Tự động hóa: 5 Nhiệm vụ bạn nên ngừng làm thủ công

Hãy thực tế: khi bạn đang xoay sở với năm khách hàng, điều cuối cùng bạn muốn làm là dành chiều Chủ nhật để gửi lời nhắc hóa đơn thủ công. Tôi đã từng ở trong tình cảnh đó, chìm đắm trong công việc hành chính và tự hỏi khi nào tôi mới thực sự được làm những công việc sáng tạo mà tôi yêu thích.
Hầu hết chúng ta dành quá nhiều thời gian cho các tác vụ lặp đi lặp lại mà tự động hóa có thể xử lý giúp chúng ta. Mỗi phút bạn dành cho công việc hành chính vô nghĩa là một phút bạn không được trả tiền cho chuyên môn thực sự của mình.
Sau nhiều năm thử và sai (và rất nhiều đêm khuya), tôi đã xác định được những lĩnh vực chính mà tự động hóa đã thực sự trả lại cuộc sống cho tôi. Đây là những gì bạn có thể bắt đầu tự động hóa ngay bây giờ để lấy lại thời gian, sự tỉnh táo và vâng, cả những ngày cuối tuần của bạn!

1. Tiếp nhận khách hàng: Tạo ấn tượng đầu tiên tuyệt vời (mà không cần nhiều công việc)

Tất cả chúng ta đều đã từng trải qua – vội vàng tạo email chào mừng cho một khách hàng mới trong khi cố gắng nhớ chính xác những tệp nào họ cần trước tiên. Điều đó thật căng thẳng và để lại ấn tượng tồi tệ.

Hãy thử tự động hóa những thứ này thay thế:

• Những email chào mừng lặp đi lặp lại đó (bạn biết đấy, những email mà bạn nói cùng một điều đến lần thứ 100)
• Sự qua lại không ngừng để tìm thời gian họp
• Ký hợp đồng (việc đuổi theo mọi người để ký tên là điều tồi tệ nhất)
• Thu thập thông tin khách hàng (để bạn không phải hỏi cùng một câu hỏi qua email, Slack VÀ trong các cuộc gọi)

Các công cụ tôi thực sự thấy hữu ích:

• Dubsado: Công cụ quản lý khách hàng của tôi. Nó có giá 35 đô la/tháng nhưng đã giúp tôi thoát khỏi vô số rắc rối với các quy trình làm việc tùy chỉnh của nó.
• Calendly: Tôi đã chống lại điều này quá lâu. Với giá 8-12 đô la/tháng, nó có lẽ đã giúp tôi tiết kiệm được hơn 50 email lên lịch mỗi tháng.
• DropboxSign: (trước đây là HelloSign) Việc lấy chữ ký từng rất khó khăn. Giờ đây với 15-25 đô la/tháng, tài liệu được ký lại trong vài giờ thay vì vài ngày.
• Typeform: Gói miễn phí của họ hoạt động cho những thứ cơ bản, nhưng tôi đã nâng cấp lên 25$/tháng khi tôi cần logic có điều kiện.

Chỉ riêng việc giới thiệu đã giúp tôi tiết kiệm 2-3 giờ mỗi khách hàng. Đó là cả một buổi tối tôi có thể dành cho gia đình thay vì máy tính xách tay của mình.

2. Quản lý tài chính: Không còn “Xin lỗi vì đã làm phiền bạn về hóa đơn đó”

Không gì khiến tôi cảm thấy khó xử hơn việc phải đi đòi tiền. Và thành thật mà nói – việc theo dõi chi phí bằng cách lưu giữ hóa đơn trong một hộp giày KHÔNG phải là một hệ thống.

Những gì bạn nên có đã tự động hóa ngày hôm qua:

• Hóa đơn tự động tạo và gửi (đặc biệt cho khách hàng giữ chân)
• Lời nhắc thanh toán không khiến bạn cảm thấy mình là người xấu
• Theo dõi chi phí (vì thời gian nộp thuế không nên gây ra các cơn hoảng loạn)
• Dành tiền cho thuế (trước khi bạn vô tình tiêu hết)

Các công cụ đã thay đổi cuộc chơi tài chính của tôi:

• Wave: Tôi bắt đầu với tính năng lập hóa đơn miễn phí của họ, và thành thật mà nói, nó đủ mạnh mẽ cho hầu hết các freelancer mới bắt đầu.
• FreshBooks: Khi tôi mở rộng quy mô, mức phí 15-50 đô la/tháng trở nên đáng giá nhờ các tính năng tự động hóa giúp tiết kiệm thời gian.
• QuickBooks Solopreneur: Với 15 đô la/tháng, tính năng ước tính thuế hàng quý đã đáng giá rồi.
• Bonsai: Nếu bạn tệ trong việc theo dõi các khoản thanh toán trễ (tôi xin giơ tay ở đây), thì tính năng nhắc nhở tự động 24 đô la/tháng của họ là một vị cứu tinh.

Tự động hóa tài chính giúp tôi tiết kiệm hơn 5 giờ mỗi tháng, cộng với băng thông tinh thần mà tôi từng lãng phí để lo lắng về việc liệu mình có được thanh toán hay không.

3. Mạng xã hội: Dừng chu kỳ cuộn và đăng bài không ngừng

Bạn có nhớ khi bạn tự hứa với mình rằng bạn sẽ chỉ đăng nhập để đăng một bản cập nhật – rồi một giờ sau xuất hiện mà không làm gì ngoài việc cuộn không? Vâng, tôi cũng vậy.

Tự động hóa những công việc tốn thời gian này:

• Đăng bài trên các nền tảng khác nhau (vì sao chép và dán cùng một nội dung thật nhàm chán)
• Biến các bài đăng trên blog của bạn thành nhiều cập nhật xã hội (mà không cần phải nghĩ ra các chú thích mới mỗi lần)
• Tìm nội dung để chia sẻ (mà không phải dành cả buổi sáng đọc toàn bộ internet)
• Tìm ra điều gì thực sự hiệu quả trong chiến lược xã hội của bạn

Các công cụ đã giúp tôi có lại buổi sáng của mình:

• Buffer: Tôi bắt đầu với gói miễn phí của họ, sau đó nâng cấp lên tùy chọn 5-10 đô la/tháng khi tôi nghiêm túc hơn.
• Zapier: Điều này đã thay đổi mọi thứ—với $0-20/tháng, tôi đã kết nối blog của mình để tự động đăng bài trên các nền tảng.
• Feedly: Với 6 đô la/tháng, nó tuyển chọn nội dung ngành mà tôi có thể chia sẻ mà không cần tự mình tìm kiếm.
• Missinglettr: Đây là một yếu tố thay đổi cuộc chơi. Với 19 đô la/tháng, nó tạo ra các bài đăng xã hội trong cả một năm từ một bài viết blog.

Tự động hóa mạng xã hội giúp tôi tiết kiệm 4-6 giờ mỗi tuần. Điều đó giống như lấy lại cả một ngày làm việc!

4. Quản lý email: Thoát khỏi nhà tù hộp thư đến

Không gì giết chết sự sáng tạo nhanh hơn một hộp thư đến tràn ngập. Và thành thật mà nói – hầu hết các email không yêu cầu bộ não độc đáo của con người bạn phải trả lời.

Hãy cân nhắc tự động hóa những thách thức email này:

• Sắp xếp những thứ quan trọng từ rác (mà không cần kéo email thủ công)
• Những câu trả lời bạn gõ đi gõ lại
• Theo dõi khách hàng tiềm năng (để không bỏ lỡ cơ hội)
• Đạt được hộp thư đến trống mà không tốn cả ngày ở đó

Các công cụ đã thay đổi hộp thư đến của tôi:

• Bộ lọc Gmail: Miễn phí và mạnh mẽ đáng ngạc nhiên khi bạn thiết lập chúng đúng cách.
• SaneBox: Đáng giá từng xu $7+/tháng để có email được tự động sắp xếp theo mức độ ưu tiên.
• TextExpander: Với 3,33 đô la/tháng, khả năng chèn các phản hồi thường dùng bằng phím tắt đã giúp tôi tiết kiệm hàng giờ.
• Mailchimp: Gói miễn phí của họ xử lý các chuỗi theo dõi cơ bản; tôi đã nâng cấp lên 11 đô la/tháng khi danh sách của tôi tăng lên.

Tự động hóa email giúp tôi tiết kiệm ít nhất 30 phút mỗi ngày—đó là 2.5 giờ mỗi tuần tôi không bị mắc kẹt trong hộp thư đến của mình.

5. Quản lý dự án: Ngừng bỏ lỡ các cơ hội

Khi bạn quản lý nhiều dự án, mọi thứ chắc chắn sẽ bị bỏ sót nếu không có hệ thống. Tự động hóa đúng cách có thể giống như có một trợ lý cá nhân.

Tự động hóa những vấn đề đau đầu trong dự án này ngay bây giờ:

• Theo dõi thời gian bạn thực sự dành ra (vì ước tính thời gian của bạn có thể sai lệch nhiều)
• Ghi nhớ thời hạn trước khi chúng trở thành trường hợp khẩn cấp
• Cập nhật tiến độ cho khách hàng (mà không cần lên lịch một cuộc họp khác)
• Quản lý các phụ thuộc tác vụ (để bạn không bị mắc kẹt chờ phê duyệt)

Công cụ giúp dự án của tôi chạy trơn tru:

• Toggl: Gói miễn phí của họ đã thay đổi cách tôi báo giá dự án sau khi tôi nhận ra các tác vụ thực sự tốn của tôi bao nhiêu thời gian.
• Asana: Gói miễn phí hoạt động cho những việc cơ bản, nhưng với $10,99/tháng, các tính năng tự động hóa rất đáng giá.
• Trello: Chỉ với 5 đô la/tháng cho bản cao cấp, nó hoàn hảo cho những người có tư duy trực quan.
• Notion: Với 8 đô la/tháng, nó đã thay thế khoảng năm công cụ khác nhau trong quy trình làm việc của tôi.

Tự động hóa dự án giúp tôi tiết kiệm 2-3 giờ mỗi tuần và đã giảm đáng kể những cơn hoảng loạn “Tôi quên mất thời hạn này”.

Bắt đầu: Bước đầu tiên của bạn

Đừng cố gắng tự động hóa mọi thứ cùng một lúc – đó là công thức dẫn đến sự choáng ngợp. Đây là lời khuyên của tôi sau nhiều năm thử và sai:

1. Theo dõi thời gian của bạn thực sự đi đâu trong một tuần (bạn sẽ bị sốc)
2. Chọn MỘT lĩnh vực đang khiến bạn phát điên (có lẽ là lĩnh vực bạn phàn nàn nhiều nhất)
3. Chọn một công cụ hoạt động với các hệ thống bạn đã sử dụng
4. Dành một buổi chiều thứ Sáu để thiết lập đúng cách
5. Đo lường những gì bạn nhận được sau hai tuần

Công cụ khởi đầu hoạt động tốt với những công cụ khác:

• Zapier: Cánh cổng tự động hóa của tôi. Gói miễn phí của họ cho phép bạn thử nghiệm trước khi cam kết $19.99+/tháng.
• IFTTT: Hoàn hảo cho các tự động hóa đơn giản với $5+/tháng.
• Airtable: Tôi sử dụng gói miễn phí của họ làm trung tâm chính cho công việc kinh doanh của mình.
• Google Workspace: Với 6 đô la/tháng, chỉ riêng các tự động hóa lịch và email đã đáng giá.

Tự động hóa thực sự mang lại cho bạn điều gì

Hãy đặt điều này vào bối cảnh. Nếu bạn tính phí 75 đô la/giờ (và bạn nên làm vậy!), tự động hóa chỉ 10 giờ mỗi tháng có nghĩa là có khả năng kiếm thêm $9,000 mỗi năm. Nhưng lợi nhuận thực sự vượt xa tiền bạc.
Kể từ khi triển khai các hệ thống này, tôi đã:

• Ngừng làm việc cuối tuần
• Giảm bớt những cơn ác mộng “Tôi quên một điều quan trọng”
• Đã tạo ra trải nghiệm khách hàng trông chuyên nghiệp hơn nhiều so với hoạt động một người của tôi (trước đây)
• Tìm thấy thời gian để phát triển kỹ năng đã làm cho công việc của tôi tốt hơn và có giá trị hơn

Dưới đây là danh sách đầy đủ các lợi ích mà các freelancer có thể đạt được từ việc triển khai các công cụ tự động hóa vào quy trình làm việc của họ:

Tiết kiệm thời gian

✅Giảm thời gian dành cho các tác vụ hành chính lặp đi lặp lại
✅Loại bỏ nhập dữ liệu thủ công và chuyển giao thông tin
✅Giảm thời gian quản lý email thông qua bộ lọc và mẫu
✅Rút ngắn quy trình giới thiệu khách hàng
✅Giảm thiểu thời gian dành cho việc tạo hóa đơn và theo dõi thanh toán

Lợi ích tài chính

✅Tăng giờ làm việc có thể thanh toán bằng cách giảm công việc hành chính
✅Cải thiện dòng tiền thông qua việc lập hóa đơn và nhắc nhở thanh toán kịp thời
✅Giảm cơ hội bỏ lỡ thanh toán
✅Cung cấp theo dõi chi phí tốt hơn để khấu trừ thuế
✅Cho phép báo giá dự án chính xác hơn dựa trên dữ liệu theo dõi thời gian

Nâng cao chuyên nghiệp

✅Tạo trải nghiệm khách hàng nhất quán hơn
✅Thể hiện hình ảnh doanh nghiệp chuyên nghiệp hơn
✅Giảm lỗi của con người trong các quy trình quan trọng
✅Đảm bảo không bỏ lỡ các thời hạn và cột mốc quan trọng
✅Duy trì giao tiếp thường xuyên với khách hàng mà không cần thêm nỗ lực

Tăng trưởng kinh doanh

✅Cho phép khả năng xử lý nhiều khách hàng cùng lúc
✅Mở rộng quy trình kinh doanh mà không cần thêm nhân sự
✅Tạo ra các hệ thống cuối cùng có thể ủy quyền cho trợ lý
✅Giải phóng thời gian để phát triển kỹ năng và giáo dục thường xuyên
✅Cho phép tiếp thị nhất quán hơn mà không cần nỗ lực thủ công hàng ngày

Cân bằng giữa công việc và cuộc sống

✅Giảm công việc cuối tuần và buổi tối cho các tác vụ hành chính
✅Giảm căng thẳng khi quản lý nhiều dự án thủ công
✅Ngăn chặn nhu cầu ghi nhớ mọi chi tiết và thời hạn
✅Tạo ranh giới rõ ràng hơn giữa công việc và thời gian cá nhân
✅Giảm thiểu gánh nặng tinh thần khi điều hành một doanh nghiệp tự do

Lợi thế chiến lược

✅Cung cấp dữ liệu và thông tin chi tiết về hoạt động kinh doanh
✅Làm nổi bật các dịch vụ hoặc khách hàng mang lại lợi nhuận cao nhất
✅Cải thiện việc ra quyết định thông qua việc theo dõi thời gian và tài chính tốt hơn
✅Tạo lợi thế cạnh tranh về khả năng phản hồi và độ tin cậy
✅Cho phép tập trung vào công việc có giá trị cao mà khách hàng thực sự trả tiền

Tương lai tự động của bạn
Những người làm nghề tự do thành công nhất không nhất thiết phải là những người tài năng nhất; họ là những người đã xây dựng các hệ thống cho phép họ tập trung vào lĩnh vực thiên tài của mình. Khách hàng của bạn thuê bạn vì kỹ năng sáng tạo hoặc kiến thức chuyên môn của bạn, chứ không phải vì khả năng nhớ gửi hóa đơn của bạn.
Hãy coi tự động hóa như việc thuê một đội ngũ mà không phải đau đầu về quản lý. Các trợ lý kỹ thuật số của bạn không bao giờ ngủ, không bao giờ phàn nàn và chỉ tốn một phần nhỏ so với chi phí của một con người.
Vì vậy, tôi sẽ hỏi lại: bạn sẽ ngừng làm thủ công công việc nào hôm nay? Bình luận bên dưới và cho cộng đồng Zinn Hub biết các công cụ tiết kiệm thời gian đã thay đổi cuộc chơi đối với bạn.