Найміть філіппінських віртуальних асистентів — перевірена, англомовна підтримка

Що насправді робить філіппінський віртуальний асистент

Віртуальний асистент — це назва посади, яка приховує величезний спектр роботи, тому так багато перших наймів розчаровують. Успішні ролі групуються в чотири напрямки. Виконавчий напрямок — це управління вхідними повідомленнями, управління календарем та координація щоденника. Клієнтський напрямок — це підтримка клієнтів електронною поштою, через службу підтримки та онлайн-чат, включаючи повернення коштів, повернення товарів та квитки, які ніхто не хоче обробляти.

Операційний напрямок — це те, де продавці електронної комерції отримують найбільшу цінність: розміщення товарів та підтримка каталогу, обробка замовлень, відстеження постачальників та звірка запасів. Напрямок зростання охоплює створення списків для генерації потенційних клієнтів, призначення зустрічей, планування публікацій у соціальних мережах та легку бухгалтерську підтримку, таку як кодування квитанцій. Для першого найму виберіть один напрямок; асистенти, яких просять охопити всі чотири, рідко стають хорошими в будь-якому з них.

Чому Філіппіни, і звідки насправді походить перевага

Очевидна відповідь — англійська, і це правда: це офіційна мова, засіб навчання у більшості вищих навчальних закладів, а письмові матеріали часто потребують незначного редагування, перш ніж їх побачить клієнт. Глибша перевага полягає в секторі аутсорсингу бізнес-процесів. Філіппіни десятиліттями надають аутсорсингову підтримку, продажі та бек-офісні послуги для західних компаній, тому існує великий пул людей, які вже розуміють черги квитків, цілі часу відповіді та шляхи ескалації.

Третій фактор — культурний. Філіппінські помічники часто працюють на основі відносин, а не транзакційним способом, що зазвичай проявляється у терплячих відповідях клієнтам та робочих відносинах, які тривають роками, а не тижнями. Компроміс полягає в тому, що дуже ввічливий помічник може занижувати інформацію про перешкоду, щоб уникнути розчарування, тому вбудуйте маршрут ескалації в завдання і чітко вкажіть, що раннє повідомлення про проблему є бажаною поведінкою.

Часові пояси: PHT ніколи не змінюється

Філіппінський стандартний час зберігає один годинник протягом усього року, без переходу на літній час, тому манільський кінець годинника, який ви погоджуєте в січні, залишається таким же в липні. Для австралійських компаній це майже збіг — середина ранку в Манілі — це обідній час у Сіднеї — хоча сама різниця коливається між двома та трьома годинами, коли в Австралії діє літній час, а Перт знаходиться в тому ж часовому поясі. Для Сінгапуру та Малайзії це точний збіг; материкова Південно-Східна Азія, включаючи Таїланд, В'єтнам та західну Індонезію, відстає на одну годину. Ось чому Філіппіни так добре поєднуються з такими ринками, як Сінгапур та Індонезія.

Для Великої Британії помічник, який працює приблизно з 14:00 до 23:00 за часом Маніли, працює протягом усього вашого ранку та до раннього дня, чого зазвичай достатньо для черги підтримки. Для Сполучених Штатів, перекриття в реальному часі вимагає нічної зміни в Манілі — і оскільки багато місцевих співробітників робили саме це для аутсорсингових рахунків, це нормальне прохання. Узгодьте зміну письмово, перш ніж наймати.

На основі завдань, неповний або повний робочий день?

Start task-based. A fixed-price job or a Micro Zinn® lets you test quality, communication and turnaround for the cost of an afternoon, and you learn more from one completed task than from three interviews. It also forces you to write down what the task actually involves, which is usually the harder half of the problem.

Перейдіть на неповний робочий день, як тільки у вас буде один задокументований процес, який займає кілька годин на тиждень — вхідні повідомлення підтримки, конвеєр розміщення оголошень, щотижневий цикл звітності. Переходьте на повний робочий день лише тоді, коли одна людина повністю відповідає за функцію, і у вас є достатній обсяг роботи, щоб зайняти її, не вигадуючи роботу. Купівля годин до того, як у вас є процес для їх заповнення, є найпоширенішою помилкою при першому наймі.

Як написати опис завдання та стандартну операційну процедуру

Ефективний опис завдання — це результат плюс правило прийняття рішень, а не побажання. Він має складатися з семи частин: мета в одному реченні; тригер, що запускає завдання; задіяні інструменти та облікові записи; упорядковані кроки; правила прийняття рішень для складних випадків; як виглядає виконане завдання; і точка ескалації, коли помічник має запитати вас, а не вгадувати. Остання частина відрізняє опис завдання від списку справ.

Перетворіть повторюваний опис завдання на стандартну операційну процедуру вдруге, коли ви його виконуєте. Хороша СОП — це одна сторінка пронумерованих кроків з одним або двома скріншотами, яка належить помічнику та оновлюється, коли він стикається з новими випадками. Протягом кількох тижнів ви матимете документацію, яку можна передати другому помічнику — це те, що дозволяє ролі вижити під час відпустки.

Інструменти передачі, які виконують важку роботу

Три категорії інструментів виконують майже всю роботу з передачі. Запис екрану — це перша: запишіть, як ви виконуєте завдання один раз, розповідаючи про рішення, а не про кліки. П'ятихвилинний Loom замінює сторінку прози. Спільні документи — це друга: зберігайте бібліотеку СОП на спільному диску або вікі, яку помічник може редагувати, а не у вкладенні, яке застаріває в день надсилання.

Третій — це менеджер паролів, і він не є необов'язковим. Ніколи не надсилайте логіни в чаті. Використовуйте менеджер зі спільними сховищами та доступом до кожного елемента, щоб ви могли надати саме ті облікові записи, які потрібні для ролі, і відкликати їх однією дією пізніше. Якщо платформа пропонує вбудований делегований доступ — субрахунок, обліковий запис співробітника, спільне місце в поштовій скриньці — використовуйте його замість цього.

Як ескроу та перевірені відгуки зменшують ризик першого найму

Справжній ризик при першому віддаленому наймі полягає не в ставці, а в тому, щоб вкладати гроші та час у когось, кого ви ще не можете оцінити. Кожен Zinner перевіряється за ідентичністю та навичками, а відгуки надходять лише від підтверджених покупок — рейтинг відображає виконану роботу, а не анонімну думку.

Ваш платіж потім утримується в ескроу і виплачується лише тоді, коли ви підтвердите, що доставка відповідає завданню, тому невдале перше завдання коштує вам часу, а не грошей. З боку продавця, частка Zinner виплачується при оформленні замовлення. Для покупців немає комісії платформи, і ви можете оплатити більш ніж 100 способами, включаючи картку, PayPal та криптовалюту. Нові покупці можуть отримати своє перше замовлення безкоштовно, з повним поверненням суми після завершення. Перегляньте категорію Віртуальний помічник, ширший ринок віртуальних помічників або спеціалістів, таких як виконавчий помічник або віртуальний помічник Shopify.

Коли обсяг роботи перевищує адміністративні завдання, той самий пул талантів на Філіппінах охоплює філіппінських відеоредакторів, філіппінських розробників WordPress, філіппінський веб-дизайн, філіппінське написання контенту, філіппінські послуги SEO та філіппінське створення посилань. Якщо ви спочатку зважуєте платформи, прочитайте альтернативу Upwork для Філіппін та альтернативу Fiverr для віртуальних помічників, або перегляньте кожен ринок на Локаціях.