검증된 미국 Zinner가 제공하는 미국 가상 비서 서비스

미국 가상 비서 시장의 실제 모습

미국 가상 비서 서비스는 시간당 우선, 계약자 형태의 시장입니다. 대부분의 미국 비서는 여러 고객을 대상으로 독립 계약자로 일하며, 매월 청구서를 발행하고 첫 결제 전에 W-9를 보냅니다. 이들은 시간당 요금을 책정하고, 한 달에 10, 20 또는 40시간 단위의 블록을 예상하며, 리테이너가 시간을 예약하지 않는 한 무기한 "하루 종일 이용 가능" 계약은 거부합니다. 세 가지 역할이 모두 "VA"로 판매됩니다. 일반 관리 비서(받은 편지함 분류, 일정 관리, 여행, 파일링), 귀하를 대신하여 판단을 내리는 임원 비서, 그리고 CRM과 같은 시스템을 소유하는 운영 전문가입니다. 하나를 브리핑하고 다른 하나에 대해 비용을 지불하는 것이 가장 흔한 실망의 원인입니다.

적합성에 대해 솔직해지세요. 미국 요금은 대부분의 해외 시장보다 훨씬 높으며, 대량의 비동기 작업(대량 데이터 입력, 야간 목록 작성, 반복적인 형식 지정)의 경우 일반적으로 인도 가상 비서, 파키스탄 가상 비서 또는 말레이시아 가상 비서가 더 적합합니다. 미국 프리미엄은 세 가지를 제공합니다. 즉각적인 응답성, 전화로 구사하는 미국 영어, 그리고 미국 고객이 대우받기를 기대하는 방식에 대한 유창함입니다.

언어, 어조 및 미국인이 주목하는 세부 사항

미국은 압도적으로 영어를 사용하며, 스페인어가 상당한 제2외국어입니다. 텍사스, 캘리포니아, 플로리다 또는 뉴욕에 판매하는 경우 이중 언어 비서가 유용합니다. 나머지는 작고, 꾸준하며, 고객에게 매우 눈에 띕니다. 미국 영어는 -ize 및 -or 접미사를 사용하고, 날짜를 MM/DD/YYYY로 작성하며, 전화번호를 (555) 555-5555로 형식 지정하고, 주를 두 글자로 약어하며, 우편 번호가 아닌 ZIP 코드를 사용합니다. 시간은 15:00가 아닌 3:00 PM ET로 읽습니다. 어휘는 고객 서비스가 있는 곳에서 정확히 다릅니다. holiday가 아닌 vacation, postage가 아닌 shipping, cheque가 아닌 check, mobile이 아닌 cell입니다.

귀하의 브랜드가 영국 영어로 작성된 경우, 브리핑에 명시하고 한 페이지 스타일 시트를 제공하십시오. 그렇지 않으면 모든 것이 조용히 미국화될 것입니다. 전화 응대 업무의 경우, 음성 메일 및 IVR 규칙, 수신자 부담 800 및 888 번호와 지역 직통 전화의 편안함, 그리고 구조화된 메시지를 남기는지 여부에 대해 문의하십시오. 2분 통화는 어떤 서면 샘플보다 더 많은 것을 알려줍니다.

시간대, 일광 절약 시간 및 실제 근무 중복

미국 본토는 동부, 중부, 산악 및 태평양의 네 가지 시간대에 걸쳐 있으며, 알래스카와 하와이는 더 서쪽에 있습니다. 동부에서 태평양까지는 3시간의 시차가 있으므로, 한 명의 비서가 근무일의 일부를 담당하며 전체를 담당하지는 않습니다. 일광 절약 시간은 3월 둘째 일요일부터 11월 첫째 일요일까지이며, 하와이와 애리조나 대부분은 일광 절약 시간을 적용하지 않고 일년 내내 표준 시간을 유지합니다. 이 한 가지 사실이 다른 어떤 것보다 반복되는 캘린더 초대를 더 많이 깨뜨리므로, 귀하의 일정을 담당하는 사람은 이를 알아야 합니다.

실제로, 오전 9시부터 오후 5시까지 근무하는 동부 비서는 영국 팀에게 오후 내내 실시간 중복을 제공하고 뉴욕, 보스턴, 애틀랜타 및 마이애미와 같은 시간을 공유합니다. 시카고, 댈러스 또는 오스틴의 중부 비서는 전국 고객 기반을 위한 실용적인 중간 지점입니다. 로스앤젤레스 또는 시애틀의 태평양 비서는 미국 늦은 시간을 담당하고 아시아 태평양 아침과 연결됩니다. 동부에서 태평양까지 전체 커버리지는 두 명의 사람 또는 교대 근무를 의미하며, 한 사람이 11시간 근무하는 것은 아닙니다. 커버리지 시간과 그 안의 응답 시간을 서면으로 합의하십시오.

미국에서 중요한 검색 엔진 및 연구 도구

많은 가상 비서 업무는 연구이며, 도구는 시장별로 다릅니다. 미국에서는 Google이 지배적인 웹 검색 엔진이므로 Google과 Google Business Profile이 기본입니다. Bing은 Windows 및 Edge 데스크톱에서 소수 점유율을 차지하며 Microsoft Copilot 뒤에 있습니다. 이는 구매자가 기업 데스크톱 사용자일 경우 중요합니다. 제품 연구를 위한 실용적인 검색 엔진은 Amazon이며, 지역 확인을 위해 비서는 Google Business Profile, Apple Maps 및 Yelp를 교차 확인해야 합니다. 이들은 미국 소비자들이 숙박 및 무역업에 여전히 많이 사용합니다.

B2B 목록 작성을 위해서는 LinkedIn을 주요 출처로, 회사 및 언론 페이지를 확인용으로, 주 사업자 등록부를 법인 확인용으로 기대하십시오. 모든 기록에 출처 URL 및 날짜가 포함되어야 한다고 주장하십시오. 출처가 없는 목록은 6주 후에는 사용할 수 없으며, 출처는 시험에서 얻을 수 있는 가장 빠른 품질 신호입니다.

좋은 가상 비서 브리핑에 포함되는 내용

대부분의 비서는 기술이 아닌 브리핑 때문에 제대로 수행하지 못합니다. 여섯 가지를 포함하세요. 첫째, 매주 실제로 반복되는 10가지 작업과 볼륨 — "하루에 60개의 인바운드 이메일, 일주일에 8에서 12개의 회의 일정"이 "내 받은 편지함 관리"보다 낫습니다. 둘째, 정확한 도구 스택과 누가 액세스 권한을 부여하는지: Google Workspace 또는 Microsoft 365, Slack, Notion 또는 Asana, HubSpot 또는 Salesforce, QuickBooks 또는 Xero — 이메일이 아닌 위임된 액세스 권한이 있는 비밀번호 관리자를 통해 공유됩니다. 셋째, 업무 시간 및 응답 시간을 포함합니다. 넷째, "묻지 않고 $400 미만의 항공편 예약"과 같은 결정 및 지출 한도를 설정합니다. 권한이 없는 비서는 메시지 중계자가 됩니다. 다섯째, 작업별 완료 정의와 주간 보고서. 여섯째, 첫 주 결과물: 방금 배운 두 가지 작업에 대한 서면 SOP.

데이터를 신중하게 다루십시오. NDA에 동의하고, 시스템에서 무엇이 나갈 수 있는지 동의하며, 규제되는 모든 것에 대해 명확하게 명시하십시오. Zinn Hub에서는 이 모든 것이 주문 브리핑에 포함되므로, 양측은 하나의 서면 범위에서 작업하고 에스크로 해제는 이에 따라 판단됩니다.

커밋하기 전에 품질을 판단하는 방법

무료 작업을 요청하는 대신 소액 유료 시험을 구매하십시오. 일회성 Micro Zinn 또는 2시간 블록이면 충분합니다. 실제 받은 편지함 또는 연구 작업 하나, 두 시간대를 넘나드는 일정 퍼즐 하나, 그리고 나중에 SOP를 작성해 달라는 요청을 하십시오. 그런 다음 결과물뿐만 아니라 프로세스를 판단하십시오. 먼저 두세 가지 명확한 질문을 했는지, 답변이 얼마나 빨랐는지, 어조가 귀하의 스타일 시트와 일치하는지, 일정 답변이 일광 절약 시간과 애리조나 및 하와이 예외를 고려했는지, 그리고 제3자가 해당 SOP를 따를 수 있는지 확인하십시오. 확인된 구매자의 검증된 리뷰를 읽고, 별 3개짜리 리뷰에 가장 큰 비중을 두십시오. 이들은 누군가가 어떻게 일하는지 설명합니다.

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