Cum să gestionezi un freelancer la distanță fără a microgestiona

Majoritatea experiențelor proaste cu freelanceri nu sunt cauzate de freelanceri proști. Ele sunt cauzate de un cumpărător care nu a spus niciodată clar cum arată binele”, apoi a umplut tăcerea cu anxietate: trei mesaje pe zi, o cerere de partajare a ecranului, un apel rapid” care consumă o după-amiază. Freelancerul devine defensiv, cumpărătorul devine suspicios, iar o lucrare care ar fi trebuit să dureze o săptămână durează trei.

Soluția nu este mai multă supraveghere. Este o structură mai bună de la început, apoi, în mod deliberat, mai puțină supraveghere ulterior. Un freelancer este un furnizor care livrează un rezultat convenit, nu un membru junior al personalului care are nevoie de supraveghere. Gestionează bine rezultatul și aproape niciodată nu va trebui să gestionezi persoana. Iată cum să configurezi acest lucru, în ordinea în care vei avea nevoie de el.

De ce gestionarea unui freelancer nu înseamnă gestionarea unui angajat

Un angajat este plătit pentru timpul și disponibilitatea sa. Te poți aștepta în mod rezonabil să fie disponibil în timpul orelor de lucru, să preia orice îi cade pe birou și să absoarbă un brief în schimbare, deoarece absorbirea brief-urilor în schimbare face parte din job. Nimic din toate acestea nu se aplică unui freelancer. Cumperi un rezultat definit la un preț convenit, iar tot ceea ce adaugi ulterior este fie bunăvoință pe care o cheltui, fie muncă pentru care ar trebui să plătești.

Această diferență schimbă imediat trei lucruri. În primul rând, disponibilitatea nu este implicită — un freelancer are aproape sigur alți clienți, iar așteptarea unor răspunsuri instantanee înseamnă să te aștepți să fii singurul client al cuiva. În al doilea rând, direcția nu este gratuită — de fiecare dată când te răzgândești, consumi capacitate care a fost prețuită în raport cu brief-ul original. În al treilea rând, motivația nu este gestionată de tine; este gestionată de propria reputație a freelancerului, de munca repetată și de recenzii.

Odată ce internalizezi acest lucru, întreaga relație devine mai ușoară. Treaba ta este să fii un client neobișnuit de clar: precis în ceea ce vrei, rapid în a răspunde la întrebări, sincer în privința termenelor limită și previzibil în privința momentului în care vei revizui. Cumpărătorii care fac acest lucru obțin prima alegere a freelancerilor buni, deoarece freelancerii buni vorbesc despre cine este ușor de lucrat.

Configurează corect înainte de prima zi

Aproape fiecare problemă care apare în a doua săptămână a fost creată în ora dinaintea începerii lucrului. Înainte de a plasa o comandă sau de a accepta o propunere, notează și stabilește cinci lucruri în același loc.

• LivrabilulCe vei primi, în ce format și câte. Un logo” nu este un livrabil; un logo principal, o variantă suprapusă și un favicon, furnizate ca SVG și PNG” este.
• Definiția finalizăriiTestul pe care îl vei aplica atunci când îl vei examina. Scris, astfel încât niciunul dintre voi să nu ghicească.
• ReviziiCâte runde sunt incluse și ce se consideră o rundă, mai degrabă decât o nouă lucrare.
• DateData livrării și data până la care vei oferi feedback. Termenul tău limită face parte și el din program.
• IntrăriCe le datorezi: text, imagini, date de conectare, fișiere de brand, un decident care răspunde. Listează-le, cu date.

Dacă scrierea acestui lucru pare o muncă grea, acesta este scopul — faci gândirea acum în loc să plătești pe cineva să o facă prost mai târziu. Ghidul nostru despre scrierea unui brief de proiect care obține propuneri excelente acoperă formatul în detaliu și servește și ca document de management pentru întreaga lucrare.

Fă verificarea înainte de această etapă, nu în timpul ei. Odată ce lucrul a început, gestionezi; nu ar trebui să mai decizi dacă ai încredere în ei. Dacă nu ești încă sigur, citește mai întâi cum să verifici corect un freelancer.

Lansarea: treizeci de minute care îți economisesc săptămâni

Un mesaj scurt sau un apel de lansare la început este cea mai rentabilă jumătate de oră din întregul proiect. Nu este un apel social și nu este o repetare a brief-ului. Există pentru a scoate la iveală lucrurile pe care un brief scris nu le poate: presupuneri, necunoscute și constrângeri.

1. Roagă-i să-ți prezinte brief-ul

Roagă freelancerul să descrie, în propriile cuvinte, ce crede că construiește și de ce. Fiecare neînțelegere pe care o prinzi aici nu te costă nimic; aceeași neînțelegere prinsă la livrare costă o rundă completă de revizuire. Dacă versiunea lor este mai bună decât a ta, adopt-o.

2. Întreabă ce ar putea merge prost

Freelancerii experimentați știu exact unde o lucrare ca a ta deraiază de obicei — un client care nu poate obține aprobarea, active de brand lipsă, un stakeholder care apare la final. Întreabă direct. Vei obține o listă de riscuri gratuit de la cineva care a văzut deja eșecul.

3. Stabilește ritmul și canalul

Stabiliți cadența verificărilor, canalul unic pe care îl veți folosi amândoi și timpul de răspuns la care vă angajați fiecare. Spuneți-o cu voce tare, astfel încât să fie un acord reciproc, mai degrabă decât o așteptare privată.

4. Confirmați ce le datorați și când

Repetați-vă contribuțiile cu date. Întârzierea din partea cumpărătorului este cea mai comună cauză a unui proiect întârziat și este cea pe care nimeni nu o notează.

Alegeți un ritm de verificare și respectați-l

Contactul aleatoriu este inamicul. Dacă un freelancer nu știe când îi veți cere următoarea actualizare, se apără împotriva posibilității ca aceasta să fie acum — ceea ce înseamnă să mențină ceva prezentabil în permanență, în loc să facă partea de mijloc, profundă și dezordonată a lucrării. Un ritm fix elimină complet această taxă.

Pentru o lucrare de câteva zile, o verificare la jumătatea drumului este suficientă. Pentru o lucrare de câteva săptămâni, o scurtă actualizare scrisă de două ori pe săptămână funcționează mai bine decât un apel săptămânal, deoarece este asincronă și lasă o înregistrare. Pentru orice perioadă mai lungă, stabiliți un interval fix și tratați-l ca fiind singurul contact programat; orice altceva este bazat pe excepții.

Păstrați formatul actualizării mic și repetabil. Trei rânduri sunt suficiente: ce s-a mișcat de la ultima dată, ce urmează și orice este blocat din cauza dumneavoastră. Dacă un freelancer trebuie să scrie un eseu pentru a vă actualiza, va începe să-l scrie în loc să lucreze, și veți fi inventat raportarea stării pentru o echipă de unul singur.

Rezistați tentației de a cere urmărirea timpului pentru o lucrare cu preț fix. Ați cumpărat un rezultat; orele sunt problema freelancerului, iar solicitarea lor semnalează că nu credeți cu adevărat în preț. Dacă aveți nevoie cu adevărat de vizibilitate asupra orelor, acesta este un semnal că ar fi trebuit să angajați pe oră — o decizie diferită, luată la început.

Un loc pentru muncă, un loc pentru discuții

Cea mai eficientă măsură de igienă a muncii la distanță este refuzul de a lăsa un proiect să trăiască în patru locuri simultan. Decideți, în prima zi, unde au loc conversațiile și unde se află fișierele și deciziile — apoi fiți stricți în privința asta, mai ales cu dumneavoastră înșivă.

Conversația ar trebui să rămână într-un singur fir. Împărțirea ei între o căsuță de mesaje de pe piață, e-mail și o aplicație de mesagerie garantează că instrucțiunea importantă se află pe canalul pe care nimeni nu l-a căutat. Pe Zinn Hub, firul comenzii este implicitul logic: rămâne atașat comenzii, ambele părți îl pot găsi și nu depinde de niciunul dintre voi să-și amintească ce aplicație ați folosit.

Deciziile au nevoie de un loc care să nu fie un jurnal de chat. Un document scurt și continuu — chiar și o singură pagină care listează deciziile convenite cu date — pune capăt majorității argumentelor de tip dar am spus” înainte ca acestea să înceapă. Adăugați o linie de fiecare dată când ceva este stabilit. Durează secunde și este cea mai ieftină asigurare în freelancing.

Fișierele au nevoie de o singură sursă de adevăr cu o versiune clară. final-v3-REAL-final” este un simptom, nu o convenție de denumire. Stabiliți unde ajung livrabilele și cum se numește versiunea curentă, și asigurați-vă că o puteți accesa și după încheierea lucrării.

Cum să oferiți feedback care să fie pus în practică

Feedback-ul vag este cel mai costisitor lucru pe care îl produce un cumpărător. Nu-mi place” costă o rundă completă de revizuire și nu-l învață pe freelancer nimic despre ce să facă diferit. Feedback-ul bun are trei proprietăți: este specific, este ancorat la brief și este prioritizat.

Fiți specific cu privire la lucru, nu la sentiment. Nu pagina de pornire pare rece”, ci titlul principal sună corporatist; brief-ul nostru spunea că tonul ar trebui să sune ca o persoană care vorbește”. Indicați elementul și motivul. Dacă nu puteți articula cu adevărat motivul, spuneți-o sincer și descrieți efectul pe care l-ați dorit în schimb — asta este încă utilizabil.

Ancorați-l la brief-ul convenit. Feedback-ul care se bazează pe ceva ce ați scris amândoi este o corecție. Feedback-ul care nu se bazează este o nouă cerință, iar numirea lucrurilor pe nume menține relația curată. Această distincție este întregul subiect al ghidului nostru despre evitarea extinderii necontrolate a scopului într-un proiect freelance.

Prioritizați fără milă și trimiteți-l o singură dată. Grupați-vă notițele într-un singur mesaj, marcați care sunt obligatorii și care sunt preferințe, și nu le trimiteți treptat. Un freelancer care primește unsprezece comentarii separate pe parcursul a două zile le va aborda în ordinea primirii, nu în ordinea importanței, și va consuma o rundă făcând asta.

În cele din urmă, spuneți ce funcționează. Nu din politețe — ci ca informație. A spune cuiva ce părți să păstreze este la fel de directiv ca a-i spune ce să schimbe, și oprește o revizuire să distrugă în liniște partea care v-a plăcut.

Împărțirea unei lucrări mari în etape de revizuire

Pentru orice lucrare substanțială, nu așteptați până la final pentru a verifica. Stabiliți puncte de revizuire în care freelancerul vă arată ceva mic și ieftin de modificat înainte de a deveni ceva mare și costisitor de modificat: o hartă a site-ului înainte de un design, un wireframe înainte de un vizual, o schiță înainte de zece mii de cuvinte, o singură mostră înainte de un lot de cincizeci.

Acest lucru se referă la revizuirea timpurie, nu la plata în rate. Pe Zinn Hub, o comandă este plasată și plătită în întregime — nu există plăți etapizate sau pe etape — astfel încât punctele de revizuire sunt un acord de lucru între dumneavoastră și Zinner, nu un mecanism de plată. Dacă doriți să vedeți cum funcționează de fapt partea financiară, o abordăm în ce este escrow și cum vă protejează.

Păstrați fiecare punct de revizuire cu adevărat mic. Valoarea provine din prinderea unei direcții greșite în timp ce este încă o pagină de lucru. Un punct de revizuire care ajunge cu optzeci la sută din lucrare deja construită nu este un punct de revizuire; este o livrare cu ceremonie suplimentară.

Și răspundeți rapid. O revizuire de etapă pe care o amânați patru zile face mai multe daune programului decât orice ar putea face freelancerul, deoarece acesta nu poate continua și nu poate umple cu ușurință golul cu munca altcuiva într-un timp scurt.

Ce să faci când lucrurile încep să meargă prost

Uneori lucrurile merg prost, iar diferența dintre o lucrare recuperabilă și una pierdută este aproape întotdeauna cât de devreme spui ceva. Cumpărătorii tind să aștepte, sperând că următoarea schiță va rezolva problema, și apoi ajung la final furioși din cauza unor probleme de care freelancerul nu a știut niciodată că există.

Numiți decalajul devreme și faptic. Ultimele două actualizări au întârziat cu o zi fiecare și nu am văzut încă a doua secțiune — suntem încă pe drumul cel bun pentru vineri?” este o întrebare, nu o acuzație, și îi oferă unui freelancer onest șansa de a vă spune adevărul despre săptămâna sa.

Separați o problemă de calitate de o problemă de comunicare. Dacă munca este bună, dar actualizările nu sunt, remediați ritmul. Dacă actualizările sunt bune, dar munca nu este, reveniți la brief și verificați dacă într-adevăr nu reușesc să-l îndeplinească sau dacă v-ați răzgândit. Aceste două situații arată identic din exterior și au soluții complet diferite.

Stabiliți un punct clar de recuperare, mai degrabă decât o serie de avertismente: un lucru specific, livrat până la o dată specifică, care ar readuce lucrarea pe drumul cel bun. Dacă este îndeplinit, continuați și nu vă mai faceți griji. Dacă nu este, aveți o decizie clară de luat în loc de o derivă deschisă.

Dacă relația s-a rupt complet, rezolvați problema prin intermediul platformei, mai degrabă decât prin discuții într-un fir. Zinn Hub are un proces de rezolvare pentru dispute și anulări, iar înregistrarea comenzii — brief, mesaje, livrări — este exact dovada de care are nevoie acest proces. Păstrarea conversației într-un singur loc, așa cum s-a menționat mai sus, face acest lucru posibil.

Lucrul în diferite limbi și stiluri de lucru

Angajarea la nivel global înseamnă că o bună parte dintre persoanele cu care lucrați vă vor scrie în a doua, a treia sau a patra limbă. Faptul că engleza lor este mai puțin fluentă decât a dumneavoastră nu spune nimic despre abilitățile lor și destul de multe despre câte limbi vorbesc.

Scrieți pentru a fi înțeles, mai degrabă decât pentru a suna natural. Propoziții scurte, o instrucțiune pe paragraf, fără expresii idiomatice, fără sarcasm și date scrise integral. Expresii precum Let’s park that” și ballpark it” sunt genul de fraze care duc în liniște la o muncă greșită.

Confirmați înțelegerea fără a fi condescendent. Întrebarea îmi puteți spune cum intenționați să abordați a doua parte?” vă oferă o verificare a înțelegerii și un răspuns util în același timp. Întrebarea ați înțeles?” vă va aduce da” de fiecare dată.

Zinn Hub este disponibil în 45 limbi de site, iar odată incluse limbile doar pentru mesaje, puteți primi mesaje în total în 57 limbi — deci un Zinner ar putea citi platforma în propria limbă în timp ce vă scrie în a dumneavoastră. Presupuneți bună-credință în formulare și fiți explicit cu privire la orice situație în care o interpretare greșită ar fi costisitoare.

Fusurile orare sunt cealaltă jumătate a acestei probleme. Dacă freelancerul dumneavoastră lucrează în timp ce dumneavoastră dormiți, acesta este un avantaj odată ce îl configurați corect și o iritație constantă dacă nu o faceți — mecanismele sunt în ghidul nostru despre lucrul cu freelanceri în diferite fusuri orare.

Acces, predare și păstrarea cheilor

Gestionarea accesului este neplăcută și este locul unde cumpărătorii sunt grav afectați. Acordați cel mai mic acces necesar pentru a face treaba, din conturile care vă aparțin. Creați un utilizator separat pentru freelancer, în loc să vă predați propria parolă, și eliminați-l când lucrarea se termină.

Dețineți singur bazele. Domeniile, găzduirea, conturile de anunțuri, analizele și listările din magazinele de aplicații ar trebui înregistrate pe numele dumneavoastră, cu facturarea dumneavoastră, iar freelancerul adăugat ca utilizator. Site-urile și campaniile care sunt reconstruite de la zero un an mai târziu sunt de obicei reconstruite deoarece originalul se afla în contul altcuiva.

Stabiliți predarea ca parte a livrabilului, nu ca o idee ulterioară. Fișiere sursă, formate editabile, o scurtă notă despre cum sunt structurate lucrurile și orice credențiale create pe parcurs. Dacă nu este în brief, nu este în preț, iar solicitarea la final este o cerere de modificare.

Proprietatea lucrării în sine — drepturi de autor, licențe, ce puteți face ulterior cu un design sau o bucată de cod — variază în funcție de jurisdicție și de ceea ce ați convenit. Acest ghid este o informație generală, nu un sfat juridic; dacă drepturile contează din punct de vedere comercial, puneți-le în scris de la început și cereți sfaturi adecvate pentru țara dumneavoastră.

Gestionarea unui Zinner pe Zinn Hub

Pe Zinn Hub, vânzătorii sunt numiți Zinners, iar listările lor sunt Zinns. Zinners sunt verificați cu un act de identitate cu fotografie emis de guvern și dovezi ale abilităților și lucrărilor lor anterioare, iar recenziile necesită o achiziție confirmată — astfel încât profilul pe care îl citiți a fost câștigat, nu scris. Cumpărătorii nu plătesc nicio taxă de platformă, iar toate prețurile sunt în USD.

Există trei moduri de a începe o relație de lucru, iar fiecare dintre ele modelează modul în care o veți gestiona. Puteți cumpăra un Zinn cu preț fix direct, ceea ce înseamnă cel mai restrâns domeniu de aplicare și cea mai mică gestionare. Puteți posta un proiect gratuit cu descrierea și bugetul dumneavoastră și alege dintre propunerile primite, ceea ce se potrivește lucrărilor care necesită modelare. Sau puteți naviga direct prin asistenți virtuali și freelanceri de suport, restrângeți căutarea după o singură abilitate, cum ar fi managementul proiectelor, și invitați persoanele care vă plac în descrierea dumneavoastră.

Dacă angajați pentru ajutor continuu, mai degrabă decât pentru o singură dată, piața de asistenți virtuali și serviciile etichetate asistent virtual sunt punctele de plecare potrivite, iar managementul proiectelor este o categorie în sine dacă doriți pe cineva care să conducă lucrarea, mai degrabă decât să o facă.

Înainte de a vă angaja într-o relație lungă, efectuați o probă plătită. Micro Zinns sunt servicii cu preț fix la $5, $10, $15 sau $20, ceea ce face o comandă de testare reală suficient de ieftină pentru a fi o eroare de rotunjire. Navigați-le la nivelul de $10 sau pe categorii pentru ajutor în managementul proiectelor — metoda este prezentată integral în testarea unui freelancer înainte de a vă angaja.