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Steuern sind der Teil der Freiberuflichkeit, für den sich niemand begeistert – aber Fehler können Sie Tausende an Strafen, Überzahlungen oder verpassten Abzügen kosten. Egal, ob Sie neu selbstständig sind oder seit Jahren freiberuflich tätig sind und immer noch nicht sicher sind, ob Sie es richtig machen, dieser Leitfaden behandelt die Grundlagen, die Sie benötigen, um Ihre Steuerpflichten mit Zuversicht zu erfüllen.
Wir werden uns hauptsächlich auf die Systeme in Großbritannien und den USA konzentrieren, da diese die Mehrheit der englischsprachigen Freiberufler abdecken, mit allgemeinen Prinzipien, die unabhängig von Ihrem Standort gelten.
Selbstständigensteuer: Die Grundlagen
Wenn Sie als Angestellter arbeiten, übernimmt Ihr Arbeitgeber einen Großteil Ihrer Steuerpflicht – er zieht Einkommensteuer und National Insurance (UK) oder Lohnsteuern (US) ab, bevor Ihr Gehalt auf Ihrem Bankkonto eingeht. Als Freiberufler liegt diese Verantwortung ganz bei Ihnen.
Das bedeutet, dass Sie alle Einnahmen verfolgen, das ganze Jahr über Geld für Steuern zurücklegen müssen (nicht nur, wenn sie fällig sind), verstehen müssen, was Sie als Geschäftsausgaben geltend machen können, und Erklärungen genau und pünktlich einreichen müssen.
Der größte Schock für neue Freiberufler ist die Gesamtsteuerlast. Im Vereinigten Königreich zahlen Selbstständige sowohl Einkommensteuer als auch Beiträge zur nationalen Versicherung der Klasse 2/Klasse 4. In den USA zahlen Selbstständige sowohl Einkommensteuer als auch Selbstständigkeitssteuer (die Sozialversicherung und Medicare abdeckt). Allein diese Selbstständigkeitssteuer beträgt 15.3% zusätzlich zu Ihrem regulären Einkommensteuersatz.
UK Freelance Tax Essentials
Registrierung als Selbstständiger
Sie müssen sich bis zum 5. Oktober im zweiten Steuerjahr Ihres Unternehmens bei HMRC als Selbstständiger registrieren, obwohl es am besten ist, sich so bald wie möglich nach Beginn der Tätigkeit zu registrieren. Die Registrierung ist kostenlos und erfolgt online über das Government Gateway. Nach der Registrierung müssen Sie jährlich eine Selbsteinschätzungserklärung abgeben.
Einkommensteuersätze (2025/26)
Die britische Einkommensteuer gilt für Ihren steuerpflichtigen Gewinn (Gesamteinkommen abzüglich zulässiger Ausgaben und Ihres persönlichen Freibetrags). Der persönliche Freibetrag für 2025/26 beträgt £12,570 – auf diesen Betrag zahlen Sie keine Einkommensteuer. Der Grundtarif beträgt 20% auf Einkommen zwischen £12,571 und £50,270. Der höhere Tarif beträgt 40% auf Einkommen zwischen £50,271 und £125,140. Der zusätzliche Tarif beträgt 45% auf Einkommen über £125,140.
Sozialversicherungsbeiträge
Selbstständige zahlen NICs der Klasse 2 (ein fester wöchentlicher Betrag, derzeit etwa 3,45 £/Woche, wenn die Gewinne 12,570 £ übersteigen) und NICs der Klasse 4 (9% auf Gewinne zwischen 12,570 £ und 50,270 £, plus 2% auf Gewinne über 50,270 £). Diese tragen zu Ihrer staatlichen Rente und anderen Leistungsansprüchen bei.
Steuerzahlungstermine
Selbstveranlagte Steuererklärungen müssen bis zum 31. Januar nach dem Ende des Steuerjahres (das vom 6. April bis zum 5. April läuft) eingereicht werden. Zahlungen sind am 31. Januar und 31. Juli (Vorauszahlungen) fällig. Das Verpassen von Fristen löst automatische Strafen ab 100 £ aus.
US Freelance Tax Essentials
Selbstständigensteuer
US-Freiberufler zahlen eine Selbstständigkeitssteuer von 15.3% (12.4% für die Sozialversicherung auf Einkommen bis zu $168,600 im Jahr 2025, plus 2.9% für Medicare auf alle Einkommen). Dies kommt zur Bundeseinkommensteuer hinzu. Die gute Nachricht: Sie können die Hälfte Ihrer Selbstständigkeitssteuer absetzen, wenn Sie Ihr bereinigtes Bruttoeinkommen berechnen.
Geschätzte vierteljährliche Zahlungen
Im Gegensatz zu Angestellten, deren Steuern von jedem Gehaltszettel abgezogen werden, müssen Freiberufler vierteljährlich geschätzte Steuerzahlungen leisten – am 15 April, 15 Juni, 15 September und 15 Januar. Werden diese Zahlungen nicht geleistet, kann dies zu Strafen wegen Unterzahlung führen. Die Safe-Harbor-Regel: Zahlen Sie mindestens 100% der Steuerschuld des Vorjahres (110%, wenn Ihr Einkommen $150,000 übersteigt), um Strafen zu vermeiden, unabhängig davon, was Sie schulden.
Bundes-Einkommensteuerklassen (2025)
Die US-Einkommensteuer ist progressiv. Für Einzelveranlagte: 10% auf Einkommen bis $11,600; 12% auf $11,601-$47,150; 22% auf $47,151-$100,525; 24% auf $100,526-$191,950; und höhere Stufen darüber. Die staatlichen Einkommensteuern variieren – einige Staaten wie Texas und Florida haben keine staatliche Einkommensteuer, während Kalifornien und New York 10%+ zu Ihrer gesamten Steuerrechnung hinzufügen können.
Steuerlich absetzbare Geschäftsausgaben
Hier können Freiberufler ihre Steuerlast erheblich reduzieren. Alle Ausgaben, die ausschließlich und ausschließlich“ (UK) oder gewöhnlich und notwendig“ (US) für Ihr Unternehmen sind, können in der Regel von Ihrem zu versteuernden Einkommen abgezogen werden.
Häufig abzugsfähige Ausgaben
Home-Office-Kosten: Wenn Sie von zu Hause aus arbeiten, können Sie einen Teil Ihrer Miete/Hypothekenzinsen, Nebenkosten, Internet und Gemeindeabgaben (UK) oder Grundsteuern (US) geltend machen. Das Vereinigte Königreich bietet einen vereinfachten Pauschalsatz (£6/Woche ohne Belege) oder die tatsächliche Proportionsmethode an. Die USA bieten entweder die vereinfachte Methode ($5/sq ft, bis zu 300 sq ft) oder die tatsächliche Ausgabenmethode an.
Software und Abonnements: Adobe Creative Cloud, Hosting, Domainnamen, Projektmanagement-Tools, Buchhaltungssoftware und alle anderen geschäftsbezogenen Abonnements sind vollständig abzugsfähig.
Ausrüstung und Hardware: Computer, Monitore, Kameras, Drucker und andere für geschäftliche Zwecke genutzte Geräte. Im Vereinigten Königreich können Sie die jährliche Investitionszulage für Kapitalanschaffungen geltend machen. In den USA erlaubt Abschnitt 179 den Abzug der vollen Kosten für qualifizierte Ausrüstung im Jahr des Kaufs.
Berufliche Entwicklung: Kurse, Bücher, Konferenztickets und Schulungsmaterialien, die sich auf Ihre Arbeit beziehen, sind absetzbar.
Marketing und Werbung: Website-Kosten, Visitenkarten, Online-Werbung und Marketplace-Gebühren (einschließlich Plattformprovisionen auf Websites wie Zinn Hub) sind abzugsfähig.
Berufliche Versicherung: Berufshaftpflichtversicherung, Haftpflichtversicherung und andere Geschäftsversicherungsprämien.
Reise: Geschäftsreisekosten einschließlich Kilometergeld für Kundentermine, Unterkunft für Dienstreisen und Kosten für öffentliche Verkehrsmittel. Pendeln zu einem regelmäßigen Arbeitsplatz zählt nicht, aber Reisen zwischen verschiedenen Kundenstandorten schon.
Buchhaltungs- und Rechtskosten: Kosten für Buchhalter, Steuerberater und Rechtsberatung im Zusammenhang mit Ihrem Unternehmen.
Pensionsbeiträge: Steuerlich absetzbare Pensionsbeiträge reduzieren Ihr zu versteuerndes Einkommen und sichern Ihre Zukunft. Dies ist eines der wirkungsvollsten Tools zur Steuerplanung, das Freiberuflern zur Verfügung steht.
Aufzeichnungen
Gute Aufzeichnungen sind nicht verhandelbar. HMRC verlangt, dass Sie Aufzeichnungen mindestens fünf Jahre nach der Einreichungsfrist aufbewahren. Die IRS verlangt Aufzeichnungen für mindestens drei Jahre (unter bestimmten Umständen länger). Verfolgen Sie mindestens jede ausgestellte Rechnung und erhaltene Zahlung, jede Geschäftsausgabe mit Belegen, Kontoauszüge für Geschäftskonten und Fahrtenbücher für Geschäftsreisen.
Buchhaltungssoftware wie FreeAgent, Xero oder QuickBooks macht dies dramatisch einfacher als Tabellenkalkulationen. Die meisten verbinden sich direkt mit Ihrem Bankkonto und automatisieren einen Großteil der Kategorisierungsarbeit.
Mehrwertsteuer (UK) und Umsatzsteuer (US)
Im Vereinigten Königreich müssen Sie sich für die Mehrwertsteuer registrieren, wenn Ihr steuerpflichtiger Umsatz £90,000 (Schwellenwert 2025/26) übersteigt. Nach der Registrierung erheben Sie Mehrwertsteuer auf Ihre Dienstleistungen (typischerweise 20%) und können die Mehrwertsteuer auf Geschäftseinkäufe zurückfordern. Das Pauschalschema vereinfacht die Dinge für kleinere Unternehmen, indem ein fester Prozentsatz auf Ihren Bruttoumsatz angewendet wird.
US-Umsatzsteuer ist für dienstleistungsbasierte Freiberufler in der Regel weniger problematisch, da die meisten Bundesstaaten keine Umsatzsteuer auf Dienstleistungen erheben. Einige Bundesstaaten tun dies jedoch, und die Regeln variieren. Wenn Sie digitale Produkte verkaufen, werden die Nexus-Regeln komplexer.
Häufige Steuerfehler von Freiberuflern
Die Fehler, die Freiberufler am meisten Geld kosten, sind in der Regel, das ganze Jahr über kein Geld beiseite zu legen (streben Sie 25-35% jeder Rechnung an), abzugsfähige Ausgaben zu übersehen (insbesondere Home Office, Kilometergeld und berufliche Weiterbildung), verspätete Einreichungen und daraus resultierende Strafen, die Vermischung von persönlichen und geschäftlichen Finanzen (legen Sie ein separates Bankkonto an) und das Nichtleisten vierteljährlicher Vorauszahlungen (USA) oder Akontozahlungen (UK).
Wann man einen Buchhalter einstellen sollte
Wenn Ihr freiberufliches Einkommen einfach ist und unter der Mehrwertsteuerschwelle liegt, ist die Selbstanmeldung mit Buchhaltungssoftware durchaus machbar. Ziehen Sie die Beauftragung eines Buchhalters in Betracht, wenn Ihr Einkommen £50.000-60.000 übersteigt, Ihre Steuersituation komplex wird (mehrere Einkommensquellen, internationale Kunden, Mehrwertsteuer) oder die Zeit, die Sie für die Buchhaltung aufwenden, besser zum Geldverdienen genutzt werden könnte. Ein guter Buchhalter spart Ihnen in der Regel mehr durch Steueroptimierung, als er an Gebühren kostet.
Nutzen Sie den Zinn Hub Freelancer-Rechner, um Ihre Steuerpflichten zu schätzen und zu verstehen, wie Ausgaben, Rentenbeiträge und verschiedene Einkommensstufen Ihr Nettoeinkommen beeinflussen.
Häufig gestellte Fragen
Wie viel sollte ich als Freiberufler für Steuern zurücklegen?
Eine Faustregel ist 25-35% Ihres Bruttoeinkommens, abhängig von Ihrem Gesamteinkommen und Standort. Britische Freiberufler, die unter £50,270 verdienen, können in der Regel mit 25-28% auskommen. US-Freiberufler sollten näher an 30-35% sparen, um sowohl Einkommensteuer als auch Selbstständigkeitssteuer abzudecken. Passen Sie dies basierend auf Ihrer tatsächlichen Steuerklasse und Abzügen an.
Kann ich Ausgaben geltend machen, wenn ich von zu Hause aus arbeite?
Ja. Sowohl das britische als auch das US-amerikanische Steuersystem erlauben Home-Office-Abzüge für Selbstständige. Sie müssen regelmäßig von zu Hause aus arbeiten und einen dedizierten Arbeitsbereich haben. Die vereinfachte Methode in Großbritannien erlaubt 6 £/Woche ohne Belege. Die vereinfachte Methode in den USA erlaubt $5 pro Quadratfuß bis zu 300 Quadratfuß. Beide Länder erlauben auch die proportionale Methode der tatsächlichen Kosten für potenziell größere Abzüge.
Benötige ich ein separates Bankkonto für Freiberuflichkeit?
In den meisten Fällen ist es keine gesetzliche Anforderung, wird aber dringend empfohlen. Ein separates Geschäftskonto macht die Buchhaltung dramatisch einfacher, bietet klarere Aufzeichnungen, falls Sie jemals überprüft werden, und hilft Ihnen, Geschäftseinkommen und -ausgaben genau zu verfolgen. Die meisten Online-Banken bieten kostenlose oder kostengünstige Geschäftskonten an.
Was passiert, wenn ich meine Steuerrechnung nicht bezahlen kann?
Kontaktieren Sie sofort HMRC oder den IRS. Beide bieten Zahlungspläne für Steuerzahler an, die nicht vollständig zahlen können. Im Vereinigten Königreich ermöglicht der Time to Pay“-Dienst von HMRC, Zahlungen über bis zu 12 Monate zu verteilen. Der IRS bietet Ratenzahlungsvereinbarungen für ähnliche Zwecke an. Das Ignorieren einer Steuerschuld macht die Dinge immer schlimmer – frühzeitige Kommunikation führt in der Regel zu günstigeren Bedingungen.
Muss ich Mehrwertsteuer für internationale Kunden berechnen?
Für britische Freiberufler, die Dienstleistungen an Geschäftskunden außerhalb des Vereinigten Königreichs verkaufen, wird in der Regel keine Mehrwertsteuer erhoben (die Regeln zum Ort der Leistung“ bedeuten, dass die Dienstleistung außerhalb des Geltungsbereichs der britischen Mehrwertsteuer liegt). Sie müssen diese Verkäufe jedoch weiterhin in Ihrer Mehrwertsteuererklärung angeben. Für Verkäufe an nicht-geschäftliche Kunden im Ausland sind die Regeln komplexer. Wenn Sie regelmäßig mit internationalen Kunden zusammenarbeiten, lohnt sich eine professionelle Mehrwertsteuerberatung.
