ফিলিপিনো ভার্চুয়াল অ্যাসিস্ট্যান্ট নিয়োগ করুন — যাচাইকৃত, ইংরেজি-ভাষী সহায়তা

একজন ফিলিপিনো ভার্চুয়াল অ্যাসিস্ট্যান্ট আসলে কী করেন

ভার্চুয়াল অ্যাসিস্ট্যান্ট এমন একটি কাজের শিরোনাম যা বিশাল পরিসরের কাজকে আড়াল করে, যে কারণে এত প্রথম নিয়োগ হতাশ করে। যে ভূমিকাগুলি সফল হয় সেগুলি চারটি লেনে বিভক্ত। এক্সিকিউটিভ লেন হল ইনবক্স ব্যবস্থাপনা, ক্যালেন্ডার ব্যবস্থাপনা এবং ডায়েরি সমন্বয়। গ্রাহক লেন হল ইমেল, হেল্পডেস্ক এবং লাইভ চ্যাট এর মাধ্যমে গ্রাহক সহায়তা, যার মধ্যে রিফান্ড, রিটার্ন এবং যে টিকিটগুলি কেউ চায় না সেগুলি অন্তর্ভুক্ত।

অপারেশনস লেন হলো যেখানে ই-কমার্স বিক্রেতারা সবচেয়ে বেশি মূল্য পান: পণ্য তালিকা এবং ক্যাটালগ রক্ষণাবেক্ষণ, অর্ডার প্রক্রিয়াকরণ, সরবরাহকারীকে তাড়া করা এবং স্টক সমন্বয়। গ্রোথ লেন লিড জেনারেশন, অ্যাপয়েন্টমেন্ট সেটিং, সোশ্যাল মিডিয়া শিডিউলিং এবং রসিদ কোডিংয়ের মতো হালকা বুককিপিং সহায়তার জন্য তালিকা তৈরি কভার করে। প্রথম নিয়োগের জন্য একটি লেন বেছে নিন; চারটি লেনের সবকটিতে কাজ করতে বলা সহকারীরা খুব কমই কোনোটিতে ভালো হয়।

কেন ফিলিপাইন, এবং সুবিধাটি আসলে কোথা থেকে আসে

স্পষ্ট উত্তর হল ইংরেজি, এবং এটি সত্য: এটি একটি সরকারী ভাষা, বেশিরভাগ উচ্চশিক্ষার মাধ্যমে শিক্ষার মাধ্যম, এবং লিখিত আউটপুট প্রায়শই গ্রাহকের কাছে পৌঁছানোর আগে সামান্য সম্পাদনার প্রয়োজন হয়। গভীর সুবিধা হল ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া আউটসোর্সিং সেক্টর। ফিলিপাইন কয়েক দশক ধরে পশ্চিমা সংস্থাগুলির জন্য আউটসোর্সড সাপোর্ট, বিক্রয় এবং ব্যাক-অফিস কাজ পরিচালনা করে আসছে, তাই এমন একটি বিশাল সংখ্যক লোক রয়েছে যারা ইতিমধ্যেই টিকিট কিউ, প্রতিক্রিয়া-সময় লক্ষ্য এবং এস্কেলেশন পাথ বোঝেন।

তৃতীয় কারণটি সাংস্কৃতিক। ফিলিপিনো সহকারীরা প্রায়শই লেনদেনমূলক পদ্ধতির পরিবর্তে সম্পর্ক-ভিত্তিক উপায়ে কাজ করে, যা ধৈর্যশীল গ্রাহক উত্তর এবং কাজের সম্পর্ক হিসাবে দেখা যায় যা কয়েক সপ্তাহ নয় বরং বছরের পর বছর ধরে চলে। এর অসুবিধা হল যে একজন খুব বিনয়ী সহকারী আপনাকে হতাশ করা এড়াতে একটি বাধাকে কম রিপোর্ট করতে পারে, তাই সংক্ষিপ্ত বিবরণে এস্কেলেশন রুট তৈরি করুন এবং স্পষ্টভাবে বলুন যে দ্রুত একটি সমস্যা উত্থাপন করা হল কাঙ্ক্ষিত আচরণ।

সময় অঞ্চল: PHT কখনও পরিবর্তন হয় না

ফিলিপাইন স্ট্যান্ডার্ড টাইম সারা বছর একটি ঘড়ি রাখে, কোনো ডেলাইট সেভিং নেই, তাই জানুয়ারিতে আপনি যে ঘড়িটি সম্মত হন, জুলাই মাসে ম্যানিলার প্রান্তটি একই থাকে। অস্ট্রেলিয়ান ব্যবসার জন্য এটি একটি ঘনিষ্ঠ মিল — ম্যানিলার মধ্য-সকাল সিডনির মধ্যাহ্নভোজের সময় — যদিও অস্ট্রেলিয়ান ডেলাইট সেভিং চালু থাকলে ব্যবধানটি দুই থেকে তিন ঘন্টার মধ্যে চলে যায়, এবং পার্থ ঠিক একই ঘড়িতে থাকে। সিঙ্গাপুর এবং মালয়েশিয়ার জন্য এটি একটি সঠিক ওভারল্যাপ; থাইল্যান্ড, ভিয়েতনাম এবং পশ্চিম ইন্দোনেশিয়া সহ মূল ভূখণ্ডের দক্ষিণ-পূর্ব এশিয়া এক ঘন্টা পিছিয়ে থাকে। এই কারণেই ফিলিপাইন সিঙ্গাপুর এবং ইন্দোনেশিয়া এর মতো বাজারের সাথে এত ভালোভাবে মিলে যায়।

যুক্তরাজ্যের জন্য, একজন সহকারী যিনি ম্যানিলার সময় প্রায় 14:00 থেকে 23:00 পর্যন্ত কাজ করেন, তিনি আপনার পুরো সকাল এবং আপনার দুপুরের প্রথম দিকে লাইভ থাকেন, যা সাধারণত একটি সাপোর্ট কিউয়ের জন্য যথেষ্ট। মার্কিন যুক্তরাষ্ট্রের জন্য, রিয়েল-টাইম ওভারল্যাপের জন্য ম্যানিলায় একটি নাইট শিফট প্রয়োজন — এবং যেহেতু অনেক স্থানীয় কর্মী আউটসোর্সিং অ্যাকাউন্টের জন্য ঠিক এটিই করেছেন, তাই এটি একটি স্বাভাবিক জিজ্ঞাসা। নিয়োগের আগে লিখিতভাবে শিফটটি সম্মত হন।

টাস্ক-ভিত্তিক, পার্ট-টাইম নাকি ফুল-টাইম?

Start task-based. A fixed-price job or a Micro Zinn® lets you test quality, communication and turnaround for the cost of an afternoon, and you learn more from one completed task than from three interviews. It also forces you to write down what the task actually involves, which is usually the harder half of the problem.

একবার আপনার কাছে সপ্তাহে কয়েক ঘন্টার একটি নথিভুক্ত প্রক্রিয়া থাকলে পার্ট-টাইম ঘন্টা তে যান — একটি সাপোর্ট ইনবক্স, একটি তালিকা পাইপলাইন, একটি সাপ্তাহিক রিপোর্টিং চক্র। ফুল-টাইম এ তখনই যান যখন একজন ব্যক্তি একটি ফাংশনের শেষ থেকে শেষ পর্যন্ত মালিক হন এবং আপনার কাছে কাজ তৈরি না করে তাদের ব্যস্ত রাখার মতো পরিমাণ থাকে। প্রক্রিয়া পূরণ করার আগে ঘন্টা কেনা সবচেয়ে সাধারণ প্রথম-নিয়োগের ভুল।

একটি টাস্ক ব্রিফ এবং একটি SOP কিভাবে লিখবেন

একটি সংক্ষিপ্ত বিবরণ যা কাজ করে তা একটি ফলাফল এবং একটি সিদ্ধান্ত নিয়ম হিসাবে পড়া হয়, একটি ইচ্ছা হিসাবে নয়। এটিকে সাতটি অংশে ভাগ করুন: এক বাক্যে উদ্দেশ্য; কাজটি শুরু করার ট্রিগার; জড়িত সরঞ্জাম এবং অ্যাকাউন্ট; ক্রমিক পদক্ষেপ; বিশ্রী ক্ষেত্রে সিদ্ধান্ত নিয়ম; সম্পন্ন কেমন দেখায়; এবং সহকারীকে অনুমান করার পরিবর্তে আপনাকে জিজ্ঞাসা করা উচিত এমন বৃদ্ধির স্থান। শেষ অংশটি একটি সংক্ষিপ্ত বিবরণকে একটি করণীয় তালিকা থেকে আলাদা করে।

আপনি দ্বিতীয়বার একটি পুনরাবৃত্ত সংক্ষিপ্ত বিবরণ চালালে এটিকে একটি স্ট্যান্ডার্ড অপারেটিং পদ্ধতিতে পরিণত করুন। একটি ভাল SOP হল একটি স্ক্রিনশট বা দুটি সহ সংখ্যাযুক্ত পদক্ষেপের এক পৃষ্ঠা, যা সহকারী দ্বারা মালিকানাধীন এবং নতুন ক্ষেত্রে আঘাত করার সাথে সাথে আপডেট করা হয়। কয়েক সপ্তাহের মধ্যে আপনার কাছে এমন ডকুমেন্টেশন থাকবে যা আপনি দ্বিতীয় সহকারীকে দিতে পারবেন — যা ছুটির দিনে ভূমিকাটিকে বাঁচিয়ে রাখে।

হ্যান্ডওভার সরঞ্জাম যা ভারী উত্তোলন করে

তিনটি সরঞ্জাম বিভাগ প্রায় সমস্ত হ্যান্ডওভার বহন করে। স্ক্রিন রেকর্ডিং হল প্রথম: একবার কাজটি করার সময় নিজেকে রেকর্ড করুন, ক্লিকগুলির পরিবর্তে সিদ্ধান্তগুলি বর্ণনা করুন। একটি পাঁচ মিনিটের লুম এক পৃষ্ঠা গদ্যের স্থান নেয়। শেয়ার করা নথি হল দ্বিতীয়: SOP লাইব্রেরিটি একটি শেয়ার করা ড্রাইভ বা উইকিতে রাখুন যা সহকারী সম্পাদনা করতে পারে, এমন একটি সংযুক্তিতে নয় যা আপনি পাঠানোর দিনই বাসি হয়ে যায়।

তৃতীয়টি হল একটি পাসওয়ার্ড ম্যানেজার, এবং এটি ঐচ্ছিক নয়। চ্যাটে কখনও লগইন পাঠাবেন না। শেয়ার করা ভল্ট এবং প্রতি-আইটেম অ্যাক্সেস সহ একটি ম্যানেজার ব্যবহার করুন, যাতে আপনি ঠিক সেই অ্যাকাউন্টগুলি দিতে পারেন যা ভূমিকার প্রয়োজন এবং পরে এক অ্যাকশনে সেগুলি প্রত্যাহার করতে পারেন। যেখানে একটি প্ল্যাটফর্ম নেটিভ ডেলিগেটেড অ্যাক্সেস অফার করে — একটি সাব-ইউজার, একটি স্টাফ অ্যাকাউন্ট, একটি শেয়ার করা ইনবক্স সিট — তার পরিবর্তে সেটি ব্যবহার করুন।

কীভাবে এসক্রো এবং যাচাইকৃত পর্যালোচনাগুলি প্রথম নিয়োগের ঝুঁকি কমায়

প্রথম রিমোট নিয়োগে আসল ঝুঁকি হার নয়, বরং এমন কাউকে অর্থ এবং সময় প্রতিশ্রুতিবদ্ধ করা যাকে আপনি এখনও মূল্যায়ন করতে পারেননি। প্রতিটি Zinner পরিচয়- এবং দক্ষতা-যাচাইকৃত, এবং পর্যালোচনা শুধুমাত্র নিশ্চিত কেনাকাটা থেকে আসে — রেটিংটি বিতরণ করা কাজকে প্রতিফলিত করে, বেনামী মতামতকে নয়।

আপনার পেমেন্ট তখন এসক্রো তে রাখা হয় এবং শুধুমাত্র তখনই প্রকাশ করা হয় যখন আপনি নিশ্চিত করেন যে ডেলিভারি ব্রিফের সাথে মিলে যায়, তাই একটি হতাশাজনক প্রথম কাজের জন্য আপনার সময় নষ্ট হয়, অর্থ নয়। বিক্রেতার দিক থেকে, Zinner এর অংশ চেকআউটে প্রকাশ করা হয়। ক্রেতাদের জন্য কোন প্ল্যাটফর্ম ফি নেই, এবং আপনি কার্ড, পেপ্যাল এবং ক্রিপ্টোকারেন্সি সহ 100 এর বেশি বিকল্প দিয়ে অর্থ প্রদান করতে পারেন। নতুন ক্রেতারা তাদের প্রথম অর্ডার বিনামূল্যে নিতে পারেন, সম্পূর্ণ অর্থ সম্পন্ন হওয়ার পর ফেরত দেওয়া হয়। ভার্চুয়াল অ্যাসিস্ট্যান্ট ক্যাটাগরি, বৃহত্তর ভার্চুয়াল অ্যাসিস্ট্যান্ট মার্কেটপ্লেস, অথবা এক্সিকিউটিভ অ্যাসিস্ট্যান্ট বা শপিফাই ভার্চুয়াল অ্যাসিস্ট্যান্ট এর মতো বিশেষজ্ঞদের ব্রাউজ করুন।

যখন কাজ প্রশাসনের বাইরে চলে যায়, তখন একই ফিলিপিনো প্রতিভা পুল ফিলিপিনো ভিডিও সম্পাদক, ফিলিপিনো ওয়ার্ডপ্রেস ডেভেলপার, ফিলিপিনো ওয়েব ডিজাইন, ফিলিপিনো কন্টেন্ট রাইটিং, ফিলিপিনো এসইও পরিষেবা এবং ফিলিপিনো লিঙ্ক বিল্ডিং কভার করে। আপনি যদি প্রথমে প্ল্যাটফর্মগুলি বিবেচনা করেন, তাহলে ফিলিপাইনের জন্য আপওয়ার্ক বিকল্প এবং ভার্চুয়াল অ্যাসিস্ট্যান্টদের জন্য ফাইভার বিকল্প পড়ুন, অথবা অবস্থান এ প্রতিটি বাজার ব্রাউজ করুন।