Kako raditi s freelancerima u različitim vremenskim zonama

Zapošljavanje izvan vlastite vremenske zone dobiva lošu reputaciju koju zapravo nije zaslužilo. Prigovori su gotovo uvijek o rasporedu — poziv u pogrešno vrijeme, rok koji je stigao dan ranije, pitanje koje je ostalo bez odgovora preko noći — i gotovo nikada o samom poslu. Udaljenost ne mijenja koliko je netko dobar u izradi web stranice; mijenja kada možete razgovarati s njim o tome.

Dobra vijest je da problemi s rasporedom imaju mehanička rješenja. Nakon što ste postavili jasan prozor preklapanja, odlučili što zaista zahtijeva razgovor uživo i usvojili naviku nedvosmislenog pisanja vremena, dvanaestosatni jaz prestaje biti prepreka i počinje biti koristan: posao se obavlja dok spavate, a vi ga pregledavate uz kavu. Evo kako to postaviti.

Vremenska zona je problem rasporeda, a ne problem kvalitete

Vrijedi ih razdvojiti, jer ih kupci rutinski miješaju. Biti daleko nema utjecaja na vještinu, pouzdanost ili kvalitetu komunikacije — to su osobine osobe, a procjenjujete ih na isti način na koji biste procijenili nekoga u susjednoj ulici: portfelj, recenzije, kratki plaćeni test, pravi razgovor. Ono što udaljenost zaista utječe je broj sati u danu kada ste oboje budni.

Ta je razlika važna jer vam govori što treba popraviti. Ako netko kasni s isporukom, odgovor je jasniji rok i ritam provjere, a ne bliža adresa. Ako netko pogrešno razumije brief, odgovor je bolji brief. Samo jedna vrsta problema — Trebam odgovor u sljedećih dvadeset minuta“ — zaista je uzrokovana satom, a većina posla ne sadrži mnogo takvih.

Postoji stvarni kompromis, i pošteno ga je imenovati: manje zajedničkih sati znači sporiju povratnu informaciju o bilo čemu dvosmislenom. Način da se to vrijeme nadoknadi je uklanjanje dvosmislenosti unaprijed, što je dobra ideja bez obzira na sve. Naš vodič o pisanju projektnog briefa koji donosi sjajne prijedloge je jedina stvar s najvećim utjecajem koju možete učiniti prije zapošljavanja bilo koga na bilo kojoj udaljenosti.

Zamka ljetnog računanja vremena koja kvari vaš kalendar

Ovo je ono što uhvati gotovo sve, pa je vrijedno pravilno razumjeti umjesto da se zaobilazi.

Većina ljudi, kada zaposli nekoga u inozemstvu, jednom izračuna razliku — oni su pet sati ispred mene“ — zapiše je na ljepljivu bilješku i koristi je do kraja godine. Taj je broj pouzdan samo ako nijedna zemlja ne mijenja svoje satove. U praksi, mnoge zemlje u Europi i Sjevernoj Americi, zajedno s dijelovima Oceanije i Južne Amerike, pomiču svoje satove naprijed i natrag jednom godišnje. Većina Azije i većina Afrike uopće ih ne pomiče. Zemlje koje se mijenjaju također se ne mijenjaju na isti datum, a zemlje na južnoj hemisferi pomiču se u suprotnoj sezoni.

Rezultat je da razlika između dva mjesta nije konstantna. Može se mijenjati dvaput godišnje, a postoje kratki prozori — ponekad dugi nekoliko tjedana — kada se jedna strana već pomaknula, a druga nije, pa je razlika nakratko nešto što nijedno od vas ne očekuje. Svako pravilo X sati unaprijed“ koje zapišete stoga je pogrešno dio godine, a dijelovi za koje je pogrešno su upravo tjedni kada je propušteni poziv najiritantniji.

Rješenje je jednostavno i trajno: nikada ne pohranjujte pomak. Pohranite mjesto. Recite 09:00 u Lisabonu“ ili 14:00 u Manili“, a ne vaše vrijeme plus šest“. Neka aplikacija kalendara izračuna što to znači za svakoga od vas na dotični dan i provjerite trenutno lokalno vrijeme na oba mjesta kad god namjeravate nešto potvrditi. Ta navika trajno uklanja cijelu klasu problema, za svaku zemlju s kojom ćete ikada raditi.

Pronalaženje vašeg stvarnog prozora preklapanja

Vaše preklapanje nije aritmetička razlika između dvije zone. To je presjek sati kada ste vi zaista dostupni i sati kada oni zaista rade — što je manji i mnogo korisniji broj.

Postavite dva pitanja prije nego što zaposlite, i postavite ih jasno. Prvo: koje su vaše uobičajene radne sate, u vašem lokalnom vremenu? Drugo: koliko vam je obavijesti potrebno za poziv izvan njih? Odgovori vam govore hoće li odnos biti ugodan. Netko tko nudi dvosatni prozor koji se slučajno nalazi u vašem poslijepodnevu mnogo je lakše zaposliti od nekoga čiji dan završava kada vaš počinje, bez obzira na to što kaže sirova razlika u zoni.

Dva sata stvarnog preklapanja dovoljno je za većinu slobodnih poslova. Jedan sat je izvediv ako ste disciplinirani u grupiranju pitanja. Nulto preklapanje je moguće, ali zahtijeva da sve bude asinkrono, što pak zahtijeva briefove koji preživljavaju bez dodatnih pitanja — to je stvarno ograničenje i vrijedi biti iskren prema sebi prije nego što se obvežete.

Zaštitite preklapanje kada ga imate. Nemojte ga ispunjavati pozivom za status koji je mogao biti tri retka teksta. Koristite ga za stvari koje funkcioniraju samo uživo: razjašnjavanje neslaganja, prolazak kroz dizajn, donošenje odluke koja se u pisanom obliku vrtjela u krug.

Asinkroni rad po zadanim postavkama

Asinkroni rad znači pretpostaviti da će odgovor doći kasnije i dizajnirati poruku tako da je kasnije u redu. To je vještina i najveći je pojedinačni čimbenik koji određuje hoće li udaljeno zapošljavanje biti bez napora ili iscrpljujuće.

Osnovna navika je nikada ne slati poruku na koju se može odgovoriti samo drugim pitanjem. Umjesto Jeste li slobodni razgovarati o zaglavlju?“, pošaljite: Zaglavlje je previsoko na mobilnom uređaju. Smanjite ga tako da prvi odlomak bude vidljiv bez pomicanja na standardnom zaslonu telefona. Ako to pokvari raspored logotipa, koristite složenu varijantu. Ako se ne slažete s bilo čime, recite mi zašto i ostavite kako jest.“ Na tu se poruku može djelovati preko noći bez da ste budni.

Grupirajte svoja pitanja. Pet pitanja poslanih jedno po jedno tijekom radnog dana postaju pet zasebnih noćnih ciklusa — gotovo tjedan dana proteklog vremena za nešto što je moglo potrajati jedan dan. Skupite ih, pošaljite ih zajedno i odgovorite na njihova pitanja na isti način.

Dajte opcije umjesto da otvarate raspravu. Preferirate li A ili B, a ako nijedno ne radi, učinite C i recite mi zašto“ rješava se u jednom ciklusu. Što mislite?“ rješava se u tri. Tamo gdje odluka zaista ovisi o vašoj prosudbi, unaprijed odobrite manju verziju: ako je to manje od sat vremena rada, samo to učinite i recite mi.“

Snimite kratke videozapise zaslona umjesto da opisujete vizualne probleme u prozi. Devedeset sekundi snimanja zaslona s naracijom nosi više informacija od osamsto riječi, a može se gledati u bilo koje doba. Ovo je također najbrži način za davanje povratnih informacija o dizajnu bez poziva.

Bilješka o primopredaji: pretvaranje praznine u prednost

Tim podijeljen diljem svijeta može doista raditi gotovo neprekidno, ali samo ako svaka strana namjerno preda posao. Mehanizam je kratka pisana bilješka na kraju svake radne sesije — ista tri retka svaki put.

• GotovoŠto se zapravo promijenilo od zadnje bilješke, u jednom retku. Ne popis aktivnosti — popis stvari koje su sada završene.
• SljedećeŠto će se sljedeće preuzeti, tako da druga strana zna što ne treba duplicirati.
• BlokiranoSve što ne može napredovati bez odluke ili sredstva, eksplicitno imenovano, s postavljenim pitanjem tako da se može odgovoriti bez odgovora.

Redak blokirano” je onaj koji opravdava cijelu naviku. Blokada podignuta na kraju njihovog dana rješava se tijekom vašeg i uklanja prije nego što ponovno počnu, tako da ništa ne čeka cijeli ciklus. Blokada podignuta u poruci chata u nasumičnom satu propušta se i košta dan.

Bilješku držite na istom mjestu kao i posao. Na Zinn Hubu, nit narudžbe je očito mjesto: ostaje priložena narudžbi, obje strane je mogu kasnije pronaći, i nitko od vas ne mora pamtiti u kojoj je aplikaciji bila važna rečenica.

Rezerviranje poziva na koje se ljudi zapravo odazivaju

Većina propuštenih poziva preko vremenskih zona pogrešno je rezervirana, a ne zaboravljena. Nekoliko pravila uklanja gotovo sve to.

Pošaljite pozivnicu za kalendar umjesto da dogovarate vrijeme u poruci. Pozivnica nosi vremensku zonu sa sobom i ispravno se prikazuje u oba kalendara; rečenica u chatu to ne čini. Ako vaš sugovornik ne koristi zajednički sustav kalendara, pošaljite vrijeme napisano u oba lokalna vremena i zamolite ih da vam to potvrde u svom.

Nikada ne pišite samo broj. 15:00” je besmisleno preko granice, a 15:00 po mom vremenu” je samo marginalno bolje jer pretpostavlja da znaju gdje ste i jesu li se vaši satovi promijenili. Svaki put napišite datum, vrijeme i grad ili nazvanu zonu.

Izmjenjujte neugodnosti na ponavljajućem pozivu. Ako jedna strana uvijek preuzima poziv u nepristojno vrijeme, taj se dogovor raspada — ljudi otkazuju, dolaze umorni ili se tiho ljute. Zamjena strane koja se rasteže mala je ljubaznost koja održava dugoročan odnos zdravim.

Zatim pitajte je li poziv uopće potreban. Mnogi pozivi o statusu postoje jer nitko nije napisao bilješku o primopredaji. Ako sastanak nema odluku, zamijenite ga s tri retka teksta i vratite obojici sat vremena.

Pisanje roka koji se ne može pogrešno protumačiti

Do petka” nije rok. Na jednom mjestu petak završava dok je negdje drugdje još četvrtak poslijepodne, a isporuka koja stigne točno na vrijeme može izgledati rano ili kasno ovisno o tome gdje stojite.

Rokove pišite u jednom nedvosmislenom obliku: dan u tjednu, kalendarski datum, vrijeme i nazvano mjesto. Petak 22 kolovoza, 17:00 po londonskom vremenu” može ispravno pročitati svatko, bilo gdje, u bilo kojem mjesecu u godini. Dodajte naziv dana kao unakrsnu provjeru protiv zabune u formatu datuma, budući da istih šest znamenki znači različite dane u različitim zemljama.

Zatim recite kome rok pripada. Rok isporuke za freelancera obično podrazumijeva rok pregleda za vas, a kašnjenje kupca je najčešći uzrok kašnjenja projekta. Zapišite oboje i tretirajte svoje kao jednako obvezujuće.

Ostavite rezervu tamo gdje se posao ulijeva u nešto fiksno — lansiranje, tiskanje, događaj. Ako je pravi rok srijeda, zatražite isporuku u ponedjeljak i recite zašto. Preko velikog vremenskog jaza, jedan propušteni ciklus košta dan, a ne sat, tako da rezerva radi više posla nego što bi radila lokalno.

Vrijeme odgovora, dostupnost i što ne obećati

Eksplicitno dogovorite očekivano vrijeme odgovora, u oba smjera, i neka bude velikodušno. Unutar jednog radnog dana” je obećanje koje obje strane mogu ispuniti na gotovo bilo kojoj udaljenosti. Brzo” uopće nije obećanje, i tiho znači unutar sata” jednoj osobi i prije nego što završim sutra” drugoj.

Razlikujte rutinske poruke od istinskih hitnosti i dogovorite zaseban put za potonje. Ako se sve tretira kao hitno, onda ništa nije, a freelancer nekoliko zona daleko će ili izgorjeti gledajući obavijesti ili ih početi ignorirati. Većina freelance poslova sadrži vrlo malo istinskih hitnih slučajeva.

Ne očekujte dostupnost izvan radnog vremena nekoga kao nešto uobičajeno, niti je sami nudite. Freelancer koji odgovara u tri ujutro nije bolji dobavljač; to je onaj koji će biti nepouzdan za mjesec dana. Održivo je brže tijekom trajanja projekta.

Budite jednako realni prema sebi. Ako nestanete na dva dana u tjednu, recite to na početku kako bi se moglo planirati. Predvidljiv spor klijent je jednostavan za rad; nepredvidljiv nije, bez obzira u kojoj su zoni.

Jezik, praznici i radni tjedan

Satovi su samo dio slike. Sam radni tjedan nije univerzalan — dani koji se računaju kao vikend razlikuju se među zemljama, a državni praznici se vrlo različito grupiraju diljem svijeta. Tjedan koji je kod vas potpuno običan može sadržavati veliki nacionalni praznik negdje drugdje. Pitajte, rano i ležerno, postoje li datumi u prozoru projekta kada vaš freelancer neće biti dostupan.

Jezik zaslužuje isto razmatranje. Mnogi ljudi koje zapošljavate globalno pisat će vam na svom drugom ili trećem jeziku, što ništa ne govori o njihovoj vještini. Pišite kratke rečenice, izbjegavajte idiome, stavite jednu uputu u svaki odlomak i datume ispišite u cijelosti. Zatim provjerite razumijevanje pitajući kako namjeravaju pristupiti nečemu, umjesto da pitate jesu li razumjeli.

Zinn Hub dostupan je na 45 jezicima stranice, a kada se uključe jezici samo za poruke, možete primati poruke na ukupno 57 jezika — tako da je sasvim moguće da osoba s kojom radite čita platformu na svom jeziku dok vam piše na vašem. To vrijedi malo dodatne preciznosti u vašem izričaju i malo više strpljenja s njihovim.

Ostatak radnog odnosa — ritam, povratne informacije, točke pregleda — slijedi ista načela na bilo kojoj udaljenosti. Pokriveni su u našem vodiču o upravljanju udaljenim freelancerom bez mikroupravljanja.

Potpuno uklanjanje aritmetike

Najpouzdaniji sustavi su oni u kojima nitko ne mora ništa izračunavati.

• Drugi satDodajte grad svog freelancera kao dodatni sat na svom telefonu ili računalu. Pogledat ćete ga prije svake poruke i nikada se više nećete pitati.
• Pozivnice za kalendarUvijek pošaljite jednu. Ona nosi zonu, ažurira se kada se satovi mijenjaju i podsjeća obje strane.
• Veze za zakazivanjeVeza za rezervaciju koja nudi termine u lokalnom vremenu posjetitelja potpuno uklanja pregovore.
• Imenovane zone u pisanom oblikuU svaki datum koji napišete stavite grad. Košta dvije riječi i sprječava najskuplju vrstu nesporazuma.
• Zakazano slanjePišite kada vam odgovara, isporučite kada njima odgovara — korisno za sve što zahtijeva pažnju, a ne nešto o čemu treba razmisliti.

Ništa od ovoga ne zahtijeva novi softver. Zahtijeva jednokratnu odluku da je kalendar izvor istine za vrijeme i nikada više ručno ne izvoditi razliku.

Zapošljavanje preko vremenskih zona na Zinn Hubu

Zinn Hub je globalno tržište, tako da je rad preko zona normalan slučaj, a ne iznimka. Prodavači se zovu Zinners, njihovi oglasi su Zinns, a Zinners su provjereni s državnom osobnom iskaznicom s fotografijom i dokazima o njihovim vještinama i prošlom radu. Kupci ne plaćaju naknadu za platformu, sve cijene su u USD, a recenzije zahtijevaju potvrđenu kupnju.

Jedna stvar koju vrijedi znati unaprijed: u pretraživanju Zinn Huba nema filtra za zemlju, lokaciju ili vremensku zonu. Dostupni filtri prilikom pregledavanja Zinnersa su redoslijed sortiranja, samo provjereno, kategorija, minimalna ocjena, vrsta Zinnera, način plaćanja i načini plaćanja. Ako su vam radni sati važni, pitajte u svom briefu ili u prvoj poruci umjesto da tražite filtar koji ne postoji — i uzmite odgovor od Zinnera, budući da mi provjeravamo identitet i vještine, a ne zemlju prebivališta.

Za posao koji doista zahtijeva preklapanje uživo — pokrivanje pristigle pošte, upravljanje kalendarom, korisnička podrška — navedite to u oglasu koji objavite. Možete objaviti projekt besplatno navodeći sate koje trebate pokriti, pregledati freelancere za izvršnu i administrativnu podršku, suziti pretraživanje po jednoj vještini kao što je upravljanje vremenom, ili početi od tržišta virtualnih asistenata i usluga označenih virtualni asistent.

Testirajte radni ritam prije nego što se obvežete. Micro Zinns su usluge s fiksnom cijenom od $5, $10, $15 ili $20, tako da vam jedna mala narudžba govori kako se zapravo osjeća cijeli ciklus s tom osobom — koliko brzo odgovaraju, koliko je jasna njihova primopredaja, funkcionira li preklapanje. Pregledajte ih na razini od $10, ili po kategoriji za opću virtualnu asistenciju i pomoć pri kalendaru i zakazivanju. Metoda je u potpunosti izložena u testiranju freelancera prije nego što se obvežete.