pernah tentang pekerjaan itu sendiri. Jarak tidak mengubah seberapa baik seseorang dalam membangun situs web; itu mengubah kapan Anda dapat berbicara dengan mereka tentang hal itu.

Kabar baiknya adalah masalah penjadwalan memiliki perbaikan mekanis. Setelah Anda menetapkan jendela tumpang tindih yang jelas, memutuskan apa yang benar-benar membutuhkan percakapan langsung, dan mengadopsi kebiasaan menulis waktu dengan jelas, celah dua belas jam berhenti menjadi hambatan dan mulai menjadi berguna: pekerjaan terjadi saat Anda tidur, dan Anda meninjaunya dengan kopi. Berikut cara mengaturnya.

Zona waktu adalah masalah penjadwalan, bukan masalah kualitas

Penting untuk memisahkan keduanya, karena pembeli secara rutin menggabungkannya. Berada jauh tidak ada hubungannya dengan keterampilan, keandalan, atau kualitas komunikasi — itu adalah sifat-sifat orang tersebut, dan Anda menilainya dengan cara yang sama seperti Anda menilai seseorang di jalan berikutnya: portofolio, ulasan, tes berbayar singkat, percakapan nyata. Apa yang benar-benar memengaruhi jarak adalah jumlah jam dalam sehari ketika Anda berdua terjaga.

Perbedaan itu penting karena memberi tahu Anda apa yang harus diperbaiki. Jika seseorang terlambat mengirimkan, jawabannya adalah tenggat waktu yang lebih jelas dan ritme check-in, bukan alamat yang lebih dekat. Jika seseorang salah memahami ringkasan, jawabannya adalah ringkasan yang lebih baik. Hanya satu jenis masalah — “Saya butuh jawaban dalam dua puluh menit ke depan” — yang benar-benar disebabkan oleh jam, dan sebagian besar pekerjaan tidak mengandung banyak masalah seperti itu.

Ada pertukaran nyata, dan jujur untuk menamainya: lebih sedikit jam bersama berarti bolak-balik yang lebih lambat pada hal-hal yang ambigu. Cara untuk mendapatkan kembali waktu itu adalah dengan menghilangkan ambiguitas di awal, yang merupakan ide bagus terlepas dari itu. Panduan kami tentang menulis ringkasan proyek yang menghasilkan proposal hebat adalah hal paling berpengaruh yang dapat Anda lakukan sebelum merekrut siapa pun di jarak berapa pun.

Jebakan waktu musim panas yang merusak kalender Anda

Ini adalah hal yang menjebak hampir semua orang, jadi penting untuk memahaminya dengan benar daripada mengatasinya.

Kebanyakan orang, saat merekrut seseorang di luar negeri, menghitung perbedaannya sekali — “mereka lima jam lebih cepat dari saya” — menuliskannya di catatan tempel dan menggunakannya selama sisa tahun itu. Angka itu hanya dapat diandalkan jika tidak ada negara yang mengubah jamnya. Dalam praktiknya, banyak negara di Eropa dan Amerika Utara, bersama dengan sebagian Oseania dan Amerika Selatan, menggeser jam mereka maju dan mundur sekali setahun. Sebagian besar Asia dan sebagian besar Afrika tidak menggeser jam mereka sama sekali. Negara-negara yang berubah juga tidak berubah pada tanggal yang sama satu sama lain, dan negara-negara di belahan bumi selatan bergeser pada musim yang berlawanan.

Hasilnya adalah celah antara dua tempat tidak konstan. Itu dapat berubah dua kali setahun, dan ada jendela singkat — terkadang beberapa minggu — ketika satu sisi sudah bergeser dan yang lain belum, sehingga perbedaannya secara singkat adalah sesuatu yang tidak Anda berdua harapkan. Setiap aturan “X jam lebih cepat” yang Anda tuliskan karena itu salah untuk sebagian tahun, dan bagian yang salah adalah persis minggu-minggu ketika panggilan yang terlewatkan paling menjengkelkan.

Perbaikannya sederhana dan permanen: jangan pernah menyimpan offset. Simpan tempat. Katakan “09:00 di Lisbon” atau “14:00 di Manila”, bukan “waktu Anda ditambah enam”. Biarkan aplikasi kalender mencari tahu apa artinya itu untuk Anda masing-masing pada hari yang bersangkutan, dan periksa waktu lokal saat ini di kedua tempat setiap kali Anda akan mengonfirmasi sesuatu. Kebiasaan itu menghilangkan seluruh jenis masalah, secara permanen, untuk setiap negara yang akan Anda ajak bekerja sama.

Menemukan jendela tumpang tindih Anda yang sebenarnya

Tumpang tindih Anda bukanlah perbedaan aritmatika antara dua zona. Itu adalah persimpangan jam-jam Anda benar-benar tersedia dan jam-jam mereka benar-benar bekerja — yang merupakan angka yang lebih kecil dan jauh lebih berguna.

Ajukan dua pertanyaan sebelum Anda merekrut, dan ajukan dengan jelas. Pertama: apa jam kerja normal Anda, dalam waktu lokal Anda sendiri? Kedua: berapa banyak pemberitahuan yang Anda butuhkan untuk panggilan di luar jam tersebut? Jawabannya memberi tahu Anda apakah hubungan itu akan nyaman. Seseorang yang menawarkan jendela dua jam yang kebetulan berada di sore hari Anda jauh lebih mudah direkrut daripada seseorang yang harinya berakhir saat hari Anda dimulai, terlepas dari apa yang dikatakan perbedaan zona mentah.

Dua jam tumpang tindih yang sebenarnya cukup untuk sebagian besar pekerjaan lepas. Satu jam dapat dikerjakan jika Anda disiplin dalam mengelompokkan pertanyaan. Nol tumpang tindih dimungkinkan tetapi membutuhkan semuanya menjadi asinkron, yang pada gilirannya membutuhkan ringkasan yang bertahan tanpa pertanyaan lanjutan — itu adalah batasan nyata, dan patut jujur pada diri sendiri sebelum Anda berkomitmen.

Lindungi tumpang tindih setelah Anda memilikinya. Jangan mengisinya dengan panggilan status yang bisa berupa tiga baris teks. Gunakan untuk hal-hal yang hanya berfungsi secara langsung: mengurai ketidaksepakatan, meninjau desain, membuat keputusan yang telah berputar-putar secara tertulis.

Bekerja secara asinkron secara default

Bekerja secara asinkron berarti mengasumsikan balasan akan datang nanti dan merancang pesan agar nanti baik-baik saja. Ini adalah keterampilan, dan ini adalah penentu terbesar apakah perekrutan jarak jauh terasa mudah atau melelahkan.

Kebiasaan intinya adalah jangan pernah mengirim pesan yang hanya bisa dijawab dengan pertanyaan lain. Alih-alih “apakah Anda bebas untuk berbicara tentang header?”, kirim: “Header terlalu tinggi di seluler. Harap kurangi agar paragraf pertama terlihat tanpa menggulir di layar ponsel standar. Jika itu merusak penguncian logo, gunakan varian bertumpuk. Jika Anda tidak setuju dengan salah satu, beri tahu saya alasannya dan biarkan seperti itu.” Pesan itu dapat ditindaklanjuti semalaman tanpa Anda terjaga.

Kelompokkan pertanyaan Anda. Lima pertanyaan yang dikirim satu per satu selama hari kerja menjadi lima siklus semalam terpisah — hampir seminggu waktu yang berlalu untuk sesuatu yang bisa memakan waktu satu. Kumpulkan, kirimkan bersama, dan jawab pertanyaan mereka dengan cara yang sama.

Berikan pilihan daripada membuka diskusi. “Apakah Anda lebih suka A atau B, dan jika keduanya tidak berfungsi lakukan C dan beri tahu saya alasannya” diselesaikan dalam satu siklus. “Bagaimana menurut Anda?” diselesaikan dalam tiga. Di mana keputusan benar-benar bergantung pada penilaian Anda, pra-otorisasi versi yang lebih kecil: “jika kurang dari satu jam kerja, lakukan saja dan beri tahu saya.”

Rekam video layar pendek alih-alih menjelaskan masalah visual dalam prosa. Sembilan puluh detik rekaman layar yang dinarasikan membawa lebih banyak informasi daripada delapan ratus kata, dan dapat ditonton kapan saja. Ini juga merupakan cara tercepat untuk memberikan umpan balik desain tanpa panggilan.

Catatan serah terima: mengubah celah menjadi keuntungan

Tim yang tersebar di seluruh dunia benar-benar dapat menjalankan sesuatu yang mendekati hari kerja berkelanjutan, tetapi hanya jika setiap pihak menyerahkan pekerjaan dengan sengaja. Mekanismenya adalah catatan tertulis singkat di akhir setiap sesi kerja — tiga baris yang sama setiap saat.

• SelesaiApa yang sebenarnya bergerak sejak catatan terakhir, dalam satu baris. Bukan daftar aktivitas — daftar hal-hal yang sekarang sudah selesai.
• BerikutnyaApa yang akan diambil selanjutnya, agar pihak lain tahu apa yang tidak boleh diduplikasi.
• TerblokirApa pun yang tidak dapat dilanjutkan tanpa keputusan atau aset, disebutkan secara eksplisit, dengan pertanyaan yang diajukan agar dapat dijawab tanpa balasan.

Baris "terblokir" adalah yang membuat seluruh kebiasaan ini berharga. Pemblokir yang diajukan di akhir hari mereka diselesaikan selama hari Anda dan diselesaikan sebelum mereka mulai lagi, sehingga tidak ada yang menunggu satu siklus penuh. Pemblokir yang diajukan dalam pesan obrolan pada jam acak akan terlewatkan dan memakan waktu satu hari.

Simpan catatan di tempat yang sama dengan pekerjaan. Di Zinn Hub, utas pesanan adalah tempat yang jelas: catatan itu tetap terlampir pada pesanan, kedua belah pihak dapat menemukannya nanti, dan tidak ada di antara Anda yang harus mengingat aplikasi mana tempat kalimat penting itu berada.

Memesan panggilan yang benar-benar dihadiri orang

Sebagian besar panggilan yang terlewat di zona waktu yang berbeda disebabkan oleh kesalahan pemesanan daripada lupa. Beberapa aturan dapat menghilangkan hampir semua masalah ini.

Kirim undangan kalender daripada menyepakati waktu dalam pesan. Undangan membawa zona waktu bersamanya dan ditampilkan dengan benar di kedua kalender; kalimat dalam obrolan tidak. Jika rekan Anda tidak menggunakan sistem kalender bersama, kirim waktu yang ditulis dalam kedua waktu lokal dan minta mereka untuk mengonfirmasikannya kembali kepada Anda dalam waktu mereka.

Jangan pernah menulis angka saja. "Jam 3 sore" tidak berarti di seberang perbatasan, dan "jam 3 sore waktu saya" hanya sedikit lebih baik karena mengasumsikan mereka tahu di mana Anda berada dan apakah jam Anda telah berubah. Tulis tanggal, waktu jam, dan kota atau zona yang disebutkan setiap saat.

Bergantian ketidaknyamanan pada panggilan berulang. Jika satu pihak selalu menerima panggilan pada jam yang tidak sosial, pengaturan itu akan memburuk — orang-orang membatalkan, datang dengan lelah, atau diam-diam membencinya. Bertukar pihak yang meregangkan adalah kesopanan kecil yang menjaga hubungan jangka panjang tetap sehat.

Kemudian tanyakan apakah panggilan itu diperlukan sama sekali. Banyak panggilan status ada karena tidak ada yang menulis catatan serah terima. Jika rapat tidak memiliki keputusan di dalamnya, gantilah dengan tiga baris teks dan berikan kembali satu jam kepada Anda berdua.

Menulis tenggat waktu yang tidak dapat disalahpahami

"Sebelum Jumat" bukanlah tenggat waktu. Di satu tempat Jumat berakhir sementara di tempat lain masih Kamis sore, dan pengiriman yang tiba tepat waktu dapat terlihat lebih awal atau terlambat tergantung di mana Anda berdiri.

Tulis tenggat waktu dalam satu bentuk yang tidak ambigu: hari dalam seminggu, tanggal kalender, waktu jam, dan tempat yang disebutkan. "Jumat 22 Agustus, 17:00 waktu London" dapat dibaca dengan benar oleh siapa pun, di mana pun, di bulan apa pun dalam setahun. Tambahkan nama hari sebagai pemeriksaan silang terhadap kebingungan format tanggal, karena enam digit yang sama berarti hari yang berbeda di negara yang berbeda.

Kemudian katakan siapa pemilik tenggat waktu tersebut. Tenggat waktu pengiriman untuk pekerja lepas biasanya menyiratkan tenggat waktu peninjauan untuk Anda, dan penundaan dari pihak pembeli adalah penyebab paling umum dari proyek yang terlambat. Tuliskan keduanya, dan perlakukan tenggat waktu Anda sama mengikatnya.

Sisakan waktu luang di mana pekerjaan mengalir ke sesuatu yang tetap — peluncuran, cetakan, acara. Jika tenggat waktu sebenarnya adalah hari Rabu, minta pengiriman pada hari Senin, dan katakan alasannya. Di seluruh celah waktu yang besar, satu siklus yang terlewatkan memakan waktu satu hari daripada satu jam, sehingga waktu luang melakukan lebih banyak pekerjaan daripada yang seharusnya secara lokal.

Waktu respons, ketersediaan, dan apa yang tidak boleh dijanjikan

Sepakati waktu respons yang diharapkan secara eksplisit, di kedua arah, dan buatlah itu murah hati. "Dalam satu hari kerja" adalah janji yang dapat dipenuhi kedua belah pihak di hampir semua jarak. "Cepat" sama sekali bukan janji, dan secara diam-diam berarti "dalam satu jam" bagi satu orang dan "sebelum saya selesai besok" bagi orang lain.

Bedakan pesan rutin dari urgensi yang sebenarnya, dan sepakati jalur terpisah untuk yang terakhir. Jika semuanya diperlakukan sebagai mendesak maka tidak ada yang mendesak, dan pekerja lepas yang berada beberapa zona jauhnya akan kelelahan memantau notifikasi atau mulai mengabaikannya. Sebagian besar pekerjaan lepas mengandung sangat sedikit keadaan darurat yang sebenarnya.

Jangan mengharapkan ketersediaan di luar jam kerja seseorang sebagai hal yang biasa, dan jangan menawarkannya sendiri. Pekerja lepas yang menjawab pada jam tiga pagi bukanlah pemasok yang lebih baik; mereka adalah orang yang akan tidak dapat diandalkan dalam sebulan. Berkelanjutan lebih cepat selama durasi proyek.

Bersikaplah realistis tentang diri Anda sendiri. Jika Anda menghilang selama dua hari seminggu, katakanlah di awal agar dapat direncanakan. Klien yang lambat dan dapat diprediksi mudah diajak bekerja sama; klien yang tidak dapat diprediksi tidak, tidak peduli di zona mana mereka berada.

Bahasa, hari libur, dan minggu kerja

Jam hanyalah bagian dari gambaran. Minggu kerja itu sendiri tidak universal — hari-hari yang dianggap sebagai akhir pekan berbeda antar negara, dan hari libur nasional berkelompok sangat berbeda di seluruh dunia. Seminggu yang benar-benar biasa di tempat Anda dapat berisi hari libur nasional besar di tempat lain. Tanyakan, sejak awal dan secara santai, apakah ada tanggal dalam jendela proyek ketika pekerja lepas Anda akan pergi.

Bahasa pantas mendapatkan pertimbangan yang sama. Banyak orang yang Anda pekerjakan secara global akan menulis kepada Anda dalam bahasa kedua atau ketiga mereka, yang tidak mengatakan apa-apa tentang keterampilan mereka. Tulis kalimat pendek, hindari idiom, letakkan satu instruksi di setiap paragraf, dan tulis tanggal secara lengkap. Kemudian periksa pemahaman dengan menanyakan bagaimana mereka berniat mendekati sesuatu, daripada menanyakan apakah mereka mengerti.

Zinn Hub tersedia dalam 45 bahasa situs, dan setelah bahasa khusus pesan disertakan, Anda dapat dikirimi pesan dalam total 57 bahasa — jadi sangat mungkin orang yang bekerja dengan Anda membaca platform dalam bahasa mereka sendiri saat menulis kepada Anda dalam bahasa Anda. Itu layak mendapatkan sedikit presisi ekstra dalam kata-kata Anda sendiri, dan sedikit lebih banyak kesabaran dengan kata-kata mereka.

Sisa hubungan kerja — ritme, umpan balik, poin tinjauan — mengikuti prinsip yang sama pada jarak berapa pun. Ini dibahas dalam panduan kami tentang mengelola pekerja lepas jarak jauh tanpa melakukan mikromanajemen.

Menghilangkan aritmatika sepenuhnya

Sistem yang paling andal adalah sistem di mana tidak ada yang perlu menghitung apa pun.

• Jam keduaTambahkan kota pekerja lepas Anda sebagai jam tambahan di ponsel atau komputer Anda. Anda akan meliriknya sebelum setiap pesan dan tidak akan pernah bertanya-tanya lagi.
• Undangan kalenderSelalu kirim satu. Ini membawa zona, memperbarui dirinya sendiri saat jam berubah, dan mengingatkan kedua belah pihak.
• Tautan penjadwalanTautan pemesanan yang menawarkan slot dalam waktu lokal pengunjung menghilangkan negosiasi sepenuhnya.
• Zona bernama dalam tulisanCantumkan kota di setiap tanggal yang Anda tulis. Ini membutuhkan dua kata dan mencegah jenis kesalahpahaman yang paling mahal.
• Kirim terjadwalTulis saat Anda cocok, kirim saat mereka cocok — berguna untuk apa pun yang membutuhkan perhatian daripada sesuatu untuk dipikirkan.

Tidak ada yang membutuhkan perangkat lunak baru. Ini membutuhkan keputusan sekali bahwa kalender adalah sumber kebenaran untuk waktu, dan tidak pernah menghitung ulang perbedaan secara manual.

Merekrut lintas zona waktu di Zinn Hub

Zinn Hub adalah pasar global, jadi bekerja lintas zona adalah kasus normal daripada pengecualian. Penjual disebut Zinners, daftar mereka adalah Zinns, dan Zinners diverifikasi dengan ID foto yang dikeluarkan pemerintah dan bukti keterampilan serta pekerjaan mereka sebelumnya. Pembeli tidak membayar biaya platform, semua harga dalam USD, dan ulasan memerlukan pembelian yang dikonfirmasi.

Satu hal yang perlu diketahui di awal: tidak ada filter negara, lokasi, atau zona waktu dalam pencarian Zinn Hub. Filter yang tersedia saat menjelajahi Zinners adalah urutan sortir, hanya yang terverifikasi, kategori, peringkat minimum, jenis Zinner, mode pembayaran, dan metode pembayaran. Jika jam kerja penting bagi Anda, tanyakan dalam ringkasan Anda atau dalam pesan pertama Anda daripada mencari filter yang tidak ada — dan ambil jawaban dari Zinner, karena kami memverifikasi identitas dan keterampilan daripada negara tempat tinggal.

Untuk pekerjaan yang benar-benar membutuhkan tumpang tindih langsung — penanganan kotak masuk, manajemen kalender, dukungan pelanggan — sebutkan dalam daftar yang Anda posting. Anda dapat memposting proyek secara gratis dengan menyatakan jam yang Anda butuhkan, menjelajahi pekerja lepas dukungan eksekutif dan admin, mempersempit berdasarkan satu keterampilan seperti manajemen waktu, atau mulai dari pasar asisten virtual dan layanan yang ditandai asisten virtual.

Uji ritme kerja sebelum Anda berkomitmen. Micro Zinns adalah layanan harga tetap seharga $5, $10, $15 atau $20, jadi satu pesanan kecil memberi tahu Anda bagaimana rasanya siklus penuh dengan orang ini — seberapa cepat mereka membalas, seberapa jelas serah terima mereka, apakah tumpang tindih berfungsi. Jelajahi mereka pada tingkat $10, atau berdasarkan kategori untuk bantuan virtual umum dan bantuan kalender dan penjadwalan. Metode ini dijelaskan secara lengkap dalam menguji pekerja lepas sebelum Anda berkomitmen.