Cara Mengelola Freelancer Jarak Jauh Tanpa Micromanaging

Sebagian besar pengalaman buruk dengan freelancer tidak disebabkan oleh freelancer yang buruk. Hal itu disebabkan oleh pembeli yang tidak pernah mengatakan dengan jelas seperti apa “baik” itu, lalu mengisi kekosongan dengan kecemasan: tiga pesan sehari, permintaan untuk berbagi layar, “panggilan cepat” yang menghabiskan waktu seharian. Freelancer menjadi defensif, pembeli menjadi curiga, dan pekerjaan yang seharusnya memakan waktu seminggu menjadi tiga minggu.

Solusinya bukanlah pengawasan yang lebih banyak. Ini adalah struktur yang lebih baik di awal, lalu pengawasan yang sengaja lebih sedikit setelahnya. Seorang freelancer adalah pemasok yang memberikan hasil yang disepakati, bukan anggota staf junior yang membutuhkan pengawasan. Kelola hasilnya dengan baik dan Anda hampir tidak perlu mengelola orangnya sama sekali. Berikut adalah cara mengaturnya, sesuai urutan yang sebenarnya Anda butuhkan.

Mengapa mengelola freelancer tidak sama dengan mengelola karyawan

Seorang karyawan dibayar untuk waktu dan ketersediaannya. Anda dapat secara wajar mengharapkan mereka dapat dihubungi selama jam kerja, untuk mengambil apa pun yang mendarat di meja mereka, dan untuk menyerap ringkasan yang berubah karena menyerap ringkasan yang berubah adalah bagian dari pekerjaan. Tidak ada satu pun dari hal tersebut yang berlaku untuk freelancer. Anda membeli hasil yang ditentukan dengan harga yang disepakati, dan setiap hal yang Anda tambahkan setelahnya adalah niat baik yang Anda keluarkan atau pekerjaan yang seharusnya Anda bayar.

Perbedaan itu segera mengubah tiga hal. Pertama, ketersediaan tidak tersirat — seorang freelancer hampir pasti memiliki klien lain, dan mengharapkan balasan instan berarti mengharapkan menjadi satu-satunya pelanggan seseorang. Kedua, arahan tidak gratis — setiap kali Anda berubah pikiran, Anda mengonsumsi kapasitas yang dihargai berdasarkan ringkasan asli. Ketiga, motivasi tidak dikelola oleh Anda; itu dikelola oleh reputasi freelancer sendiri, pekerjaan berulang, dan ulasan.

Setelah Anda menginternalisasi hal itu, seluruh hubungan menjadi lebih mudah. Tugas Anda adalah menjadi klien yang luar biasa jelas: tepat tentang apa yang Anda inginkan, cepat menjawab pertanyaan, jujur tentang tenggat waktu, dan dapat diprediksi kapan Anda akan meninjau. Pembeli yang melakukan itu mendapatkan pilihan pertama dari freelancer yang baik, karena freelancer yang baik berbicara tentang siapa yang mudah diajak bekerja sama.

Lakukan pengaturan dengan benar sebelum hari pertama

Hampir setiap masalah yang muncul di minggu kedua dibuat pada jam sebelum pekerjaan dimulai. Sebelum Anda memesan atau menerima proposal, tuliskan dan sepakati lima hal di tempat yang sama.

• Hasil yang dapat disampaikanApa yang akan Anda terima, dalam format apa, dan berapa banyak. “Sebuah logo” bukanlah hasil yang dapat disampaikan; “logo utama, varian bertumpuk, dan favicon, disediakan sebagai SVG dan PNG” adalah.
• Definisi selesaiUji yang akan Anda terapkan saat Anda melihatnya. Ditulis, sehingga tidak ada dari Anda yang menebak-nebak.
• RevisiBerapa banyak putaran yang termasuk, dan apa yang dihitung sebagai putaran daripada pekerjaan baru.
• TanggalTanggal pengiriman, dan tanggal di mana Anda akan memberikan umpan balik. Tenggat waktu Anda juga merupakan bagian dari jadwal.
• MasukanApa yang Anda berikan kepada mereka: salinan, gambar, login, file merek, pembuat keputusan yang menjawab. Cantumkan, dengan tanggal.

Jika menulis itu terasa seperti kerja keras, itulah intinya — Anda melakukan pemikiran sekarang daripada membayar seseorang untuk melakukannya dengan buruk nanti. Panduan kami tentang menulis ringkasan proyek yang menghasilkan proposal hebat mencakup format secara rinci, dan itu berfungsi ganda sebagai dokumen manajemen untuk seluruh pekerjaan.

Lakukan pemeriksaan sebelum tahap ini, bukan selama itu. Setelah pekerjaan dimulai, Anda mengelola; Anda seharusnya tidak masih memutuskan apakah Anda mempercayai mereka. Jika Anda belum yakin, baca cara memeriksa freelancer dengan benar terlebih dahulu.

Permulaan: tiga puluh menit yang menghemat waktu berminggu-minggu

Pesan atau panggilan singkat di awal adalah setengah jam dengan pengembalian tertinggi di seluruh proyek. Ini bukan panggilan sosial dan bukan pengulangan ringkasan. Ini ada untuk memunculkan hal-hal yang tidak dapat dilakukan oleh ringkasan tertulis: asumsi, hal yang tidak diketahui, dan batasan.

1. Minta mereka untuk memutar ulang ringkasan

Minta freelancer menjelaskan, dengan kata-kata mereka sendiri, apa yang mereka pikir sedang mereka bangun dan mengapa. Setiap kesalahpahaman yang Anda tangkap di sini tidak merugikan Anda; kesalahpahaman yang sama yang tertangkap saat pengiriman membutuhkan putaran revisi penuh. Jika versi mereka lebih baik dari Anda, adopsi itu.

2. Tanyakan apa yang akan membuat ini salah

Freelancer berpengalaman tahu persis di mana pekerjaan seperti milik Anda biasanya tergelincir — klien yang tidak bisa mendapatkan persetujuan, aset merek yang hilang, pemangku kepentingan yang muncul di akhir. Tanyakan secara langsung. Anda akan mendapatkan daftar risiko secara gratis dari seseorang yang pernah melihatnya gagal sebelumnya.

3. Sepakati ritme dan saluran

Perbaiki irama check-in, satu saluran yang akan Anda berdua gunakan, dan waktu respons yang Anda berdua komit. Ucapkan dengan lantang agar menjadi kesepakatan bersama daripada harapan pribadi Anda.

4. Konfirmasi apa yang Anda berutang kepada mereka dan kapan

Ulangi masukan Anda dengan tanggal. Penundaan dari sisi pembeli adalah penyebab paling umum dari proyek yang terlambat, dan itu adalah hal yang tidak pernah dicatat oleh siapa pun.

Pilih ritme check-in dan patuhi itu

Kontak acak adalah musuh. Jika seorang freelancer tidak tahu kapan Anda akan meminta pembaruan berikutnya, mereka akan bertahan dari kemungkinan bahwa itu adalah sekarang — yang berarti menjaga sesuatu tetap rapi setiap saat alih-alih melakukan bagian tengah pekerjaan yang mendalam dan berantakan. Ritme yang tetap menghilangkan pajak itu sepenuhnya.

Untuk pekerjaan beberapa hari, satu check-in di titik tengah sudah cukup. Untuk pekerjaan beberapa minggu, pembaruan tertulis singkat dua kali seminggu bekerja lebih baik daripada panggilan mingguan, karena bersifat asinkron dan meninggalkan catatan. Untuk apa pun yang lebih lama, sepakati slot tetap dan perlakukan itu sebagai satu-satunya kontak terjadwal; yang lainnya didorong oleh pengecualian.

Jaga format pembaruan tetap kecil dan dapat diulang. Tiga baris sudah cukup: apa yang bergerak sejak terakhir kali, apa selanjutnya, dan apa pun yang terhambat oleh Anda. Jika seorang freelancer harus menulis esai untuk memperbarui Anda, mereka akan mulai menulisnya alih-alih bekerja, dan Anda akan menemukan pelaporan status untuk tim yang beranggotakan satu orang.

Tahan keinginan untuk meminta pelacakan waktu pada pekerjaan dengan harga tetap. Anda membeli hasil; jam kerja adalah masalah freelancer, dan memintanya menandakan bahwa Anda tidak benar-benar percaya harganya. Jika Anda benar-benar membutuhkan visibilitas jam kerja, itu adalah sinyal bahwa Anda seharusnya mempekerjakan per jam — keputusan yang berbeda, dibuat di awal.

Satu tempat untuk bekerja, satu tempat untuk berbicara

Bagian paling efektif dari kebersihan kerja jarak jauh adalah menolak membiarkan proyek hidup di empat tempat sekaligus. Putuskan, pada hari pertama, di mana percakapan terjadi dan di mana file dan keputusan berada — lalu bersikaplah ketat tentang hal itu, terutama dengan diri Anda sendiri.

Percakapan harus tetap dalam satu utas. Membaginya di seluruh kotak masuk pasar, email, dan aplikasi perpesanan menjamin bahwa satu instruksi yang penting ada di saluran yang tidak dicari siapa pun. Di Zinn Hub, utas pesanan adalah default yang masuk akal: tetap terlampir pada pesanan, kedua belah pihak dapat menemukannya, dan tidak bergantung pada salah satu dari Anda yang mengingat aplikasi mana yang Anda gunakan.

Keputusan membutuhkan tempat yang bukan log obrolan. Dokumen singkat yang sedang berjalan — bahkan satu halaman yang mencantumkan keputusan yang disepakati dengan tanggal — mengakhiri sebagian besar argumen “tapi kami bilang” sebelum dimulai. Tambahkan baris setiap kali sesuatu diselesaikan. Ini membutuhkan waktu beberapa detik dan merupakan asuransi termurah dalam freelancing.

File membutuhkan satu sumber kebenaran dengan versi yang jelas. “final-v3-REAL-final” adalah gejala, bukan konvensi penamaan. Sepakati di mana hasil akhir akan ditempatkan dan apa nama versi saat ini, dan pastikan Anda masih dapat mengaksesnya setelah pekerjaan berakhir.

Cara memberikan umpan balik yang benar-benar ditindaklanjuti

Umpan balik yang tidak jelas adalah hal paling mahal yang dihasilkan pembeli. “Saya tidak menyukainya” membutuhkan putaran revisi penuh dan tidak mengajarkan apa pun kepada freelancer tentang apa yang harus dilakukan secara berbeda. Umpan balik yang baik memiliki tiga sifat: spesifik, berlabuh pada ringkasan, dan diprioritaskan.

Bersikaplah spesifik tentang hal itu, bukan perasaannya. Bukan “beranda terasa dingin”, tetapi “judul utama terasa korporat; ringkasan kami mengatakan nadanya harus terdengar seperti seseorang yang berbicara”. Tunjuk elemen dan alasannya. Jika Anda benar-benar tidak dapat mengartikulasikan alasannya, katakan dengan jujur dan jelaskan efek yang Anda inginkan — itu masih dapat digunakan.

Jangkar itu ke ringkasan yang disepakati. Umpan balik yang melacak kembali ke sesuatu yang Anda berdua tulis adalah koreksi. Umpan balik yang tidak adalah persyaratan baru, dan menyebutnya apa adanya menjaga hubungan tetap bersih. Perbedaan itu adalah seluruh subjek panduan kami tentang menghindari penyimpangan ruang lingkup pada proyek lepas.

Prioritaskan tanpa ampun dan kirimkan sekali. Kelompokkan catatan Anda menjadi satu pesan, tandai mana yang harus diperbaiki dan mana yang merupakan preferensi, dan jangan meneteskan umpan. Seorang freelancer yang menerima sebelas komentar terpisah selama dua hari akan menanganinya dalam urutan penerimaan, bukan urutan kepentingan, dan akan menghabiskan satu putaran untuk melakukannya.

Akhirnya, katakan apa yang berhasil. Bukan sebagai kesopanan — sebagai informasi. Memberi tahu seseorang bagian mana yang harus disimpan sama direktifnya dengan memberi tahu mereka apa yang harus diubah, dan itu menghentikan revisi yang diam-diam menghancurkan bagian yang Anda sukai.

Memecah pekerjaan besar menjadi tahapan yang dapat ditinjau

Pada hal-hal yang substansial, jangan menunggu sampai akhir untuk melihat. Sepakati poin tinjauan di mana freelancer menunjukkan sesuatu yang kecil dan murah untuk diubah sebelum menjadi sesuatu yang besar dan mahal untuk diubah: peta situs sebelum desain, wireframe sebelum visual, kerangka sebelum sepuluh ribu kata, satu sampel sebelum batch lima puluh.

Ini tentang meninjau lebih awal, bukan tentang membayar secara cicilan. Di Zinn Hub, pesanan ditempatkan dan dibayar sebagai pesanan keseluruhan — tidak ada pembayaran bertahap atau berdasarkan pencapaian — jadi poin tinjauan adalah kesepakatan kerja antara Anda dan Zinner, bukan mekanisme pembayaran. Jika Anda ingin melihat bagaimana sisi uang sebenarnya bekerja, kami membahasnya di apa itu escrow dan bagaimana cara melindungi Anda.

Jaga agar setiap poin tinjauan benar-benar kecil. Nilainya berasal dari menangkap arah yang salah saat masih satu halaman pekerjaan. Poin tinjauan yang tiba dengan delapan puluh persen pekerjaan sudah dibangun bukanlah poin tinjauan; itu adalah pengiriman dengan upacara tambahan.

Dan tanggapi dengan cepat. Tinjauan tahap yang Anda tunda selama empat hari lebih merusak jadwal daripada apa pun yang mungkin dilakukan freelancer, karena mereka tidak dapat melanjutkan dan tidak dapat dengan mudah mengisi kekosongan dengan pekerjaan orang lain dalam waktu singkat.

Apa yang harus dilakukan ketika mulai salah

Terkadang memang salah, dan perbedaan antara pekerjaan yang dapat dipulihkan dan yang hilang hampir selalu seberapa awal Anda mengatakan sesuatu. Pembeli cenderung menunggu, berharap draf berikutnya memperbaikinya, dan kemudian tiba di akhir dengan marah tentang masalah yang tidak pernah diketahui freelancer.

Sebutkan kesenjangan itu lebih awal dan secara faktual. “Dua pembaruan terakhir telah meleset satu hari masing-masing dan saya belum melihat bagian kedua — apakah kita masih sesuai jadwal untuk hari Jumat?” adalah pertanyaan, bukan tuduhan, dan itu memberi freelancer yang jujur kesempatan untuk memberi tahu Anda kebenaran tentang minggu mereka.

Pisahkan masalah kualitas dari masalah komunikasi. Jika pekerjaan baik-baik saja tetapi pembaruannya tidak, perbaiki ritmenya. Jika pembaruannya baik-baik saja tetapi pekerjaannya tidak, kembali ke ringkasan dan periksa apakah mereka benar-benar gagal atau apakah Anda telah berubah pikiran. Kedua situasi itu terlihat identik dari luar dan memiliki solusi yang sama sekali berbeda.

Tetapkan satu titik pemulihan yang jelas daripada serangkaian peringatan: hal spesifik, dikirimkan pada tanggal spesifik, yang akan mengembalikan pekerjaan ke jalurnya. Jika terpenuhi, lanjutkan dan berhenti khawatir. Jika tidak, Anda memiliki keputusan yang jelas untuk dibuat daripada penyimpangan yang tidak terbatas.

Jika hubungan telah rusak sepenuhnya, tangani melalui platform daripada dengan argumen dalam utas. Zinn Hub memiliki proses resolusi untuk perselisihan dan pembatalan, dan catatan pesanan — ringkasan, pesan, pengiriman — adalah bukti persis yang dibutuhkan proses itu. Menjaga percakapan di satu tempat, seperti di atas, adalah yang memungkinkan hal itu.

Bekerja lintas bahasa dan gaya kerja

Merekrut secara global berarti sebagian besar orang yang bekerja dengan Anda akan menulis kepada Anda dalam bahasa kedua, ketiga, atau keempat mereka. Bahasa Inggris mereka yang kurang lancar daripada Anda tidak mengatakan apa-apa tentang keterampilan mereka, dan cukup banyak tentang berapa banyak bahasa yang mereka kuasai.

Menulis untuk dipahami daripada terdengar alami. Kalimat pendek, satu instruksi per paragraf, tanpa idiom, tanpa sarkasme, dan tanggal ditulis lengkap. “Mari kita tunda itu” dan “perkirakan” adalah jenis frasa yang diam-diam menyebabkan pekerjaan yang salah dilakukan.

Konfirmasi pemahaman tanpa bersikap merendahkan. Bertanya “bisakah Anda memberi tahu saya bagaimana Anda berencana untuk mendekati bagian kedua?” memberi Anda pemeriksaan pemahaman dan jawaban yang berguna pada saat yang bersamaan. Bertanya “apakah Anda mengerti?” memberi Anda “ya” setiap saat.

Zinn Hub tersedia dalam 45 bahasa situs, dan setelah bahasa khusus pesan disertakan, Anda dapat dikirimi pesan dalam total 57 bahasa — jadi seorang Zinner mungkin membaca platform dalam bahasa mereka sendiri saat menulis kepada Anda dalam bahasa Anda. Asumsikan niat baik pada kata-kata, dan bersikaplah eksplisit tentang apa pun di mana salah tafsir akan mahal.

Zona waktu adalah separuh lainnya dari ini. Jika freelancer Anda bekerja saat Anda tidur, itu adalah keuntungan setelah Anda mengaturnya dengan benar dan gangguan konstan jika tidak — mekanismenya ada di panduan kami tentang bekerja dengan freelancer lintas zona waktu.

Akses, serah terima, dan menjaga kunci

Manajemen akses tidak glamor dan di sinilah pembeli sangat dirugikan. Berikan akses paling sedikit yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan, dari akun milik Anda. Buat pengguna terpisah untuk freelancer daripada menyerahkan kata sandi Anda sendiri, dan hapus saat pekerjaan berakhir.

Miliki fondasi sendiri. Domain, hosting, akun iklan, analitik, dan daftar toko aplikasi harus didaftarkan atas nama Anda dengan tagihan Anda, dan freelancer ditambahkan sebagai pengguna. Situs dan kampanye yang dibangun kembali dari awal setahun kemudian biasanya dibangun kembali karena yang asli berada di dalam akun orang lain.

Sepakati serah terima sebagai bagian dari hasil akhir, bukan sebagai pemikiran setelahnya. File sumber, format yang dapat diedit, catatan singkat tentang bagaimana hal-hal terstruktur, dan kredensial apa pun yang dibuat selama proses. Jika tidak ada dalam ringkasan, itu tidak ada dalam harga, dan memintanya di akhir adalah permintaan perubahan.

Kepemilikan karya itu sendiri — hak cipta, lisensi, apa yang boleh Anda lakukan dengan desain atau sepotong kode setelahnya — bervariasi berdasarkan yurisdiksi dan apa yang Anda sepakati. Panduan ini adalah informasi umum, bukan nasihat hukum; jika hak-hak tersebut penting secara komersial, tuangkan secara tertulis di awal dan mintalah nasihat yang tepat untuk negara Anda sendiri.

Mengelola Zinner di Zinn Hub

Di Zinn Hub, penjual disebut Zinners dan daftar mereka adalah Zinns. Zinners diverifikasi dengan ID foto yang dikeluarkan pemerintah dan bukti keterampilan serta pekerjaan mereka sebelumnya, dan ulasan memerlukan pembelian yang dikonfirmasi — jadi profil yang Anda baca telah diperoleh daripada ditulis. Pembeli tidak membayar biaya platform, dan semua harga dalam USD.

Ada tiga cara untuk memulai hubungan kerja, dan masing-masing membentuk cara Anda akan mengelolanya. Anda dapat membeli Zinn dengan harga tetap secara langsung, yang merupakan cakupan paling ketat dan manajemen paling sedikit. Anda dapat memposting proyek gratis dengan ringkasan dan anggaran Anda dan memilih dari proposal yang masuk, yang cocok untuk pekerjaan yang perlu dibentuk. Atau Anda dapat langsung menelusuri asisten virtual dan pekerja lepas pendukung, mempersempit berdasarkan satu keterampilan seperti manajemen proyek, dan mengundang orang yang Anda suka ke dalam ringkasan Anda.

Jika Anda merekrut untuk bantuan berkelanjutan daripada sekali pakai, pasar asisten virtual dan layanan yang ditandai asisten virtual adalah titik awal yang tepat, dan manajemen proyek adalah kategori tersendiri jika Anda ingin seseorang menjalankan pekerjaan daripada melakukannya.

Sebelum berkomitmen pada hubungan jangka panjang, lakukan uji coba berbayar. Micro Zinns adalah layanan harga tetap seharga $5, $10, $15 atau $20, yang membuat pesanan uji coba nyata cukup murah untuk menjadi kesalahan pembulatan. Telusuri mereka pada tingkat $10 atau berdasarkan kategori untuk bantuan manajemen proyek — metode ini dijelaskan secara lengkap dalam menguji pekerja lepas sebelum Anda berkomitmen.