Cara Menghindari Scope Creep pada Proyek Freelance

Tidak ada yang berniat menyebabkan scope creep. Itu datang sebagai serangkaian kalimat yang sepenuhnya masuk akal: “selagi Anda di sana, bisakah Anda…”, “ini seharusnya cepat…”, “satu versi lagi saja…”. Masing-masing kecil. Bersama-sama mereka mengubah pekerjaan tiga hari menjadi pekerjaan dua minggu, dan mengubah freelancer yang suka bekerja dengan Anda menjadi seseorang yang diam-diam menolak pertanyaan berikutnya.

Hal menarik tentang scope creep adalah dari mana asalnya. Ini biasanya bukan freelancer yang memberikan harga terlalu rendah atau pembeli yang sulit. Ini adalah ringkasan yang tidak pernah mendefinisikan seperti apa hasil akhir, jadi tidak ada batasan untuk dilanggar. Perbaiki satu hal itu dan sebagian besar masalah akan hilang — dan sisanya menjadi percakapan singkat dan tidak emosional tentang harga.

Apa sebenarnya scope creep itu

Scope creep adalah setiap perluasan pekerjaan di luar apa yang telah disepakati, tanpa perubahan yang sesuai pada harga atau tenggat waktu. Bagian terakhir inilah yang membuatnya menjadi creep daripada perubahan: menambahkan pekerjaan dan membayarnya adalah transaksi komersial yang normal. Menambahkan pekerjaan dan mengharapkan harga asli tetap berlaku adalah di mana kerusakan terjadi.

Ini muncul dalam empat bentuk yang dapat dikenali. Ada penambahan — halaman tambahan, format tambahan, satu ukuran sosial lagi. Ada penggantian — jumlah pekerjaan yang sama, tetapi dibangun kembali berdasarkan ide yang berbeda, yang benar-benar merupakan pekerjaan kedua yang disamarkan sebagai revisi. Ada penyempurnaan — serangkaian penyesuaian lima menit tanpa henti yang secara individual tidak memakan biaya dan secara kolektif memakan waktu berhari-hari. Dan ada perluasan konteks — pemangku kepentingan baru muncul dengan pendapat yang tidak pernah diantisipasi oleh ringkasan.

Penyempurnaan adalah yang paling berbahaya karena paling sulit untuk disebutkan. Tidak ada satu pun permintaan yang tidak masuk akal, jadi menolak salah satunya terasa sepele. Satu-satunya pertahanan adalah batasan yang disepakati di muka, itulah sebabnya putaran revisi ada dan mengapa layak untuk dituliskan bahkan pada pekerjaan kecil.

Mengapa itu terjadi, dan mengapa biasanya pembeli yang melakukannya

Versi jujur itu tidak nyaman tetapi berguna: sebagian besar scope creep diciptakan oleh pembeli, dan sebagian besar diciptakan sebelum pekerjaan dimulai, dengan tidak cukup memikirkan apa yang sebenarnya diinginkan.

Terkadang itu adalah penemuan yang tulus — Anda tidak tahu apa yang Anda butuhkan sampai Anda melihat draf, yang sah dan normal. Terkadang itu adalah pengambilan keputusan yang ditunda, di mana pilihan yang seharusnya dibuat dalam ringkasan dibuat dalam revisi kedua. Terkadang itu adalah pemangku kepentingan yang tidak pernah dikonsultasikan muncul di akhir dengan pandangan yang sama sekali berbeda. Dan terkadang itu adalah oportunisme sederhana: freelancer ada di sana, mereka membantu, dan bertanya terasa lebih murah daripada tidak bertanya.

Freelancer memperburuknya dengan bersikap akomodatif. Hampir semua dari mereka mengatakan ya pada tiga permintaan kecil pertama karena mereka ingin hubungan itu berhasil dan mereka khawatir tentang ulasan. Pada saat itu benar-benar di luar kendali, mengatakan tidak berarti bertentangan dengan tiga ya sebelumnya, yang jauh lebih sulit daripada mengatakan tidak di awal.

Jadi pembeli memegang sebagian besar kendali. Jika Anda ingin pekerjaan tetap dalam ruang lingkupnya, Anda harus menjadi orang yang mendefinisikan batas-batasnya, karena orang yang Anda bayar tidak mungkin menegakkannya atas nama Anda.

Berapa biaya scope creep sebenarnya bagi Anda

Sangat menggoda untuk berpikir bahwa creep adalah masalah freelancer: mereka mengutip harga, mereka menyerap kelebihan biaya. Dalam praktiknya, pembeli juga membayar, hanya saja bukan dalam bentuk uang tunai.

• WaktuSetiap item tambahan mendorong tanggal pengiriman. Pekerjaan yang masuk ke peluncuran, kampanye, atau tenggat waktu cetak adalah jenis keterlambatan yang mahal.
• KualitasFreelancer yang menyerap pekerjaan yang tidak dibayar melakukannya lebih cepat, bukan lebih baik. Dua puluh persen terakhir dari pekerjaan mendapatkan perhatian paling sedikit.
• Niat baikSepuluh tambahan yang tidak dibayar membuat Anda kehilangan hak penolakan pertama pada kalender mereka di lain waktu, dan terkadang seluruh hubungan.
• KoherensiPekerjaan yang disusun dari tiga puluh pemikiran tambahan terlihat seperti itu. Tambahan jarang cocok sebaik sesuatu yang dirancang secara keseluruhan.
• Waktu Anda sendiriPekerjaan yang melayang membutuhkan manajemen yang konstan. Pekerjaan yang ruang lingkupnya ketat hampir tidak membutuhkan manajemen sama sekali.

Ada konsekuensi harga juga. Freelancer yang pernah dirugikan mengutip harga secara defensif, menambahkan margin untuk perubahan yang mereka harapkan. Pembeli dengan reputasi untuk ringkasan yang ketat mendapatkan harga yang lebih menarik, karena risiko yang mereka minta untuk ditanggung seseorang lebih kecil.

Definisikan “selesai” sebelum Anda membayar

Alat anti-creep yang paling efektif adalah definisi tertulis tentang hasil akhir, yang disepakati sebelum uang berpindah tangan. Tidak perlu panjang. Itu perlu cukup spesifik sehingga dua orang yang membacanya akan setuju apakah pekerjaan itu selesai.

1. Cantumkan hasil akhir sebagai objek yang dapat dihitung

“Situs web” bukanlah hasil akhir. “Lima halaman: beranda, tentang, layanan, indeks blog, kontak” adalah. “Beberapa grafik sosial” bukanlah; “sembilan grafik, tiga ukuran masing-masing dari tiga desain” adalah. Jika Anda tidak dapat menghitungnya, Anda tidak dapat mengetahui kapan itu selesai.

2. Sebutkan format dan serah terima

Jenis file apa, dapat diedit atau diratakan, di mana file tersebut akan dikirimkan, dan apa yang terjadi pada file sumber. Sejumlah besar gesekan di akhir proyek sebenarnya adalah ketidaksepakatan tentang format yang tidak pernah dibahas.

3. Nyatakan siapa yang menyediakan apa

Salinan, gambar, login, aset merek, data produk. Apa pun yang tidak Anda berikan, pekerja lepas harus membuat atau harus menunggu — dan keduanya adalah cakupan. Beri tanggal pada masukan Anda; keterlambatan dari sisi pembeli adalah penyebab paling umum dari proyek yang terlambat.

4. Tulis tes penerimaan

Satu atau dua kalimat yang menjelaskan bagaimana Anda akan menilainya. “Halaman dimuat dengan benar di perangkat seluler dan desktop, semua tautan berfungsi, dan salinan yang saya berikan digunakan tanpa perubahan” adalah sebuah tes. “Saya senang dengan itu” bukanlah, karena tidak dapat dipalsukan.

Panduan kami tentang menulis ringkasan proyek yang menghasilkan proposal hebat mencakup seluruh dokumen secara rinci. Ringkasan dan kontrak anti-creep adalah lembar kertas yang sama.

Tuliskan apa yang tidak termasuk

Daftar pengecualian adalah setengah halaman yang paling kurang dimanfaatkan dalam pekerjaan lepas. Segala sesuatu yang tidak Anda pikirkan untuk diminta, dalam pikiran pekerja lepas, baik termasuk atau dikecualikan — dan asumsi mereka dan Anda tidak akan cocok. Menulis tiga atau empat pengecualian membuat kedua asumsi terlihat dalam tiga puluh detik.

Pengecualian yang berguna pada pekerjaan tipikal: penulisan konten di mana Anda berasumsi Anda menyediakan salinan; citra stok dan lisensi; hosting, domain, dan langganan pihak ketiga; pemeliharaan berkelanjutan setelah pengiriman; pelatihan atau dokumentasi; migrasi data yang ada; dan apa pun yang bergantung pada pihak ketiga yang memberikan akses.

Ini juga melindungi pekerja lepas dari ulasan buruk untuk sesuatu yang tidak pernah mereka setujui untuk dilakukan, itulah sebabnya yang baik menyambutnya daripada menolaknya. Jika seseorang bereaksi buruk terhadap pertanyaan tentang apa yang dikecualikan, itu adalah informasi awal dan murah tentang bagaimana sisa pekerjaan akan berjalan.

Buatlah singkat dan spesifik. Empat pengecualian tajam tentang hal-hal yang benar-benar dapat Anda bayangkan untuk diperdebatkan mengalahkan satu halaman boilerplate hukum yang tidak Anda berdua baca.

Revisi: sumber creep terbesar

Lebih banyak proyek yang melebihi batas pada revisi daripada penyebab lainnya, karena “revisi” adalah kata yang sangat elastis. Dua hal yang perlu disepakati: berapa banyak putaran, dan apa itu satu putaran.

Satu putaran adalah satu set umpan balik yang terkonsolidasi, dikirim sekali, dan ditindaklanjuti sekali. Sebelas pesan terpisah selama tiga hari bukanlah satu putaran — itu adalah sebelas interupsi, dan biayanya jauh lebih mahal daripada catatan yang sama yang dikirim bersama. Kelompokkan umpan balik Anda dan kirimkan sebagai satu daftar. Ini adalah kebiasaan dengan pengembalian tertinggi di seluruh panduan.

Dua atau tiga putaran adalah normal pada sebagian besar pekerjaan kreatif. Yang lebih penting daripada jumlah adalah perbedaan antara koreksi dan arah baru. Koreksi memperbaiki sesuatu yang gagal dalam ringkasan yang disepakati. Arah baru meminta sesuatu yang tidak pernah ditentukan dalam ringkasan, atau membalikkan keputusan yang sebelumnya Anda setujui. Yang pertama termasuk; yang kedua adalah perubahan.

Katakanlah secara eksplisit dan tanpa rasa malu: “Yang kedua ini adalah saya berubah pikiran daripada Anda salah — berapa biayanya untuk melakukannya dengan cara itu?” Kalimat tunggal itu mencegah lebih banyak hubungan kerja lepas yang buruk daripada klausul kontrak apa pun, karena menghilangkan kebencian di kedua belah pihak.

Terakhir, dapatkan persetujuan dari semua orang sebelum putaran dimulai. Revisi termahal dalam pekerjaan lepas adalah yang dipicu oleh seorang kolega yang melihat pekerjaan untuk pertama kalinya setelah Anda menyetujuinya.

Proses perubahan yang memakan waktu dua menit

Anda tidak memerlukan perangkat lunak manajemen proyek. Anda memerlukan kebiasaan dengan tiga langkah, diterapkan setiap kali ada sesuatu yang baru muncul.

• 1. Namai ituKatakan dengan lantang bahwa itu baru: “Ini tidak ada dalam ringkasan asli.” Menamainya menghentikannya melayang sebagai asumsi.
• 2. Hargai ituTanyakan apa yang ditambahkannya dalam uang dan waktu. Terkadang jawabannya tidak ada, dan itu diserap dengan niat baik di kedua belah pihak — tetapi sekarang itu adalah hadiah daripada harapan.
• 3. Putuskan ituMasuk atau keluar, secara tertulis, dalam utas yang sama. Jangan biarkan itu tidak terjawab, karena perubahan yang belum diputuskan akan tetap dibangun dan diperdebatkan nanti.

Simpan catatan keputusan yang sedang berjalan dengan tanggal. Satu halaman yang mencantumkan apa yang disepakati dan kapan mengakhiri hampir setiap perselisihan “tapi kami bilang” sebelum dimulai, dan hanya membutuhkan beberapa detik sehari untuk mempertahankannya.

Lakukan semuanya dalam satu saluran. Jika setengah dari perubahan disepakati dalam aplikasi obrolan dan setengahnya dalam email, tidak ada catatan, dan orang dengan ingatan yang lebih baik memenangkan argumen daripada orang yang benar. Di Zinn Hub, utas pesanan adalah tempat alami untuk ini, karena tetap terlampir pada pesanan.

Tanda-tanda peringatan dini

Creep mudah dihentikan lebih awal dan menyakitkan untuk dihentikan terlambat. Ini adalah sinyal yang patut ditanggapi pada hari Anda menyadarinya.

Anda mulai mengawali permintaan dengan “cepat” atau “kecil”. Kata itu hampir selalu melakukan pekerjaan permintaan maaf, dan itu adalah tanda yang dapat diandalkan bahwa Anda tahu permintaan itu di luar apa yang Anda bayar.

Putaran revisi berhenti menyatu. Putaran ketiga harus lebih kecil dari putaran kedua. Jika setiap putaran berukuran sama atau lebih besar, Anda tidak menyempurnakan arah — Anda sedang menjelajahi, yang merupakan pekerjaan yang berbeda dan lebih besar.

Orang baru muncul dengan pendapat. Pemangku kepentingan yang datang terlambat hampir selalu membawa perubahan arah. Dapatkan masukan mereka ke putaran berikutnya secara formal daripada membiarkannya datang sebagai serangkaian komentar yang diteruskan.

Pekerja lepas menjadi diam atau lambat. Terkadang ini adalah klien lain. Seringkali itu adalah orang yang bekerja tanpa bayaran dan kehilangan antusiasme. Bertanya langsung — “apakah kita sekarang di luar cakupan asli?” — adalah murah hati dan biasanya mendapatkan jawaban yang jujur.

Anda tidak dapat menjelaskan apa yang tersisa untuk dilakukan. Jika tidak ada di antara Anda yang dapat membuat daftar item yang tersisa, definisi selesai telah larut. Berhenti, tulis daftar, setujui, dan mulai lagi dari sana.

Ketika pekerja lepas menyebabkan creep

Tidak selalu pembeli. Kadang-kadang ekspansi datang dari sisi lain, dan terlihat cukup berbeda untuk disebutkan.

Versi yang paling umum adalah niat baik: seorang pekerja lepas yang antusias menambahkan hal-hal yang tidak pernah Anda minta karena mereka pikir itu meningkatkan pekerjaan. Kadang-kadang memang begitu. Itu juga menunda pengiriman, menghasilkan sesuatu yang sekarang harus Anda pertahankan, dan kadang-kadang datang dengan faktur terlampir. Solusinya adalah aturan yang disepakati di awal: ide-ide bagus disambut, tetapi diusulkan sebelum dibangun.

Versi yang kurang baik adalah di mana tambahan muncul sebagai kejutan yang dapat dikenakan biaya di akhir pekerjaan — versi “premium” dari sesuatu yang sudah dijelaskan dalam ringkasan, atau biaya untuk file sumber yang selalu tersirat. Daftar hasil yang jelas dan daftar pengecualian membuat ini hampir tidak mungkin, yang merupakan alasan lain untuk menuliskannya.

Ada juga pekerjaan yang kurang dikutip, di mana seorang pekerja lepas memberi harga secara optimis dan mulai memangkas untuk bertahan hidup. Gejalanya adalah kualitas yang menurun daripada cakupan yang meningkat. Jika kutipan datang secara dramatis di bawah semua yang Anda terima, itu patut dipertanyakan daripada dirayakan.

Dalam ketiga kasus tersebut, responsnya sama: kembali ke cakupan tertulis, bandingkan dengan apa yang terjadi, dan lakukan satu percakapan yang jelas daripada serangkaian petunjuk. Panduan kami tentang mengelola pekerja lepas jarak jauh mencakup cara mengemukakannya tanpa merusak hubungan.

Harga tetap atau per jam: mana yang lebih baik menahan creep

Kedua model menangani creep, tetapi mereka menanganinya secara berbeda, dan perbedaannya adalah tentang siapa yang menanggung risiko daripada mana yang lebih murah.

Harga tetap menempatkan batasan dalam uang. Freelancer telah menetapkan harga untuk pekerjaan yang terdefinisi, jadi apa pun di luarnya terlihat jelas di luar itu dan percakapan terjadi secara alami. Itu membuat penetapan harga tetap menjadi struktur anti-creep yang lebih kuat — asalkan definisinya bagus. Harga tetap pada brief yang tidak jelas adalah yang terburuk dari kedua dunia: freelancer harus mempertahankan garis yang tidak digambar siapa pun, dan biasanya menyerah mempertahankannya.

Penetapan harga per jam menyerap perubahan dengan lancar, karena pekerjaan tambahan hanya membutuhkan jam tambahan. Yang tidak dilakukannya adalah menghentikan Anda untuk mengeluarkan uang. Creep masih terjadi, hanya saja muncul di faktur daripada di atmosfer, jadi pekerjaan per jam membutuhkan batas anggaran dan ritme check-in daripada dokumen ruang lingkup.

Untuk sebagian besar pembeli yang mempekerjakan freelancer untuk pekerjaan yang terdefinisi, harga tetap ditambah definisi selesai yang ditulis dengan benar adalah default yang tepat. Cadangkan per jam untuk pekerjaan eksplorasi yang benar-benar tidak ada yang bisa mengatakan sebelumnya seperti apa hasil akhirnya — dan terima bahwa dalam kasus itu Anda membeli waktu, bukan hasil.

Apa pun yang Anda pilih, tarif pasar sangat bervariasi berdasarkan ruang lingkup, kompleksitas, dan pengalaman. Panduan kami tentang berapa biaya situs web dan berapa biaya SEO freelancer memberikan rentang tipikal dan, yang lebih berguna, menjelaskan variabel mana yang menggerakkan harga.

Menjaga ruang lingkup tetap ketat di Zinn Hub

Di Zinn Hub, mekanisme platform bekerja mendukung ruang lingkup yang ketat, asalkan Anda menggunakannya dengan sengaja. Penjual disebut Zinners dan daftar mereka adalah Zinns; Zinn adalah layanan harga tetap dengan ruang lingkup yang dijelaskan pada daftar, jadi sebagian besar pekerjaan definisi sudah selesai sebelum Anda memesan. Pembeli tidak membayar biaya platform, semua harga dalam USD, dan ulasan memerlukan pembelian yang dikonfirmasi.

Pesanan ditempatkan dan dibayar sebagai pesanan utuh — tidak ada pembayaran bertahap atau berdasarkan pencapaian — jadi pekerjaan tambahan biasanya ditangani sebagai pesanan terpisah daripada sebagai perubahan pada pesanan asli. Itu terdengar seperti detail administratif, tetapi itu diam-diam adalah mekanisme anti-creep paling efektif di platform: pesanan tambahan memiliki harga dan ruang lingkupnya sendiri, dan tidak ada ambiguitas tentang apakah itu termasuk. Jika Anda ingin memahami cara kerja sisi uang, lihat apa itu escrow dan bagaimana cara melindungi Anda.

Untuk pekerjaan yang perlu dibentuk terlebih dahulu, posting proyek gratis dengan definisi selesai Anda dan pengecualian Anda yang tertulis dalam brief, dan pilih dari proposal yang kembali — proposal itu sendiri akan memberi tahu Anda siapa yang membacanya. Kategori seperti desain ulang situs web dan penulisan naskah dan naskah penjualan adalah titik awal yang baik, dan Anda dapat menelusuri orang secara langsung berdasarkan satu keterampilan seperti penulisan naskah atau membuka layanan yang ditandai penulisan naskah.

Untuk pekerjaan kecil yang terdefinisi dengan jelas, Micro Zinns adalah pilihan yang tepat. Mereka adalah layanan harga tetap seharga $5, $10, $15 atau $20 dengan hasil yang dijelaskan secara ketat, yang membuatnya hampir anti-creep secara konstruksi. Jelajahi mereka pada tingkat $15, atau berdasarkan kategori untuk perbaikan dan penyesuaian bug situs web atau salinan situs web. Pekerjaan web yang lebih besar dimulai secara masuk akal dari pasar desain web.