Cum să eviți extinderea necontrolată a proiectului într-un proiect de freelancer

Nimeni nu își propune să provoace extinderea necontrolată a proiectului. Aceasta apare ca o serie de propoziții perfect rezonabile: cât timp ești acolo, ai putea să…”, asta ar trebui să fie rapid…”, doar încă o versiune…”. Fiecare este mică. Împreună, ele transformă o lucrare de trei zile într-una de două săptămâni și transformă un freelancer căruia îi plăcea să lucreze cu tine într-unul care refuză în liniște următoarea solicitare.

Lucrul interesant despre extinderea necontrolată a proiectului este de unde provine. De obicei, nu este vorba de un freelancer care subestimează sau de un cumpărător care este dificil. Este un brief care nu a definit niciodată cum arată finalul, așa că nu a existat nicio limită de depășit. Rezolvă acest lucru și majoritatea problemei dispare — iar restul devine o scurtă conversație, lipsită de emoție, despre preț.

Ce este de fapt extinderea necontrolată a proiectului

Extinderea necontrolată a proiectului este orice extindere a lucrării dincolo de ceea ce a fost convenit, fără o modificare corespunzătoare a prețului sau a termenului limită. Ultima parte este ceea ce o face să fie o extindere necontrolată, mai degrabă decât o modificare: adăugarea de muncă și plata pentru aceasta este o tranzacție comercială normală. Adăugarea de muncă și așteptarea ca prețul inițial să rămână valabil este locul unde se produce paguba.

Se manifestă sub patru forme recognoscibile. Există adăugare — pagini suplimentare, formate suplimentare, încă o dimensiune pentru social media. Există substituție — aceeași cantitate de muncă, dar refăcută după o idee diferită, ceea ce este, în mod autentic, o a doua lucrare deghizată în revizie. Există rafinament — o serie nesfârșită de ajustări de cinci minute care, individual, nu costă nimic și, colectiv, costă zile. Și există extinderea contextului — apare un nou stakeholder cu opinii pe care brief-ul nu le-a anticipat niciodată.

Rafinamentul este cel mai periculos, deoarece este cel mai greu de numit. Nicio cerere individuală nu este nerezonabilă, așa că refuzul oricăreia dintre ele pare meschin. Singura apărare este o limită convenită în avans, motiv pentru care există runde de revizie și de ce merită să le notezi chiar și pentru o lucrare mică.

De ce se întâmplă și de ce este de obicei vina cumpărătorului

Versiunea sinceră este inconfortabilă, dar utilă: majoritatea extinderilor necontrolate ale proiectului sunt create de cumpărător, și majoritatea sunt create înainte de începerea lucrării, prin faptul că nu s-a gândit suficient de bine la ceea ce se dorea de fapt.

Uneori este o descoperire autentică — nu știai de ce ai nevoie până nu ai văzut o schiță, ceea ce este legitim și normal. Uneori este o amânare a luării deciziilor, unde o alegere care ar fi trebuit făcută în brief este făcută în a doua revizie. Uneori este un stakeholder care nu a fost niciodată consultat și care apare la final cu o viziune complet diferită. Și uneori este un simplu oportunism: freelancerul este chiar acolo, este de ajutor, iar a cere pare mai ieftin decât a nu cere.

Freelancerii înrăutățesc situația fiind prea amabili. Aproape toți spun da primelor trei cereri mici, deoarece doresc ca relația să funcționeze și sunt îngrijorați de recenzie. Până când situația scapă cu adevărat de sub control, a spune nu înseamnă a contrazice trei da”-uri anterioare, ceea ce este mult mai greu decât a spune nu de la început.

Așadar, cumpărătorul deține majoritatea pârghiilor. Dacă vrei ca o lucrare să rămână în limitele scopului său, tu trebuie să fii cel care definește marginile, deoarece persoana pe care o plătești este puțin probabil să le impună în numele tău.

Cât te costă de fapt extinderea necontrolată a proiectului

Este tentant să crezi că extinderea necontrolată a proiectului este o problemă a freelancerului: el a cotat prețul, el absoarbe depășirea. În practică, cumpărătorul plătește și el, doar că nu în numerar.

• TimpFiecare element adăugat împinge data de livrare. Lucrările care au contribuit la o lansare, o campanie sau un termen limită de tipărire sunt cele mai costisitoare întârzieri.
• CalitateUn freelancer care absoarbe munca neplătită o face mai repede, nu mai bine. Ultimele douăzeci la sută din lucrare primesc cea mai mică atenție.
• BunăvoințăZece extra-uri neplătite te costă dreptul de prim refuz în calendarul lor data viitoare, și uneori chiar întreaga relație.
• CoerențăO lucrare asamblată din treizeci de idei ulterioare arată ca atare. Adăugirile rareori se potrivesc la fel de bine ca ceva conceput integral.
• Timpul tăuO lucrare care se abate de la scop necesită o gestionare constantă. Una cu un scop bine definit nu necesită aproape deloc.

Există și o consecință legată de preț. Freelancerii care au fost păgubiți cotează defensiv, adăugând o marjă pentru modificările pe care le anticipează. Cumpărătorii cu o reputație de brief-uri stricte obțin prețuri mai avantajoase, deoarece riscul pe care îl cer cuiva să-l suporte este mai mic.

Definește finalizat” înainte de a plăti

Cel mai eficient instrument anti-extindere necontrolată a proiectului este o definiție scrisă a ceea ce înseamnă finalizat, agreată înainte ca banii să schimbe mâini. Nu trebuie să fie lungă. Trebuie să fie suficient de specifică încât două persoane care o citesc să fie de acord dacă lucrarea este completă.

1. Listează livrabilele ca obiecte numărabile

Un site web” nu este un livrabil. Cinci pagini: acasă, despre noi, servicii, index blog, contact” este. Câteva grafice pentru social media” nu este; nouă grafice, trei dimensiuni pentru fiecare dintre cele trei designuri” este. Dacă nu poți număra, nu poți spune când este gata.

2. Denumiți formatele și predarea

Ce tipuri de fișiere, editabile sau aplatizate, unde vor fi livrate și ce se întâmplă cu fișierele sursă. O cantitate surprinzătoare de fricțiune la sfârșitul proiectului este de fapt un dezacord cu privire la formate care nu a fost niciodată discutat.

3. Specificați cine furnizează ce

Text, imagini, date de conectare, active de brand, date despre produse. Orice nu furnizați, freelancerul trebuie fie să creeze, fie să aștepte – și ambele sunt în sfera de aplicare. Stabiliți date pentru contribuțiile dumneavoastră; întârzierea din partea cumpărătorului este cea mai comună cauză a unui proiect întârziat.

4. Scrieți testul de acceptare

Una sau două propoziții care descriu cum veți judeca. Paginile se încarcă corect pe mobil și desktop, toate linkurile funcționează, iar textul pe care l-am furnizat este folosit neschimbat” este un test. Sunt mulțumit de el” nu este, deoarece este infalsificabil.

Ghidul nostru despre scrierea unui brief de proiect care obține propuneri excelente acoperă întregul document în detaliu. Brieful și contractul anti-creep sunt aceeași bucată de hârtie.

Scrieți ce nu este inclus

O listă de excluderi este cea mai puțin utilizată jumătate de pagină în freelancing. Tot ceea ce nu v-ați gândit să cereți este, în mintea freelancerului, fie inclus, fie exclus – iar presupunerea lor și a dumneavoastră nu se vor potrivi. Scrierea a trei sau patru excluderi face ambele presupuneri vizibile în treizeci de secunde.

Excluderi utile într-o lucrare tipică: scrierea de conținut unde ați presupus că furnizați text; imagini de stoc și licențe; găzduire, domenii și abonamente terțe; întreținere continuă după livrare; instruire sau documentație; migrarea datelor existente; și orice depinde de o terță parte care acordă acces.

De asemenea, protejează freelancerul de o recenzie proastă pentru ceva ce nu a fost niciodată de acord să facă, motiv pentru care cei buni o salută, mai degrabă decât să i se opună. Dacă cineva reacționează prost la întrebarea ce este exclus, aceasta este o informație timpurie și ieftină despre cum va decurge restul lucrării.

Păstrați-l scurt și specific. Patru excluderi clare asupra lucrurilor despre care vă puteți imagina că vă veți certa bat o pagină de clauze legale pe care niciunul dintre voi nu le citește.

Revizii: cea mai mare sursă de creep

Mai multe proiecte depășesc bugetul la revizii decât din orice altă cauză, deoarece o revizie” este un cuvânt minunat de elastic. Două lucruri trebuie convenite: câte runde și ce este o rundă.

O rundă este un set consolidat de feedback, trimis o singură dată și acționat o singură dată. Unsprezece mesaje separate pe parcursul a trei zile nu sunt o rundă – sunt unsprezece întreruperi și costă mult mai mult decât aceleași note trimise împreună. Grupați-vă feedback-ul și trimiteți-l ca o singură listă. Acesta este obiceiul cu cel mai mare randament din întregul ghid.

Două sau trei runde sunt normale în majoritatea lucrărilor creative. Ceea ce contează mai mult decât numărul este distincția dintre o corecție și o nouă direcție. O corecție remediază ceva ce nu respectă brieful convenit. O nouă direcție cere ceva ce brieful nu a specificat niciodată sau inversează o decizie pe care ați aprobat-o anterior. Prima este inclusă; a doua este o modificare.

Spuneți-o explicit și fără jenă: Aceasta a doua este eu care mă răzgândesc, mai degrabă decât tu care ai greșit – cât ar costa să o facem așa?” Această singură propoziție previne mai multe relații proaste de freelancing decât orice clauză contractuală, deoarece elimină resentimentele de ambele părți.

În cele din urmă, obțineți aprobarea tuturor înainte de începerea rundei. Cea mai costisitoare revizie în freelancing este cea declanșată de un coleg care vede lucrarea pentru prima dată după ce ați aprobat-o.

Un proces de modificare care durează două minute

Nu aveți nevoie de software de gestionare a proiectelor. Aveți nevoie de un obicei cu trei pași, aplicat de fiecare dată când apare ceva nou.

• 1. Denumiți-lSpuneți cu voce tare că este nou: Acesta nu a fost în brieful original.” Denumirea lui îl împiedică să se strecoare ca o presupunere.
• 2. Prețuiți-lÎntrebați ce adaugă în bani și în timp. Uneori răspunsul este nimic, și este absorbit cu bunăvoință de ambele părți – dar acum este un cadou, mai degrabă decât o așteptare.
• 3. Decideți-lÎnăuntru sau afară, în scris, în același fir de discuție. Nu-l lăsați fără răspuns, deoarece o modificare nedecisă este oricum construită și discutată mai târziu.

Păstrați o notă curentă a deciziilor cu date. O singură pagină care listează ce a fost convenit și când pune capăt aproape oricărui dezacord dar am spus” înainte de a începe, și durează secunde pe zi să o mențineți.

Faceți totul într-un singur canal. Dacă jumătate din modificări au fost convenite într-o aplicație de chat și jumătate prin e-mail, nu există nicio înregistrare, iar persoana cu o memorie mai bună câștigă disputa, mai degrabă decât persoana care are dreptate. Pe Zinn Hub, firul de comandă este locul natural pentru aceasta, deoarece rămâne atașat comenzii.

Semne de avertizare timpurie

Creep-ul este ușor de oprit devreme și dureros de oprit târziu. Acestea sunt semnalele la care merită să reacționați în ziua în care le observați.

Începeți să prefațați cererile cu rapid” sau mic”. Acest cuvânt face aproape întotdeauna o muncă de scuză și este un semn fiabil că știți că cererea este în afara a ceea ce ați plătit.

Rundele de revizie nu mai converg. Runda a treia ar trebui să fie mai mică decât runda a doua. Dacă fiecare rundă are aceeași dimensiune sau este mai mare, nu rafinați o direcție – explorați, ceea ce este o muncă diferită și mai mare.

Apare o persoană nouă cu opinii. Un stakeholder care sosește târziu aduce aproape întotdeauna o schimbare de direcție. Obțineți contribuția lor în runda următoare în mod formal, mai degrabă decât să o lăsați să sosească ca o serie de comentarii redirecționate.

Freelancerul devine tăcut sau lent. Uneori sunt alți clienți. Adesea este o persoană care lucrează ore neplătite și își pierde entuziasmul. Întrebarea directă – suntem acum în afara scopului original?” – este generoasă și de obicei primește un răspuns sincer.

Nu puteți descrie ce a mai rămas de făcut. Dacă niciunul dintre voi nu poate lista elementele rămase, definiția finalizării s-a dizolvat. Opriți-vă, scrieți lista, conveniți-o și reporniți de acolo.

Când freelancerul cauzează creep-ul

Nu este întotdeauna cumpărătorul. Ocazional, extinderea vine din cealaltă parte și arată suficient de diferit pentru a merita să fie numită.

Cea mai comună versiune este bine intenționată: un freelancer entuziast adaugă lucruri pe care nu le-ați cerut niciodată, deoarece crede că îmbunătățește lucrarea. Uneori o face. De asemenea, întârzie livrarea, produce ceva ce trebuie acum să întrețineți și, ocazional, vine cu o factură atașată. Soluția este o regulă convenită la început: ideile bune sunt binevenite, dar sunt propuse înainte de a fi construite.

Versiunea mai puțin benignă este cea în care apar extra-uri ca surprize taxabile târziu în lucrare – o versiune premium” a ceva ce brieful a descris deja, sau o taxă pentru fișierele sursă care au fost întotdeauna implicate. O listă clară de livrabile și o listă de excluderi fac acest lucru aproape imposibil, ceea ce este un alt motiv pentru a le scrie.

Există, de asemenea, lucrarea subestimată, unde un freelancer a prețuit optimist și începe să reducă pentru a supraviețui. Simptomul este calitatea care scade, mai degrabă decât scopul care crește. Dacă o ofertă vine dramatic sub toate celelalte pe care le-ați primit, merită o întrebare, mai degrabă decât o sărbătoare.

În toate cele trei cazuri, răspunsul este același: reveniți la scopul scris, comparați-l cu ceea ce se întâmplă și aveți o conversație clară, mai degrabă decât o serie de indicii. Ghidul nostru despre gestionarea unui freelancer la distanță acoperă cum să o abordați fără a strica relația.

Preț fix sau orar: care rezistă mai bine la creep

Ambele modele gestionează creep-ul, dar îl gestionează diferit, iar diferența este despre cine poartă riscul, mai degrabă decât care este mai ieftin.

Un preț fix stabilește limita în bani. Freelancerul a stabilit un preț pentru o lucrare definită, astfel încât orice este în afara acesteia este vizibil în afara ei, iar conversația are loc în mod natural. Acest lucru face ca prețul fix să fie o structură mai puternică împotriva extinderii necontrolate a scopului – cu condiția ca definiția să fie bună. Un preț fix pentru o descriere vagă este cel mai rău dintre ambele lumi: freelancerul trebuie să apere o limită pe care nimeni nu a tras-o și, de obicei, renunță să o apere.

Prețul orar absoarbe schimbările fără probleme, deoarece munca suplimentară costă pur și simplu ore suplimentare. Ceea ce nu face este să te oprească din a cheltui. Extinderea necontrolată a scopului încă se întâmplă, doar că apare pe factură în loc să fie în aer, așa că munca orară necesită o limită de buget și un ritm de verificare, mai degrabă decât un document de scop.

Pentru majoritatea cumpărătorilor care angajează un freelancer pentru o lucrare definită, prețul fix plus o definiție a lucrului finalizat, scrisă corect, este opțiunea implicită potrivită. Rezervați prețul orar pentru munca cu adevărat exploratorie, unde nimeni nu poate spune în avans cum arată finalul – și acceptați că, în acest caz, cumpărați timp, nu un rezultat.

Indiferent de alegerea dvs., tarifele de piață variază enorm în funcție de scop, complexitate și experiență. Ghidurile noastre despre cât costă un site web și cât costă SEO freelance oferă intervale tipice și, mai util, explică ce variabile influențează prețul.

Menținerea unui scop restrâns pe Zinn Hub

Pe Zinn Hub, mecanismele platformei funcționează în favoarea unui scop restrâns, cu condiția să le utilizați în mod deliberat. Vânzătorii sunt numiți Zinners, iar listările lor sunt Zinns; un Zinn este un serviciu cu preț fix, cu scopul descris în listare, astfel încât o mare parte din munca de definire este deja făcută înainte de a comanda. Cumpărătorii nu plătesc nicio taxă de platformă, toate prețurile sunt în USD, iar recenziile necesită o achiziție confirmată.

Comenzile sunt plasate și plătite integral – nu există plăți eșalonate sau pe etape – astfel încât munca suplimentară este gestionată în mod normal ca o comandă separată, mai degrabă decât ca o modificare a celei originale. Acest lucru sună ca un detaliu administrativ, dar este, în mod discret, cel mai eficient mecanism anti-extindere a scopului pe platformă: o comandă suplimentară are propriul preț și propriul scop, și nu există ambiguitate cu privire la dacă a fost inclusă. Dacă doriți să înțelegeți cum funcționează partea financiară, consultați ce este escrow și cum vă protejează.

Pentru lucrări care necesită o structurare prealabilă, postați un proiect gratuit cu definiția dvs. de finalizare și excluderile dvs. scrise în brief, și alegeți dintre propunerile care revin – propunerile în sine vă vor spune cine a citit-o. Categorii precum redesign site web și copywriting și texte de vânzare sunt puncte de plecare bune, și puteți naviga direct prin persoane după o singură abilitate, cum ar fi copywriting sau puteți deschide serviciile etichetate copywriting.

Pentru lucrări mici, bine definite, Micro Zinns sunt potrivirea naturală. Sunt servicii cu preț fix la $5, $10, $15 sau $20 cu un livrabil descris cu precizie, ceea ce le face aproape imune la extinderea necontrolată a scopului prin construcție. Răsfoiți-le la nivelul de $15, sau pe categorii pentru remedieri și ajustări de erori de site web sau text de site web. Lucrările web mai mari încep în mod rezonabil de la piața de web design.