Jak pracovat s freelancery napříč časovými pásmy

Najímání mimo vaše časové pásmo má špatnou pověst, kterou si ve skutečnosti nezaslouží. Stížnosti se téměř vždy týkají plánování – hovor v nesprávnou hodinu, termín, který přišel o den dříve, otázka, která zůstala nezodpovězena přes noc – a téměř nikdy se netýkají samotné práce. Vzdálenost nemění to, jak je někdo dobrý ve vytváření webových stránek; mění to, kdy s ním o tom můžete mluvit.

Dobrou zprávou je, že problémy s plánováním mají mechanické řešení. Jakmile nastavíte jasné překryvné okno, rozhodnete se, co skutečně vyžaduje živou konverzaci, a osvojíte si zvyk jednoznačného psaní časů, dvanáctihodinová mezera přestane být překážkou a začne být užitečná: práce se děje, zatímco spíte, a vy ji kontrolujete s kávou. Zde je návod, jak to nastavit.

Časové pásmo je problém s plánováním, nikoli s kvalitou

Stojí za to oddělit tyto dvě věci, protože kupující je běžně zaměňují. Být daleko nemá vliv na dovednosti, spolehlivost nebo kvalitu komunikace – to jsou vlastnosti osoby a posuzujete je stejným způsobem, jako byste posuzovali někoho z vedlejší ulice: portfolio, recenze, krátký placený test, skutečná konverzace. Co vzdálenost skutečně ovlivňuje, je počet hodin v den, kdy jste oba vzhůru.

Tento rozdíl je důležitý, protože vám říká, co je třeba opravit. Pokud někdo dodá pozdě, odpovědí je jasnější termín a rytmus kontroly, nikoli bližší adresa. Pokud někdo špatně pochopí zadání, odpovědí je lepší zadání. Pouze jedna třída problémů – Potřebuji odpověď během příštích dvaceti minut“ – je skutečně způsobena hodinami a většina práce jich mnoho neobsahuje.

Existuje skutečný kompromis, a je poctivé ho pojmenovat: méně sdílených hodin znamená pomalejší zpětnou vazbu u čehokoli nejednoznačného. Způsob, jak tento čas získat zpět, je odstranit nejednoznačnost předem, což je dobrý nápad bez ohledu na to. Náš průvodce psaním projektového zadání, které získá skvělé návrhy, je jedinou věcí s největším dopadem, kterou můžete udělat před najímáním kohokoli na jakoukoli vzdálenost.

Past letního času, která rozbíjí váš kalendář

Tohle je to, co chytí téměř každého, takže stojí za to to pořádně pochopit, spíše než to obcházet.

Většina lidí, když najme někoho v zahraničí, si jednou spočítá rozdíl – jsou o pět hodin přede mnou“ – napíše si to na lísteček a používá to po zbytek roku. Toto číslo je spolehlivé pouze v případě, že ani jedna země nemění své hodiny. V praxi mnoho zemí v Evropě a Severní Americe, spolu s částmi Oceánie a Jižní Ameriky, posouvá své hodiny dopředu a dozadu jednou ročně. Většina Asie a většina Afriky své hodiny vůbec neposouvá. Země, které mění, také nemění ve stejný den jako ostatní, a země na jižní polokouli se posouvají v opačném ročním období.

Výsledkem je, že mezera mezi dvěma místy není konstantní. Může se měnit dvakrát ročně a existují krátká okna – někdy i několik týdnů dlouhá – kdy se jedna strana již posunula a druhá ne, takže rozdíl je krátce něco, co ani jeden z vás neočekává. Každé pravidlo X hodin dopředu“, které si zapíšete, je proto po část roku špatné, a části, pro které je špatné, jsou přesně ty týdny, kdy je zmeškaný hovor nejvíce otravný.

Oprava je jednoduchá a trvalá: nikdy neukládejte posun. Uložte místo. Řekněte 09:00 v Lisabonu“ nebo 14:00 v Manile“, ne váš čas plus šest“. Nechte kalendářovou aplikaci, aby si sama spočítala, co to pro každého z vás v daný den znamená, a zkontrolujte aktuální místní čas na obou místech, kdykoli se chystáte něco potvrdit. Tento zvyk trvale odstraní celou třídu problémů pro každou zemi, se kterou kdy budete pracovat.

Nalezení vašeho skutečného překryvného okna

Váš překryv není aritmetický rozdíl mezi dvěma zónami. Je to průsečík hodin, kdy jste skutečně k dispozici, a hodin, kdy skutečně pracují – což je menší a mnohem užitečnější číslo.

Před najímáním položte dvě otázky a položte je jasně. Za prvé: jaké jsou vaše běžné pracovní hodiny ve vašem místním čase? Za druhé: kolik času potřebujete na oznámení hovoru mimo ně? Odpovědi vám řeknou, zda bude vztah pohodlný. Někdo, kdo nabízí dvouhodinové okno, které se shoduje s vaším odpolednem, je mnohem snazší najmout než někdo, jehož den končí, když váš začíná, bez ohledu na to, co říká surový rozdíl zón.

Dvě hodiny skutečného překryvu stačí pro většinu práce na volné noze. Jedna hodina je funkční, pokud jste disciplinovaní v seskupování otázek. Nulový překryv je možný, ale vyžaduje, aby vše bylo asynchronní, což zase vyžaduje zadání, která přežijí bez doplňujících otázek – je to skutečné omezení a stojí za to být k sobě upřímný, než se zavážete.

Chraňte překryv, jakmile ho máte. Nezaplnujte ho stavovým hovorem, který mohl být třemi řádky textu. Použijte ho pro věci, které fungují pouze živě: řešení neshody, procházení návrhu, rozhodování, které se v písemné formě točilo v kruzích.

Asynchronní práce ve výchozím nastavení

Asynchronní práce znamená předpokládat, že odpověď přijde později, a navrhnout zprávu tak, aby to později bylo v pořádku. Je to dovednost a je to největší faktor, který určuje, zda se vzdálené najímání cítí bez námahy nebo vyčerpávající.

Základním zvykem je nikdy neposílat zprávu, na kterou lze odpovědět pouze další otázkou. Místo máte čas promluvit si o záhlaví?“ pošlete: Záhlaví je na mobilu příliš vysoké. Prosím, zmenšete ho tak, aby byl první odstavec viditelný bez posouvání na standardní obrazovce telefonu. Pokud to naruší logo, použijte skládanou variantu. Pokud s něčím nesouhlasíte, řekněte mi proč a nechte to tak.“ Na tuto zprávu lze reagovat přes noc, aniž byste byli vzhůru.

Seskupte své otázky. Pět otázek odeslaných po jedné během pracovního dne se stane pěti samostatnými nočními cykly – téměř týden uplynulého času pro něco, co mohlo trvat jeden. Shromážděte je, pošlete je společně a odpovězte na jejich otázky stejným způsobem.

Dejte možnosti, spíše než zahajovat diskusi. Preferujete A nebo B, a pokud ani jedno nefunguje, udělejte C a řekněte mi proč“ se vyřeší v jednom cyklu. Co si myslíte?“ se vyřeší ve třech. Tam, kde rozhodnutí skutečně závisí na vašem úsudku, předem autorizujte menší verzi: pokud je to méně než hodina práce, prostě to udělejte a řekněte mi.“

Nahrávejte krátká videa obrazovky místo popisování vizuálních problémů v textu. Devadesát sekund nahrané obrazovky s komentářem obsahuje více informací než osm set slov a lze je sledovat kdykoli. Toto je také nejrychlejší způsob, jak poskytnout zpětnou vazbu k designu bez hovoru.

Předávací poznámka: proměna mezery ve výhodu

Tým rozdělený po celém světě může skutečně pracovat téměř nepřetržitě, ale pouze pokud si každá strana záměrně předá práci. Mechanismus spočívá v krátké písemné poznámce na konci každé pracovní relace – vždy stejné tři řádky.

• HotovoCo se skutečně změnilo od poslední poznámky, v jednom řádku. Ne seznam aktivit – seznam věcí, které jsou nyní dokončeny.
• DalšíCo se bude řešit dál, aby druhá strana věděla, co nemá duplikovat.
• ZablokovánoCokoli, co nemůže pokračovat bez rozhodnutí nebo zdroje, explicitně pojmenované, s otázkou formulovanou tak, aby na ni bylo možné odpovědět bez nutnosti odpovědi.

Řádek zablokováno“ je ten, který si zaslouží celý zvyk. Blokátor vznesený na konci jejich dne je vyřešen během vašeho a odstraněn dříve, než začnou znovu, takže nic nečeká celý cyklus. Blokátor vznesený v chatové zprávě v náhodnou hodinu se zmešká a stojí den.

Poznámku uchovávejte na stejném místě jako práci. Na Zinn Hub je zřejmým domovem vlákno objednávky: zůstává připojeno k objednávce, obě strany ho mohou později najít a ani jeden z vás si nemusí pamatovat, ve které aplikaci byla důležitá věta.

Rezervace hovorů, na které lidé skutečně přijdou

Většina zmeškaných hovorů napříč časovými pásmy je spíše špatně rezervována než zapomenuta. Několik pravidel téměř vše odstraní.

Pošlete pozvánku do kalendáře namísto dohody o čase ve zprávě. Pozvánka s sebou nese časové pásmo a správně se zobrazí v obou kalendářích; věta v chatu nikoli. Pokud váš protějšek nepoužívá sdílený kalendářní systém, pošlete čas napsaný v obou místních časech a požádejte ho, aby vám ho potvrdil ve svém.

Nikdy nepište holé číslo. 15:00“ je za hranicemi bezvýznamné a 15:00 mého času“ je jen o něco lepší, protože předpokládá, že vědí, kde jste a zda se vaše hodiny změnily. Pokaždé napište datum, čas a město nebo pojmenované pásmo.

Střídejte nepohodlí při opakovaném hovoru. Pokud jedna strana vždy přijímá hovor v nevhodnou hodinu, toto uspořádání se rozpadá – lidé ruší, přicházejí unavení nebo se tiše zlobí. Výměna strany, která se protahuje, je malá laskavost, která udržuje dlouhý vztah zdravý.

Pak se zeptejte, zda je hovor vůbec potřeba. Mnoho stavových hovorů existuje, protože nikdo nenapsal poznámku o předání. Pokud schůzka neobsahuje žádné rozhodnutí, nahraďte ji třemi řádky textu a oběma vám vraťte hodinu.

Napsání termínu, který nelze špatně přečíst

Do pátku“ není termín. Na jednom místě pátek končí, zatímco jinde je stále čtvrtek odpoledne, a dodávka, která dorazí přesně včas, může vypadat buď brzy, nebo pozdě, v závislosti na tom, kde stojíte.

Termíny pište v jedné jednoznačné formě: den v týdnu, kalendářní datum, čas a pojmenované místo. Pátek 22 srpna, 17:00 londýnského času“ si může správně přečíst kdokoli, kdekoli, v jakémkoli měsíci v roce. Přidejte název dne jako křížovou kontrolu proti záměně formátu data, protože stejných šest číslic znamená v různých zemích různé dny.

Pak řekněte, komu termín patří. Termín dodání pro freelancera obvykle znamená termín kontroly pro vás a zpoždění na straně kupujícího je nejčastější příčinou zpoždění projektu. Zapište si obojí a své termíny považujte za stejně závazné.

Ponechte si rezervu tam, kde se práce váže k něčemu pevnému – spuštění, tisk, událost. Pokud je skutečný termín středa, požádejte o dodání v pondělí a řekněte proč. Přes velký časový rozdíl stojí jeden zmeškaný cyklus den namísto hodiny, takže rezerva dělá více práce, než by dělala lokálně.

Doby odezvy, dostupnost a co neslibovat

Explicitně se dohodněte na očekávané době odezvy, v obou směrech, a udělejte ji velkorysou. Do jednoho pracovního dne“ je slib, který obě strany mohou dodržet téměř na jakoukoli vzdálenost. Rychle“ není vůbec slib a tiše znamená do hodiny“ pro jednu osobu a než zítra skončím“ pro druhou.

Rozlišujte běžné zprávy od skutečných naléhavých záležitostí a dohodněte se na samostatné cestě pro ty druhé. Pokud se vše považuje za naléhavé, pak nic není, a freelancer vzdálený několik zón se buď vyčerpá sledováním oznámení, nebo je začne ignorovat. Většina práce na volné noze obsahuje velmi málo skutečných nouzových situací.

Neočekávejte dostupnost mimo pracovní dobu někoho jako samozřejmost a ani ji sami nenabízejte. Freelancer, který odpovídá ve tři ráno, není lepší dodavatel; je to ten, kdo bude za měsíc nespolehlivý. Udržitelný je rychlejší po celou dobu projektu.

Buďte stejně realističtí i ohledně sebe. Pokud na dva dny v týdnu zmizíte, řekněte to na začátku, aby se s tím dalo počítat. S předvídatelným pomalým klientem se snadno pracuje; s nepředvídatelným ne, bez ohledu na to, v jaké zóně se nachází.

Jazyk, svátky a pracovní týden

Hodiny jsou jen částí obrázku. Samotný pracovní týden není univerzální – dny, které se počítají jako víkend, se v různých zemích liší a státní svátky se po celém světě shlukují velmi odlišně. Týden, který je u vás naprosto obyčejný, může jinde obsahovat velký státní svátek. Zeptejte se, brzy a neformálně, zda jsou v okně projektu nějaká data, kdy váš freelancer nebude k dispozici.

Jazyk si zaslouží stejnou pozornost. Mnoho lidí, které najímáte globálně, vám bude psát ve svém druhém nebo třetím jazyce, což nic nevypovídá o jejich dovednostech. Pište krátké věty, vyhýbejte se idiomům, do každého odstavce dejte jednu instrukci a data pište celá. Pak zkontrolujte porozumění tím, že se zeptáte, jak k něčemu hodlají přistupovat, namísto otázky, zda rozuměli.

Zinn Hub je k dispozici v 45 jazycích webu a po zahrnutí jazyků pouze pro zprávy vám lze posílat zprávy celkem v 57 jazycích – je tedy docela možné, že osoba, se kterou pracujete, čte platformu ve svém vlastním jazyce, zatímco vám píše ve vašem. To si zaslouží trochu větší přesnost ve vašem vlastním formulování a trochu více trpělivosti s jejich.

Zbytek pracovního vztahu – rytmus, zpětná vazba, kontrolní body – se řídí stejnými principy na jakoukoli vzdálenost. Jsou popsány v našem průvodci správou vzdáleného freelancera bez mikromanagementu.

Úplné odstranění aritmetiky

Nejspolehlivější systémy jsou ty, kde nikdo nemusí nic počítat.

• Druhé hodinyPřidejte město svého freelancera jako další hodiny do telefonu nebo počítače. Podíváte se na ně před každou zprávou a už se nikdy nebudete divit.
• Pozvánky do kalendářeVždy jednu pošlete. Nese zónu, aktualizuje se při změně času a připomíná oběma stranám.
• Odkazy na plánováníOdkaz na rezervaci, který nabízí sloty v místním čase návštěvníka, zcela odstraňuje vyjednávání.
• Pojmenované zóny v písemné forměDo každého data, které napíšete, uveďte město. Stojí to dvě slova a zabraňuje nejdražšímu druhu nedorozumění.
• Plánované odesláníPište, když se vám to hodí, doručte, když se to hodí jim – užitečné pro cokoli, co vyžaduje pozornost, spíše než něco, co se má nechat přes noc.

Nic z toho nevyžaduje nový software. Vyžaduje to jednou se rozhodnout, že kalendář je zdrojem pravdy pro čas, a nikdy ručně neodvozovat rozdíl.

Najímání napříč časovými pásmy na Zinn Hub

Zinn Hub je globální tržiště, takže práce napříč zónami je spíše normální případ než výjimka. Prodejci se nazývají Zinners, jejich nabídky jsou Zinns a Zinners jsou ověřeni vládním průkazem totožnosti s fotografií a důkazy o jejich dovednostech a minulé práci. Kupující neplatí žádný poplatek za platformu, všechny ceny jsou v USD a recenze vyžadují potvrzený nákup.

Jedna věc, kterou stojí za to vědět předem: ve vyhledávání Zinn Hub neexistuje žádný filtr země, lokality nebo časového pásma. Dostupné filtry při procházení Zinnerů jsou pořadí řazení, pouze ověřené, kategorie, minimální hodnocení, typ Zinnera, platební režim a platební metody. Pokud jsou pro vás pracovní hodiny důležité, zeptejte se ve svém zadání nebo v první zprávě, namísto hledání filtru, který neexistuje – a přijměte odpověď od Zinnera, protože ověřujeme identitu a dovednosti, nikoli zemi bydliště.

Pro práci, která skutečně vyžaduje živé překrývání – pokrytí doručené pošty, správu kalendáře, zákaznickou podporu – to uveďte v nabídce, kterou zveřejníte. Můžete zveřejnit projekt zdarma s uvedením hodin, které potřebujete pokrýt, procházet freelancery pro výkonnou a administrativní podporu, zúžit podle jedné dovednosti, jako je řízení času, nebo začít z tržiště virtuálních asistentů a služeb označených virtuální asistent.

Otestujte pracovní rytmus, než se k němu zavážete. Micro Zinns jsou služby s pevnou cenou za $5, $10, $15 nebo $20, takže jedna malá objednávka vám řekne, jak se skutečně cítí celý cyklus s touto osobou – jak rychle odpovídají, jak jasné je jejich předání, zda překrývání funguje. Procházejte je na úrovni $10, nebo podle kategorie pro obecnou virtuální asistenci a pomoc s kalendářem a plánováním. Metoda je plně popsána v testování freelancera před závazkem.