Mục lục
Thuế là phần mà không ai hào hứng khi làm nghề tự do — nhưng nếu làm sai có thể khiến bạn mất hàng ngàn đô la tiền phạt, trả quá nhiều hoặc bỏ lỡ các khoản khấu trừ. Cho dù bạn mới tự kinh doanh hay đã làm nghề tự do nhiều năm mà vẫn không chắc mình đang làm đúng, hướng dẫn này sẽ bao gồm các kiến thức cơ bản bạn cần để tự tin thực hiện các nghĩa vụ thuế của mình.
Chúng tôi sẽ tập trung chủ yếu vào các hệ thống của Vương quốc Anh và Hoa Kỳ vì chúng bao gồm phần lớn các freelancer nói tiếng Anh, với các nguyên tắc chung áp dụng bất kể bạn ở đâu.
Thuế tự doanh: Những điều cơ bản
Khi bạn làm việc như một nhân viên, người sử dụng lao động của bạn sẽ xử lý phần lớn nghĩa vụ thuế của bạn — khấu trừ thuế thu nhập và Bảo hiểm Quốc gia (Anh) hoặc thuế lương (Mỹ) trước khi tiền lương của bạn vào tài khoản ngân hàng. Với tư cách là một freelancer, trách nhiệm đó hoàn toàn thuộc về bạn.
Điều này có nghĩa là bạn cần theo dõi tất cả thu nhập, dành tiền cho thuế trong suốt cả năm (không chỉ khi đến hạn), hiểu những gì bạn có thể yêu cầu là chi phí kinh doanh và nộp tờ khai chính xác và đúng hạn.
Cú sốc lớn nhất đối với những người làm nghề tự do mới là tổng gánh nặng thuế. Ở Vương quốc Anh, những người tự kinh doanh phải trả cả Thuế thu nhập và đóng góp Bảo hiểm Quốc gia Loại 2/Loại 4. Ở Hoa Kỳ, những người tự kinh doanh phải trả cả thuế thu nhập và thuế tự kinh doanh (bao gồm An sinh xã hội và Medicare). Riêng thuế tự kinh doanh này là 15.3% ngoài mức thuế thu nhập thông thường của bạn.
Những điều cần thiết về thuế tự do ở Vương quốc Anh
Đăng ký tự kinh doanh
Bạn phải đăng ký với HMRC với tư cách là người tự kinh doanh trước ngày 5 tháng 10 trong năm thuế thứ hai của doanh nghiệp, mặc dù tốt nhất là nên đăng ký ngay khi bạn bắt đầu. Đăng ký miễn phí và được thực hiện trực tuyến thông qua Cổng thông tin Chính phủ. Sau khi đăng ký, bạn sẽ cần nộp tờ khai thuế Tự đánh giá hàng năm.
Thuế suất Thu nhập (2025/26)
Thuế thu nhập ở Vương quốc Anh áp dụng cho lợi nhuận chịu thuế của bạn (tổng thu nhập trừ các khoản chi phí được phép và Trợ cấp cá nhân của bạn). Trợ cấp cá nhân cho năm 2025/26 là £12,570 — bạn không phải trả thuế thu nhập cho số tiền này. Mức cơ bản là 20% đối với thu nhập từ £12,571 đến £50,270. Mức cao hơn là 40% đối với thu nhập từ £50,271 đến £125,140. Mức bổ sung là 45% đối với thu nhập trên £125,140.
Đóng góp Bảo hiểm Quốc gia
Người lao động tự do đóng NIC loại 2 (một khoản tiền cố định hàng tuần, hiện khoảng 3,45 bảng Anh/tuần nếu lợi nhuận vượt quá 12,570 bảng Anh) và NIC loại 4 (9% trên lợi nhuận từ 12,570 bảng Anh đến 50,270 bảng Anh, cộng thêm 2% trên lợi nhuận trên 50,270 bảng Anh). Những khoản này đóng góp vào Lương hưu Nhà nước và các quyền lợi khác của bạn.
Ngày nộp thuế
Tờ khai thuế tự đánh giá phải được nộp trước ngày 31 tháng 1 sau khi kết thúc năm tài chính (kéo dài từ ngày 6 tháng 4 đến ngày 5 tháng 4). Các khoản thanh toán đến hạn vào ngày 31 tháng 1 và ngày 31 tháng 7 (thanh toán tạm ứng). Bỏ lỡ thời hạn sẽ kích hoạt các hình phạt tự động bắt đầu từ 100 bảng Anh.
Những điều cần thiết về thuế tự do của Hoa Kỳ
Thuế tự doanh
Các freelancer ở Hoa Kỳ phải trả thuế tự kinh doanh 15.3% (12.4% cho An sinh xã hội trên thu nhập lên đến $168,600 vào năm 2025, cộng với 2.9% cho Medicare trên tất cả thu nhập). Khoản này bổ sung vào thuế thu nhập liên bang. Tin tốt là: bạn có thể khấu trừ một nửa thuế tự kinh doanh của mình khi tính toán tổng thu nhập đã điều chỉnh.
Ước tính thanh toán hàng quý
Không giống như nhân viên bị khấu trừ thuế từ mỗi phiếu lương, freelancer phải nộp thuế ước tính hàng quý — vào ngày 15 tháng 4, 15 tháng 6, 15 tháng 9 và 15 tháng 1. Việc không thực hiện các khoản thanh toán này có thể dẫn đến các hình phạt thiếu thanh toán. Quy tắc an toàn: thanh toán ít nhất 100% nghĩa vụ thuế của năm trước (110% nếu thu nhập của bạn vượt quá $150,000) để tránh các hình phạt bất kể bạn nợ bao nhiêu.
Các bậc thuế thu nhập liên bang (2025)
Thuế thu nhập của Hoa Kỳ là lũy tiến. Đối với người nộp đơn độc thân: 10% trên thu nhập lên đến $11,600; 12% trên $11,601-$47,150; 22% trên $47,151-$100,525; 24% trên $100,526-$191,950; và các bậc cao hơn trên đó. Thuế thu nhập tiểu bang khác nhau — một số tiểu bang như Texas và Florida không có thuế thu nhập tiểu bang, trong khi California và New York có thể thêm 10%+ vào tổng hóa đơn thuế của bạn.
Chi phí kinh doanh được khấu trừ thuế
Đây là nơi các freelancer có thể giảm đáng kể gánh nặng thuế của họ. Bất kỳ chi phí nào “hoàn toàn và độc quyền” (Anh) hoặc “thông thường và cần thiết” (Mỹ) cho doanh nghiệp của bạn thường có thể được khấu trừ vào thu nhập chịu thuế của bạn.
Các khoản chi phí được khấu trừ phổ biến
Chi phí văn phòng tại nhà: Nếu bạn làm việc tại nhà, bạn có thể yêu cầu một phần tiền thuê/lãi suất thế chấp, tiện ích, internet và thuế hội đồng (Anh) hoặc thuế tài sản (Mỹ). Vương quốc Anh cung cấp mức cố định đơn giản (£6/tuần không cần biên lai) hoặc phương pháp tỷ lệ thực tế. Mỹ cung cấp phương pháp đơn giản ($5/sq ft, tối đa 300 sq ft) hoặc phương pháp chi phí thực tế.
Phần mềm và đăng ký: Adobe Creative Cloud, lưu trữ, tên miền, công cụ quản lý dự án, phần mềm kế toán và bất kỳ đăng ký liên quan đến kinh doanh nào khác đều được khấu trừ hoàn toàn.
Thiết bị và phần cứng: Máy tính, màn hình, máy ảnh, máy in và các thiết bị khác được sử dụng cho doanh nghiệp. Tại Vương quốc Anh, bạn có thể yêu cầu Trợ cấp Đầu tư Hàng năm cho các giao dịch mua vốn. Tại Hoa Kỳ, Mục 179 cho phép bạn khấu trừ toàn bộ chi phí thiết bị đủ điều kiện trong năm mua.
Phát triển chuyên môn: Các khóa học, sách, vé hội nghị và tài liệu đào tạo liên quan đến công việc của bạn đều được khấu trừ.
Tiếp thị và quảng cáo: Chi phí trang web, danh thiếp, quảng cáo trực tuyến và phí thị trường (bao gồm hoa hồng nền tảng trên các trang web như Zinn Hub) được khấu trừ.
Bảo hiểm chuyên nghiệp: Bảo hiểm bồi thường chuyên nghiệp, bảo hiểm trách nhiệm công cộng và các khoản phí bảo hiểm kinh doanh khác.
Du lịch: Chi phí đi lại công tác bao gồm số dặm di chuyển cho các cuộc họp với khách hàng, chỗ ở cho các chuyến công tác và chi phí phương tiện giao thông công cộng. Việc đi lại đến một nơi làm việc thường xuyên không được tính, nhưng việc đi lại giữa các địa điểm khách hàng khác nhau thì có.
Phí kế toán và pháp lý: Chi phí cho kế toán, người ghi sổ và tư vấn pháp lý liên quan đến doanh nghiệp của bạn.
Đóng góp lương hưu: Các khoản đóng góp lương hưu được miễn thuế làm giảm thu nhập chịu thuế của bạn và đảm bảo tương lai của bạn. Đây là một trong những công cụ lập kế hoạch thuế mạnh mẽ nhất dành cho freelancer.
Lưu giữ hồ sơ
Hồ sơ tốt là điều không thể thương lượng. HMRC yêu cầu bạn lưu giữ hồ sơ ít nhất năm năm sau thời hạn nộp hồ sơ. IRS yêu cầu hồ sơ ít nhất ba năm (lâu hơn trong một số trường hợp). Tối thiểu, hãy theo dõi mọi hóa đơn đã phát hành và khoản thanh toán đã nhận, mọi chi phí kinh doanh kèm theo biên lai, sao kê ngân hàng cho tài khoản kinh doanh và nhật ký số dặm cho chuyến đi công tác.
Phần mềm kế toán như FreeAgent, Xero hoặc QuickBooks giúp việc này dễ dàng hơn đáng kể so với bảng tính. Hầu hết kết nối trực tiếp với tài khoản ngân hàng của bạn và tự động hóa phần lớn công việc phân loại.
VAT (Anh) và Thuế bán hàng (Mỹ)
Tại Vương quốc Anh, bạn phải đăng ký VAT nếu doanh thu chịu thuế của bạn vượt quá £90,000 (ngưỡng 2025/26). Sau khi đăng ký, bạn sẽ tính VAT trên các dịch vụ của mình (thường là 20%) và có thể yêu cầu hoàn VAT đối với các giao dịch mua của doanh nghiệp. Chương trình Thuế suất cố định đơn giản hóa mọi thứ cho các doanh nghiệp nhỏ hơn bằng cách áp dụng một tỷ lệ phần trăm cố định cho tổng doanh thu của bạn.
Thuế bán hàng của Hoa Kỳ thường ít được quan tâm hơn đối với những người làm việc tự do dựa trên dịch vụ, vì hầu hết các tiểu bang không tính thuế bán hàng đối với dịch vụ. Tuy nhiên, một số tiểu bang có, và các quy tắc khác nhau. Nếu bạn bán sản phẩm kỹ thuật số, các quy tắc liên kết trở nên phức tạp hơn.
Những sai lầm phổ biến về thuế của người làm nghề tự do
Những sai lầm khiến freelancer mất nhiều tiền nhất thường là không để dành tiền trong suốt cả năm (hãy đặt mục tiêu 25-35% của mỗi hóa đơn), bỏ lỡ các khoản chi phí được khấu trừ (đặc biệt là văn phòng tại nhà, số dặm và phát triển chuyên môn), nộp hồ sơ muộn và chịu phạt, trộn lẫn tài chính cá nhân và kinh doanh (hãy mở một tài khoản ngân hàng riêng), và không thực hiện các khoản thanh toán ước tính hàng quý (Mỹ) hoặc các khoản thanh toán tạm ứng (Anh).
Khi nào nên thuê một kế toán viên
Nếu thu nhập tự do của bạn đơn giản và dưới ngưỡng VAT, việc tự khai thuế bằng phần mềm kế toán là hoàn toàn khả thi. Hãy cân nhắc thuê một kế toán khi thu nhập của bạn vượt quá £50,000-60,000, tình hình thuế của bạn trở nên phức tạp (nhiều nguồn thu nhập, khách hàng quốc tế, VAT), hoặc thời gian bạn dành cho việc ghi sổ có thể được sử dụng tốt hơn để kiếm tiền. Một kế toán giỏi thường giúp bạn tiết kiệm nhiều hơn trong việc tối ưu hóa thuế so với chi phí phí của họ.
Sử dụng công cụ tính toán freelancer của Zinn Hub để ước tính nghĩa vụ thuế của bạn và hiểu cách các chi phí, khoản đóng góp lương hưu và các mức thu nhập khác nhau ảnh hưởng đến thu nhập thực tế của bạn.
Câu hỏi thường gặp
Tôi nên dành bao nhiêu tiền cho thuế khi làm freelancer?
Một quy tắc an toàn là 25-35% tổng thu nhập của bạn, tùy thuộc vào tổng thu nhập và địa điểm của bạn. Các freelancer ở Vương quốc Anh kiếm dưới £50,270 thường có thể chỉ cần 25-28%. Các freelancer ở Hoa Kỳ nên tiết kiệm gần 30-35% để trang trải cả thuế thu nhập và thuế tự kinh doanh. Điều chỉnh dựa trên bậc thuế và các khoản khấu trừ thực tế của bạn.
Tôi có thể yêu cầu chi phí nếu tôi làm việc tại nhà không?
Có. Cả hệ thống thuế của Vương quốc Anh và Hoa Kỳ đều cho phép khấu trừ chi phí văn phòng tại nhà cho những người tự kinh doanh. Bạn sẽ cần làm việc tại nhà thường xuyên và có một không gian làm việc chuyên dụng. Phương pháp đơn giản hóa của Vương quốc Anh cho phép £6/tuần mà không cần biên lai. Phương pháp đơn giản hóa của Hoa Kỳ cho phép $5 mỗi foot vuông lên đến 300 foot vuông. Cả hai quốc gia cũng cho phép phương pháp chi phí thực tế theo tỷ lệ để có thể khấu trừ lớn hơn.
Tôi có cần một tài khoản ngân hàng riêng cho công việc tự do không?
Trong hầu hết các trường hợp, đây không phải là yêu cầu pháp lý, nhưng rất được khuyến nghị. Một tài khoản kinh doanh riêng biệt giúp việc kế toán dễ dàng hơn đáng kể, cung cấp hồ sơ rõ ràng hơn nếu bạn từng bị kiểm toán và giúp bạn theo dõi thu nhập và chi phí kinh doanh một cách chính xác. Hầu hết các ngân hàng trực tuyến đều cung cấp tài khoản kinh doanh miễn phí hoặc chi phí thấp.
Điều gì xảy ra nếu tôi không thể thanh toán hóa đơn thuế của mình?
Liên hệ ngay với HMRC hoặc IRS. Cả hai đều cung cấp các kế hoạch thanh toán cho những người nộp thuế không thể thanh toán đầy đủ. Tại Vương quốc Anh, dịch vụ Time to Pay của HMRC cho phép bạn dàn trải các khoản thanh toán trong tối đa 12 tháng. IRS cung cấp các thỏa thuận trả góp cho các mục đích tương tự. Bỏ qua hóa đơn thuế luôn làm mọi thứ tồi tệ hơn — giao tiếp sớm thường mang lại các điều khoản thuận lợi hơn.
Tôi có cần tính thuế VAT cho khách hàng quốc tế không?
Đối với những người làm việc tự do ở UK bán dịch vụ cho khách hàng doanh nghiệp bên ngoài UK, VAT thường không được tính (các quy tắc “nơi cung cấp” có nghĩa là dịch vụ nằm ngoài phạm vi VAT của UK). Tuy nhiên, bạn vẫn phải báo cáo các giao dịch bán hàng này trên tờ khai VAT của mình. Đối với các giao dịch bán hàng cho khách hàng không phải doanh nghiệp ở nước ngoài, các quy tắc phức tạp hơn. Nếu bạn thường xuyên làm việc với khách hàng quốc tế, lời khuyên chuyên nghiệp về VAT rất đáng để đầu tư.
