Thuê Trợ lý ảo người Philippines — Hỗ trợ đã được xác minh, thông thạo tiếng Anh

Trợ lý ảo người Philippines thực sự làm gì

Trợ lý ảo là một chức danh công việc ẩn chứa một phạm vi công việc khổng lồ, đó là lý do tại sao rất nhiều lần thuê đầu tiên gây thất vọng. Các vai trò thành công được nhóm thành bốn lĩnh vực. Lĩnh vực điều hành là quản lý hộp thư đến, quản lý lịch và điều phối nhật ký. Lĩnh vực khách hàng là hỗ trợ khách hàng qua email, bộ phận trợ giúp và trò chuyện trực tiếp, bao gồm hoàn tiền, trả hàng và các vé mà không ai muốn.

Lĩnh vực vận hành là nơi người bán thương mại điện tử nhận được giá trị lớn nhất: đăng sản phẩm và duy trì danh mục, xử lý đơn hàng, theo dõi nhà cung cấp và đối chiếu kho hàng. Lĩnh vực tăng trưởng bao gồm xây dựng danh sách để tạo khách hàng tiềm năng, đặt lịch hẹn, lên lịch truyền thông xã hội và hỗ trợ kế toán nhẹ nhàng như mã hóa biên lai. Chọn một lĩnh vực cho lần thuê đầu tiên; các trợ lý được yêu cầu đảm nhiệm cả bốn lĩnh vực hiếm khi giỏi bất kỳ lĩnh vực nào trong số đó.

Tại sao lại là Philippines, và lợi thế thực sự đến từ đâu

Câu trả lời rõ ràng là tiếng Anh, và điều đó đúng: đây là một ngôn ngữ chính thức, là phương tiện giảng dạy trong hầu hết các bậc giáo dục đại học, và sản phẩm viết thường không cần chỉnh sửa nhiều trước khi khách hàng nhìn thấy. Lợi thế sâu sắc hơn là ngành gia công quy trình kinh doanh. Philippines đã thực hiện công việc hỗ trợ, bán hàng và văn phòng hậu cần thuê ngoài cho các công ty phương Tây trong nhiều thập kỷ, vì vậy có một lượng lớn người đã hiểu rõ về hàng đợi vé, mục tiêu thời gian phản hồi và các lộ trình leo thang.

Yếu tố thứ ba là văn hóa. Các trợ lý người Philippines thường làm việc theo cách lấy mối quan hệ làm trọng tâm hơn là giao dịch, điều này có xu hướng thể hiện qua việc trả lời khách hàng kiên nhẫn và các mối quan hệ công việc kéo dài trong nhiều năm thay vì vài tuần. Nhược điểm là một trợ lý rất lịch sự có thể báo cáo thiếu một trở ngại để tránh làm bạn thất vọng, vì vậy hãy xây dựng lộ trình leo thang vào yêu cầu và nói rõ ràng rằng việc nêu ra vấn đề sớm là hành vi mong muốn.

Múi giờ: PHT không bao giờ thay đổi

Giờ chuẩn Philippines giữ một đồng hồ quanh năm, không có giờ tiết kiệm ánh sáng ban ngày, vì vậy giờ Manila mà bạn đồng ý vào tháng 1 cũng giống như tháng 7. Đối với các doanh nghiệp Úc, đây là một sự trùng khớp gần đúng — giữa buổi sáng ở Manila là giờ ăn trưa ở Sydney — mặc dù khoảng cách này dao động từ hai đến ba giờ khi Úc áp dụng giờ tiết kiệm ánh sáng ban ngày, và Perth có cùng múi giờ chính xác. Đối với Singapore và Malaysia, đây là sự trùng khớp chính xác; lục địa Đông Nam Á, bao gồm Thái Lan, Việt Nam và miền tây Indonesia, chậm hơn một giờ. Đó là lý do tại sao Philippines kết hợp rất tốt với các thị trường như Singapore và Indonesia.

Đối với Vương quốc Anh, một trợ lý làm việc khoảng 14:00 đến 23:00 giờ Manila sẽ trực tuyến trong suốt buổi sáng của bạn và đến đầu buổi chiều, điều này thường đủ cho một hàng đợi hỗ trợ. Đối với Hoa Kỳ, để có sự trùng khớp thời gian thực cần một ca đêm ở Manila — và vì rất nhiều nhân viên địa phương đã làm chính xác điều đó cho các tài khoản thuê ngoài, đây là một yêu cầu bình thường. Hãy thỏa thuận ca làm việc bằng văn bản trước khi bạn thuê.

Theo nhiệm vụ, bán thời gian hay toàn thời gian?

Start task-based. A fixed-price job or a Micro Zinn® lets you test quality, communication and turnaround for the cost of an afternoon, and you learn more from one completed task than from three interviews. It also forces you to write down what the task actually involves, which is usually the harder half of the problem.

Chuyển sang giờ bán thời gian khi bạn có một quy trình được ghi lại đáng giá vài giờ mỗi tuần — hộp thư đến hỗ trợ, quy trình đăng bài, chu kỳ báo cáo hàng tuần. Chuyển sang toàn thời gian chỉ khi một người sở hữu một chức năng từ đầu đến cuối và bạn có đủ khối lượng để giữ cho họ bận rộn mà không cần tạo ra công việc. Mua giờ trước khi bạn có một quy trình để lấp đầy chúng là sai lầm phổ biến nhất khi thuê lần đầu.

Cách viết bản tóm tắt công việc và quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP)

Một bản tóm tắt hiệu quả phải là một kết quả cộng với một quy tắc quyết định, chứ không phải một mong muốn. Bản tóm tắt cần có bảy phần: mục tiêu trong một câu; yếu tố kích hoạt bắt đầu công việc; các công cụ và tài khoản liên quan; các bước theo thứ tự; các quy tắc quyết định cho các trường hợp khó xử; hoàn thành trông như thế nào; và điểm leo thang mà trợ lý nên hỏi bạn thay vì đoán. Phần cuối cùng đó là điều phân biệt một bản tóm tắt với một danh sách việc cần làm.

Biến một bản tóm tắt lặp lại thành một quy trình vận hành tiêu chuẩn lần thứ hai bạn thực hiện nó. Một SOP tốt là một trang gồm các bước được đánh số với một hoặc hai ảnh chụp màn hình, do trợ lý sở hữu và cập nhật khi họ gặp các trường hợp mới. Trong vòng vài tuần, bạn sẽ có tài liệu mà bạn có thể giao cho một trợ lý thứ hai — điều này giúp vai trò tồn tại qua một kỳ nghỉ.

Công cụ bàn giao giúp giảm tải công việc nặng nhọc

Ba loại công cụ thực hiện gần như tất cả các công việc bàn giao. Ghi màn hình là loại đầu tiên: tự ghi lại quá trình bạn thực hiện công việc một lần, tường thuật các quyết định thay vì các cú nhấp chuột. Một video Loom dài năm phút thay thế một trang văn xuôi. Tài liệu chia sẻ là loại thứ hai: giữ thư viện SOP trong một ổ đĩa chia sẻ hoặc wiki mà trợ lý có thể chỉnh sửa, không phải trong một tệp đính kèm sẽ lỗi thời ngay khi bạn gửi nó.

Thứ ba là trình quản lý mật khẩu, và nó không phải là tùy chọn. Không bao giờ gửi thông tin đăng nhập trong cuộc trò chuyện. Sử dụng trình quản lý có kho lưu trữ chia sẻ và quyền truy cập từng mục, để bạn có thể cấp chính xác các tài khoản mà vai trò cần và thu hồi chúng trong một hành động sau này. Nơi một nền tảng cung cấp quyền truy cập được ủy quyền gốc — một người dùng phụ, một tài khoản nhân viên, một chỗ ngồi hộp thư đến chia sẻ — hãy sử dụng cái đó thay thế.

Cách ký quỹ và đánh giá đã xác minh giảm thiểu rủi ro khi thuê lần đầu

Rủi ro thực sự khi thuê từ xa lần đầu không phải là mức lương, mà là cam kết tiền bạc và thời gian cho một người mà bạn chưa thể đánh giá. Mọi Zinner đều được xác minh danh tính và kỹ năng, và các đánh giá chỉ đến từ các giao dịch mua đã được xác nhận — xếp hạng phản ánh công việc đã hoàn thành, không phải ý kiến ẩn danh.

Khoản thanh toán của bạn sau đó được giữ trong ký quỹ và chỉ được giải ngân khi bạn xác nhận việc giao hàng khớp với yêu cầu, vì vậy một nhiệm vụ đầu tiên không như ý sẽ khiến bạn mất thời gian chứ không phải tiền. Về phía người bán, phần của Zinner được giải ngân khi thanh toán. Không có phí nền tảng cho người mua, và bạn có thể thanh toán bằng hơn 100 tùy chọn bao gồm thẻ, PayPal và tiền điện tử. Người mua mới có thể nhận đơn hàng đầu tiên miễn phí, với toàn bộ số tiền được hoàn lại khi hoàn thành. Duyệt qua danh mục Trợ lý ảo, thị trường trợ lý ảo rộng hơn, hoặc các chuyên gia như trợ lý điều hành hoặc trợ lý ảo Shopify.

Khi công việc vượt quá phạm vi hành chính, cùng một nhóm nhân tài Philippines bao gồm biên tập viên video Philippines, nhà phát triển WordPress Philippines, thiết kế web Philippines, viết nội dung Philippines, dịch vụ SEO Philippines và xây dựng liên kết Philippines. Nếu bạn đang cân nhắc các nền tảng trước, hãy đọc lựa chọn thay thế Upwork cho Philippines và lựa chọn thay thế Fiverr cho trợ lý ảo, hoặc duyệt qua mọi thị trường trên Địa điểm.